Hope for Haiti poprawia jakość życia wielu Haitańczyków dzięki Asanie

Haiti, bogaty kulturowo kraj karaibski, dzielący wyspę z Dominikaną, ma długą historię klęsk żywiołowych. Jedną z największych było trzęsienie ziemi o magnitudzie 7,0 w 2010 roku, niecałe 30 km od stolicy kraju. Chociaż szacunki dotyczące liczby ofiar różnią się, wiele osób uważa, że zginęło ponad 200 000 osób. W 2016 roku przez kraj przeszedł huragan Matthew , w wyniku którego zginęło ponad 500 osób, a ponad milion pozostało bez dachu nad głową.

Hope for Haiti, organizacja non-profit zajmująca się poprawą jakości życia mieszkańców Haiti, zwłaszcza dzieci, była wraz z nimi przed, w trakcie i po tych katastrofach. Organizacja wspiera i pomaga Haitańczykom wyjść z ubóstwa, wdrażając programy, które koncentrują się na edukacji, opiece zdrowotnej, infrastrukturze, dostępie do wody oraz pożyczkach i dotacjach dla haitańskich firm i przedsiębiorców.

Skyler Badenoch jest dyrektorem generalnym Hope for Haiti od trzech lat, ale jego miłość do Haiti zaczęła się ponad trzynaście lat temu. Był świadkiem reakcji Hope for Haiti na trzęsienie ziemi w 2010 roku i sam udzielił pomocy jego ofiarom. Dziś nadzoruje zespół składający się z 65 osób zarówno na Haiti, jak i w Stanach Zjednoczonych. Dziesięciu członków zespołu pracuje w Stanach Zjednoczonych, koncentrując się na pozyskiwaniu funduszy, marketingu, wsparciu administracyjnym, finansach i zarządzaniu, podczas gdy pozostałych 55 pracowników działa na Haiti – są to lekarze, pielęgniarki, edukatorzy i administratorzy, a wszyscy są Haitańczykami. Ta dwunarodowa organizacja stawia na przejrzystość, odpowiedzialność i dobre zarządzanie. Jest ona również jedną z najwyżej ocenianych organizacji non-profit – oceny dokonywane są przez zewnętrzne platformy ratingowe, takie jak Charity Navigator i Guidestar. Poprzez wdrażanie najlepszych praktyk członkowie zespołu budują zaufanie darczyńców do mieszkańców Haiti i filantropii.

Jak wzrost doprowadził do potrzeby zmian

W 2007 roku Hope for Haiti zarządzało rocznym budżetem w wysokości 1 miliona dolarów i czterema pracownikami działającymi na Haiti. Od tego czasu liczba pracowników wzrosła 15-krotnie, a budżet 4-krotnie. Szacunki nie uwzględniają jednak programu darowizn rzeczowych, którego wartość wzrosła do 11 milionów dolarów (ponad 10-krotnie). Chociaż rozwój organizacji doprowadził do zwiększenia jej wpływu na Haiti, ujawnił również wyzwania, takie jak nieefektywna komunikacja, relacje z darczyńcami i raportowanie.

W najnowszej analizie SWOT, którą organizacja przeprowadza co kilka lat, wiele osób wskazało komunikację w ramach projektów i z darczyńcami jako obszar wymagający poprawy. W rezultacie Skyler postanowił zapoznać się z platformami, które mogłyby pomóc w komunikacji i zarządzaniu pracą w jednym miejscu.

Poszukiwanie rozwiązania

Po uzyskaniu wyników analizy SWOT Skyler szybko zidentyfikował cztery obszary, w obrębie których platforma do zarządzania pracą mogłaby usunąć wąskie gardła. Wyznaczył następujące cele:

• usprawnienie i automatyzacja procesów w jak najszerszym zakresie, obejmujące m.in. reagowanie na katastrofy, protokoły na wypadek sytuacji kryzyowej, wnioski o dotacje i zarządzanie nimi oraz raportowanie;

• zwiększenie widoczności pracy wykonywanej w całej organizacji, tak aby członkowie zespołu nie musieli kontaktować się ze sobą w celu uzyskania najnowszych informacji;

• centralizacja komunikacji w jednym miejscu, od dyskusji i spotkań kontrolnych po relacje z darczyńcami i raportowanie;

• ulepszenie procedur zarządzania projektami i raportowania, aby usprawnić przebieg projektów, ułatwić składanie raportów i zwiększyć zaufanie darczyńców.

Po wypróbowaniu innego niewielkiego narzędzia do zarządzania pracą Skyler był rozczarowany – nie było ono na tyle intuicyjne i solidne, aby sprostać potrzebom jego zespołu. Jednak gdy jego trener wykonawczy, współpracownik i partner z branży polecili mu Asanę, postanowił wypróbować bezpłatną wersję, aby sprawdzić, czy spełnia ona potrzeby organizacji.

Dzięki wcześniejszym analizom Skyler wiedział, że najlepszym sposobem na wdrożenie Asany będzie uzyskanie poparcia kadry kierowniczej. Postanowił najpierw przekonać do niej najważniejszych kierowników – poprosił ich o skorzystanie z narzędzia – a następnie udostępnić ją innym członkom organizacji. Wraz ze swoim zespołem zaczął używać Asany do śledzenia procesu cotygodniowego wyznaczania celów i spotkań kontrolnych. W poniedziałki o poranku każdy członek zespołu dodawał do wspólnego projektu w Asanie trzy cele zawodowe i jeden cel osobisty. Przez cały tydzień członkowie kontaktowali się ze sobą za pomocą komentarzy.

Używanie Asany do śledzenia tych cotygodniowych celów szybko stało się dla zespołu czymś zupełnie normalnych. Członkowie mogli poznać status każdego celu, a zadania służyły jako wbudowana agenda na każde cotygodniowe spotkanie, co natychmiast poprawiło zdolność zespołu do komunikacji.

Wdrożenie narzędzia w całej organizacji

Chociaż Hope for Haiti rozpoczęło korzystanie z Asany od bezpłatnego planu, organizacja wiedziała, że może działać skuteczniej dzięki płatnym funkcjom. W połowie marca 2020 roku, gdy Asana ogłosiła, że zaoferuje bezpłatny dostęp do planów Asana Business organizacjom non-profit wspierającym badania medyczne i pomagającym w walce z COVID-19, Skyler złożył wniosek, po czym zapewnił organizacji dostęp do planu Business na okres kolejnych 12 miesięcy.

Dzięki możliwościom Asana Business Skyler zaczął szukać sposobów na przeniesienie pracy całej organizacji na tę platformę. Największą i najważniejszą inicjatywą był roczny plan strategiczny, dlatego Skyler zwrócił się o pomoc do doradców Asany . Dzięki wskazówkom doradcy Skyler i jego zespół przekształcili złożony plan obejmujący wiele celów, strategii i taktyk w projekty dostępne w Asanie. Obecnie zespół Hope for Haiti korzysta z portfolio, aby śledzić pracę w ramach planu strategicznego w całej organizacji, a także z osi czasu projektów, aby monitorować postępy i tworzyć raporty o statusie. Po przeniesieniu najważniejszych elementów organizacji do Asany Skyler miał pewność, że narzędzie to jest właściwym rozwiązaniem dla jego zespołu.

Korzystanie z Asany w całej organizacji

Po wyznaczeniu celów tygodniowych i określeniu projektów planu strategicznego w Asanie Skyler i organizacja rozszerzyli zakres korzystania z tego narzędzia, aby uwzględnić więcej przepływów pracy, takich jak:

• Wnioski o dotacje i zarządzanie nimi: zespół ze Stanów Zjednoczonych używa Asany do zarządzania działaniami związanymi z pozyskiwaniem funduszy, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili. Ponadto gdy w ramach analizy SWOT zidentyfikowano nieskuteczne sposoby pozyskiwania dotacji i opracowywania raportów dotyczących ich statusu, również te procesy zostały przeniesione do Asany. Obecnie zespół używa Asany do zarządzania wnioskami o dotacje, raportowaniem i oczekiwanymi przychodami pieniężnymi z dotacji.

• Zgodność z protokołami: zespół z Haiti używa Asany do realizacji wszystkich zadań, od komunikacji wewnętrznej po raportowanie i protokoły COVID-19. W razie wystąpienia sytuacji kryzysowej, takiej jak pandemia COVID-19, zespół używa Asany do tworzenia i wdrażania protokołów reagowania. Opracował na przykład skomplikowaną procedurę przyjmowania i leczenia pacjentów w swojej przychodni, która obejmuje m.in. pomiar temperatury, mycie rąk, rozdawanie masek i nie tylko. Protokół ten jest dokumentowany w projekcie dostępnym w Asanie i wykorzystywany do komunikacji wewnętrznej, dzięki czemu każdy pracownik może postępować zgodnie z instrukcjami.

• Śledzenie darowizn rzeczowych: w tym roku celem programu jest przekroczenie kwoty 20 milionów dolarów w postaci darowizn – prawie dwukrotnie więcej niż zwykle, czyli 11 milionów dolarów. Obejmuje on elementy takie jak leki, zaopatrzenie medyczne i urządzenia, które muszą zostać dostarczone na Haiti, sprowadzone i rozdane partnerom i osobom najbardziej potrzebującym. Proces ten jest aktualnie śledzony w Asanie, a nie w arkuszach kalkulacyjnych Excel.

Poprawa jakości doświadczenia darczyńców dzięki Asanie

Dzięki Asana Business Hope for Haiti może teraz szybciej współpracować z darczyńcami. Niedawno organizacja otrzymała od profesjonalnej tenisistki, Naomi Osaki, darowiznę w wysokości 25 000 USD, która została zebrana dzięki udziałowi Naomi w turnieju gier online zorganizowanym w celu wsparcia walki z COVID-19. Zespół Hope for Haiti korzystał z Asany, aby zarządzać współpracą i upewnić się, że wysłano odpowiednie materiały i nieustannie kontaktowano się z zespołem Naomi.

Gdy organizacja Hope for Haiti otrzymała darowiznę, chciała poinformować Naomi o wpływie, jaki był dzięki niej możliwy. Przed wdrożeniem Asany proces ten wymagałby utworzenia wielu plików i długiego wątku w wiadomości e-mail. Jednak dzięki śledzeniu wpływu dotacji w Asanie zespół był w stanie przygotować raport i udostępnić go Naomi w ciągu zaledwie kilku tygodni.

Powrót do podstaw

Chociaż pandemia COVID-19 zmieniła obszar zainteresowania Hope for Haiti (i była przykładem na to, jak szybko organizacja może zareagować w obliczu sytuacji kryzysowej, korzystając z Asany), Skyler i zespół nadal mocno angażują się w realizację swoich podstawowych inicjatyw, takich jak zwiększenie dostępu do solidnej edukacji, opieki zdrowotnej, czystej wody pitnej, darowizn rzeczowych na cele medyczne oraz zwiększenie możliwości gospodarczych. Dzięki Asanie Skyler wie, że wpływ organizacji na te inicjatywy będzie się zwiększał dzięki nowo odkrytej wydajności i procesom.

Dzięki odbudowie powiązań między podstawowymi wartościami organizacji a sposobem, w jaki realizuje ona swoje cele, Hope for Haiti jest lepiej niż kiedykolwiek przygotowane do dalszego przekraczania swoich własnych celów. Na przykład zespóły Hike for Haiti będzie używał Asany do planowania corocznej zbiórki pieniędzy zachęcającej ludzi z całego świata do wspólnej wędrówki na rzecz dzieci w wieku szkolnym, które na Haiti pokonują ogromne odległości, aby dotrzeć do szkoły. Zmiany, które chcą wprowadzić Skyler i jego zespół, stanowią ogromne wyzwanie, ale dzięki Asanie wszyscy są lepiej niż kiedykolwiek przygotowani do osiągnięcia tego celu i wywarcia pozytywnego wpływu na ukochane Haiti.