Zarządzanie projektami w Excelu: co warto mieć na uwadze

Na dłuższą metę, zarządzanie projektami w Excelu jest nieefektywne. Czego tak naprawdę potrzebuje Twój zespół, aby realizować projekty na czas? Już na etapie tworzenia budżetów projektów i list zadań, szybko odkrywasz, że arkusze kalkulacyjne nie są stworzone do zarządzania projektami.

Wyjdź poza arkusze kalkulacyjne, aby skutecznie zarządzać projektami

Aby skutecznie zarządzać i realizować swoje projekty, arkusz kalkulacyjny może okazać się niewystarczający. Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami pozwolą Ci:

Przechowywać wszystkie szczegóły projektu w jednym miejscu

Arkusze kalkulacyjne nie dają możliwości dodawania szczegółów, prowadzenia konwersacji, ani dołączania plików. W efekcie, informacje o projekcie są przechowywane w wielu narzędziach jednocześnie, przez co ławo coś przeoczyć albo trzeba tracić czas na szukanie odpowiednich informacji.

Dobre narzędzie do zarządzania projektami łączy w sobie widok arkusza kalkulacyjnego (linie siatki) z funkcjami do współpracy – możesz więc zapomnieć o przeszukiwaniu wątków z mailami w celu znalezienia najnowszych aktualizacji bądź plików.

Szybko tworzyć i aktualizować plany

Jeśli zarządzasz projektami w arkuszach kalkulacyjnych, pewnie poświęcasz też dużo czasu na tworzenie kalendarzy i wykresów Gantta od podstaw. Nawet z szablonem, dostosowywanie, formatowanie i aktualizowanie planów projektu pochłania sporo czasu.

W przeciwieństwie do Excela, zwinne narzędzia, które zostały zaprojektowane do zarządzania zadaniami i projektami ułatwiają szybkie tworzenie i aktualizowanie dynamicznych planów projektów.

Z łatwością zarządzać wieloma projektami i programami

Bez miejsca do przechowywania wszystkich informacji dotyczących projektów trudno monitorować ich status lub szybko przełączać się między projektami. Jeśli zarządzasz zespołem, jeszcze trudniej zobaczyć obciążenie każdego pracownika w ramach poszczególnych projektów. Korzystając z bardziej zaawansowanego narzędzia do zarządzania projektami, z łatwością uzyskasz wgląd w te oraz inne informacje, co pomoże w śledzeniu projektów i zarządzaniu zasobami.

Łatwo i skutecznie współpracować z zespołem

W odróżnieniu od innych narzędzi do planowania projektów, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do współpracy. Zamiast przełączać się między arkuszami kalkulacyjnymi, mailami, czatem i dokumentami, aby na bieżąco śledzić wszystkie elementy składowe swoich projektów, zarządzaj nimi z jednego miejsca. Korzystając z dedykowanych narzędzi do zarządzania pracą i projektami, możesz przechowywać wszystkie konwersacje i pliki związane z projektem w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę, więc nie ma obaw, że coś przeoczysz.

Asana Product Screenshot

Pożegnaj się z Excelem. Przywitaj się z Asaną.

Asana to oprogramowanie, które ułatwia zarządzanie wszelkiego rodzaju projektami, od marketingowych po inżynieryjne. Nie trać więcej czasu na organizowanie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych, tylko skup się na osiąganiu swoich celów. Nie są wymagane żadne zaawansowane umiejętności z zakresu obsługi Excela.

Dowiedz się więcej o Asanie

Nieważne jak zarządzasz projektami w Excelu, z Asaną zrobisz to lepiej

Szablony Excela są dobre, ale te w Asanie lepiej nadają się do zarządzania projektami.

Skorzystaj z gotowych szablonów lub stwórz własne, aby spędzać mniej czasu na planowaniu, a za to więcej na faktycznej pracy.

Koniec z kopiowaniem szablonów wykresów Gantta.

W wizualny sposób planuj swoje projekty korzystając z widoku Osi czasu, aby uzyskać jasny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Nie twórz ręcznie kalendarzy

Zamiast ręcznie tworzyć kalendarz w Excelu, automatycznie wyświetlaj każdy projekt w formie kalendarza w Asanie i szybko przełączaj się między listami a kalendarzami.

Arkusze kalkulacyjne Excel do śledzenia projektów komplikują współpracę i komunikację.

W Asanie możesz śledzić zadania, aby otrzymywać powiadomienia o postępach lub ukończeniu, dodawać do nich komentarze, ustawiać daty wykonania, przypisywać osoby odpowiedzialne i więcej.

W bibliotece gotowych szablonów Asany na pewno znajdziesz to, czego szukasz, niezależnie od tego, czy pracujesz nad wprowadzeniem produktu na rynek, czy sprintem projektowym.

Skorzystaj z gotowych szablonów Asany lub stwórz swoje własne, aby spędzać mniej czasu na planowaniu, a za to więcej na faktycznej pracy.

Widok osi czasu w Asanie to zoptymalizowany wykres Gantta, który pomaga zespołom zobaczyć poszczególne zadania, osie czasu i osoby odpowiedzialne w jednym miejscu.

W wizualny sposób planuj swoje projekty korzystając z widoku Osi czasu, aby uzyskać jasny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać.

Zaplanuj cały tydzień, miesiąc lub kwartał za pomocą widoku kalendarza w Asanie.

Zamiast tworzyć kalendarz w Excelu, możesz automatycznie wyświetlić każdy projekt w widoku kalendarza, a także szybko przełączać się między listami i kalendarzami.

Przekazuj aktualizacje statusu, udostępniaj pliki oraz wyznaczaj terminy i osoby odpowiedzialne dla poszczególnych zadań w projekcie.

Śledź zadania, aby otrzymywać powiadomienia o ich postępach lub ukończeniu, dodawaj do nich komentarze, ustawiaj daty wykonania, przypisuj osoby odpowiedzialne i więcej.

Asana Product Screenshot
Integracje i aplikacje

Jak przekształcić arkusze kalkulacyjne w projekty w Asanie

Zmiana narzędzi bywa niełatwa. Na szczęście w Asanie możesz łatwo zaimportować swoje istniejące projekty z Excela, używając naszego importera plików CSV.

Dowiedz się więcej o importerze plików CSV

Zespoły, którym zależy na wynikach, ufają Asanie

Asana Product Screenshot

Postanowiliśmy wypróbować Asanę. Szybko zdołaliśmy wyeliminować wysyłanie maili z aktualizacjami statusów i raportowanie postępów na cotygodniowych spotkaniach. Teraz, gdy chcemy sprawdzić, co się dzieje w danym projekcie, albo zobaczyć jego status, wystarczy jeden rzut okiem w Asanie i wszystko jest od razu jasne. Asana znacząco zwiększyła skuteczność naszych procesów i poprawiła naszą komunikację.

Rian Hunter, Inżynier oprogramowania, Dropbox

Planuj lepsze projekty, zamieniając arkusze kalkulacyjne na Asanę już dziś

Zobacz, dlaczego miliony osób korzystają z Asany, aby osiągać lepsze wyniki.