Acompanhamento de captação de fundos

Como criar um projeto para um processo de captação de fundos na Asana

Há algumas maneiras de criar um projeto para um processo de captação de recursos. Para começar em pouco tempo:

  1. Comece pelo nosso modelo de processo de captação de fundos e personalize-o de acordo com as necessidades da sua organização.
  2. Importe uma planilha existente onde esteja atualmente acompanhando as captações de fundos.

Como acessar todos os modelos Asana

GIF demonstrando como acessar os modelos na Asana a partir do botão + na barra superior

Se preferir criar um processo do zero ou quiser conhecer boas práticas gerais para os projetos Asana, comece por aqui.

Faz a gestão simultânea de diversas solicitações de fundos?

Ao usar o nosso modelo:

  1. Duplique a [TAREFA DE EXEMPLO] no modelo, renomeie-a e converta-a em projeto.
  2. Em seguida, adicione estes projetos a um portfólio para facilitar a gestão e o monitoramento das captações de recursos de um só lugar.

Dicas para gerenciar o seu projeto de solicitação de fundos

Agora que você já criou o seu projeto, estas dicas podem ajudar a gerenciá-lo à medida que acrescenta novas captações de fundos ao seu processo.

1. Organize o seu projeto com seções para cada estágio do processo de pedido

Captura de tela de como adicionar seções a um projeto na Asana

Deixe claro o estágio de cada solicitação no processo padrão criando seções. Estas ajudam a ver as diferentes fases do seu processo de solicitação, como “Sondagem”, “Candidatura”, “Pendente,” etc., e categorizá-las de maneira correspondente.

Conforme a solicitação for progredindo, arraste as tarefas para outra seção para refletir o novo status.

2. Mapeie o cronograma da candidatura e os ciclos de concessão com o Cronograma

Depois de adicionar uma nova candidatura ao seu processo, certifique-se de lhe atribuir uma data de conclusão para a enviar ou renovar no período correto. Em seguida, percorra retroativamente desde o prazo final para determinar as datas de início e conclusão corretas para cada etapa do processo. Você pode usar o Cronograma para visualizar o agendamento, ajustá-lo para ser mais realista, e definir facilmente as dependências entre as tarefas para que o trabalho seja realizado na ordem correta. Também é muito fácil arrastar e soltar as tarefas para reagendá-las no Cronograma.

3. Explore novas oportunidades coletando-as com um formulário

Novas oportunidades de recebimento de fundos podem vir de qualquer lugar, e os formulários permitirão organizá-las e avaliá-las rapidamente. Crie um formulário que reúna os detalhes necessários para avaliar e aprovar a oportunidade. Depois de recebido, o formulário será convertido numa tarefa do projeto com o seu processo.

Compartilhe o link do formulário por toda a organização ou no seu site para facilitar o envio e descoberta de novas oportunidades. Qualquer pessoa pode preencher um formulário, mesmo que não esteja registrada na Asana.

4. Torne as prioridades, aprovações e detalhes fundamentais claros com os campos personalizados

GIF de como criar e adicionar campos personalizados na Asana

Quando há várias candidaturas ao recebimento de fundos no seu processo, você precisa saber quais são as principais prioridades, o valor do financiamento esperado e outros. Os campos personalizados ajudam a tornar estes detalhes claros à primeira vista, e podem também ser usados para filtrar e ordenar o seu projeto (como as colunas de uma planilha). Você pode criar campos para o valor de financiamento, prioridade, estágio ou aprovações, e o que mais for preciso para reunir os detalhes principais.

Acompanhe as aprovações com as notificações dos campos personalizados

Captura de tela do uso de campos personalizados de aprovação na Asana para ver o que está aprovado

As propostas de concessão normalmente passam por alguns ciclos de feedback, e o campo personalizado de fluxo de trabalho de aprovações simplifica fazer o acompanhamento quando alguma coisa for aprovada. Para isso bastar adicionar um campo personalizado de aprovação ao seu projeto e habilitar as notificações. Em seguida, todos os seguidores das tarefas serão notificados se o campo for modificado, para que todos estejam em dia quando as candidaturas forem aprovadas ou tiverem feedback a incorporar.

Dicas para relatórios de progressão nos processos de captação de fundos

Publique atualizações de status regulares de um único lugar com a visualização de Progresso

Captura de tela de uma atualização de status publicada na visualização de Progresso na Asana

É fundamental proporcionar insights sobre a progressão e a expansão para se certificar de estar explorando e desenvolvendo um número suficiente de oportunidades. Em vez de depender de longas correntes de e-mail ou consultas pontuais para conhecer e apresentar as novidades, experimente publicar atualizações regulares na visualização de Progresso. Você pode @mencionar tarefas existentes, projetos e colegas para facilitar a consulta aos trabalhos e manter todos informados sobre o progresso e as dificuldades.

Monitora diversos projetos de captação de fundos? Adicione-os a um portfólio para monitorar o status de todos eles numa única tela.

Recursos para o acompanhamento de captação de fundos

Aprende melhor visualmente? Quer saber como outros clientes como você usam a Asana? Confira estes recursos:

Recursos link
Modelo de acompanhamento de captação de fundos Usar modelo
Cursos sob demanda Registre-se para a Asana Academy
Conecte-se com a Comunidade [Participe de um treinamento](https://events.asana.com) ou [comece um tópico no fórum da nossa comunidade]

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.