보도 자료: 눈에 띄는 스토리를 발표하는 방법(템플릿 포함)

언론 보도는 훌륭한 홍보 수단입니다. 아무리 뛰어난 마케팅 전략을 갖고 있더라도 사람들은 제3자의 의견에 가치를 두기 때문입니다. 새로운 레스토랑의 광고가 눈길을 끌 수는 있지만, 해당 레스토랑이 음식의 품질에 대해 정직하게 말하고 있는지 알 수 있는 방법은 없습니다. 하지만 잡지에서 해당 레스토랑에 대한 긍정적인 리뷰를 읽는다면 생각이 달라질 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 제3자의 추천이 있으면 선택에 대해 더 확신을 가질 수 있습니다.

돋보이는 보도 자료를 보내면 기자들이 이를 언론에 홍보하여 회사에 가치 있고 신뢰할 수 있는 노출 기회를 제공합니다. 이 글에서는 미디어의 관심을 끌고 도달 범위를 확대할 수 있도록 강력한 보도자료를 작성하는 방법을 설명합니다.

보도 자료의 용도는 무엇인가요?

보도 자료는 관련 미디어 구성원 그룹에 회사 소식을 알리는 이야기입니다. 기업과 홍보팀은 종종 다음과 같은 내용을 발표하기 위해 보도 자료를 작성합니다.

• 제품 출시 또는 업데이트

• 합병 또는 새로운 파트너십

• 비즈니스 자금 확보

• 신임 임원 또는 이사회 구성원

보도 자료를 작성하고 배포하는 목표는 미디어 관계자들이 이를 공유하도록 하여 회사가 마케팅 활동 외에도 홍보 효과를 얻는 것입니다.

보도 자료는 누가 작성해야 하나요?

회사에 홍보팀이 있다면 홍보팀에서 보도자료를 작성하고 배포할 수 있습니다. PR 팀이 없는 경우, 보도 자료를 기자, 언론인, 블로거, 인플루언서, 뉴스 매체에 전송하는 서비스를 통해 보도 자료를 배포할 수 있습니다. 언론 매체는 매주 수백 건의 보도 자료를 받을 수 있으므로 보도 자료를 돋보이게 하는 것이 매우 중요합니다.

보도 자료를 돋보이게 하려면 다음을 수행해야 합니다.

• 오디언스를 위한 강력한 관점 선택

• 강렬한 헤드라인과 리드 작성

• 올바른 형식을 고수합니다

가장 중요한 것은 작성할 흥미로운 주제를 선택하여 보도 자료를 돋보이게 하는 것입니다. 언론은 주간 팀 회의에서 일어나는 일에 대해 읽고 싶어 하지 않을 것입니다. 대신, 새롭고 주목할 만한 일이 발생할 때 보도 자료를 작성하는 것을 고려해 보세요.

보도 자료의 10가지 구성 요소는 무엇인가요?

보도 자료에는 특정한 형식이 있습니다. 이렇게 하면 언론이 텍스트를 빠르게 훑어보고 필요한 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 효과적인 보도자료는 올바른 형식을 따르면서도 독자의 관심을 끌어야 합니다.

보도 자료에는 일반적으로 다음이 포함됩니다. 

1. 로고: 보도 자료 상단에 회사 로고를 표시하여 기자가 문서를 보낸 주체를 알 수 있도록 합니다.

2. 연락처 정보: 로고 다음에 이름, 직책, 회사명, 이메일, 전화번호를 포함한 연락처 정보를 기재합니다.

3. 배포일: 보도 자료의 배포일은 일반적으로 '즉시 배포'입니다. 즉, 보도 자료를 공개하는 즉시 미디어에 종사하는 모든 사람이 보도 자료를 공유할 수 있다는 뜻입니다. 보도 자료가 뉴스 엠바고 대상인 경우, 여기에서 이를 명확히 하는 것이 중요합니다.

4. 헤드라인 및 서브헤드라인: 헤드라인과 서브헤드라인은 매우 중요하며, 속보 기사의 일부처럼 다뤄야 합니다. 이것이 기자가 읽는 유일한 항목일 수 있으므로 관심을 끌 수 있도록 하세요.

5. 장소 및 날짜: 첫 번째 단락은 회사의 위치와 속보의 날짜로 시작합니다. 장소는 모두 대문자로 작성해야 합니다. 잘 알려진 도시에서 보도하는 경우 주를 포함할 필요가 없습니다.

6. 첫 문장: 기사의 첫 문장을 리드라고 하며, 이 문장에는 이어지는 단락에서 말하고자 하는 모든 내용이 포함되어야 합니다. 헤드라인과 마찬가지로, 이것이 기자가 읽는 유일한 문장이 될 수 있으므로, 이 문장에서 독자가 기사에 대해 알고 싶어 하는 모든 질문에 답해야 합니다.

7. 기사 내용: 두세 개의 짧은 단락으로 기사 내용을 이어가세요. 

8. 보일러플레이트: 회사에 대한 보일러플레이트 콘텐츠 또는 정보성 콘텐츠로 기사를 보완하세요.

9. 종료 표기: 모든 보도 자료는 세 개의 # 기호로 끝나야 합니다. 

10. 마지막 참고 사항: 끝 표기 아래에 있어야 하는 유일한 것은 기사에 대한 자세한 정보를 위해 독자를 회사 웹사이트, 이메일 또는 전화번호로 안내하는 마지막 참고 사항입니다. 

뉴스를 빠르게 전달할 수 있도록 보도 자료를 한 페이지로 제한하세요. 형식이 잘 갖춰져 있고, 간결하며, 강력한 서사를 담고 있는 보도 자료는 미디어에서 홍보될 가능성이 가장 높습니다.

보도 자료를 작성하는 방법: 5단계

보도 자료 형식에 익숙해지면 마침내 작성 프로세스를 시작할 수 있습니다. 보도 자료를 한 번 작성하여 여러 미디어 매체에 배포할 가능성이 높지만, 작성 대상과 그들이 듣고 싶어 하는 내용에 따라 문서를 약간 수정할 수 있습니다.

1. 뉴스 가치가 있는 스토리를 준비하세요

청중에게 전할 만한 가치 있는 뉴스가 없으면 보도 자료를 작성할 수 없습니다. 비즈니스가 보도 자료를 작성할 수 있는 뉴스 가치가 있는 스토리의 예시는 다음과 같습니다.

• 신규 제품 또는 서비스 제공

• 회사의 그랜드 오픈 또는 리브랜딩

• 새롭고 유명한 고객과의 계약 체결

• 인턴십 프로그램 또는 장학 기금 제공

• 친환경 경영을 실천하기로 결정

보도 자료는 보통 브레인스토밍을 통해 작성하는 것이 아닙니다. "오늘 어떤 내용으로 보도 자료를 작성할 수 있을까요?"라고 묻는 대신, 흥미롭고 중요한 일이 발생했을 때만 보도 자료를 공유하세요.

2. 흥미로운 헤드라인을 작성하세요

저널리즘에서 기사 제목은 '헤드(hed)'라고 하고, 부제목은 '덱(dek)'이라고 합니다. 강력한 헤드라인과 서브헤드라인을 갖추는 것은 신문이나 잡지 기사에서와 마찬가지로 보도자료에서도 중요합니다. 독자의 호기심을 자극하고 계속 읽고 싶게 만드는 단어를 신중하게 선택하세요. 헤드라인과 서브헤드라인이 흥미롭지 않다면 독자를 잃을 위험이 있습니다. 

강력한 보도 자료 헤드라인의 세 가지 특징은 다음과 같습니다.

• 명확성: 헤드라인은 독자를 오도하지 않으면서도 다음에 나올 내용에 대해 독자의 흥미를 유발해야 합니다. 

• 정보 제공: 헤드라인에 독자에게 해당 주제에 대한 정보를 제공하는 내용을 포함하세요.

• 흥미로움: 흥미로운 동사, 말장난, 언어유희를 사용하여 독자의 관심을 끌어야 합니다.

부제목은 헤드라인보다 길 수 있으므로, 여기에서 주제에 대한 더 자세한 세부 정보로 헤드라인을 뒷받침해야 합니다. Apollo Enterprises의 신규 소프트웨어 제품 출시와 관련한 효과적인 헤드라인과 서브 헤드라인의 예는 다음과 같습니다. 

• 헤드라인: '드디어 발사 성공!' Apollo가 다시 한 번 출시합니다

• 서브 헤드라인: SaaS 기업인 Apollo Enterprises가 '놀라운' SEO 제품을 공식 출시했습니다.

3. 리드에서 '5W1H'에 답합니다

헤드라인이 성공적이라면 기자들은 계속해서 기사를 읽을 것입니다. 하지만 아시다시피, 대부분의 사람들은 콘텐츠 전체를 읽을 시간이 없거나, 더 나아가 끝까지 읽기도 전에 흥미를 잃습니다. 바로 이럴 때 리드가 필요합니다. 리드는 보도 자료의 첫 문장이며, 뉴스 기사의 리드와 비슷한 역할을 해야 합니다. 

어려워 보일 수 있지만, 한 문장으로 기사에 대한 질문에 가능한 한 많이 답해보세요. 스토리의 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게에 대해 생각해 보세요. Apollo Enterprises의 신제품에 대한 리드 문장의 예는 다음과 같습니다.

리드: 오늘 디지털 마케팅을 전문으로 하는 SaaS 기업인 Apollo Enterprises가 첫 번째 SEO 제품을 출시했습니다. 이 제품은 온라인 플랫폼과 데스크톱 애플리케이션을 통해 콘텐츠 최적화 및 경쟁사 분석 도구를 제공합니다.

4. 본문 내용에서 스토리를 뒷받침하세요

기사의 나머지 부분에는 리드에서 언급한 내용을 뒷받침하는 정보가 포함되어야 합니다. 보도자료가 디지털 형식인 경우, 기사 내용에 관련 출처로 연결되는 링크를 포함하여 대화형으로 만들 수 있습니다. 또한 주요 출처의 인용문을 포함하여 기사를 더욱 신뢰할 수 있고 흥미롭게 만들 수 있습니다. 

여기서 목표는 독자의 공감을 불러일으키는 흥미로운 정보로 주제를 자세히 설명하는 것입니다. 예:

• 신제품에 대해 이야기하는 경우, 제품 개발 프로세스에 대한 엔지니어링 책임자의 인용문을 포함하세요. 

• 새로운 파트너십을 발표하는 경우, 파트너의 인용문과 향후 계획에 대한 세부 정보를 포함하세요. 

• 신규 입사자를 발표하는 경우, 해당 인물의 프로페셔널한 이미지를 포함하세요.

• 새로운 공익 프로그램을 발표하는 경우, 해당 프로그램이 누구에게 도움이 될지에 대한 통계와 세부 정보를 포함할 수 있습니다.

• 새로운 연구를 발표하는 경우, 발견한 모든 결과와 사용한 연구 방법을 추가하세요.

이 섹션에서는 스토리를 간략하게 작성하고 가장 흥미로운 세부 정보만 제공하세요.

5. 보일러플레이트로 회사를 요약하세요

보도자료의 뉴스 섹션을 완료한 후에는 보일러플레이트라고 하는 단락을 포함합니다. 두세 문장으로 독자에게 회사에 대한 간략한 설명을 제공하세요. 

보일러플레이트는 간단한 표현으로 보도자료의 '주체'와 '내용'에 대한 답을 제공하기 때문에 기자들에게 유용합니다. 이 섹션에서는 문장 구성이나 기교에 집중하기보다는 단순히 사실을 전달하세요.

보도 자료 템플릿

회사마다 보도 자료의 모습이 조금씩 다를 것입니다. 표준 10개 섹션을 준수하면서도 팀 고유의 개성을 반영하도록 하세요. 보도자료 템플릿의 예시는 다음과 같습니다. 

배포할 보도 자료를 작성할 때 이 보도 자료 템플릿 예시를 가이드로 사용하세요. 브랜드 스토리나 캠페인 내러티브를 개괄적으로 설명하는 경우, Asana의 스토리 계획 템플릿 을 사용하여 아이디어를 체계적으로 정리하고 발전시켜 보세요.

보도 자료 예시

여기에서는 Apollo Enterprises와 신제품 출시를 위한 보도 자료 예시를 보실 수 있습니다. 이 보도자료를 읽는 기자는 회사가 어떤 회사인지, 어떤 유형의 회사인지, 무엇을 발표하는지 빠르게 파악할 수 있습니다.

이 보도 자료를 완성하기 위해 Apollo Enterprises는 본문 단락의 정보로 리드를 뒷받침할 것입니다. 이를 수행할 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 신제품이 시장에 있는 다른 제품과 어떤 점이 다른지 설명합니다.

• 분석 툴의 작동 방식을 설명합니다.

• 독특한 기능을 테스트한 베타 사용자의 케이스 스터디 제공. 

보도 자료 배포를 위한 모범 사례

보도 자료를 작성하고 배포할 때 고려해야 할 대상이 두 가지 있습니다. 주요 대상은 기사를 보내는 미디어 매체이고, 부수적인 대상은 기사가 영향을 미치기를 바라는 사람들입니다.

두 대상 모두를 고려하여 보도자료를 작성하려면 다음과 같은 모범 사례를 따르세요.

• 신뢰할 수 있도록 하세요. 여러분은 여러분의 스토리가 신뢰할 수 있다는 것을 알고 있을 수 있지만, 이를 청중에게 입증해야 합니다. 신뢰성을 입증하려면 1차 출처, 인용문, 링크, 통계를 사용하세요. 보도자료에 대한 뒷받침 정보가 많을수록 좋습니다.

• 틈새 타깃을 대상으로 작성: 구할 수 있는 모든 미디어 담당자에게 보도 자료를 보내서는 안 됩니다. 마케팅 시 고객을 타겟팅하는 것과 동일한 방식으로 미디어 대상자를 타겟팅하세요. 귀하의 보도 자료는 관련 언론사에서만 관심을 가질 것이므로 적절한 담당자에게 배포해야 합니다.

• 영업적인 표현을 피하세요. 보도 자료는 영업적인 표현을 사용할 적절한 장소가 아닙니다. 미디어 관계자들은 귀사의 제품이나 뉴스 기사에 설득당하고 싶어 하지 않습니다. 그들은 귀하의 비즈니스를 공유하거나 이에 대해 글을 써야겠다는 생각이 들도록 귀하가 그들의 관심을 끌기를 원합니다.

• 크로스 채널 홍보를 준비하세요. 기자나 미디어 블로거가 인터넷을 통해 귀사의 보도 자료를 공유하는 경우, 문서를 대화형으로 만들고 소셜 미디어에 적합하게 만들어 비즈니스 성공 가능성을 높일 수 있습니다. 콘텐츠에 해시태그, 소셜 미디어 아이디, 링크, 인포그래픽 등을 포함하는 것을 두려워하지 마세요.

워크플로 관리 툴로 캠페인 추적

관련 미디어 담당자에게 언론 보도문을 보낸 후에는 누군가 이를 홍보하는지 기다려 봐야 합니다. 보도 자료 캠페인을 추적하기 위한 워크플로를 수립하면 보도 자료가 성과를 내고 있는지에 대한 인사이트를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

Asana와 같은 업무 관리 소프트웨어를 사용하면 보도자료를 계획하고, 실행하고, 성공 여부를 검토하는 데 필요한 모든 것을 갖출 수 있습니다.