Szablon planu na 30–60–90 dni

Pierwsze trzy miesiące pracy nowego pracownika mają kluczowe znaczenie jeśli chodzi o to, czy odniosą oni sukces na nowym stanowisku. Badania wskazują, że organizacje, w których proces wdrażania jest dobrze przygotowany mogą zwiększyć retencję pracowników o 82%, a produktywność o ponad 70%.

Jeśli chcesz zaprojektować skuteczny proces wdrażania nowych pracowników, należy dokładnie go zaplanować. W tym właśnie pomoże szablon planu na 30–60–90 dni.

Czym jest szablon planu na 30–60–90 dni?

Szablon planu na 30–60–90 dni to struktura wielokrotnego użytku, która umożliwia przeprowadzenie pracowników przez pierwsze trzy miesiące pracy na nowym stanowisku. Jest to pewnego rodzaju lista kontrolna dotycząca rozpoczynania pracy, która obejmuje wszystkie działania, jakie powinni wykonać nowi członkowie zespołu, włącznie ze szkoleniami i pierwszymi celami do osiągnięcia. Za pomocą planu na 30–60–90 dni nowi pracownicy mogą wyznaczać sobie wykonalne cele i odznaczać wykonane działania, powoli wdrażając się w ten sposób do pracy.

Korzystanie z szablonu oznacza, że proces wdrażania nowych pracowników będzie wyglądał podobnie w każdym zespole, gwarantując, że nowi członkowie zostaną przygotowani na sukces. Szablon zapewnia również gotową strukturę, więc zamiast zaczynać wszystko od początku za każdym razem, możesz po prostu powielić szablon, dostosować go do swoich potrzeb i szybko rozpocząć pracę.

Jakie są korzyści z cyfrowego szablonu planu na 30–60–90 dni?

Wdrażanie nowych pracowników to złożony proces wymagający współpracy międzyfunkcyjnej pomiędzy wieloma członkami zespołu i interesariuszami. Nowi pracownicy muszą brać udział w szkoleniach, budować relacje zawodowe, ćwiczyć kluczowe umiejętności i gromadzić informacje zwrotne na temat swoich wyników.

Statyczne dokumenty po prostu nie są odpowiednie do tego rodzaju współpracy. Natomiast korzystanie z platformy do zarządzania pracą umożliwia przechowywanie zadań związanych z wdrażaniem nowych pracowników oraz komunikacji na ich temat w jednym miejscu. Oznacza to, że nowi pracownicy mogą wygodnie pracować nad realizacją zadań, zadawać pytania i otrzymywać informacje zwrotne bez konieczności ciągłego przełączania się pomiędzy narzędziami.

Tworząc plan na 30–60–90 dni na platformie do zarządzania pracą możesz:

• Podać nowym pracownikom skonkretyzowany plan działań do wykonania pierwszego dnia, tygodnia lub miesiąca pracy w nowej firmie. 

• Zgromadzić wszystkie materiały dotyczące wdrażania w jednym miejscu, aby nowi członkowie zespołu mogli łatwo znaleźć informacje, których potrzebują.

• Wyznaczać mierzalne cele w każdym tygodniu i miesiącu wdrażania. 

• Monitorować realizację zadań w czasie rzeczywistym.

• Załączać do zadań ważne dokumenty i filmy szkoleniowe. 

• Wyznaczać terminy realizacji oraz cele, dostosowując je do tempa konkretnego pracownika. 

• Ułatwić współpracę pomiędzy nowym pracownikiem a interesariuszami z innych działów i zespołów. 

• Stworzyć szczegółową mapę drogową obejmującą wszystkie działania, które muszą wykonać nowi członkowie zespołu w ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy. 

Jak stworzyć szablon planu na 30–60–90 dni

Każdy nowy pracownik jest inny, więc szablon planu na 30–60–90 dni powinien być na tyle ogólny, aby można go było łatwo dostosowywać i ponownie wykorzystywać za każdym razem. Oznacza to, że zamiast podawania szczegółów dla konkretnego stanowiska, należy skoncentrować się na zadaniach, które musi wykonać każdy nowy pracownik w ciągu pierwszych 90 dni, niezależnie od swojego doświadczenia czy roli. Zadania mogą obejmować na przykład poznanie kultury organizacyjnej i misji firmy, zaplanowanie nieformalnych spotkań jeden na jeden z innymi członkami zespołu oraz wyznaczenie celów osobistych. Taka lista ogólnych zadań będzie stanowić podstawę Twojego szablonu, do którego możesz dodawać zadania związane z konkretnym stanowiskiem nowego pracownika.

Kiedy określisz już, jakich osiągnięć należy się spodziewać od nowych pracowników, uporządkuj szablon w następujący sposób:

• Podziel zadania na sekcje. Utwórz osobne sekcje dla pierwszych 30, 60 i 90 dni. Dzięki temu szablon będzie bardziej uporządkowany, upewnisz się, że terminy wykonania zadań są realistyczne, a nowi pracownicy nie poczują się przytłoczeni i będą mogli systematycznie je realizować. 

• Utwórz sekcję z materiałami referencyjnymi. Podczas wdrażania, nowy pracownik będzie z pewnością chciał zapisać niektóre materiały, aby móc szybko znaleźć je w przyszłości. Dodaj sekcję, gdzie można gromadzić ważne informacje, takie jak proces dotyczący składania wniosków urlopowych czy osoby kontaktowe w dziale IT.

• Utwórz kamienie milowe dla każdego przedziału czasowego. Wyznacz konkretne kamienie milowe, które pracownik powinien zrealizować po zakończeniu pierwszego, drugiego i trzeciego miesiąca pracy. Mogą być to cele dotyczące szkoleń lub konkretnych działań. Ważne jest, aby pamiętać, że takie kamienie milowe stanowią jedynie sugestie, które Ty (lub nowy pracownik) możecie wykorzystać podczas tworzenia osobistych wskaźników sukcesu. Nie zapomnij również o wyznaczaniu celów SMART, czyli celów skonkretyzowanych, mierzalnych, wykonalnych, realistycznych i określonych w czasie. 

• Dodaj główną osobę kontaktową dla każdego zadania. Rozpoczynanie pracy często wiąże się z koniecznością przyswojenia wielu nowych informacji równocześnie, więc nowi członkowie zespołu z pewnością będą mieli jakieś pytania. Dodaj do szablonu pole z osobą kontaktową dla każdego zadania, aby ułatwić im uzyskanie odpowiedzi. Jest to szczególnie ważne w przypadku zdalnego wdrażania pracowników, ponieważ możliwość fizycznego kontaktu ze współpracownikami jest tu znacznie ograniczona. 

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania