Haiti, bogate kulturowo państwo karaibskie, które dzieli wyspę z Republiką Dominikańską, ma długą historię klęsk żywiołowych. Jedną z największych było trzęsienie ziemi o sile 7,0 stopni w skali Richtera w 2010 roku, które miało miejsce niecałe 32 km od stolicy kraju. Chociaż szacunki dotyczące liczby ofiar śmiertelnych są różne, wiele osób uważa, że zginęło ponad 200 tys. ludzi. A w 2016 roku huragan Matthew przeszedł przez kraj, pozostawiając ponad 500 ofiar śmiertelnych i ponad milion osób bez dachu nad głową.

Hope for Haiti, organizacja non-profit zajmująca się poprawą jakości życia Haitańczyków, zwłaszcza dzieci, była na miejscu przed, w trakcie i po tych katastrofach. Organizacja wspiera Haitańczyków i pomaga im wyjść z ubóstwa poprzez programy, które koncentrują się na edukacji, opiece zdrowotnej, infrastrukturze, dostępie do wody oraz pożyczkach i dotacjach dla haitańskich firm i przedsiębiorców.

Skyler Badenoch jest dyrektorem generalnym Hope for Haiti od trzech lat, ale jego miłość do Haiti narodziła się ponad trzynaście lat temu. Był świadkiem działań Hope for Haiti w odpowiedzi na trzęsienie ziemi w 2010 roku i sam udzielił pomocy. Dziś nadzoruje 65-osobowy zespół zarówno na Haiti, jak i w Stanach Zjednoczonych. Dziesięciu członków jego zespołu pracuje w Stanach Zjednoczonych i zajmuje się pozyskiwaniem funduszy, marketingiem, wsparciem administracyjnym, finansami i zarządzaniem, podczas gdy pozostałych 55 osób, pracujących na Haiti, to lekarze, pielęgniarki, nauczyciele i administratorzy – wszyscy Haitańczycy. Ta dwunarodowa organizacja zobowiązuje się do przejrzystości, odpowiedzialności i dobrego zarządzania. Jest to również jedna z najwyżej ocenianych organizacji non-profit przez zewnętrzne platformy ratingowe, takie jak Charity Navigator i Guidestar. Przestrzegając najlepszych praktyk w swojej pracy, budują zaufanie do Haiti i filantropii w ogóle.

Jak rozwój doprowadził do potrzeby zmiany

W 2007 roku Hope for Haiti zarządzała rocznym budżetem w wysokości 1 miliona dolarów i czterema pracownikami na Haiti. Od tego czasu liczba pracowników wzrosła 15-krotnie, a budżet 4-krotnie – i to bez uwzględnienia programu darowizn rzeczowych, który rozrósł się do 11 milionów dolarów (ponad 10-krotny wzrost). Chociaż rozwój organizacji doprowadził do zwiększenia jej wpływu na Haiti, ujawnił również wyzwania, takie jak nieefektywna komunikacja, relacje z darczyńcami i raportowanie.

W miarę rozwoju organizacji komunikacja zaczyna być wąskim gardłem. W miarę rozwoju organizacji komunikacja często zawodzi. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

W najnowszej analizie SWOT organizacji – którą przeprowadza się co kilka lat – wiele osób wskazało komunikację w ramach projektów i z darczyńcami jako obszar wymagający poprawy w organizacji. W rezultacie Skyler postanowiła przeanalizować platformy, które mogłyby pomóc im w komunikacji i zarządzaniu pracą w jednym miejscu.

Poszukiwanie rozwiązania

Uzbrojony w wyniki analizy SWOT, Skyler szybko zidentyfikował cztery obszary, w których platforma do zarządzania pracą mogłaby usunąć wąskie gardła. Musiał:

• W miarę możliwości usprawnić i zautomatyzować procesy, takie jak reagowanie na katastrofy, protokoły awaryjne, wnioski o dotacje i zarządzanie nimi oraz raportowanie.

• Zwiększyć wgląd w pracę realizowaną w całej organizacji, aby członkowie zespołu nie musieli pisać do siebie z prośbą o aktualizacje.

• Scentralizować komunikację w jednym miejscu, od dyskusji i spotkań zespołu po relacje z darczyńcami i raportowanie.

• Usprawnić zarządzanie projektami i raportowanie, aby projekty przebiegały sprawnie, proces raportowania był prosty, a darczyńcy darzyli organizację zaufaniem.

Po wypróbowaniu innego lekkiego narzędzia do zarządzania pracą Skyler był rozczarowany – nie było ono wystarczająco intuicyjne ani solidne, aby sprostać potrzebom jego zespołu. Jednak kiedy jego coach wykonawczy, współpracownik i kolega z branży zasugerowali Asanę, postanowił wypróbować bezpłatną wersję, aby sprawdzić, czy spełni ona potrzeby organizacji.

Na podstawie przeprowadzonych badań Skyler wiedział, że najlepszym sposobem na to, aby Asana odniosła sukces, będzie uzyskanie poparcia kierownictwa. Postanowił najpierw przekonać kluczowych liderów do korzystania z Asany i sprawić, by czuli się z tym komfortowo, a następnie udostępnić ją innym członkom organizacji. Zaczął więc używać Asany ze swoim zespołem, aby śledzić cotygodniowe wyznaczanie celów i spotkania statusowe. W poniedziałkowe poranki każdy z nich dodawał do wspólnego projektu w Asanie trzy cele zawodowe i jeden cel osobisty. Przez cały tydzień członkowie zespołu dzielili się postępami za pomocą komentarzy.

Korzystanie z Asany do śledzenia tych tygodniowych celów szybko stało się dla zespołu czymś automatycznym. Mogli sprawdzać status każdego celu, a zadania te pełniły rolę wbudowanej agendy na cotygodniowe spotkanie, co natychmiast poprawiło zdolność zespołu do komunikacji.

Nasza komunikacja jako zespołu przywódczego natychmiast się poprawiła, gdy zaczęliśmy śledzić nasze tygodniowe cele w Asanie. Dodatkowo dało mi to możliwość szybkiego sprawdzenia naszych postępów w realizacji priorytetów w całej organizacji.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

Wdrożenie w całej organizacji

Chociaż Hope for Haiti rozpoczęła pracę z darmowym planem Asany, organizacja wiedziała, że dzięki płatnym funkcjom może działać bardziej efektywnie. Dlatego w połowie marca 2020 roku, kiedy Asana ogłosiła, że zaoferuje bezpłatne plany Asana Business organizacjom non-profit pracującym na pierwszej linii badań medycznych i pomocy w związku z COVID-19, Skyler złożyła wniosek, a Asana przekazała bezpłatny plan Business na następne 12 miesięcy.

Z pomocą Asana Business Skyler zaczęła szukać sposobów na przeniesienie całej platformy pracy całej organizacji. Największa i najważniejsza inicjatywa – roczny Plan strategiczny – była pierwsza w kolejce, a Skyler zwróciła się o pomoc do Doradców ds. Asany. Dzięki wskazówkom doradcy Skyler i zespół przekształcili swój złożony plan obejmujący wiele celów, strategii i taktyk w projekty w Asanie. Teraz zespół Hope for Haiti korzysta z Portfolio, aby śledzić pracę nad Planem strategicznym w całej organizacji, oraz z osi czasu projektów, aby śledzić postępy i tworzyć raporty o statusie. Po przeniesieniu podstawowej działalności organizacji do Asany Skyler miał pewność, że Asana jest właściwym rozwiązaniem dla jego zespołu.

Pomoc Doradcy ds. Asany w przeniesieniu naszego Planu strategicznego na platformę pozwoliła nam zaoszczędzić czas, usunąć ogromną przeszkodę we wdrożeniu i dała nam pewność, że Asana jest dla nas właściwym rozwiązaniem.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

Korzystanie z Asany w całej organizacji

Po stworzeniu podstaw w postaci tygodniowych celów i projektów Planu strategicznego w Asanie, Skyler i organizacja rozszerzyli zakres korzystania z Asany na kolejne przepływy pracy, w tym:

• Składanie wniosków o dotacje i zarządzanie nimi: zespół z siedzibą w USA korzysta z Asany do zarządzania działaniami związanymi z pozyskiwaniem funduszy, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili. Ponadto, gdy analiza SWOT wykazała nieefektywność w pozyskiwaniu dotacji i raportowaniu na ich temat, zespół przeniósł te procesy do Asany. Obecnie zespół korzysta z Asany do zarządzania wnioskami o dotacje, raportowaniem i oczekiwanymi przychodami pieniężnymi z dotacji.

Zarządzanie dotacjami ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozyskanie funduszy jest bardzo trudne. Wzrost wydajności, jaki osiągnęliśmy dzięki Asanie, pomaga nam stać się bardziej konkurencyjną organizacją, dzięki czemu możemy poszukiwać nowych źródeł finansowania i oszczędzać czas.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

• Zgodność z protokółami: zespół z Haiti korzysta z Asany do wszystkiego, od komunikacji wewnętrznej po raportowanie i protokoły dotyczące COVID-19. W sytuacjach kryzysowych, takich jak pandemia COVID-19, zespół korzysta z Asany do tworzenia i wdrażania protokołów reagowania. Na przykład ustanowili oni w swojej przychodni złożoną procedurę przyjmowania i leczenia pacjentów, która obejmuje m.in. pomiar temperatury, stanowisko do mycia rąk, dystrybucję masek i nie tylko. Dokumentują protokół w projekcie w Asanie i wykorzystują go do komunikacji wewnętrznej, upewniając się, że każdy pracownik wykonuje niezbędne kroki.

Kiedy pojawił się COVID-19, nasza organizacja miała wyjątkowe kwalifikacje do reagowania na tego typu katastrofę – w naszym zespole i zarządzie są lekarze, mamy doświadczenie w pracy w sytuacjach kryzysowych – ale nadal potrzebowaliśmy narzędzia organizacyjnego, takiego jak Asana, które pomogłoby nam zarządzać procesem.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

• Śledzenie darowizn rzeczowych: w tym roku celem programu jest przekroczenie 20 milionów dolarów darowizn – prawie dwukrotność ich zwykłego celu wynoszącego 11 milionów dolarów – które obejmują leki, środki medyczne i sprzęt, które należy dostarczyć na Haiti, importować i rozprowadzać wśród partnerów i osób najbardziej potrzebujących. Proces jest teraz śledzony w Asanie, zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych Excela.

Lepsze doświadczenia darczyńców dzięki Asanie

Dzięki Asana Business Hope for Haiti może teraz szybciej współpracować z darczyńcami. Niedawno organizacja została wybrana przez profesjonalną tenisistkę Naomi Osakę do otrzymania darowizny w wysokości 25 000 USD z tytułu jej udziału w turnieju gier online, aby wesprzeć działania pomocowe związane z COVID-19. Zespół Hope for Haiti korzystał z Asany, aby zarządzać tą relacją, upewniając się, że wysyła właściwe materiały i nie pomija żadnego punktu kontaktu z zespołem Naomi.

A kiedy Hope for Haiti otrzymała darowiznę, chciała poinformować Naomi o jej wpływie. Przed wprowadzeniem Asany proces ten wiązałby się z wieloma plikami i długim wątkiem wiadomości e-mail. Jednak dzięki śledzeniu wpływu darowizny w Asanie zespół był w stanie przygotować raport i udostępnić go Naomi w zaledwie kilka tygodni.

Bez Asany nie bylibyśmy w stanie tak szybko przygotować raportów na temat wkładu Naomi Osaki.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny

Powrót do fundamentów

Chociaż COVID-19 zmienił priorytety Hope for Haiti (i był przykładem tego, jak szybko organizacja może zareagować w obliczu sytuacji kryzysowej, korzystając z Asany), Skyler i zespół pozostają mocno zaangażowani w realizację swoich podstawowych inicjatyw: poprawy dostępu do wysokiej jakości edukacji, opieki zdrowotnej, czystej wody pitnej, darowizn medycznych w naturze i możliwości ekonomicznych. Dzięki Asanie Skyler wie, że wpływ organizacji na te inicjatywy będzie tylko wzrastał dzięki nowo odkrytej wydajności i procesom.

A dzięki odnowionemu połączeniu między podstawowymi wartościami organizacji a sposobem, w jaki realizuje ona swoje cele, Hope for Haiti jest lepiej niż kiedykolwiek przygotowana do dalszego przekraczania swoich celów. Na przykład zespół będzie korzystał z Asany do planowania corocznej zbiórki pieniędzy Hike for Haiti, która zachęca ludzi z całego świata do wspólnej wędrówki w geście solidarności z dziećmi w wieku szkolnym, które na Haiti pokonują nieracjonalnie długie dystanse, aby dostać się do szkoły. Zmiany, które Skyler i jego zespół mają nadzieję wprowadzić, to duże wyzwanie, ale jego zespół jest lepiej niż kiedykolwiek przygotowany do podjęcia tej podróży i wywarcia wpływu na ukochane Haiti z pomocą Asany.

Jako dyrektorowi generalnemu trudno było mi wiedzieć, co dzieje się w każdym zespole. Asana zapewnia mi wgląd we wszystkie działania – od pozyskiwania funduszy i zarządzania darczyńcami po operacje w terenie.

Skyler Badenoch, dyrektor generalny