Kosten-batenanalyse sjabloon

Beslissingen over producten nemen is moeilijk. Vooral als je voor beslissingen staat die een grotere impact hebben, is het gemakkelijk om er te veel over te piekeren en aan jezelf te twijfelen. Maar gelukkig kunnen tools en raamwerken zoals kosten-batenanalyses helpen.

Een digitale kosten-batenanalyse (KBA) lijkt op een voor- en nadelenlijst, waarin je alle verwachte voordelen van een nieuw project, idee of strategie schetst, afgezet tegen de kosten. Maar in tegenstelling tot die papieren vellen kun je een kosten-batenanalyse sjabloon één keer maken, en het vervolgens voor elke nieuwe beslissing hergebruiken en aanpassen - wat je in de toekomst ontelbare uren bespaart. 

Wat is een kosten-batenanalyse sjabloon?

Je sjabloon voor kosten-batenanalyse is een beslis-tool voor projectplanning die je helpt te beslissen of je al dan niet met een project door moet gaan. Dit sjabloon helpt je de totale kosten als je met een project doorgaat (inclusief onverwachte kosten) te visualiseren, afgezet tegen de totale baten.

Je sjabloon voor kosten-batenanalyse is een blanco lei voor elk nieuw projectidee. Je kunt er de haalbaarheid van elk project mee vaststellen en beslissen of het de moeite waard is het uit te voeren. Het gebruik van een sjabloon bespaart je het extra werk dat erbij komt kijken als je telkens opnieuw een analyse moet maken, en helpt je om op basis van eenvoudige wiskunde de beste handelwijze te kiezen.

Waarom is het belangrijk een kosten-batenanalyse sjabloon te gebruiken?

Je zult je sjabloon niet voor elk nieuw project hoeven te gebruiken. Je profiteert het meest van een KBA:

• Als je brainstormt over een nieuw product, een nieuwe functie of strategie.

• Als je zakelijke beslissingen moeten nemen die een grote impact hebben op je OKR's en KPI's.

• Als je beperkte middelen of cashflow hebt, en je niet zeker weet wat je voorrang moet geven.

Een kosten-batenanalyse sjabloon maken

In je sjabloon wil je ruimte om de kosten, baten en risico's te berekenen om de totale geldwaarde van je project te kunnen bepalen. Let ook op immateriële voordelen en kosten die je resultaat kunnen beïnvloeden, zoals de rekening voor het verwarmen van het kantoor in de winter. 

Om je KBA te vereenvoudigen, maak je je sjabloon met projectbeheersoftware Dit kan je helpen:

• Sla je sjabloon op en maak het toegankelijk voor alle belanghebbenden.

• Categoriseer elk middel als indirecte of directe kosten of baten.

• Koppel aan elk item (ook aan immateriële kosten) een waarde.

• Bereken automatisch je break-even en kostenratio voor elke analyse.

• Volg de voortgang van je kosten-batenanalyses over een willekeurig tijdsbestek.

Input vs. output

In een kosten-batenanalyse geldt: input = kosten en output = baten.

Maak voor je sjabloon een rubriek voor zowel inputs als outputs. Om de totale projectkosten te krijgen, tel je zowel de indirecte als de directe kosten en baten voor je project op, en ook de risico's. Als je bijvoorbeeld een nieuw softwareprogramma ontwikkelt, tel je daar de fysieke zaken bij op die je voor de software nodig hebt (computers en een team), en ook de potentiële kosten, zoals hogere wifi-kosten.

Andere voorbeelden van input:

• Salarissen voor nieuw teamleden

• Betaalde opleidingen of software

• Productiekosten

Andere voorbeelden van output:

• Productieverhoging van 10%

• Hogere klanttevredenheid

• Inkomstengroei

Je merkt misschien dat sommige van je kosten en baten niet in geld uit te drukken zijn. Als dat het geval is, doe dan je best om er een eurobedrag aan toe te kennen. Een hogere klanttevredenheid hangt bijvoorbeeld samen met een hogere verkoop. Dit wetende, probeer je je voor te stellen hoeveel je denkt dat de verkoop over een bepaalde periode zal stijgen als je de klanttevredenheid met je nieuwe project kunt opkrikken.

Wanneer moet je je kosten-batenanalyse sjabloon gebruiken?

Als het eenvoudig kosten-batenanalyse sjabloon eenmaal gemaakt is, kun je het op elk moment dat je een KBA moet uitvoeren gebruiken. Maar de beste momenten om ze uit te voeren zijn:

• Voordat de levenscyclus van het project begint. 

• Wanneer je een klantgerichte beschrijving van je product- of dienstenniveaus moet maken (dat wil zeggen het prijsplan dat je op je website of in je marketingmateriaal vermeldt).

• Wanneer je moet zien of de middelen voor een project beschikbaar zijn.

• Wanneer je moet laten zien dat je investering rendement oplevert.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat hen ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen maken. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

Aanbevolen apps

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales-behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana en lever zo geweldige klantervaringen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

Veelgestelde vragen