Śledzenie dotacji

Jak utworzyć projekt do zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji w Asanie

Proces zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu projektu do zarządzania wnioskami o przyznanie dotacji i dostosuj go do potrzeb swojej organizacji lub
2. zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz dotacje.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

jeśli wolisz utworzyć własny projekt od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek.

Zarządzasz wieloma wnioskami o przyznanie dotacji jednocześnie?

Jeśli używasz naszego szablonu:

1. Zduplikuj [PRZYKŁADOWE ZADANIE] z szablonu, zmień jego nazwę i przekształć je w projekt.
2. Następnie, dodaj te projekty do portfolio, aby śledzić wszystkie dotacje jednocześnie i zarządzać nimi z jednego miejsca.

Wskazówki, jak zarządzać projektem do śledzenia wniosków o przyznanie dotacji

Jeśli masz już gotowy projekt, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę składania nowych wniosków.

1. Uporządkuj projekt według etapu, na jakim znajduje się wniosek

Utwórz sekcje, aby zilustrować, na jakim etapie znajduje się dany wniosek, np. „Analiza”, „Składanie wniosku”, „Oczekujące” i właściwie skategoryzować zadania.

w miarę postępów przeciągaj zadania pomiędzy sekcjami, aby określić ich faktyczny status.

2. Użyj osi czasu, aby zmapować harmonogram składania wniosków i cykle dotacji

Po dodaniu nowego wniosku do projektu ustaw w nim datę wykonania, aby zaznaczyć, do kiedy należy go przesłać lub odnowić. Następnie zacznij planować, rozpoczynając od końcowego terminu, aby określić realistyczne daty rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu procesu. Użyj widoku osi czasu, aby lepiej zwizualizować harmonogram, dostosować go i określić zależności pomiędzy zadaniami, co sprawi, że prace będą wykonywane we właściwej kolejności. W przypadku zmian, po prostu przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu, aby dostosować daty ich wykonania.

3. Wyszukuj nowe dotacje i zapisuj je za pośrednictwem formularza

Możliwość otrzymania nowej dotacji może pojawić się nieoczekiwanie, a dzięki formularzom członkowie Twojego zespołu będą mogli szybko na nią zareagować. Utwórz formularz, zawierający wszystkie informacje potrzebne do dokonania oceny możliwości i zatwierdzenia jej. Po przesłaniu formularza zostanie on przekształcony w zadanie w Twoim projekcie.

udostępnij link do formularza wszystkim członkom swojej organizacji lub opublikuj go na swojej stronie internetowej, aby w łatwy sposób zgłaszać i wyszukiwać nowe możliwości otrzymania dotacji. Formularz może przesłać każdy, nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany.

2. Jasno oznaczaj priorytety i ważne informacje oraz zwiększ przejrzystość procesu zatwierdzeń za pomocą pól niestandardowych

Przy zarządzaniu wieloma wnioskami o dotację równocześnie, możliwość łatwego sprawdzenia priorytetu lub maksymalnej wysokości funduszy w każdym z nich jest bardzo ważna. Pola niestandardowe pozwalają na uzyskanie szybkiego wglądu w każdy wniosek oraz filtrowanie i sortowanie projektu, jak kolumny w arkuszu kalkulacyjnym. Możesz utworzyć pola z wysokością dotacji, priorytetem, etapem, statusem zatwierdzenia lub innymi danymi, które są dla Ciebie ważne.

Monitoruj zatwierdzenia dzięki powiadomieniom pól niestandardowych

Wnioski o pozyskanie dotacji zazwyczaj wymagają uzyskania informacji zwrotnych od innych członków zespołu. Przepływ pracy zatwierdzeń z polami niestandardowymi pozwala łatwo sprawdzić, które elementy są zatwierdzone, a które nie. Wystarczy, że dodasz do swojego projektu pole niestandardowe z zatwierdzeniem i włączysz powiadomienia. Wszyscy użytkownicy obserwujący zadanie otrzymają powiadomienie, jeśli pole zostanie zmienione, dzięki czemu każdy będzie na bieżąco informowany o zatwierdzeniach lub nowych informacjach zwrotnych na temat wniosku.

Wskazówki dotyczące raportowania postępów dotyczących wniosków o przyznanie dotacji

Publikuj regularne aktualizacje statusu w widoku postępu

Statystyki dotyczące postępów i wzrostu są kluczowym elementem, dzięki któremu możesz na bieżąco wyszukiwać nowe możliwości i popychać pracę do przodu. Publikuj regularne aktualizacje statusu w widoku postępu, unikając tym samym konieczności wysyłania długich maili czy proszenia członków zespołu o informacje. Dodawaj @wzmianki dotyczące konkretnych zadań, projektów i członków zespołu, aby łatwo połączyć pracę ze sobą i na bieżąco informować wszystkich o postępach lub blokadach.

jeśli śledzisz wiele projektów dotyczących dotacji, dodaj je do portfolio, aby monitorować ich status w jednym widoku.

Zasoby dotyczące śledzenia dotacji

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak klienci, tacy jak Ty używają Asany? Sprawdź te zasoby:

Zasoby	Link
Szablon projektu do śledzenia dotacji	Użyj szablonu
Studium przypadku	Dowiedz się, w jaki sposób EarthEnable, Venture for America oraz Hope for Haiti zarządzają wnioskami o przyznanie dotacji w Asanie
Kursy na żądanie	Zarejestruj się w Akademii Asany
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności