Szablon do zarządzania zasobami

Dla wielu słowo „zasób” przywodzi na myśl finanse. Jednak zasób może również oznaczać wszystko to, co jest w posiadaniu firmy, bez względu na wielkość – od przestrzeni biurowej po nieprzetworzony plik audio najnowszego odcinka podcastu. Twoja firma prawdopodobnie przez cały czas dysponuje szeroką gamą zasobów, a zarządzanie nimi może być skomplikowane, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi i systemów wspierających Cię w tym procesie.

W tym celu świetnie sprawdza się szablon do zarządzania zasobami.

Czym jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami to proces organizowania, przechowywania i koordynowania zasobów firmy. Innymi słowy, jest to specyficzny rodzaj zarządzania projektami dla zasobów. Proces ten może obejmować określanie wartości zasobów, monitorowanie cyklu życia zasobów, rozważanie sposobów na uzyskanie większej wartości z zasobów oraz tworzenie inwentaryzacji zasobów.

Z uwagi na wieloaspektowy charakter zarządzania zasobami, jest to zwykle działanie o charakterze międzyfunkcyjnym, wykonywane przez różne osoby, zespoły i działy. Na przykład nierzadko zdarza się, że, dyrektor finansowy, lider zespołu i pracownik indywidualny, są zaangażowani w ten sam projekt zarządzania zasobami finansowymi.

Rodzaje zarządzania zasobami

Zarządzanie zasobami finansowymi to tylko jeden rodzaj zarządzania zasobami. Oto pełna lista:

• Zarządzanie zasobami cyfrowymi: zarządzanie plikami, usługami lub produktami, takimi jak pliki multimedialne czy blog firmowy.  

• Zarządzanie środkami trwałymi: zarządzanie środkami, których nie można szybko zamienić na gotówkę, np. instalacja sanitarna w biurze.

• Zarządzanie zasobami IT: zarządzanie sprzętem i oprogramowaniem firmy, takim jak subskrypcje oprogramowania Microsoft i przechowywanie w chmurze.

• Zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa: zarządzanie fizyczną infrastrukturą przedsiębiorstwa, np. konserwacja maszyn lub pojazdów firmowych. 

• Zarządzanie aktywami finansowymi: zarządzanie aktywami, takimi jak akcje i inwestycje w nieruchomości.

Czym jest szablon do zarządzania zasobami?

Szablon do zarządzania zasobami stanowi zarys przepływu pracy zarządzania zasobami. Zapewnia członkom zespołu i współpracownikom przejrzysty zestaw kroków do wykonania, co pozwala wyeliminować niejasności i zapewnia spójny rejestr.

Załóżmy, że odpowiadasz za comiesięczną kontrolę użytkowania samochodów służbowych. Niezbędnym pierwszym krokiem w procesie zarządzania zasobami jest przyjrzenie się danym dotyczącym częstotliwości korzystania z samochodów przez pracowników w danym miesiącu. Możesz dodać ten oraz inne kroki w swoim szablonie. Dzięki temu, jeśli współpracownik zarządza zasobami podczas Twojej nieobecności, będzie dokładnie wiedział, co robić.

Korzyści z szablonu do zarządzania zasobami

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, start-up, czy duże przedsiębiorstwo, posiadanie szablonu do zarządzania zasobami pomoże Ci zorganizować zasoby (i odpowiedzialne za nie zespoły). Oto jego zalety:

• Optymalizuje śledzenie zasobów: dzięki temu, że wiesz, jakie zasoby posiadasz i gdzie się znajdują, masz je zawsze pod kontrolą.

• Umożliwia koordynację współpracy międzyfunkcyjnej: korzystanie z szablonu sprawia, że ​​wszystkie zespoły i działy zarządzają zasobami w ten sam sposób.

• Zapewnia widoczność: interesariusze mają dostęp do informacji dotyczących zarządzania zasobami, co jest szczególnie przydatne dla kierownictwa wyższego szczebla lub podczas pracy z klientami.

Zauważ, że nie wszystkie szablony do zarządzania zasobami są sobie równe. Szablon utworzony w narzędziu do zarządzania projektami jest dynamiczny – w razie potrzeby możesz łatwo aktualizować, udostępniać i powielać informacje. Daje to więcej możliwości w porównaniu z prostym szablonem w postaci arkusza kalkulacyjnego Excel, który musisz aktualizować ręcznie za każdym razem, gdy zmienia się wartość Twoich zasobów lub gdy pozyskujesz nowy zasób.

Kto powinien korzystać z szablonu do zarządzania zasobami?

Każdy może utworzyć i używać szablonu do zarządzania zasobami, ale jest on szczególnie przydatny w przypadku konkretnych zespołów, firm i branż.

Oto niektóre z branż lub działów, które mogą odnieść korzyści z używania szablonu do zarządzania zasobami, wraz z przykładami zastosowań:

• Zespoły IT: jeśli pracujesz w dziale IT i otrzymujesz wnioski i prośby dotyczące produktów i usług od współpracowników, użyj szablonu do zarządzania zasobami cyfrowymi do ich kategoryzacji i realizacji. Weźmy na przykład dostarczanie licencji na oprogramowanie: możesz utworzyć szablon do zarządzania zasobami, który automatycznie przyjmuje nowe wnioski, przypisuje je odpowiedniemu członkowi zespołu i dostarcza nową licencję na oprogramowanie osobie wnioskującej.

• Produkcja: użyj szablonu, aby usprawnić system zarządzania zasobami, w tym monitorowanie inwentaryzacji zasobów i koordynowanie produkcji zasobów we wszystkich działach.

• Zasoby ludzkie: podobnie jak zespoły IT, zespoły HR mogą używać szablonu do zarządzania zasobami cyfrowymi do koordynowania profesjonalnych usług dla pracowników.

Jak korzystać z szablonu do zarządzania zasobami?

Zarządzanie zasobami nie podlega ścisłym regułom. Zasoby mogą być bardzo zróżnicowane, a Twoja firma najprawdopodobniej ma własne preferencje dotyczące zarządzania nimi. Oznacza to, że potrzebujesz elastycznego i łatwego w użyciu szablonu lub, co bardziej prawdopodobne, wielu szablonów.

Ale jak utworzyć, zapisać i używać szablonów do wszystkich tych różnych celów? Co zrobić, jeśli potrzebujesz różnych szablonów do zarządzania zasobami cyfrowymi, środkami trwałymi i zasobami IT? To proste: użyj oprogramowania do zarządzania pracą, aby utworzyć swój cyfrowy szablon do zarządzania zasobami, a następnie używaj go do koordynowania wszystkich elementów związanych z zasobami – połącz plany zarządzania ryzykiem, zintegruj je z systemami zarządzania zasobami i stwórz przejrzyste mapy drogowe dotyczące wykorzystania zasobów i zwiększania ich wartości.

Możesz utworzyć różne typy szablonów do zarządzania zasobami, w tym:

• Szablony do śledzenia zasobów

• Szablony inwentaryzacji zasobów

• Szablony procesów zarządzania zasobami

• Szablony do zarządzania zasobami dla określonych typów zasobów, np. szablony do zarządzania zasobami cyfrowymi, majątkiem przedsiębiorstwa lub aktywami finansowymi)

Niezależnie od rodzaju tworzonego szablonu do zarządzania zasobami, oto kilka pomocnych sekcji, które warto uwzględnić:

• Daty: podaj datę zakupu, datę produkcji lub datę dostarczenia zasobu, aby ułatwić jego śledzenie.

• Osoba odpowiedzialna: czyli kto jest odpowiedzialny za dany zasób. To jest osoba, do której należy się zwrócić w celu uzyskania odpowiedzi na pytania lub aktualizacji dotyczących zasobu.

• Typ zasobu: jeśli Twoja firma lub zespół zarządza różnymi rodzajami zasobów, możesz je sklasyfikować. Niektóre zasoby mogą być mylone (np. subskrypcję oprogramowania można uznać za zasób IT lub zasób cyfrowy). Wyjaśnienie typu zasobu w szablonie zmniejsza niejasności.

• Priorytet: czyli jak ważne jest zarządzanie danym zasobem. Dzięki temu interesariusze i członkowie zespołu wiedzą, które zasoby mają wysoki priorytet dla firmy. 

• Status: określa, czy zasobem zarządza już członek zespołu. Udostępniając status każdego zasobu interesariuszom, możesz wyeliminować niepewności co do tego, czy zasoby są odpowiednio zarządzane.

• Szczegóły dotyczące poszczególnych zasobów: w zależności od typu zasobu możesz podać dodatkowe szczegóły, np. w przypadku majątku w nieruchomościach może to być cena zakupu, wygenerowany dochód i potencjalne zyski.

Integracje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonach

Asana oferuje szereg funkcji i integracji z aplikacjami, które można wykorzystać w szablonie do zarządzania zasobami.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

Polecane aplikacje

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Adobe Creative Cloud. Zespoły kreatywne skutecznie wykonują swoją pracę, gdy mogą skupić się na projektowaniu. Dzięki integracji Asana + Adobe Creative Cloud zespoły kreatywne i projektowe mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy, otrzymywać informacje zwrotne od recenzentów oraz osób zatwierdzających, a także dostarczać finalne wersje materiałów – a wszystko to bez konieczności wychodzenia z programu Photoshop, Illustrator czy InDesign. Wyświetlaj nowe zadania, udostępniaj projekty, osadzaj linki do udostępniania plików XD i nanoś zmiany na podstawie komentarzy w Asanie – a wszystko to bez wychodzenia z Adobe Creative Cloud.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania