Paralelismo e colisão: um guia de compressão de cronograma

O prazo do seu projeto está se aproximando rapidamente e, após várias rodadas de análise, você percebe que a sua equipe não conseguirá atingir os objetivos do projeto no ritmo atual. Como gestor de projetos, esse pode ser um cenário estressante. 

Felizmente, existem algumas técnicas de compressão de cronograma de gestão de projetos que você pode usar. Neste artigo, discutimos o paralelismo e o crashing, e quando usá-los para comprimir o cronograma do seu projeto.

O que é a compressão de cronograma?

A compressão do cronograma é uma técnica de gestão de projetos usada para reduzir o tempo necessário para concluir um projeto. Essa estratégia de economia de tempo é usada quando um projeto precisa ser concluído mais cedo do que o previsto ou está atrasado. Ela envolve a avaliação do cronograma e do fluxo de trabalho originais para identificar maneiras de acelerar as tarefas sem perder nenhuma meta do projeto. Os principais métodos usados para a compressão do cronograma são o paralelismo e a colisão de projetos. 

O que é o paralelismo?

Aceleração significa alterar o cronograma do projeto para que certas tarefas se sobreponham e sejam realizadas simultaneamente, em vez de sequencialmente. Você só pode usar o paralelismo em um projeto se não houver dependências entre as tarefas que ainda precisam ser concluídas.

Para visualizar isso, imagine um diagrama de Gantt com duas tarefas: uma delas está em andamento e a outra não está configurada para começar até que a anterior seja concluída. O acompanhamento rápido move a segunda tarefa para que ela seja executada diretamente em paralelo à primeira, de modo que ambas as tarefas sejam concluídas ao mesmo tempo. É importante notar que isso só pode ser feito se a segunda tarefa não depender da primeira. 

Use a técnica de paralelismo quando um projeto estiver em risco de não ser concluído dentro do prazo. 

O que é o “crashing” de projetos?

O “crashing” de projetos é uma técnica de compressão de cronograma na qual você traz recursos adicionais para concluir duas tarefas simultaneamente. O Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK®) define a técnica de compressão como uma maneira de encurtar o cronograma do projeto pelo menor custo incremental. O menor custo incremental é o custo de adicionar uma unidade adicional do produto que está sendo produzido. Isso pode ser difícil de medir em um setor como o desenvolvimento de software, mas pode ser facilmente monitorado em setores relacionados à produção, como a manufatura. 

Paralelismo vs. sobrecarga

A escolha entre o paralelismo e a compressão depende das necessidades do projeto e dos ativos disponíveis. O paralelismo costuma ser a primeira abordagem quando o tempo é apertado, pois normalmente não requer recursos extras, apenas uma reorganização das atividades para que ocorram em paralelo. No entanto, isso aumenta o risco de erros, pois várias tarefas estão sendo realizadas ao mesmo tempo. O crashing do projeto, por outro lado, consome muitos recursos, exigindo mais mãos ou horas, mas pode ser mais controlado e menos arriscado em termos de gestão de tarefas.

Por exemplo, em um projeto de construção, se o trabalho de fundação estiver adiantado, você pode acelerar o processo iniciando a fase de estruturação simultaneamente, em vez de esperar que a fundação seja totalmente concluída. Mas, se a própria fase de estruturação estiver atrasada, você pode aplicar o “crashing” ao projeto, trazendo equipes adicionais para trabalhar horas extras e cumprir o cronograma original. A escolha depende de se o projeto pode acomodar o aumento do risco e as necessidades de coordenação do paralelismo ou se tem o orçamento para suportar os recursos extras da compressão.

Quando devo usar o paralelismo ou a aplicação de recursos?

Essas técnicas de compressão do cronograma do projeto são comumente usadas quando um projeto não está em dia para cumprir um prazo. Usar o paralelismo e a compressão simultaneamente pode acelerar a entrega do seu projeto. 

Embora usar ambas as técnicas em conjunto seja a melhor maneira de acelerar a entrega do projeto, você também pode usar apenas uma técnica, se necessário. Por exemplo, se você não tiver orçamento para contratar mais membros da equipe, o *crashing* do projeto pode não ser possível. A sua equipe pode ter que trabalhar em dobro ou trazer membros de outras equipes para realizar o acompanhamento rápido.

Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos com o paralelismo?

De cronogramas mais apertados a melhores relações com os clientes, o paralelismo se destaca como uma abordagem estratégica com muitas vantagens. Adicione estes benefícios principais do paralelismo ao seu kit de ferramentas de planejamento de projetos.

Cronogramas de projeto mais curtos

O paralelismo pode reduzir significativamente a duração geral de um projeto. Ao sobrepor tarefas que foram inicialmente planejadas para começar uma após a outra, os gestores de projeto podem reduzir em dias, semanas ou até meses os cronogramas originais.

Melhor uso de recursos

O paralelismo pode levar a um uso mais eficiente dos recursos. Quando as tarefas se sobrepõem, as equipes e os equipamentos podem ser usados sem interrupção, reduzindo potencialmente o tempo necessário.

Maior satisfação do cliente

Entregar um projeto mais rapidamente muitas vezes resulta em clientes mais satisfeitos. Ao mostrar a capacidade de cumprir ou superar as restrições de tempo, os gestores de projeto podem aprimorar o relacionamento com os clientes e construir confiança.

Vantagem competitiva

Ser capaz de concluir projetos mais rapidamente pode diferenciar uma organização dos seus concorrentes. Quando os clientes precisam de resultados rapidamente, essa velocidade pode ser um grande ponto de venda que ajuda você a conseguir o trabalho.

Mitigação de possíveis atrasos

O paralelismo pode ser uma medida preventiva contra possíveis atrasos. Adiantar algumas tarefas cria uma margem de tempo que pode ser útil se ocorrerem atrasos inesperados mais adiante no projeto.

Possíveis desvantagens do paralelismo e da compressão de projetos

Embora sejam técnicas comuns de gestão de projetos para manter a duração do projeto dentro dos prazos, o paralelismo e a compressão não devem ser a norma. Essas técnicas podem ser úteis em um aperto, mas têm algumas desvantagens.

Aumento do risco de burnout na equipe

O principal risco do paralelismo é que é muito mais provável que a sua equipe fique sobrecarregada. Os membros da equipe preveem assumir uma certa quantidade de tarefas no início do projeto, mas, à medida que você acelera, eles podem ter que assumir um trabalho adicional e inesperado. Isso, por sua vez, pode aumentar o risco de burnout. 

Uma maneira de evitar que isso aconteça é usar uma ferramenta de gestão de projetos que facilite o monitoramento do progresso e o acompanhamento do que a equipe tem em mãos. Usar um software de gestão de projetos que identifique a carga de trabalho da equipe pode ajudar a visualizar quem está disponível e quem precisa de ajuda para realizar o trabalho.

Custos mais altos

A meta da integração de recursos é trazer recursos adicionais para que você possa avançar mais rapidamente e cumprir o prazo. Isso normalmente significa aumento de custos na forma de pessoal adicional para a equipe. Embora a meta da intensificação seja usar o menor custo incremental possível, ainda é provável que esses custos adicionais possam levar o seu projeto a ultrapassar o orçamento.

Uma maneira fácil de evitar que um projeto ultrapasse o orçamento é incluir atualizações de orçamento nas atualizações de status regulares. Isso mantém os gestores de projeto e outras partes interessadas cientes de quaisquer restrições orçamentárias à medida que elas acontecem.

Trabalho de qualidade inferior

Com várias tarefas acontecendo simultaneamente, pode ser difícil para os gestores de projeto acompanhar todos os entregáveis do projeto. Dependendo dos recursos disponíveis e da capacidade da equipe, a qualidade do trabalho pode cair apenas pela natureza de se mover mais rapidamente. 

Para evitar isso, reserve alguns recursos especificamente para a garantia de qualidade. Adicionar uma camada extra de revisão pode evitar que a sua equipe produza um trabalho de qualidade inferior. 

Como acelerar ou reduzir o cronograma do projeto

Se você estiver em uma situação difícil e precisar comprimir o cronograma do projeto, aqui estão os passos básicos a seguir. 

1. Identifique as necessidades do projeto

Antes de condensar o cronograma do projeto, é importante identificar como o projeto está progredindo no seu estado atual. Aqui estão algumas perguntas que você deve responder como gestor de projetos:

• Quanto tempo é preciso economizar? Identificar quanto tempo precisa ser economizado pode ajudar a determinar o quanto é preciso para acelerar e reduzir o cronograma do projeto. 

• Há tarefas no caminho crítico que não podem ser sobrepostas? Mantenha as tarefas no caminho crítico em uma faixa, mas considere reprogramar quaisquer outras tarefas que não dependam do caminho crítico para que sejam trabalhadas simultaneamente.

• Há recursos adicionais disponíveis para eu usar? Com base no seu plano de gestão de recursos, você tem recursos adicionais disponíveis? Isso pode significar espaço adicional no orçamento para contratar suporte externo ou membros adicionais da equipe para ajudar. 

Exemplo de um projeto antes do paralelismo:

Uma equipe de design está trabalhando em um projeto de reformulação da marca. No cronograma inicial, os designers deveriam atualizar os diferentes ativos, um após o outro, assim que as novas diretrizes da marca fossem estabelecidas. Depois de analisar o cronograma na ferramenta de gestão de projetos, a equipe reprograma os designers para trabalhar simultaneamente na atualização dos ativos da marca, de modo que o projeto leve menos tempo.

2. Ajuste o cronograma do projeto

Com base nas necessidades identificadas na etapa anterior, reconfigure o cronograma do projeto para que ele se ajuste ao seu cronograma comprimido.

Para visualizar esse processo, use um diagrama de Gantt. O diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado para representar o cronograma das diferentes tarefas do projeto. Em uma linha de tarefas, você pode mostrar as atividades do caminho crítico que precisam ser realizadas e, em uma linha de tarefas separada, mas paralela, mostrar todos os outros itens que precisam ser concluídos. 

Visualizar o projeto é uma maneira simples de alertar os participantes sobre as mudanças no cronograma e também de mostrar quem está fazendo o quê e para quando.

Antes do paralelismo:

Após o paralelismo:

3. Monitore o desempenho

Com o seu projeto em paralelo agora em andamento, é hora de monitorar o desempenho. Se você adicionou mais membros à equipe para comprimir o cronograma do projeto, certifique-se de que eles estejam cientes do escopo, do cronograma e da duração atuais do projeto. Monitore o progresso para garantir que a qualidade do trabalho continue de acordo com os padrões da equipe do projeto. Reserve um tempo para verificar regularmente os entregáveis e as tarefas para garantir que o projeto ainda esteja de acordo com as suas expectativas.

Além de avaliar a qualidade do trabalho, monitore o custo do projeto. A desvantagem mais comum da técnica de compressão é o custo adicional. A principal meta dessa técnica é usar o menor orçamento possível, mas ainda assim cumprir o prazo. Se você perceber que o custo do seu projeto está aumentando rapidamente, reduza o máximo que puder para permanecer dentro dos limites do escopo do projeto.

4. Reflita e reitere

Embora ninguém planeje um projeto comprimido, é importante acompanhar as coisas que deram certo e o que você pode melhorar para o próximo projeto. Realizar uma reunião de retrospectiva após o término do projeto pode ajudar a identificar maneiras de evitar o paralelismo ou o “crashing” no próximo projeto. 

Estas são algumas perguntas que você pode fazer:

• O que funcionou durante este projeto?

• O que não funcionou durante este projeto?

• Houve algum aspecto do projeto que levou mais tempo do que o esperado?

• Qual foi o maior desafio enfrentado durante este projeto?

Perguntas frequentes: paralelismo vs. aplicação de recursos

O paralelismo é uma boa ideia?

O paralelismo pode ser uma boa ideia na gestão de projetos, especialmente quando as restrições de tempo exigem uma finalização mais rápida. No entanto, isso envolve o progresso em várias fases ou tarefas simultaneamente, o que aumenta o risco de falhas de comunicação e erros, podendo levar a mais retrabalho posteriormente. Ainda assim, o paralelismo pode ser benéfico quando o tempo economizado supera os riscos.

Qual seria um exemplo de paralelismo em um cronograma?

Um exemplo de paralelismo em um cronograma pode envolver um projeto de reformulação de site em que a criação de conteúdo é iniciada juntamente com o design do layout, em vez de esperar que o design seja concluído. Essa progressão paralela de tarefas pode encurtar o cronograma sem esperar que cada tarefa seja concluída antes de iniciar a próxima. Em última análise, o projeto será concluído mais cedo do que um cronograma sequencial permitiria.

Quais são os motivos para a execução simultânea de tarefas em um projeto?

A integração de recursos é frequentemente empregada quando um projeto está significativamente atrasado ou quando há uma necessidade urgente de reduzir o tempo de entrega do projeto. As principais razões incluem cumprir um prazo fixo, evitar penalidades por atraso na entrega ou aproveitar uma oportunidade que requer uma finalização mais rápida do projeto.

O que posso fazer em vez de aplicar o “crashing” no projeto?

Em vez de recorrer ao “crashing” do projeto, você pode considerar técnicas como o paralelismo ou a otimização do seu software de gestão de projetos de fluxo de trabalho para gerir e agilizar melhor as tarefas do projeto. Isso pode ajudar a identificar ineficiências e áreas de melhoria sem o custo adicional e os recursos necessários para o “crashing”.

Gerencie cronogramas de projetos com uma plataforma de gestão de projetos

O paralelismo e a aplicação de recursos extra podem ajudar as equipes a concluir os projetos no prazo, mas, independentemente da estratégia, é importante que todos estejam alinhados em relação às tarefas e ao cronograma. A melhor forma de fazer isso é por meio de ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana. A Asana ajuda as equipes a trabalhar juntas em um espaço compartilhado para que possam identificar imediatamente o que precisam fazer, o que é prioridade e quando o trabalho precisa ser feito.