Plan zasad i procedur

Próba napisania lub zaktualizowania zasad bez planu może przypominać wchodzenie do labiryntu bez mapy. Zadania mogą się powielać, kroki mogą zostać przeoczone, a ustalenie, która wersja jest najbardziej aktualna, może być trudne. W tym właśnie pomoże szablon planu zasad i procedur. Zapewnia on zespołowi ustrukturyzowany proces tworzenia, weryfikowania i wdrażania skutecznych zasad i procedur.

Ten szablon jest częścią platformy do zarządzania pracą Asana, co ułatwia ponowne wykorzystanie go do tworzenia nowych zasad, organizowania powiązanej pracy i przypisywania zadań w różnych zespołach. Zamiast statycznych plików PDF i Dokumentów Google, które są przechowywane w silosach, otrzymujesz instrukcje krok po kroku, od wersji roboczej do wdrożenia. Niezależnie od tego, czy dokumentujesz przepływ pracy w mediach społecznościowych, zmieniasz politykę dotyczącą molestowania, czy opracowujesz procedury wdrożeniowe, ten szablon zasad i procedur pomoże Ci stworzyć powtarzalny i wspólny proces.

Kto może skorzystać na szablonach planów polityk i procedur?

W Asanie przekonaliśmy się, jak ważne jest zapewnienie zespołom prostego sposobu zarządzania tworzeniem zasad. Bez niego dokumenty dotyczące zasad są rozproszone na różnych dyskach i w wiadomościach e-mail, a nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za ich aktualizacje.

Ten szablon polityki jest odpowiedni dla każdego, kto jest odpowiedzialny za pisanie lub zarządzanie procedurami wewnętrznymi:

• Zespoły HR, które chcą ujednolicić opisy stanowisk, zasady bezpieczeństwa w biurze lub procesy oceny wydajności.

• Zespoły operacyjne dokumentujące godziny pracy, zasady dotyczące ubioru lub standardowe procedury operacyjne (SOP) w miejscu pracy.

• Zespoły prawne i ds. zgodności opracowujące lub aktualizujące zasady bezpieczeństwa i działania dyscyplinarne.

• Małe firmy organizujące swój pierwszy zestaw zasad i przepływów pracy.

• Organizacje non-profit, które tworzą przewodniki dotyczące zarządzania zmianami, konfliktów interesów lub postępowania pracowników.

• Kierownicy działów dzielą się oczekiwaniami z nowymi i wieloletnimi pracownikami.

Dlaczego warto korzystać z szablonu planu polityki i procedur Asana?

Wdrożenie polityki to coś więcej niż tylko pisanie dokumentów. Potrzebujesz sposobu na zbieranie informacji zwrotnych, oznaczanie wersji roboczych do przeglądu, śledzenie zmian i przypisywanie kolejnych kroków. Ten szablon pomoże Ci zrobić to wszystko w jednym wspólnym obszarze roboczym.

Skorzystaj z tego szablonu zasad i procedur, aby:

• Ustandaryzować sposób, w jaki Twój zespół tworzy i aktualizuje zasady.

• Przydzielić odpowiedzialność za każdą część procesu, od pisania po zatwierdzenia.

• Dokumentować historię wersji i daty wejścia w życie każdej polityki.

• Informować nowych i bieżących pracowników o zintegrowanych przepływach pracy i procesach.

• Połączyć powiązane zasady lub instrukcje procedur, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

Jak korzystać z tego szablonu planu polityki i procedur

Szablon planu zasad i procedur pomaga zespołowi tworzyć, weryfikować i wdrażać zasady w ramach spójnego procesu. Oto, jak rozpocząć:

1. Zduplikuj szablon

Kliknij „Użyj szablonu” w Asanie, aby utworzyć projekt polityki. Nazwij go zgodnie z opracowywaną polityką, np. „Polityka pracy zdalnej” lub „Aktualizacja zasad bezpieczeństwa w miejscu pracy”.

2. Określ zakres polityki i właściciela

W zakładce „Przegląd” określ, do czego odnosi się polityka, dla kogo jest przeznaczona i kiedy jest wymagana. Przypisz właściciela, który będzie zarządzał wersją roboczą i nadzorował wdrożenie.

3. Podziel pracę na etapy

Użyj zadań dla kluczowych etapów: badania, redagowanie, weryfikacja prawna, informacje zwrotne od interesariuszy, formatowanie, zatwierdzenie i publikacja. Dodaj podzadania, aby dodać szczegóły, takie jak napisanie oświadczenia o polityce, wymienienie obowiązujących przepisów prawa lub ustalenie daty wejścia w życie.

4. Współpracuj w jednym miejscu

Użyj komentarzy, aby zebrać opinie interesariuszy i oznaczyć członków zespołu pytaniami, które wymagają ich uwagi. Dołącz dokumenty źródłowe, schematy blokowe lub poprzednie wersje, aby zapewnić kontekst.

5. Śledź zmiany i zatwierdzenia

Oznacz zadania takie jak „Weryfikacja prawna ukończona” lub „Zatwierdzone przez zarząd” jako kamienie milowe. Użyj pól niestandardowych, aby określić status polityki (wersja robocza, w trakcie przeglądu, ostateczna).

6. Publikuj i powiadamiaj

Po zakończeniu prześlij dokument z zasadami lub osadź go za pośrednictwem Dysku Google. Utwórz zadanie, aby powiadomić zespoły, zaktualizować podręczniki lub dodać materiały wdrożeniowe.

7. Zaplanuj przeglądy okresowe

Ustaw zadania cykliczne, aby ponownie przejrzeć zasady w oparciu o potrzeby biznesowe, zmiany w prawie lub zmieniającą się kulturę firmy.

Funkcje Asana dotyczące zasad i procedur

Asana zawiera wbudowane narzędzia, które ułatwiają zarządzanie każdym etapem przepływu pracy związanego z polityką, od przygotowania wersji roboczej i przekazania informacji zwrotnej po zatwierdzenia i publikację. Możesz zapoznać się z pełną listą funkcji Asany, aby sprawdzić, co jest dostępne.

Zadania i podzadania: podziel zasady na mniejsze części, aby móc przypisywać osobno zadania, takie jak pisanie, przeglądanie i publikowanie.

Pola niestandardowe: śledź typ polityki, datę wersji lub status (wersja robocza, w trakcie przeglądu, ostateczna) za pomocą rozwijanych lub tekstowych pól.

Widok projektu: wybierz jedną z wielu opcji układu, aby zaplanować i śledzić prace nad tworzeniem zasad, w tym widok listy ze szczegółami zadań, widok tablicy z etapami przepływu pracy, widok kalendarza z kluczowymi terminami oraz widok osi czasu z kolejnością kroków.

Zatwierdzenia: dodawaj pola zatwierdzeń do zadań, aby recenzenci mogli formalnie zatwierdzać wersje robocze przed ich publikacją.

Formularze: zbieraj od pracowników nowe wnioski dotyczące zasad lub sugestie zmian w ustrukturyzowanym formacie, który jest wykorzystywany w przepływie pracy.

Załączniki: przechowuj powiązane dokumenty, schematy blokowe lub poprzednie wersje bezpośrednio w kartach zadań, aby scentralizować historię zasad.

Polecane integracje Asany

Asana Connect łączy się z narzędziami, których używasz na co dzień, aby uprościć tworzenie, przeglądanie i udostępnianie zasad. Zapoznaj się z pełną listą integracji, aby znaleźć aplikacje, które wspierają proces tworzenia zasad, od przechowywania danych po komunikację.

Dysk Google: dołączaj dokumenty dotyczące zasad, aby Twój zespół zawsze miał dostęp do najnowszej wersji.

Slack: wysyłaj automatyczne aktualizacje z Asany do kanałów w Slacku, gdy zostanie opublikowana nowa polityka lub poproszono o opinię.

Dropbox: udostępniaj i organizuj dokumenty dotyczące procedur oraz powiązane zasoby, aby mieć do nich łatwy dostęp.

Microsoft Teams: współpracuj przy planowaniu zasad, synchronizując zadania w Asanie z konwersacjami w Teams.

Gmail: przekształcaj wiadomości e-mail dotyczące zmian zasad w zadania w Asanie, aby praca szła do przodu.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów planów polityki i procedur