Wdrażanie wolontariuszy i zarządzanie nimi

Praca wolontariuszy to kluczowy czynnik, dzięki którym wielu organizacjom pozarządowym udaje się spełnić ich misję. Dzięki Asanie masz pewność, że każdy wolontariusz ma dostęp do informacji, jakich potrzebuje, aby odnieść sukces, a Twój zespół może łatwo sprawdzić ich postępy i projekty, nad którymi pracują.

Z tego artykułu dowiesz się, w jaki sposób utworzyć i zarządzać dwoma rodzajami projektów dotyczących wolontariuszy. Jeden z nich dotyczy przetwarzania zgłoszeń wolontariuszy, a drugi – wdrażania nowo przyjętych osób. Zapoznaj się również z ogólnymi wskazówkami dotyczącymi skutecznego zarządzania wolontariuszami i ich działaniami.

Przegląd zgłoszeń wolontariuszy i zatwierdzanie ich w Asanie

Przed rozpoczęciem pracy jako wolontariusz, zazwyczaj należy wysłać zgłoszenie i zostać przyjętym na dane stanowisko. Dzięki projektowi dotyczącemu naboru wolontariuszy, możesz utworzyć formularz aplikacyjny, zatwierdzać zgłoszenia i sprawdzić status rekrutacji – wszystko w jednym miejscu.

Rozpocznij od utworzenia nowego projektu lub zaimportowania arkusza kalkulacyjnego, w którym aktualnie śledzisz prace. W widoku tablicy utwórz następnie kolumny „Nowe zgłoszenia”, „W trakcie przeglądu”, „Zatwierdzone” i „Odrzucone”. Dzięki temu możesz łatwo aktualizować status kandydata i sprawdzić, na jakim etapie rekrutacji się znajduje.

dodaj kolumnę „Nabór”, aby każdy członek Twojej organizacji mógł dodać do niej profil osoby, która może być dobrym kandydatem na wolontariusza. Przechowuj tu również odrzucone aplikacje osób, z którymi potencjalnie możesz nawiązać współpracę w przyszłości.

1. Łatwo śledź informacje i organizuj je za pomocą pól niestandardowych

Zapotrzebowanie na wolontariuszy może się zmieniać, więc dodaj pola niestandardowe do projektu, aby dopasować konkretne umiejętności, zainteresowania i dostępność kandydatów do potrzeb Twojej organizacji.

Możesz na przykład utworzyć pole „umiejętności”, którego opcje będą aktualizowane w zależności od potrzeb, na przykład „projektowanie”, „media społecznościowe”, „zbieranie funduszy” itp. Dodaj również pole określające, ile godzin w tygodniu dana osoba może przeznaczyć na wolontariat, co pomoże Ci zaplanować harmonogram jej pracy.

te pola odpowiadają polom formularza rekrutacji wolontariuszy, który opiszemy w następnym kroku.

2. Utwórz formularz do przyjmowania zgłoszeń wolontariuszy

Utwórz formularz, który będzie musiał wypełnić każdy kandydat, umożliwiając Ci łatwe śledzenie wszystkich zgłoszeń. W ten sposób już od początku będziesz mieć dostęp do informacji, których potrzebujesz, aby rozpatrzyć aplikację.

1. Przejdź do zakładki Formularze, znajdującej się u góry projektu.
2. Dostosuj formularz tak, aby uwzględnić w nim wszystkie pola utworzone w ostatnim kroku i utwórz dodatkowe, które pomogą Ci określić, czy dana osoba jest właściwym kandydatem na dostępne stanowisko. Możesz na przykład dodać pole do załączenia życiorysu lub listu motywacyjnego, albo pole wyboru daty, aby sprawdzić ich dostępność.
3. Po przygotowaniu formularza, zmień jego status na „aktywny” i udostępnij link kandydatom lub umieść go na swojej stronie internetowej. Formularz może przesłać każdy, nawet, jeśli nie posiada konta w Asanie.
4. Po przesłaniu formularza zostanie on przekształcony w zadanie w Twoim projekcie dotyczącym naboru wolontariuszy.
5. Do zadań Twojego zespołu należy teraz przejrzenie i zatwierdzenie aplikacji. Przypisz dotyczące tego zadanie do odpowiedniej osoby i ustaw w nim datę wykonania. Pamiętaj też o przeciągnięciu zadania do właściwej kolumny, aby status zatwierdzenia był jasny.

wypróbuj reguły, aby zautomatyzować różne elementy procesu przyjmowania zgłoszeń. Możesz na przykład automatycznie przypisywać nowe zgłoszenia do określonego członka zespołu lub określić regułę, która po wybraniu pola umiejętności, na przykład „media społecznościowe” automatycznie przeniesie zgłoszenie do projektu właściwego zespołu.

Po zaakceptowaniu zgłoszenia wolontariusza, następnym krokiem jest wdrożenie go do pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Jak wdrożyć nowych wolontariuszy

1. Użyj szablonu wdrażania wolontariuszy

Żeby odnieść sukces, wolontariusze muszą mieć dostęp do wielu informacji. Utworzenie szablonu wdrażania nowych wolontariuszy umożliwi ujednolicenie i skalowanie tego procesu. Zaproś wolontariuszy do swojej domeny jako gości, aby już od pierwszego dnia mieli dostęp do wszystkich danych i mieli poczucie, że są wspierani.

szybko rozpocznij nowy projekt, korzystając z naszego szablonu wdrażania, a następnie dostosuj go do własnych potrzeb i zapisz jako swój szablon.

2. Zredukuj liczbę wiadomości e-mail i udostępniaj informacje poprzez konwersacje

Zbiorcze wiadomości e-mail wysyłane do wszystkich wolontariuszy jednocześnie mogą szybko zapełnić skrzynkę odbiorczą, a zawarte w informacje – zagubić się wśród wielu podobnych do siebie odpowiedzi. Aby tego uniknąć, prowadź konwersacje i publikuj aktualizacje statusu w Asanie.

• Prowadzenie konwersacji z zespołem to idealny sposób na udostępnienie ogłoszeń wszystkim jego członkom, świętowanie najważniejszych osiągnięć lub dyskutowanie o wielu projektach naraz.
• Aktualizacje statusu umożliwiają poinformowanie współpracowników o postępach, wykonanej pracy, nadchodzących zadaniach lub kamieniach milowych czy opóźnieniach. Możesz także wykorzystać je, aby wyrazić uznanie dla członków Twojego zespołu – po prostu o nich @wspomnij.

Te aktualizacje będą widoczne w Skrzynce odbiorczej, skąd każdy może na nie odpowiedzieć. Możesz również przypiąć najważniejsze komentarze u góry listy z wszystkimi komentarzami, żeby łatwo było je znaleźć.

3. Zapoznaj wolontariuszy z podstawowymi funkcjami Asany

Wiele organizacji ma własne zasady korzystania z Asany i proces wdrażania nowych pracowników, ale jeśli nie ustalono ich jeszcze w Twojej organizacji, dobrym pomysłem może być zapisanie nowych wolontariuszy na webinar na żywo, aby mogli szybko opanować podstawy Asany.

alternatywnie, mogą oni również obejrzeć szybkie samouczki w formie wideo lub przeczytać Przewodnik Asany do nauki we własnym tempie.

Zarządzaj pracą wolontariuszy i monitoruj ich moce przerobowe

Po zapoznaniu wolontariuszy z pracą w Asanie, możesz sprawdzać status wszystkich projektów, nad którymi pracują w jednym miejscu.

Portfolio są pewnego rodzaju bazą danych, w której możesz uporządkować i monitorować prace w wielu projektach jednocześnie. Z poziomu portfolio możesz śledzić również moce przerobowe zespołu, korzystając z widoku Obciążenia pracą. Rozpocznij od utworzenia portfolio, a następnie dodaj do niego powiązane projekty.

właśnie dlatego publikowanie regularnych aktualizacji statusu jest ważne. Będą pojawiać się one w jednym miejscu, umożliwiając łatwe monitorowanie projektów i szybkie wykrycie potencjalnych opóźnień.