混沌とした生活の中でエネルギーを温存する方法
概要
毎日さまざまなことが起こっていますが、特定のステップを踏めば、エネルギーを温存し、時間を確保できます。この記事では、仕事を整理し、本当に重要なタスクに集中するための、研究に基づいた戦略をご紹介します。ぜひお試しください。
調査によると、私たちの精神力には限りがあります。私たちは頭を使って集中したり、決断を下したりするたびに、その日の精神力を少しずつ使ってしまうため、自己制御するのがどんどん大変になっていきます。つまり、重要度の低い決断やタスクにエネルギーを浪費すると、本当に重要なタスクに労力を注ぎにくくなってしまうということです。
エネルギーを温存するということは、貴重な精神面のリソースを失わないようにするということです。仕事をきちんと整理して、本当に重要なタスクに集中しましょう。
エネルギーを温存するとはどういうことか？
エネルギーを温存するということは、エネルギーを持続させながら働き、ネガティブなことや邪魔になるものを生活から取り除くということです。長期的には、精神的および感情的な余力を保つ手段になるため、ペース配分をして、やる気を維持することができます。
エネルギーを温存することはなぜ重要なのか？
ナレッジワーカーの 40% は、成功に燃え尽き症候群はつきものだと考えています。しかし私たちは、ロボットではなく人間です。毎日 24 時間働ける人などいません。いつかは休憩が必要であり、休憩しないと疲れ果ててしまいます。
エネルギーを温存するためのステップを事前に実行しておけば、エネルギーがより持続される形で働くことができるため、長期的にはもっと多くの仕事をこなすことができます。働きすぎる (そして毎日の出勤を恐れる) 悪循環に陥ってしまうよりも、ペース配分をして、自分が担当するプロジェクトやイニシアチブに対するモチベーションを維持した方が賢明であると言えるでしょう。つまり仕事は短距離走ではなく、マラソンのようなものなのです。
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研究に基づいたエネルギーを温存する方法 9 選
疲れ切っている、気持が沈んでいる、やる気が出ないという方は、以下にご紹介する、エネルギーを温存して、本当に重要なタスクに集中するのに便利な戦略をぜひお試しください。
1. 気が散る原因を減らす
現代の職場は、気が散る原因となるもので溢れています。私たちは、一日中、スマホやコンピューターからの通知の対応に追われています。ナレッジワーカーの 80% は、受信トレイや他のコミュニケーションツールを開いたまま作業を行っています。私たちは、タスクに集中し、通知バナーに注意を払い、メッセージにはすかさず返信するということを同時にこなそうとしています。そのように慌ただしい環境で仕事をするのは、ほぼ不可能です。しかも、通知をチェックすると、勢いを取り戻すのに最大 で 20 分もかかる場合があります。
気の散る原因となるものは精神力をたくさん奪っていきますが、対処法はあります。以下に、仕事の邪魔を減らす方法を紹介します。
メールや Slack、SNS、プロジェクト管理ソフトウェアといったアプリの通知をオフにする。
取り組んでいる作業に使用していないブラウザのタブ、ウィンドウ、アプリ―ションを閉じる。
スマホを「サイレント」モードにする。できれば引き出しや見えない所に片付けてしまう。調査によると、スマホの電源がオフになっていても、視野に入るだけで気が散る原因になると言われています。
一度に一つのタスクに集中できるようカレンダーでタイムブロックを設定する。「取り込み中」や「フォーカスブロック中」などのステータスを設定すると、同僚に集中モードに入っていることを知らせることができます。
2. 休憩を取る
休憩を取ることは、燃え尽き症候群の発症を避け、長期的にエネルギーを温存するのに最適な手段の一つです。忙しいときは休憩が時間の無駄のように感じることもありますが、休憩を取ると集中力が高まり、よりクリエイティブに考えられるようになるため、長期的には生産性が向上します。
何とか押し切って、タスクを次から次へとこなそうとするのではなく、スケジュールに休憩を組み込むようにしましょう。その手段として、認知神経科学者の Sahar Yousef 博士は、休憩を 3 つのカテゴリーに分ける 3M フレームワークを推奨しています。
マイクロ休暇: 1 日に複数回、数分間。ストレッチや瞑想をしたり、短い散歩に出かけたりする時間を設ける。
メソ休暇: 週に 1～2 時間程度。アートのレッスン、スポーツの練習、長い散歩など。
マクロ休暇: 月に半日または 1 日。日帰り旅行、家族と過ごすなど。
このフレームワークをフル活用するには、休憩を取るときに、仕事モードを完全にオフにする必要があります。つまり、メッセージをチェックしたり、メールに書くことを頭の中で考えたり、翌日の To-Do リストの内容を確認したりしてはいけません。仕事から気持ちを切り離すと、どのような状況にあっても、あなたはうまくやっていて、仕事がすべてでないということを自分の脳に伝えることができます。
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3. 境目を明確にする
エネルギーを温存するには、境界線を引き、やることとやらないことを決めることが重要です。調査によると、仕事によるストレスは、アメリカで働く大人が不安を感じる原因の中でもダントツで一番の原因であり、テクノロジーによって私たちは常に仕事とつながっているということが大きな理由の一つとなっています。境目を設けると、あらゆるリクエストに「Yes」と答えるのではなく、自分の健康を大切にし、自由な時間を取り戻し、過労を防ぐことができます。
以下に、境目を明確にする方法を紹介します。
依頼を断る。職場で依頼を断るのは難しいですが、それが適切な場合もあります。依頼を受けるたびに自動的に「Yes」と答えるようなことはせず、一旦止まって、良い仕事ができるだけの余力とエネルギーがあるかどうかを真剣に考えましょう。
1 日の初めと終わりの時間を明確にする。時間を問わず働くというようなことはせず、タスクを仕上げて、サインオフする時間を決めましょう。開始時刻と終了時刻を決めてしまうのは、直感に反するように思えるかもしれませんが、実際にはパーキンソンの法則 (仕事は、完成までに利用可能な時間をすべて満たすように拡大していくというもの) を回避できるため、より多くの作業を仕上げることができます。
勤務時間外にはメッセージの送信や返信をしない。オフラインにするときは、実際にオフラインにするという手本を示しましょう。たいていのメッセージは、翌日ログインするまで対応しなくても大丈夫です。
すぐに返信が来ないことを一般化させる。マネージャーの 50%と 42% の一般社員は、通知がきたらすぐに返信しなければいけないと感じています。代わりに、もっと現実的な応答時間を設定し、すぐに返信が来なくても、単にその時間は他のことに集中しているだけだということをチームに知らせましょう。
4. カレンダーをコントロールする
スケジュールの所々にミーティングが予定されており、実際に作業を行える時間が進捗会議の間の 15～30 分しかないような状況では、エネルギーを温存するのは困難です。穴の空いた「スイスチーズ式」スケジュールとも呼ばれますが、1 日の予定がこのように断片化していると、エネルギーと集中力はすぐに奪われてしまいます。
会議に対する「最後の審判」を行う。これは、単なる会議の見直しではありません。「最後の審判」の日には、チームメンバーが次の 48 時間以内に予定されている定期ミーティングをすべてカレンダーから削除し、進捗会議を一から予定し直します。実際に Asana でこれを実施したところ、参加者は 1 か月ごとに平均 11 時間もの時間を節約できました。
ミーティング (特にリモート) を短くする。進捗会議は、30 分や 60 分でなくても構いません。所要時間は、ただ単に標準的な時間枠を選択するということはせず、議題の内容を基に決定しましょう。ミーティングは、時間が長いと集中力とやる気を維持しにくいため、短いに越したことはありません。リモートチームの場合は、開始後 30 分あたりでビデオ通話疲れが発生するため、短い方がなおさらよいと言えます。
会議マネジメントを試す。 会議マネジメントとは、予定されている時間をフル活用するできるよう、会議を上手にコーディネートし、実行するプロセスのことです。上手にミーティングを管理できれば、物事を成し遂げるのに必要となる会議の数を減らすことができます。
5. 自分の感情に注意を払う
感情は、妥当なものであり、また大切なものでもあります。人間は、どれだけそうしたくても、ただスイッチを切って、ネガティブな感情を無視するということはできません。むしろ、私たちの感情、特にそれが私たちからエネルギーを奪い、私生活の妨げにもなっているのであれば、そうした感情を認め、対処することが重要になります。
以下に、自分の感情を認め、ネガティブな感情に駆られたときにエネルギーを温存する方法をいくつか紹介します。
心の知能を養う。 心の知能は、自分自身の感情を理解し、他人の感情を認識するのに役立ちます。心の知能のスキルを高めることで、自分を愛し、ネガティブな感情にエネルギーが奪われている場合は、それに気付くことができます。
職場で仕事に押しつぶされそうだと感じるときにアクションを取る。押しつぶされそうな気分になるということは、何かがうまく機能していないというサインです。問題を無視したり、何とか押し切ろうとするのではなく、自分の感情に対処するためのステップを踏んだり、誰かに相談したり、必要であれば助けを求めましょう。
仕事上の不安に対処することを学ぶ。仕事について少し不安を感じるのは普通ですが、長期間に渡って慢性的に不安を感じるのは問題です。その場合は、不安の根本的な原因を見いだし、対処するステップを踏みましょう。たとえば、不安の一般的な原因には、仕事とプライベートのバランスが悪い、期日が非現実的である、目標や期待されていることがはっきりしていない、などがあります。不安の原因は完全に払拭できないときもありますが、それでも現状をしっかりとつかみ、自分の健康を優先することはできます。
瞑想を試す。忙しい生活を送っていると、セルフケアを行い、自分の精神的な状態に集中するのは困難になります。瞑想は、大きく深呼吸をしたり、誘導瞑想をしたり、視覚化のテクニックを実践したりするなどして、自分の内面にフォーカスを向けることができる、パワフルな手段です。
6. エネルギーが何に奪われているかを理解する
エネルギーを奪うものを把握することは、エネルギーを温存する上で重要になります。この点は、人によって異なります。たとえば、内向的な人は、大勢の初対面の人たちと出会った後は、精神的にぐったりしてしまうかもしれません。一方で、外交的な人は、1 日中独りで過ごすと疲れを感じるかもしれません。どちらにしろ、エネルギーを失う原因が分かれば、自分をリセットして、エネルギーを充電するのに必要な時間を確保できます。しんどいと感じることはやらないということではなく、ペース配分をして、休憩が必要なときには休憩を取った方がよいということです。
たとえば、大きなプレゼンをすることに不安を感じているとします。プレゼンを終えた直後は、複雑なプロジェクトに取り組もうとはせずに、ランチを楽しんだり、散歩に出かけたり、リラックスしたりするとよいでしょう。
7. 作業スペースを整理整頓する
私たちの感情や行動は、物理的な環境に影響されます。調査によると、散らかった作業スペースは、ストレスや不安の度合いだけでなく、集中力にも悪影響を及ぼします。実際にプリンストン大学が行った調査では、作業環境を整理整頓した参加者は、集中力が高まり、より適切に情報を処理できるようになったという結果が出ています。
ごちゃごちゃした作業スペースから生まれるネガティブなエネルギーに押しつぶされないようにしましょう。以下のリソースに作業スペースを整理する方法のアイデアが記載されていますので、ぜひ参考にしてください。
8. 完璧にしようとしない
完璧を求めるのは普通ですが、実際、完璧にこなすというのは現実的ではありません。いつも完璧にしようとすると、実は多くのエネルギーをどんどん失ってしまいます。完璧主義であると、すべてを自分でこなしたり、自分の仕事をいつもダブルチェックする必要があると感じる場合は特に、物事を達成しにくくなってしまいます。また、調査によると、過剰な完璧主義はメンタルヘルスに悪影響であり、燃え尽き症候群や仕事に対する不満、うつ病を患う可能性が高まることが分かっています。
私たちが興味深い存在であるのは、完璧でないためであり、私たちは、職場をミスをすることによって学び、能力を高めていきます。完璧にこなそうとはせず、最初の下書きについてフィードバックを求めるなど、長期的に反復作業を行っていけるプロセスを作成したり、製品開発プロセスにレビューのステップを組み込んだりすると良いでしょう。
9. 感謝の気持ちを意識する
たいていの人は、自分が持っているものについて考えず、欲しいものに着目してしまいがちです。それは、私たちが生まれつきネガティブな人間であるという訳ではありません。私たちは、そのように進化してきたというだけの話です。私たちは、生き延びるために、食料や水、住まいなど、必要なものを得ることに集中する必要があったのです。
しかし、現代において、そうした傾向は、自分の生活にある素晴らしいものを無視してしまう原因となるため、健康に悪影響となる場合があります。自分が持っていないものには着目せず、愛する人たちや家族、自分の健康、さらには水道の水やちゃんとした住まいがあることなど、感謝していることを列挙するのがおすすめです。感謝の気持ちを意識することによって、ネガティブなことには集中せず、ポジティブなエネルギーを生み出すことができます。
エネルギーは重要
エネルギーの温存に必要なのは、よい波動を得るということでも、チャクラのバランスを保つということでも、トルマリン水晶を購入するということでも、自分のエネルギー場を可視化するということでもありません。ただ、1 日の終わりに押しつぶされた気分や働きすぎた気分にならないよう、研究に基づいた戦略を用いてエネルギーを持続させながら働き、本当に重要なタスクのために脳のパワーを温存するということです。
「仕事のための仕事」にエネルギーを奪われないようにする
エネルギー不足だと感じる方は、Asana を使用すれば、少ない労力でたくさんの仕事をこなせるようになります。情報の検索や仕事に関するコミュニケーション、複数のアプリの切り替えといった、「仕事のための仕事」に時間を無駄にするようなことはせず、すべての作業を一元管理された 1 つのツールに統一してみましょう。そうすると、仕事を整理整頓して、本当に重要なタスクに集中できるようになります。
特別レポート: 燃え尽き症候群を理解する
