Desde a sua criação em 2019, a Techqueria cresceu para dois funcionários e aumentou a sua arrecadação de fundos para US$ 250.000 por ano, e eles fazem isso como uma equipe de meio período: cada funcionário da Techqueria também tem um emprego de período integral na área de tecnologia. Isso é ainda mais impressionante considerando que a comunidade da Techqueria tem mais de 15 mil membros e aliados em sete divisões. Os membros aderem em busca de um senso de comunidade — provavelmente são as únicas pessoas latinas no seu local de trabalho — e para encontrar oportunidades de emprego.

Frances Coronel faz parte do quadro consultivo da Techqueria e atua como diretora de tecnologia da organização, além de ser engenheira de software em tempo integral na Slack. Ela ajudou a organização a crescer, supervisionando as operações do dia a dia e o crescimento. Quando começaram a trabalhar juntos, Frances e a sua pequena equipe dependiam do Slack para se comunicar e do Google Docs para gerenciar os eventos. À medida que cresciam, Frances percebeu que uma ferramenta de gestão do trabalho seria crucial. Com mais eventos, parceiros, patrocinadores e voluntários — a organização conta com mais de 40 — sendo incorporados, além de uma equipe em crescimento, ela sabia que a Techqueria precisava de uma maneira melhor de trabalhar em conjunto para alcançar todo o seu potencial.

Reconhecemos a necessidade de uma ferramenta para unir a equipe, sabendo que, se não implementássemos uma solução antes de passarmos por um crescimento rápido, isso nos prejudicaria no futuro.

Frances Coronel, diretora de tecnologia

Foco na escalabilidade e na simplicidade

Quando Frances começou a buscar uma solução para a sua organização em crescimento, ela sabia que a Techqueria precisava do seguinte:

• Uma plataforma que acompanhasse o crescimento da organização sem fins lucrativos.

• A capacidade de convidar parceiros, patrocinadores e voluntários para colaborar diretamente na plataforma.

• Uma plataforma que não esgotasse o orçamento da Techqueria à medida que ela se expandisse.

Depois de testar várias opções, Frances escolheu a Asana devido à sua escalabilidade e facilidade de uso em uma organização em crescimento, aos preços para organizações sem fins lucrativos e à interface de usuário amigável. Como engenheira que trabalha com desenvolvimento de front-end, esse foi um grande atrativo para Frances — e a ajudaria a integrar sem problemas a sua equipe existente e os novos funcionários.

Como a Techqueria adotou a Asana quando a equipe ainda era pequena, Frances simplificou a implementação. Ela convidou cada membro de equipe para se juntar a ela na Asana e compartilhou recursos com eles, como a Asana Academy e vários artigos do Guia. Ela ajudou a sua equipe a começar a trabalhar a toda velocidade ao criar modelos para os projetos que realizam com frequência, como eventos. O uso de modelos ajudou a equipe a entender imediatamente como usar a Asana para um fluxo de trabalho comum e a aplicar isso a outros projetos.

Os modelos foram um ótimo recurso para a nossa equipe quando implementamos a Asana, porque as pessoas entenderam instantaneamente o caso de uso e puderam começar a trabalhar imediatamente.

Frances Coronel, diretora de tecnologia

Com o tempo, Frances começou a integrar novos funcionários e membros do quadro à Asana para que eles fossem expostos à plataforma desde o primeiro dia. Agora, quando as pessoas têm dúvidas sobre como fazer algo na Asana, elas enviam uma mensagem ao canal interno de suporte técnico no Slack e recebem dicas ou artigos do Guia dos colegas de equipe.

Simplificação dos fluxos de trabalho para maximizar os resultados

Os eventos são essenciais para a Techqueria e são realizados em todos os 7 capítulos. Em 2019, a organização realizou 60 eventos e aumentou esse número para mais de 100 em 2020. Para eventos como painéis, sessões de esclarecimento de dúvidas e a conferência anual, Frances e os líderes dos capítulos — que são voluntários — usam a Asana para planejar e coordenar a logística e o marketing do evento. Com o início da pandemia de COVID-19 em 2020, a equipe atualizou imediatamente o seu modelo de evento para otimizá-lo para eventos virtuais, o que facilitou a gestão da transição para todos.

Ao usar a Asana para gerir eventos, há um ponto central de referência durante todo o processo de planejamento e execução. Assim que um evento é agendado, um projeto é criado e a equipe tem uma ideia da carga de trabalho envolvida. Isso permite que os líderes de eventos redistribuam o trabalho ou movam um evento no calendário para que nenhum membro da equipe fique sobrecarregado. Se o evento envolver patrocinadores ou parceiros, os colaboradores externos são incluídos como convidados no projeto para agilizar o planejamento e a comunicação. Ter visibilidade da carga de trabalho do evento e uma linha clara de comunicação com parceiros e patrocinadores é fundamental, pois a Techqueria conta com uma equipe pequena e não quer que ela sofra de esgotamento.

Conseguimos gerir as cargas de trabalho dos eventos porque temos um núcleo de referência para todo o nosso calendário: a Asana.

Frances Coronel, diretora de tecnologia

Frances e a sua equipe também usam a Asana para gerir parcerias com organizadores de eventos, patrocinadores e doadores, incluindo a parceria com a Asana. Eles convidam os seus parceiros para um projeto da Asana para que tenham um espaço de trabalho compartilhado para colaborar e monitorar as ações a realizar. O uso da Asana agiliza a comunicação entre a Techqueria e os parceiros para que os entregáveis não fiquem por fazer e ambas as partes possam maximizar o seu impacto.

O trabalho com parceiros é sempre mais eficaz quando eles têm acesso às mesmas ferramentas que a sua equipe. A Asana facilita isso ao nos permitir convidar parceiros como convidados para os projetos.

Frances Coronel, diretora de tecnologia

Como uma organização em crescimento, o acompanhamento dos objetivos e principais resultados e do crescimento é essencial para entender o seu impacto na comunidade LatinX. Usando as Metas, Frances e a sua equipe sabem o que está sendo realizado e as áreas que precisam de mais atenção. Eles também podem ver como o trabalho se encaixa no panorama geral e na missão da organização. Por fim, o uso da Asana para monitorar os OKRs ajuda Frances e a sua equipe a otimizar o ritmo dos projetos e a entender como podem melhorar a execução.

A Techqueria monitora diversas métricas para determinar o sucesso, como a participação em eventos, as bolsas concedidas e o número de membros. O uso da Asana impactou diretamente duas das principais métricas da organização: a participação em eventos e as bolsas concedidas. Ao gerir todo o marketing de eventos na Asana, eles aumentam a participação nos eventos — afinal, ninguém participaria se não houvesse divulgação. Ao usar a Asana para monitorar as tarefas relacionadas aos pedidos de captação de recursos, eles garantem que os pedidos sejam enviados dentro do prazo e com todos os documentos necessários.

Em geral, a Techqueria agora tem visibilidade e transparência em toda a organização. Ao ajudar os membros de equipe a entender no que os outros estão trabalhando, todos mantêm um senso comum de comprometimento e impulso rumo à sua missão. Além disso, a equipe identificou a transparência como um valor da organização sem fins lucrativos, e a Asana ajuda toda a equipe a mantê-la e incorporá-la ao trabalho.

O valor das parcerias

Como a maioria dos empregos na área de tecnologia é conseguida por meio de indicações, as parcerias são um passo fundamental para aumentar o capital social da comunidade latina. Para organizações como a Techqueria, adquirir e gerir parcerias de forma fluida ajuda a abrir canais entre talentos LatinX e empresas de tecnologia. Como parceira corporativa da Techqueria, a Asana sente orgulho por apoiá-la organizando eventos, como um evento de mentoria em engenharia. A parceria em eventos ajuda os membros da Techqueria a construir capital social e rede de contatos, encontrar mentores e mentorandos, bem como descobrir novas oportunidades de emprego.

Além disso, a equipe da Asana também se beneficia, pois isso promove a conexão com a comunidade e impulsiona o processo de recrutamento. De acordo com Dan Ubilla, gerente de engenharia da Asana, “contribuir para a criação de um fórum para que as pessoas da comunidade LatinX expressem o interesse em trabalhar na Asana e conheçam as nossas equipes é muito gratificante e ajuda tanto a comunidade quanto a nossa equipe a crescer”.

Na visão de Frances, os parceiros proporcionam networking, mentoria e conexões com a comunidade — tudo isso faz parte do trabalho da Techqueria para preencher a lacuna de capital social enfrentada pela comunidade LatinX. É por isso que eventos e parcerias com empresas como a Asana são tão cruciais para o sucesso deles. Em última análise, eles querem que as pessoas avancem nas suas carreiras, sejam promovidas e consigam novos empregos — e a melhor maneira de fazer isso é por meio da exposição a empresas de tecnologia.

Como ainda estamos nos estágios iniciais como organização sem fins lucrativos, ter acesso à versão Business da Asana por meio do Programa de Impacto Social é uma dádiva. Temos a capacidade de oferecer mais benefícios à nossa comunidade porque temos acesso a uma ferramenta superpotente.

Frances Coronel, diretora de tecnologia

O próximo capítulo da Techqueria

À medida que a Techqueria conquista mais parceiros corporativos e expande a sua base de membros, também amplia a sua equipe. No próximo ano, eles esperam formar um novo quadro de diretores ampliado, bem como contratar o seu primeiro diretor executivo em tempo integral. Eles também lançaram novos recursos para a comunidade, incluindo um quadro de vagas, um banco de currículos e um site aprimorado. Todos esses projetos estão sendo monitorados na Asana do início ao fim para aumentar a visibilidade, a eficiência e os resultados para a organização.

Não pretendíamos que todos os nossos maiores projetos de 2021 acontecessem ao mesmo tempo, mas eles estão culminando no que parece ser um novo capítulo para a Techqueria. Não conseguiríamos fazer tudo sem a Asana.

Frances Coronel, diretora de tecnologia