Modelos personalizados

Os modelos personalizados economizam o tempo da sua equipe, pois você pode criar modelos de projetos para copiá-los em vários fluxos de trabalho já existentes ou em processos que você usa o tempo todo. Eles também dão à sua equipe a confiança de que não vai precisar recriar os processos do zero nem se preocupar se está faltando alguma etapa. Você pode configurar projetos para monitorar o seu trabalho com perfeição desde o início. Também é possível configurar para que as datas de conclusão das tarefas sejam automaticamente ajustadas com base nas datas de início e de conclusão do seu projeto, e com isso economizar algumas etapas no seu processo de planejamento do projeto.

Converter um projeto existente num modelo

salvar como modelo

Para converter um projeto existente em modelo:

  1. Clique no ícone da seta ao lado do título do projeto.
  2. Selecione Converter em modelo

Depois de salvar, o seu modelo ficará visível imediatamente para você e para sua equipe. Você pode usá-lo ao criar um novo projeto e acessá-lo na guia Por "Nome da empresa". Lá você encontrará todos os modelos personalizados e equipes nas quais foram criados que podem ser copiados.

Usar um modelo personalizado para criar um novo projeto

Criar um projeto 1

Para criar um novo projeto a partir de um modelo personalizado acesse o modelo de projeto escolhido e clique em Usar este modelo na parte superior direita da página.

Você também pode usar um modelo existente ao criar um novo projeto através do multibotão laranja.

Criar um projeto

Para criar um projeto:

  1. Clique no multibotão de cor laranja na barra superior
  2. Selecione Projeto

Escolha de modelo personalizado

Para escolher um modelo personalizado:

  1. Acesse a aba Por "Nome da organização/espaço de trabalho"
  2. Clique no modelo personalizado que deseja usar

Aqui, dê um nome ao novo projeto que está sendo criado a partir do modelo e escolha em que equipe ele deve ser criado. Você também pode compartilhar o projeto com sua equipe ou torná-lo privado para os membros do projeto. Feito isso, clique em Criar projeto ou em Próximo se há datas definidas no modelo personalizado.

Dar nome ao projeto

Quando você cria um novo projeto usando um modelo personalizado, tudo é copiado. Isso inclui a descrição do projeto, as tarefas, as datas de conclusão, as seções e os campos personalizados.

Agendar as datas de um projeto a partir de um modelo personalizado

Se há datas definidas no modelo personalizado, tudo o que precisa fazer é escolher uma data de início ou uma data de conclusão ao criar o seu projeto, e a Asana cuidará de agendar todas as tarefas por você. Também é possível definir as datas do projeto a partir da visualização de progresso do projeto.

A tela para agendamento das datas do projeto só aparecerá se o modelo personalizado tiver as datas determinadas (uma data de conclusão de projeto ou tarefa ou intervalo de datas).

Datas que se ajustam automaticamente

A partir da tela de agendamento das datas do projeto:

  1. Escolha a data inicial ou a data final do seu projeto
  2. Escolha se quer permitir que as tarefas sejam agendadas para os fins de semana
  3. Clique em Criar projeto quando tiver terminado

Use as datas de projeto quando tiver uma data de conclusão ou de início já determinada e precisar agendar as tarefas para antes ou depois dessa data, respectivamente.

Casos de uso

Aqui estão alguns casos de uso sobre como criar um projeto a partir de um modelo personalizado utilizando uma data de início e uma data de conclusão.

Utilizando uma data de início

data de início

Para utilizar uma data de início:

  1. Escolha data de início
  2. Adicione a data a partir do ícone do calendário
  3. Clique em Criar projeto

exemplo de data de início

A tarefa com a primeira data de conclusão no seu modelo de projeto com data de início será transferida para a data de início determinada.

Utilizando uma data de conclusão

data de conclusão

Para utilizar uma data de conclusão:

  1. Escolha Data de conclusão
  2. Adicione a data a partir do ícone do calendário
  3. Clique em Criar projeto

exemplo de data de conclusão

A tarefa com a última data de conclusão no seu modelo de projeto com data para conclusão será transferida para a data de conclusão determinada.

Remova um modelo

Você pode remover a qualquer momento um modelo personalizado da biblioteca.

Remover modelo 1

Para remover um modelo:

  1. Selecione o projeto cujo modelo que você quer remover
  2. Clique na seta suspensa ao lado do nome do projeto
  3. Selecione Remover dos modelos

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

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Comunique-se ainda mais rápido

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.