Zarządzanie dotacjami: przewodnik dla organizacji non-profit

Jako lider organizacji non-profit prawdopodobnie wiesz, jak skomplikowany jest proces zarządzania dotacjami. Może to być czasochłonne przedsięwzięcie, od wyszukiwania odpowiednich dotacji po obsługę wymogów sprawozdawczych i składanie aplikacji. Na szczęście istnieje sposób, aby usprawnić ten proces. 

Dzięki narzędziom programowym możesz organizować i priorytetyzować wnioski o dotacje aż do ich ostatecznego zatwierdzenia. Dzięki odpowiedniemu procesowi możesz poświęcić więcej czasu na tworzenie przepływów pracy, które wspierają Twoją misję. Czy potrafisz sobie wyobrazić, ile dobrego możesz zdziałać, mając więcej czasu? 

W tym artykule zdefiniujemy cały proces zarządzania dotacjami, pokażemy, jak go wdrożyć, i przekażemy wskazówki, które mogą okazać się pomocne.

Czym jest zarządzanie dotacjami?

Zarządzanie dotacjami to proces, który pomaga organizacjom non-profit administrować wnioskami o dotacje poprzez ich priorytetyzację i przetwarzanie. 

System zarządzania dotacjami obejmuje cały cykl życia dotacji, który obejmuje organizowanie środków, śledzenie dotacji i przetwarzanie aplikacji o dotacje, a także nadzór nad nimi po przyznaniu i ostatecznie zamknięcie dotacji. 

System ten obejmuje trzy odrębne części, które obejmują:

• Przyznawanie dotacji: przyznawanie dotacji obejmuje możliwości finansowania, które są przyznawane przez rząd federalny. 

• Finansowanie: organizacje non-profit muszą spełniać wymagania kwalifikowalności do dotacji, aby móc ubiegać się o finansowanie. 

• Kwalifikowalność: aby kwalifikować się do otrzymania dotacji, konieczne może być dostarczenie informacji o pracownikach, interesariuszach, raportach dotyczących dotacji, zyskach z dotacji, rodzajach wcześniej uzyskanych dotacji i przyszłych celach finansowania.  

Duża część procesu zarządzania dotacjami obejmuje pisanie wniosków o dotacje, czyli etap, na którym członkowie zespołu fizycznie piszą wniosek o dotację, wykorzystując zebrane informacje.

Podmioty przyznające dotacje a podmioty ubiegające się o dotacje

Zarządzanie dotacjami obejmuje dwie kluczowe role: podmioty przyznające dotacje i podmioty ubiegające się o dotacje. Obie te role są kluczowe dla całego procesu. Inne role zaangażowane w ten proces obejmują osoby przyznające dotacje i fundatorów, którzy pomagają w przyznawaniu środków, choć zazwyczaj nie są oni bezpośrednio związani z firmą.

Podmiot przyznający dotacje różni się od podmiotu ubiegającego się o dotację pod względem ról i obowiązków. 

• Podmiot udzielający dotacji to osoba odpowiedzialna za tworzenie dotacji. Rola ta obejmuje różnorodne produkty końcowe, w tym wyznaczanie celów strategicznych, ocenę przepisów i przyznawanie dotacji. Podmiot przyznający dotacje pracuje dla agencji federalnej w dziale ds. dotacji.

• Osoba ubiegająca się o dotację to osoba, która szuka możliwości uzyskania dotacji. Prawdopodobnie to właśnie Ty. Obejmuje to identyfikację potrzeb, zbieranie informacji wewnętrznych oraz pisanie i ubieganie się o dotacje. Może to być organizacja typu 501(c)(3) lub mały business.

Obie te role odgrywają istotną rolę w efektywnym procesie zarządzania dotacjami i często współpracują ze sobą, aby osiągnąć pożądane wyniki udanego cyklu życia dotacji. Poniżej przedstawiamy proces i kroki, które musisz wykonać jako osoba poszukująca dotacji dla organizacji non-profit.

Proces zarządzania dotacjami

Cykl życia dotacji składa się z trzech odrębnych etapów: przed przyznaniem, w trakcie przyznawania i po przyznaniu. Każda faza zapewnia płynny przebieg procesu przyznawania dotacji od początku do końca, od wstępnego planowania do ostatecznego zamknięcia dotacji. 

Proces ten jest niezbędny dla ogólnego sukcesu nowego finansowania dotacji i może pomóc Ci, jako osobie ubiegającej się o dotację, uporządkować informacje w celu efektywnego składania wniosków o dotacje. 

Rozważ tę listę kontrolną kroków, aby rozpocząć pracę nad wnioskiem o dotację:

1. Zbierz informacje wewnętrzne: zbierz informacje na temat przepływów pieniężnych, liczby pracowników i wolontariuszy, które przydadzą się w procesie aplikacji. 

2. Poszukaj możliwości uzyskania dotacji: przeszukaj bazę danych dotacji, aby uzyskać aktualne informacje na temat nowych możliwości i sprawdzić wymagania kwalifikacyjne. 

3. Złóż wniosek o odpowiednie dotacje: znajdź odpowiednie dotacje dla swojej organizacji w oparciu o potrzeby finansowe i kwalifikowalność do finansowania. 

4. Wykorzystaj środki z dotacji: po przyznaniu dotacji wykorzystaj środki na realizację swoich misji. 

5. Zamknij wniosek o dotację: przechowuj niezbędne informacje we współdzielonej przestrzeni, do której można uzyskać dostęp w dowolnym miejscu i czasie.

Te kroki pomogą Ci być na bieżąco z niezbędnymi zadaniami za każdym razem, gdy ubiegasz się o nowy program dotacji.

Omówimy każdą z tych faz i wyjaśnimy kroki, które należy podjąć w każdej z nich, aby stworzyć kompleksowy wniosek o dotację.

1. Faza poprzedzająca przyznanie dotacji

Faza poprzedzająca przyznanie dotacji obejmuje wszystkie zadania, które należy wykonać przed wyborem beneficjenta dotacji. Obejmuje ona planowanie, zbieranie informacji wewnętrznych, znajdowanie możliwości uzyskania dotacji i wreszcie ubieganie się o nie. 

Ta faza jest ważna dla ogólnej organizacji cyklu życia dotacji, ponieważ jej celem jest gromadzenie informacji i przekazywanie ich podmiotom przyznającym dotacje. Bez jasnego planu działania możesz stracić czas, który w przeciwnym razie można by poświęcić na misję Twojej organizacji. 

W początkowej fazie poprzedzającej przyznanie dotacji wyróżnia się trzy kroki:

• Planowanie dotacji: planowanie polega na gromadzeniu wewnętrznych informacji na temat przychodów, wielkości zespołu i potrzeb w zakresie pozyskiwania funduszy. Po zebraniu tych informacji możesz zacząć szukać możliwości uzyskania dotacji, które wypełnią luki w Twojej organizacji non-profit. Może to być konkretny cel, który wymaga finansowania, lub nowa misja, którą chcesz rozpocząć. 

• Możliwość uzyskania dotacji: aby znaleźć możliwości, musisz najpierw uporządkować informacje zebrane w pierwszym kroku w proste punkty kwalifikacyjne. Na przykład, aby uzyskać zatwierdzenie finansowania, może być wymagane posiadanie określonej pojemności wewnętrznej i wiedzy specjalistycznej. Następnie możesz wyszukać dotacje, na przykład korzystając z krajowej bazy danych. Możesz również skorzystać z oprogramowania do zarządzania pracą, aby lepiej usprawnić proces pozyskiwania możliwości. 

• Aplikacja o dotację: po zebraniu kwalifikacji i znalezieniu dotacji, która odpowiada Twoim potrzebom, nadszedł czas, aby złożyć wniosek. W przypadku dotacji z określonymi kryteriami niezbędne informacje będą wymienione w ofercie dotacji. Skorzystaj z tych informacji, aby przygotować aplikację o dotację i wysłać ją do odpowiedniej osoby kontaktowej. 

Oto kilka pytań, które należy sobie zadać przed złożeniem wniosku o finansowanie:

• Czy mam jasno określony cel finansowania?

• Czy znam prognozy przychodów?

• Ilu wolontariuszy zatrudniamy?

• Czy te środki pomogą nam odnieść sukces w realizacji naszych misji?

Po wysłaniu aplikacji przejdziesz do fazy przyznawania dotacji, w której otrzymasz powiadomienie, czy przyznano Ci dotację. 

2. Faza przyznawania dotacji

Na tym etapie podmiot przyznający dotację wybiera beneficjentów. Wnioskodawcy zostaną powiadomieni, a jeśli zostaną wybrani, otrzymają umowę zawierającą warunki dotacji. 

Mogą one obejmować warunki dotyczące wielkości zespołu wolontariuszy lub środków z dotacji, które zostaną wykorzystane na różne inicjatywy. Warunki te będą zależeć od rodzaju dotacji i wysokości przyznanej kwoty. Po podpisaniu umowy zarówno przez wnioskodawcę, jak i fundatora, dotacja zostanie oficjalnie przyznana. 

Jeśli nie zostaniesz wybrany, proces dotacji zakończy się na tym etapie i możesz przejść do etapu zamknięcia dotacji, który obejmuje przechowywanie informacji do późniejszej oceny.

3. Proces po przyznaniu dotacji

Po przyznaniu dotacji i podpisaniu umowy nadchodzi czas na pracę nad realizacją dotacji. Wiąże się to z otrzymaniem środków i wykorzystaniem ich w organizacji. 

Drugi etap składa się z dwóch kroków:

• Realizacja dotacji: na tym etapie otrzymujesz środki i zaczynasz je wykorzystywać na realizację swojej inicjatywy. Możesz być zobowiązany do wysyłania okresowych raportów potwierdzających przestrzeganie uzgodnionych warunków i ogólną wydajność projektu. 

• Zamknięcie dotacji: po wdrożeniu finansowania możesz przejść do zamknięcia projektu dotacji. Obejmuje to przechowywanie danych dotyczących kwot finansowania, na przykład tego, na co zostały wykorzystane, aby móc się do nich odwoływać w przyszłości. To także czas, aby zastanowić się nad celami biznesowymi i rozważyć, czy dotacja była przydatna. Może to pomóc w przygotowaniu przyszłych wniosków o dotacje. 

Te dwa kroki pomagają zrealizować i zamknąć proces dotacji, który jest cykliczny dla większości organizacji non-profit. Powtórz te kroki dla wszystkich nowych aplikacji o dotacje, aby otrzymać fundusze federalne.

Jak skutecznie zarządzać dotacjami

Co sprawia, że zwykłe otrzymanie dotacji nie jest równoznaczne z maksymalizacją jej wpływu na działalność organizacji non-profit? Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z dotacją rządową, dotacją dla organizacji non-profit, czy jakąkolwiek inną formą finansowania, skuteczne zarządzanie dotacjami jest kluczem do maksymalizacji wpływu powierzonych Ci zasobów finansowych. Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki w zakresie efektywnego zarządzania dotacjami, zarówno dla nowych, jak i doświadczonych administratorów dotacji.

Opracuj plan projektu

Skuteczne zarządzanie dotacjami rozpoczyna się od opracowania szczegółowego planu projektu. Powinien on określać cele, założenia, harmonogram, budżet i kluczowy personel projektu. Plan ten służy jako mapa drogowa do realizacji projektu oraz punkt odniesienia do monitorowania postępów w czasie rzeczywistym i wprowadzania niezbędnych korekt.

Zapewnij jasną komunikację

Dotacje często obejmują wielu interesariuszy i partnerów. Ustanowienie jasnych kanałów i protokołów komunikacji zapewnia, że wszyscy zaangażowani są informowani o postępach projektu, wyzwaniach i zmianach.

Oznacza to organizowanie regularnych spotkań, aktualizacji, a być może nawet dedykowanych webinarów, aby wszystkie strony były na bieżąco. Procesy te nie tylko usprawniają współpracę, ale także zapewniają, że wszyscy mają te same informacje na temat celów i postępów projektu.

Wdrażaj rygorystyczne praktyki zarządzania finansami

Właściwa sprawozdawczość finansowa jest niezbędna, aby zapewnić właściwe i efektywne wykorzystanie środków z dotacji. Obejmuje to utworzenie oddzielnych systemów księgowych do śledzenia wydatków i zamówień związanych z dotacją, przeprowadzanie regularnych audytów oraz przestrzeganie budżetu określonego w planie projektu. Ważne jest, aby prowadzić szczegółową dokumentację i przechowywać rachunki wszystkich transakcji związanych z dotacją.

Monitorowanie wydajności

Monitorowanie postępów w realizacji celów projektu jest niezbędne do podejmowania decyzji i wprowadzania ulepszeń na czas. Monitorowanie w czasie rzeczywistym pozwala administratorowi dotacji szybko rozwiązywać problemy, utrzymując projekt na właściwych torach. Ten ciągły nadzór jest kluczem do ukończenia kamieni milowych projektu i przestrzegania umów o dotacje.

Zapewnij zgodność z wymogami dotyczącymi dotacji

Zgodność z przepisami jest niepodważalna w zarządzaniu dotacjami. Od zawirowań związanych z dotacją federalną po szczegółowe warunki dotacji dla organizacji non-profit, zrozumienie i przestrzeganie wszystkich wymogów dotyczących dotacji ma kluczowe znaczenie. Obejmuje to przestrzeganie harmonogramów raportowania, wytycznych finansowych i wszelkich innych postanowień określonych w umowie o dotację. Regularne kontrole zgodności i szkolenia personelu mogą pomóc w zapobieganiu wszelkim pomyłkom.

Przygotuj się na audyty i raport końcowy

Audyty i raporty końcowe są kluczowymi elementami cyklu życia dotacji. Przygotowanie się do nich wymaga prowadzenia szczegółowej i uporządkowanej dokumentacji wszystkich działań, wydatków i wyników projektu. Przygotowanie się do tych ocen obejmuje prowadzenie kompleksowej dokumentacji działań, wydatków i wyników projektu. Dobrze przygotowany administrator dotacji powinien być w stanie wykazać sukces projektu i efektywne wykorzystanie środków z dotacji.

Skup się na zrównoważonym rozwoju i wpływie

Wreszcie, skuteczne zarządzanie dotacjami wykracza poza bezpośredni projekt, aby uwzględnić długoterminową stabilność i wpływ. Oznacza to zaplanowanie, w jaki sposób korzyści z projektu będą kontynuowane po okresie dotacji oraz mierzenie wpływu na docelową populację lub problem. Wykazanie trwałości i pozytywnych wyników może wzmocnić partnerstwa i wspierać przyszłe możliwości pozyskania dotacji.

Wskazówki dotyczące aplikacji o dotację

Istnieje kilka wskazówek, które możesz wdrożyć, aby zapewnić maksymalną skuteczność i efektywność procesu ubiegania się o dotacje. 

Obejmują one takie rzeczy, jak utworzenie kalendarza dotacji, aby zapewnić odpowiednie tempo i wdrożenie rozwiązań do zarządzania dotacjami w celu usprawnienia procesu. Omówimy każdą z tych najlepszych praktyk i wyjaśnimy, jak możesz je wykorzystać w swoim własnym procesie składania wniosków o dotacje.

Utwórz kalendarz dotacji

Kalendarz projektu to świetny sposób na zapewnienie, że cały zespół będzie na bieżąco podczas procesu składania wniosków o dotacje. Może również pomóc w śledzeniu i organizowaniu dotacji, o które się ubiegasz, aby zapobiec powielaniu pracy.  

Kalendarz powinien zawierać: 

• Termin składania aplikacji

• Osie czasu wewnętrznych zadań

• Wszelkie powtarzające się daty związane z procesem przyznawania dotacji 

Aby w pełni wykorzystać możliwości kalendarza, poszukaj funkcji komunikacji, aby Twój zespół mógł współpracować bezpośrednio w kalendarzu. Najlepiej jest skorzystać z narzędzia z funkcją osi czasu, aby móc łączyć zadania z celami organizacji. 

Zautomatyzuj ręczny proces aplikacji

Automatyzacja procesów biznesowych może pomóc usprawnić przepływ pracy, pozostawiając więcej czasu na skupienie się na pracy, która ma znaczenie. A dla organizacji non-profit więcej czasu oznacza więcej możliwości wspierania społeczności. 

Rozważ automatyzację oprogramowania, aby usprawnić proces aplikacji i wyeliminować pracę ręczną. Automatyzując ten proces, możesz ustalać i zmieniać daty wykonania, przekazywać pracę odpowiednim członkom zespołu i zwiększać widoczność międzyfunkcyjną. 

Stwórz bibliotekę zasobów

Ubieganie się o dotacje może być czasochłonnym zadaniem. Wymaga zebrania różnych dokumentów, aby udowodnić podmiotom przyznającym dotacje, że dana organizacja kwalifikuje się do otrzymania dotacji. Utworzenie uporządkowanej biblioteki szablonów umożliwia łatwy dostęp do informacji, gdy tylko ich potrzebujesz.

Aby utworzyć bibliotekę zasobów, uporządkuj odpowiednie dokumenty, które zawierają informacje, takie jak przychody, bieżące finansowanie i wielkość zespołu. Następnie przechowuj te dokumenty we wspólnym narzędziu, do którego wszyscy interesariusze mogą uzyskać dostęp w dowolnym momencie, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

Wprowadź narzędzia do zarządzania pracą

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pracą może pomóc w nadzorowaniu i usprawnieniu procesu składania wniosków o dotacje. Umożliwia ono zarządzanie programami dotacji w jednym miejscu, błyskawiczne konfigurowanie przepływów pracy i, co najważniejsze, osiąganie celów. 

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania pracą możesz ograniczyć bezproduktywne zajęcia i poświęcić więcej czasu na realizację misji swojej organizacji. Aby dowiedzieć się, jak inne organizacje non-profit korzystają z oprogramowania do zarządzania dotacjami, dowiedz się, jak Hope for Haiti poprawia jakość życia większej liczby Haitańczyków dzięki Asana.

Usprawnij proces zarządzania dotacjami

Wprowadź proces zarządzania dotacjami, aby zapewnić swojej organizacji non-profit niezbędne fundusze, których potrzebuje, aby dokonać zmian. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, sprawisz, że następny proces aplikacji przebiegnie sprawnie i stworzysz bardziej wydajny proces składania wniosków o dotacje. 

Chcesz rozpocząć tworzenie własnego planu zarządzania dotacjami? Dowiedz się, w jaki sposób Asana pomaga organizacjom non-profit usprawnić zarządzanie dotacjami, aby mogły poświęcić więcej czasu i zasobów na realizację swojej misji.