Perguntas frequentes dos convidados

O que significa ser um convidado numa Organização?

Um convidado é um usuário que não compartilha o seu endereço de domínio de e-mail e foi convidado para a sua organização para trabalhar numa tarefa, equipe ou projeto específicos.

Você pode colaborar com clientes, terceiros, consumidores ou qualquer pessoa que não tenha um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela organização (ex: @gmail.com ou @yahoo.com.br). Essas pessoas se tornam convidados da organização.

Convidados

O que um convidado de uma Organização pode acessar?

Os convidados têm acesso limitado à organização e só podem ver o que for explicitamente compartilhado com eles.

  • Se você compartilhar com eles uma tarefa, só poderão ver essa tarefa.
  • Se compartilhar com eles um projeto, poderão ver esse projeto e todas as tarefas dentro dele.
  • Se os convidar para uma equipe, verão todos os projetos públicos dentro dessa equipe, desde que tenham sido adicionados como membros da equipe.

Os convidados de uma organização terão acesso a todos os recursos pagos na organização ou equipe para a qual foram convidados, mas não poderão criar, editar ou excluir campos personalizados, nem procurar por eles usando a ferramenta de busca avançada. Os convidados só poderão inserir ou editar os valores nos campos personalizados existentes.

Convidados

Convidados não têm acesso à opção de "Gerenciar campos personalizados".

Preciso pagar pelos convidados numa Organização paga?

Não. Os convidados não contam para o número de membros ao fazer o upgrade de toda a organização.

Qual é a diferença entre um convidado e um membro de acesso limitado?

Convidado Membro de acesso limitado
Não compartilha o seu domínio de e-mail Compartilha o seu domínio de e-mail
Exclusivo das organizações Existente tanto nas organizações como nos espaços de trabalho
Não conta para a ocupação das vagas do plano Premium Contribui para a contagem de vagas de equipes e organizações pagas

Os convidados de uma Organização podem ver outros convidados?

usuários privados

Os convidados têm acesso limitado dentro da organização ou espaço de trabalho para o qual são convidados e só podem ver o que for explicitamente compartilhado com eles.

Se dois usuários se virem como “Usuário privado”, ambos são convidados. Se os convidados virem isso, significa que não trabalham juntos na mesma equipe, projeto ou tarefa. Isso garante que, se você estiver trabalhando com clientes, eles não vejam os nomes uns dos outros a menos que você o permita. Quando dois ou mais clientes estiverem seguindo a mesma tarefa ou trabalhando no mesmo projeto ou equipe, os seus nomes serão visíveis uns para os outros.

Para que os Convidados vejam os nomes uns dos outros, devem ser membros de pelo menos um projeto em comum, ou seguir pelo menos uma tarefa em comum.

Basta adicionar os dois Convidados como membros do mesmo projeto ou tarefa e eles conseguirão ver os nomes uns dos outros.

Quem pode adicionar convidados a uma Organização?

Qualquer membro pode adicionar um convidado a uma organização. Além disso, os convidados da organização podem adicionar outros convidados para a sua organização ao compartilhar os projetos e tarefas às quais receberam acesso.

Os administradores de uma divisão ou organização Enterprise podem também definir políticas sobre quem está autorizado a convidar pessoas externas para a organização. Leia mais sobre os Controles de convites de membros.

Os convidados podem se tornar administradores de uma Organização?

Não. Você deve ser membro de uma organização para se tornar administrador de uma organização paga.

Posso converter um convidado em membro e vice-versa?

Não é possível converter um convidado em membro ou vice-versa.

A única forma possível de converter um convidado em membro é proporcionando-lhe um endereço de e-mail no seu domínio corporativo e adicionando o e-mail à conta do convidado na Asana.

Um convidado pode fazer o upgrade de uma Organização para um plano pago?

Não, somente um membro de uma organização gratuita ou o proprietário de faturamento de uma organização Premium pode fazer upgrade ou modificar o plano pago.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Sempre saiba o que fazer a seguir

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.