홍보 계획 템플릿

홍보(Public Relations, PR) 활동을 수행하면 회사의 인지도를 쌓고 대상 고객과의 신뢰를 구축할 수 있습니다. 따라서 일관성 있고 체계적인 PR이 매우 중요합니다. 일관성과 체계성이 없다면 브랜드의 이미지가 어수선해 보이거나 최악의 경우 아주 혼란스러워 보일 것입니다. 하지만 수많은 직원이 근무하는 대규모 조직에서 이러한 수준의 일관성을 어떻게 관리할 수 있을까요? 바로 PR 계획 프로세스를 위한 단계별 가이드, 즉 홍보 계획 템플릿을 생성하여 관리할 수 있습니다.

홍보 계획 템플릿이란?

홍보 계획 템플릿은 PR 계획 프로세스를 정리하여 저장한 것입니다. 홍보 계획 템플릿은 단계별 가이드의 역할을 하여 팀원 누구나 놓치는 사항 없이 PR 계획을 세우고 개발할 수 있습니다. 

PR 계획 템플릿을 홍보 캠페인을 성공적으로 진행하는 데 필요한 모든 것을 정리한 실행 계획이라고 생각하세요. 템플릿을 사용하여 PR 계획을 세우면 미디어 엠바고 계획, 교류 중인 발행사, 언론사 등과 같은 핵심 세부 정보를 모든 미디어 계획에 포함할 수 있습니다. 

홍보 계획 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

PR 작업은 일반적으로 부서 간 협력이 필요합니다. PR 담당자는 미디어와의 연결 구축 및 커뮤니케이션 계획 수립을 담당하는 동시에 이를 지원할 다른 팀과 협력할 것입니다. 일반적으로 이러한 일에는 회사의 마케팅 전략에 맞춰 조정하는 것과 PR 캠페인과 콘텐츠 마케팅의 시기를 계획하는 것이 포함됩니다. 이 외에도 제품팀과 협력하여 기술 사양을 확인해야 할 수도 있습니다. 어떤 회사에서 근무하든 PR 업무는 협력을 통해 진행됩니다.

또한 PR 프로세스의 단계는 매우 중요합니다. 예를 들어, 법무팀에서 모든 보도 자료를 확인하도록 하거나 오전 6시까지 콘텐츠 엠바고 조치를 취하도록 할 수 있습니다. 이처럼 작지만 핵심적인 모든 세부 정보를 한 곳에서 추적함으로써 누락되는 사항 없이 누구나 PR 캠페인을 진행할 수 있습니다.

따라서 견고한 프로세스를 갖추는 것은 매우 중요합니다. 홍보 계획을 위한 템플릿을 사용하면 여러 부서를 조율하는 데 도움이 되며 동시에 중요한 모든 단계를 계획에 포함할 수 있습니다. 업무 관리 플랫폼에서 홍보 계획 템플릿을 만들면 팀이 신속하게 교류할 수 있으며 언제 어떤 일이 진행되는지 항상 전체적으로 파악할 수 있습니다. 이를 통해 모든 일을 빠짐없이 추적할 수 있습니다.

홍보 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용

PR 계획 템플릿에는 팀의 특정한 필요가 요약되어야 합니다. 템플릿을 생성할 때 먼저 아래의 섹션을 만든 다음 팀에 맞게 템플릿을 맞춤화하세요.

• 리소스: 대상 고객, 시장 조사 및 홍보 전략에 대해 이미 수집된 모든 정보를 포함하세요. 이렇게 하면 PR 캠페인 전반에 걸쳐 필요한 문서에 쉽게 접근할 수 있을 뿐만 아니라 해당 계획이 더 큰 PR 목표 및 이니셔티브와 어떻게 연계되는지 보여줍니다.

• 담당자: 특정 팀원에게 관련 섹션과 작업을 배정하면 이해관계자가 특정 실행 과제를 담당하는 팀원을 파악할 수 있습니다. 따라서 이해관계자는 적절한 담당자에게 문의하여 더 빠르게 답변을 얻을 수 있습니다.

• 미디어 매체: 홍보를 위해 커뮤니케이션하는 모든 플랫폼을 포함하세요. 여기에는 기존 발행사뿐만 아니라 그 외 플랫폼도 포함할 수 있습니다. 소셜 미디어 캠페인을 진행 중이라면 인플루언서를 포함하세요. 타 회사의 마케팅 커뮤니케이션 팀과 협력 중이라면 해당 회사를 나열하세요. 

• 보고서: PR 계획 템플릿의 마지막 섹션에는 어떻게 성공을 측정할지를 표시해야 합니다. 구체적인 내용을 기재하세요. 예를 들어, 순위를 높이거나 상을 받거나 단기적 이익을 얻고자 할 수 있습니다. 각각의 목표는 다르기 때문에 다양한 유형의 보고서가 필요합니다.

홍보 계획 템플릿을 사용하는 방법

홍보 계획 템플릿은 단순한 개요 이상의 역할을 합니다. 홍보 계획 템플릿은 대중의 눈에 띄는 중대한 실수를 하지 않도록 회사를 보호하는 업데이트 가능한 문서와도 같습니다. 이러한 의미에서 템플릿을 사용하는 가장 중요한 목적은 회사 PR 프로세스의 단계별 가이드 역할을 하는 것입니다.

특정 상황에 따라 이러한 단계에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 견적 확인을 위해 출시 전 고객에게 연락하기.

• 필요에 따라 법무팀 또는 경영진과 내용 점검하기.

• 언론사에 연락하여 미디어 배치 논의하기.

• 적절한 시기에 정보가 공개될 수 있도록 모든 뉴스에 대해 미디어 엠바고 조정하기.

• 보도 자료 템플릿을 사용하여 새로운 발표에 대한 핵심 메시지 작성하기.

• 적절한 시기에 적합한 사람들과 올바른 세부 정보를 공유하기 위해 필요에 따라 계획 발표 시간을 세세하게 조정하기.

• 중대 발표 후 후속 질문을 적합한 임원에게 보내기.

• 지표를 수집하여 캠페인에 대한 전반적인 반응 분석하기. 

PR을 처음 수행하는 사람이든 숙련된 전문가든 PR 계획 템플릿을 사용하면 항상 최상의 홍보 캠페인을 제작하는 데 도움이 됩니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 목표: Asana의 목표 기능은 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무를 직접 목표에 연결하여 팀원들이 손쉽게 자신들이 수행하고 있는 업무의 방향성을 파악할 수 있습니다. 목표는 목표를 달성하기 위해 수행하는 업무와 분리된 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 자신이 맡은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 명확하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 팀원들이 더 나은 의사 결정을 할 수 있게 되며, 필요한 경우 회사의 전략을 지원하는 프로젝트가 무엇인지 파악하고 측정 가능한 결과를 만들어내는 업무를 우선적으로 처리할 수 있게 됩니다. 

추천 앱

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