進捗報告書テンプレート

プロジェクトの進捗状況はどのように行っていますか？スプレッドシートやメールのスレッド、関係者などの情報源からデータを収集してまとめ、そして長文メールでステークホルダーに送っていますか？もしそうなら、Asana の進捗報告書テンプレートを使って、もっと効率的に行いましょう。

進捗報告書 (ステータスレポート) は、プロジェクトチームのメンバーが現状を理解し、これからの予定を迅速に把握するために必要な情報です。しかし作成に大量の時間を取られていては非効率的。Asana の進捗報告テンプレートを活用して、簡単に、かつ素早く共有するようにしましょう。Asana のテンプレートには、プロジェクトの状況、概要、成果物、課題などのセクションが事前に準備されており、すぐにプロジェクト情報が把握できるように作られています。また、レポート自体が Asana のチーム作業に直接つながっているため、データ収集に必要な時間を削ることも可能です。これまで手動で行っていた進捗報告はやめて、新しい働き方を取り入れてみましょう。

プロジェクト進捗報告書とは？

進捗報告書は、プロジェクトの進捗についてをリアルタイムに共有する文書です。この報告書のおかげで、関係者全員がプロジェクトの概要を把握し、万が一タスクの進捗に遅れがあったケースでも、迅速に対応することができます。一方で、今後リスクとなりうる要因やブロッカーを強調することで、プロジェクトの順調な進捗を維持し、スコープクリープを避けることができるようになります。

プロジェクトの種類や規模によっても違いがありますが、一般的にはプロジェクト進捗報告書は週一、または月一で更新されます。報告書を作成する時間を減らせば、その分、もっとインパクトの大きい業務に時間を費やせるようになります。

プロジェクト進捗報告書テンプレートとは？

プロジェクト進捗報告書のテンプレートとは、報告すべき情報をセクションごとにまとめたひな形のことを言います。テンプレート化すれば、毎回共有すべきセクションは事前に準備されているので、更新情報を記入するだけで済み、時短で仕上げることができます。

ワークマネジメントソフトウェア Asana の進捗報告書テンプレートなら、進捗情報と実際の業務が直接関連付けられているため、アプリやツールを切り替えることなく、簡単にデータを引っ張ってくることができます。データがばらばらに散らばっていると、その収集と追跡に時間がかかりますが、Asana というひとつのソースに必要な情報がすべて集約されているので、効率的に進捗を報告することができます。

プロジェクト進捗報告書に含めるべき内容は？

報告書には、プロジェクトの進捗状況、直近の成果、ブロッカー、今後のステップやアクションアイテムを含めます。簡潔にまとめ、主要な関係者が最新情報を一目で確認できるようにします。

Asana の進捗状況報告書テンプレートには、上記のような情報を記入するセクションが事前に組み込まれています。自動的に組み込まれるセクションは、具体的には以下のようになります。

• レポート名: 報告するプロジェクトやアップデートに関する特定の情報 (更新日など) がわかるもの。

• プロジェクトの概要: プロジェクト名、プロジェクトマネージャー、タイムライン、優先度などを含める。

• プロジェクトの健全性: 「順調」「リスクあり」「遅延」など、プロジェクトの進行具合がわかるもの。

• 進捗状況の要約: プロジェクトの進捗に関する情報はここに要約します。

• 達成状況: 前回の更新以降に達成した具体的な成果 (マイルストーンや強調したい統計データなど)。

• ブロッカー: 順調な進行を妨げているブロッカーや、対処する必要があるリスク。

• 次のステップ: チームが次に取るべきステップ。

上記に加え、テンプレートには「ハイライト」セクションが設けられています。そこで、チームの成果、マイルストーンやタスク、承認済み事項などを記入しましょう。Asana の進捗報告書テンプレートでは、具体的な数字は直接ツールから引っ張ってくるため、こちらから探しに行く必要はありません。

進捗報告書テンプレートを使うメリットは？

プロジェクトの進捗状況を確認し、調整するための進捗報告書は、テンプレートを使用することでさまざまなメリットを得ることができます。Asana の進捗報告書テンプレートには、具体的に次のようなメリットがあります。

• プロジェクトの状況をチームメンバーとステークホルダーに素早く共有できる

• 進捗状況をリアルタイムに可視化できる

• 不要なコミュニケーションは減らしながら、ハイライトや主要なデータを確認できる

• プロジェクトの健全性を追跡し、チーム全体がプロジェクトの進行に自信を持てるようになる

• プロジェクトの進捗を妨げる障害を積極的に特定・解決し予定通りに進め、納期を守る

• 仕事をする場所と報告する場所をリンクすることで、アプリの切り替えを無くし、データ収集の時間を省く

• 複数のプロジェクトを抱えているときも、ポートフォリオ機能を使えばチーム全体の進捗が追跡できる

• 次のステップやアクションアイテムを共有し、チーム全員が共通認識を持てるようにする

• 生産性の低い進捗会議やメールを減らす

Asana の進捗報告書テンプレートで使える機能とアプリ

知識労働者 (ナレッジワーカー) は、1 日平均 9 つのアプリを切り替えていると言います。この切り替え作業は、集中力を切らせ、結果生産性の低下につながります。このような状況を改善するのが、Asana の機能とアプリです。Asana なら、プロジェクトのデータを一元管理して追跡できる上、Google Drive などのアプリと同期させることもできます。そうすることで、プロジェクトの作業場所をひとつにまとめ、ディープワークを可能にします。

Asana には独自のカレンダー機能やスケジュール機能がありますが、チームが Google カレンダーを使用しているなら、アプリの連携を行いましょう。また、カスタマイズできる Asana の進捗報告書テンプレートを使えば、個々のニーズに応じた報告書を簡単に作成できます。日々使用しているアプリと Asana を連携して、業務の効率化をはじめましょう。

組み込まれている機能

1. レポート機能: Asana のレポート機能は、プロジェクトのデータを視覚的なチャートやわかりやすいグラフとして表示します。仕事が行われている場所でレポートを作成することで、無駄な重複作業を減らし、不要にアプリを切り替える手間を省くことができます。また、チームのすべての仕事がすでに Asana に集まっているため、どのプロジェクトやチームからでもデータを引き出し、何が起きているのかを 1 か所で正確に把握できます。

2. マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

3. 承認リクエスト: 場合によっては、タスクを完了させるだけでなく、成果物が承認されるかどうか知る必要があります。承認リクエストとは、タスクを「承認」「差し戻し」「却下」するオプションが備わった、Asana の特別なタスクです。これにより、タスクの担当者は、自分の仕事が承認されたかどうかを知り、とるべきアクションについて明確な指示を受け取れます。

4. プロジェクトステータスの更新: 複数のツールを切り替えて、プロジェクトのステータスに関する情報を探したり、メールで済むような内容のミーティングに参加したりする状況に別れを告げましょう。Asana のプロジェクトステータスの更新は使い方が簡単なだけでなく、チームが実行する仕事に直接つながっています。そのため、チームメンバーは、プロジェクト計画やコミュニケーション計画、目標、マイルストーン、成果物などのプロジェクトに関連する情報に容易にアクセスできます。プロジェクトステータスレポートを介して、手動の作業を減らし、情報を一元管理して、最新の情報をメンバーに伝えられます。

おすすめのアプリ

1. Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

2. Box: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Box ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

3. Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

4. OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

よくある質問