Zapasy

Niezależnie od tego, czy nadzorujesz zapasy w restauracji, śledzisz materiały biurowe, czy zarządzasz sprzętem w różnych zespołach, szablon Asany z możliwością dostosowywania zapewnia Twojemu zespołowi wspólny system do monitorowania zasobów, ich lokalizacji i spraw wymagających uwagi. Koniec z poszukiwaniem aktualizacji w arkuszach kalkulacyjnych lub e-mailach.

Ten prosty szablon zapasów pomaga rejestrować elementy, przypisywać dalsze działania, zachować spójność procesu, a co najważniejsze, skalować śledzenie zapasów przy jednoczesnym zminimalizowaniu błędów.

Kto może skorzystać z tego szablonu?

W Asanie przekonaliśmy się, że zespoły mogą łatwo stracić kontrolę nad zapasami, narzędziami lub zasobami w różnych działach. Bez scentralizowanego systemu drobne problemy, takie jak zduplikowane zamówienia lub pominięte punkty ponownego zamówienia, szybko przeradzają się w opóźnienia lub niedobory zapasów.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz zapasami żywności, uzupełniasz półki, czy śledzisz produkty w różnych lokalizacjach handlowych, ten szablon zapasów pomoże Ci na bieżąco śledzić każdą nazwę elementu, numer SKU i cenę jednostkową w miarę ich zmian.

Ten szablon listy kontrolnej zapasów sprawdza się w przypadku zespołów i osób, które potrzebują jasnego, powtarzalnego sposobu na śledzenie tego, czym zarządzają:

• Właściciele małych firm, którzy chcą śledzić poziomy zapasów, punkty ponownego zamawiania i ceny we wspólnym systemie zapasów.

• Kierownicy sklepów monitorujący stan zapasów, zaopatrzenie punktów sprzedaży i dostępność produktów w kanałach online i w sklepach.

• Zespoły budowlane zarządzające surowcami, sprzętem i innymi zapasami specyficznymi dla danego miejsca pracy.

• Zespoły IT i operacyjne, które zajmują się inwentaryzacją sprzętu, szczegółami gwarancji i dokumentacją sprzętową.

• Organizacje non-profit i szkoły, które zarządzają wieloma rodzajami zapasów w różnych lokalizacjach, od książek i narzędzi po darowizny.

• Osoby organizujące elementy gospodarstwa domowego w inwentarz na potrzeby ubezpieczenia, przeprowadzki lub prowadzenia dokumentacji osobistej.

• Każdy, kto jest odpowiedzialny za podstawowe śledzenie zapasów w branżach takich jak opieka zdrowotna, handel detaliczny, logistyka lub edukacja.

Dlaczego warto korzystać z szablonu do zarządzania zapasami w Asana?

Widzieliśmy, jak zespoły przechodzą z arkuszy kalkulacyjnych na Asanę i natychmiast zyskują większą kontrolę nad zarządzaniem zapasami. Zamiast zastanawiać się nad ponownym zamówieniem lub przeszukiwać karty w poszukiwaniu szczegółów dotyczących kosztów, wszystko znajduje się w jednym, przejrzystym, wspólnym obszarze roboczym. Rezultat? Mniej opóźnień, szybsze uzupełnianie zapasów i lepsze decyzje dotyczące tego, co i kiedy zamawiać.

Dzięki temu szablonowi do monitorowania zapasów możesz:

• Śledzić w jednym miejscu nazwę elementu, numer SKU, ilość i lokalizację przechowywania, co jest idealne do kontroli zapasów i śledzenia zasobów.

• Dodawać pola dla kosztu jednostkowego, całkowitej wartości i statusu, aby poprawić widoczność i pomóc zespołom działać na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

• Używać punktów ponownego zamawiania i reguł niestandardowych, aby automatycznie uzupełniać zapasy, zanim stan zapasów stanie się zbyt niski.

• Dodawać i organizować kontakty do dostawców oraz śledzić datę ostatniej transakcji, aby podejmować świadome decyzje zakupowe.

• Korzystać z Asana AI, aby wykrywać luki, otrzymywać rekomendacje dotyczące automatyzacji i upraszczać powtarzalne zadania w całym przepływie pracy związanym z zarządzaniem zapasami.

• Zachowaj elastyczność systemu zarządzania zapasami dzięki wbudowanej funkcjonalności, która obsługuje szeroki zakres rodzajów zapasów, od materiałów biurowych po sprzęt IT.

• Przyznaj członkom zespołu dostęp do udostępnionych danych, ograniczając w ten sposób działanie w silosach i umożliwiając podejmowanie szybszych i bardziej świadomych decyzji.

Jak korzystać z tego szablonu inwentarza

1. Zduplikuj szablon listy zapasów. Kliknij „Użyj szablonu”, aby utworzyć własną wersję w Asanie. Nadaj mu nazwę, która pasuje do Twojej konfiguracji, na przykład „Zapasy magazynowe”, „Sprzęt IT” lub „Zapasy obiektów”.

2. Zarejestruj każdy element jako zadanie. Utwórz zadanie dla każdego elementu, który chcesz śledzić. Użyj tytułu zadania jako nazwy lub etykiety produktu i dodaj wszelkie identyfikatory, takie jak numery części lub SKU, aby ułatwić wyszukiwanie.

3. Dodaj pola do śledzenia. Dostosuj projekt, dodając pola dla ilości, lokalizacji przechowywania, kosztu jednostkowego, wartości całkowitej, progu ponownego zamówienia i statusu elementu. Dzięki temu zyskasz jasny przegląd zapasów, ich lokalizacji i elementów wymagających uwagi.

4. Zapisz informacje o dostawcy i historię zamówień. Użyj opisu zadania, aby zapisać nazwy dostawców, dane kontaktowe i linki do zamówień. Dodaj pole lub komentarz, aby śledzić, kiedy element został ostatnio zamówiony lub odebrany.

5. Uporządkuj elementy według typu lub lokalizacji. Użyj sekcji, aby pogrupować elementy według kategorii (np. narzędzia, meble, materiały eksploatacyjne) lub miejsca przechowywania (np. pokój A, główna szafa lub magazyn 3). Ułatwia to szybkie znalezienie potrzebnych informacji.

6. Przypisuj zadania uzupełniania zapasów i dalsze działania. Jeśli coś wymaga ponownego zamówienia lub sprawdzenia, przypisz to zadanie do odpowiedniej osoby i ustaw datę wykonania. Możesz również dołączyć paragony, faktury lub dokumenty gwarancyjne bezpośrednio do zadania.

7. Wybierz widok, który pasuje do Twojego przepływu pracy. Użyj widoku listy, aby uzyskać prosty dziennik elementów, widoku tablicy, aby śledzić status elementów, lub widoku osi czasu, aby monitorować zaplanowane audyty lub cykle wymiany. Pulpity nawigacyjne mogą wyświetlać podsumowania, takie jak całkowita wartość zapasów lub oflagowane elementy.

8. Usprawnij procesy dzięki wbudowanym narzędziom. Użyj reguł, aby zautomatyzować przypomnienia o niskim stanie zapasów. Przechowuj pliki i notatki dostawców w jednym miejscu, korzystając z zakładek „Pliki” i „Wiadomości”. Asana pomaga ograniczyć liczbę arkuszy kalkulacyjnych i usprawnić procesy.

Funkcje Asana usprawniające zarządzanie zapasami

• Pola niestandardowe: dodaj ustrukturyzowane dane do każdego elementu zapasów, takie jak cena jednostkowa, poziom zapasów, numer seryjny lub data zakończenia gwarancji. Możesz sortować i filtrować zadania za pomocą tych pól, aby szybko określić, co wymaga uwagi.

• Widok osi czasu: zobacz aktywność związaną z zapasami w czasie. Niezależnie od tego, czy śledzisz cykle uzupełniania zapasów, daty wygaśnięcia gwarancji, czy elementy sezonowe, widok osi czasu pomaga planować i unikać problemów pojawiających się w ostatniej chwili.

• Reguły: skorzystaj z automatyzacji, aby wyprzedzić problemy z zapasami. Możesz na przykład uruchomić przypisanie zadania lub powiadomienie w Slacku, gdy poziom zapasów spadnie poniżej określonego progu.

• Zadania z wieloma domami: zadania związane z zapasami mogą być widoczne w wielu projektach, np. w projektach operacyjnych, IT lub finansowych, bez konieczności ich powielania. To prosty sposób na poprawę koordynacji między zespołami.

• Formularze: pozwól członkom zespołu przesyłać prośby o uzupełnienie zapasów lub zgłaszać brakujące elementy za pomocą ustandaryzowanego formularza. Każdy wpis staje się zadaniem w szablonie zapasów, co ułatwia śledzenie.

• Zatwierdzenia: usprawnij proces ponownego zamawiania dzięki wbudowanym zatwierdzeniom. Dodaj etap zatwierdzenia do dowolnego zadania związanego z zapasami, aby liderzy zespołów lub menedżerowie finansowi mogli szybko przejrzeć i zatwierdzić zapotrzebowanie.

• Aktualizacje statusu: udostępniaj szybkie aktualizacje dotyczące cykli inwentaryzacji, postępów w uzupełnianiu zapasów lub nadchodzących audytów, a wszystko to w jednym miejscu. Aktualizacje te są połączone z Twoim projektem, więc wszyscy pozostają na bieżąco bez konieczności śledzenia wiadomości e-mail.

Polecane integracje

• Tableau: przekształć dane dotyczące zapasów w dynamiczne pulpity nawigacyjne. Dzięki integracji Asana + Tableau możesz wizualizować trendy, takie jak wyczerpywanie się zapasów, częstotliwość uzupełniania zapasów i wartość elementów w czasie. 

• Microsoft Excel: wyeksportuj arkusz zapasów do programu Excel, aby uzyskać dostęp w trybie offline lub udostępnić go członkom zespołu spoza organizacji. To świetne rozwiązanie do drukowania, zaawansowanego wprowadzania danych lub synchronizacji z innymi narzędziami Microsoft. 

• Arkusze Google: synchronizuj listę zapasów z arkuszem kalkulacyjnym, aby tworzyć niestandardowe raporty lub listy kontrolne do wydrukowania. To idealne rozwiązanie dla zespołów, które chcą mieć dostęp do danych w arkuszu kalkulacyjnym, z którego już korzystają, a jednocześnie do systemu działającego w czasie rzeczywistym. 

• Gmail: przekształcaj wiadomości e-mail od dostawców lub potwierdzenia zamówień w łatwe do śledzenia zadania. Nie musisz nic kopiować i wklejać. Wystarczy kliknąć, aby wysłać wiadomość e-mail bezpośrednio do systemu zarządzania zapasami. 

• Slack: automatyzuj alerty o niskim stanie zapasów i zatwierdzenia ponownych zamówień za pomocą wiadomości w Slacku. Możesz również przekształcać konwersacje w Slacku w zadania, aby nieformalne aktualizacje były połączone z przepływem pracy dotyczącym inwentarza. 

• Dropbox: dołącz umowy z dostawcami, gwarancje lub instrukcje do dowolnych elementów zapasów. Dzięki integracji z Dropbox każdy dokument jest przechowywany razem z elementem, którego dotyczy. 

Często zadawane pytania dotyczące szablonów inwentaryzacji