Modello per la gestione delle conoscenze

Le conoscenze aziendali non hanno prezzo, ma non sempre le trattiamo col giusto rispetto. Solitamente è più facile svolgere il nostro lavoro senza documentare come l'abbiamo svolto. Poi, chi è che legge veramente la documentazione dei processi? 

I membri del team non utilizzeranno tale documentazione tutti i giorni. Tuttavia, questi documenti sono importanti quando servono, e non averli a disposizione può essere estremamente dannoso per il team. Acquisire conoscenze in maniera proattiva impedisce che si verifichino lacune future. La verità è che, senza una fonte condivisa di informazioni, processi e guide, per i colleghi risulta più difficile portare a termine il proprio lavoro. 

La gestione delle conoscenze ti consente di organizzare questi contenuti per metterli a disposizione di team, reparti e attività specifiche. Per fare in modo che si tratti di un processo efficace, tutti devono gestire le conoscenze allo stesso modo. Ciò rende più facile per tutti i team, soprattutto quelli interfunzionali, trovare quello che cercano. È in questa situazione che torna utile avere un modello per la gestione delle conoscenze.

Cos'è la gestione delle conoscenze?

La gestione delle conoscenze è il processo che consiste nell'ottenere, organizzare, archiviare e distribuire le informazioni. I sistemi per la gestione delle conoscenze offrono un metodo per sfruttare al massimo le competenze individuali impiegate dalla tua azienda. Ciò semplifica la condivisione di informazioni e consente quindi di identificare gli errori che si ripetono e cercare soluzioni che sono già state elaborate.

Una volta che hai organizzato una knowledge base, puoi verificare facilmente come hai agito in passato, cosa ha funzionato o meno e le metriche corrispondenti. Questo è utile per la programmazione strategica: utilizzare ciò che sai già per pianificare il futuro. Ad esempio, puoi usare dati storici presenti nella knowledge base per influenzare il processo di creazione di una roadmap futura. 

I processi per la gestione delle conoscenze devono essere ben strutturati e coordinati per risultare efficaci, e creando dei modelli è più semplice raggiungere questo obiettivo.

Modelli per la gestione delle conoscenze

I modelli per la gestione delle conoscenze ti consentono di raccogliere e verificare informazioni importanti. Creando un modello e standardizzando il processo per la gestione delle conoscenze, puoi far sì che le informazioni siano organizzate tutte alla stessa maniera, indipendentemente da chi le sta supervisionando. Ciò riduce il rischio che un membro del team si scordi di inserire un'informazione importante che vuoi sia inclusa, oltre a far sì che il team mantenga un flusso di lavoro coerente.

Ad esempio, se esiste un processo per la gestione delle conoscenze relative ai budget e alla pianificazione aziendale, puoi salvarlo come modello. In questo modo, quando un membro del team utilizza il modello per la gestione delle conoscenze per il trimestre successivo, non si scorderà di riportare informazioni o passaggi importanti. Ricorda di includere aspetti che non riguardino esclusivamente il budget, ad esempio il processo di gestione del cambiamento in caso di sforamento del budget o una guida per risolvere i problemi relativi al sistema usato per la gestione del budget.

È necessario un modello per la gestione delle conoscenze?

Quasi tutti i team possono trarre vantaggio da un modello per la gestione delle conoscenze, ma questo è particolarmente vero per i team e le organizzazioni di grandi dimensioni. Ciò è dovuto al fatto che, nelle grandi imprese, spesso ci sono persone e team diversi responsabili dei processi. Creare dei modelli per tali processi fa sì che tutte queste persone lavorino allo stesso modo, garantendo risultati coerenti. 

Un modello per la gestione delle conoscenze standardizza il processo. In questo modo, indipendentemente da chi è responsabile della supervisione, puoi raccogliere in maniera sintetica le informazioni e archiviarle allo stesso modo in tutti i reparti o addirittura in tutta l'azienda. Il modello per la gestione delle conoscenze funge da guida dettagliata e mostra quali elementi vanno inclusi per ottenere un processo efficace. Ad esempio, se alcuni articoli relativi alla knowledge base vanno inclusi in tutte le sezioni delle domande frequenti relative all'IT, puoi aggiungerli al tuo modello. 

In generale, la creazione di un modello semplifica la condivisione delle conoscenze, in modo che tu possa osservare come vengono svolte le attività, cosa funziona (così da prendere in prestito o copiare i metodi) e cosa potrebbe essere migliorato. Inoltre, la gestione delle conoscenze è intrinsecamente interfunzionale: spesso crei una knowledge base per aiutare altri team e persone ad avere accesso alle tue informazioni. I modelli per la gestione delle conoscenze in formato digitale integrati in un software di gestione dei progetti hanno l’ulteriore vantaggio della facilità di condivisione, utilizzo e accesso tra team.

Come creare un modello per la gestione delle conoscenze

Il modello per la gestione delle conoscenze spiega passo passo il processo per la gestione delle conoscenze agli utenti. Ciò lo rende un processo self-service: se vogliono sapere come creare una knowledge base, hanno a disposizione tutte le istruzioni e i passaggi nel modello. 

Nel tuo modello, crea sezioni per ogni area di conoscenza che desideri includere. Ecco alcuni esempi di sezioni:

• Documenti relativi alle risorse: se stai utilizzando una piattaforma di gestione dei progetti, puoi creare attività per ogni risorsa e allegare il documento direttamente a ogni attività. Ciò riduce il tempo e l’impegno necessari per cercare le informazioni.

• Processi relativi ai team: per esempio, puoi elencare o creare un collegamento ai processi di feedback dei clienti per il team di assistenza clienti. Questo può fungere da fonte di riferimento centrale per tutti i processi del tuo team.

• Sezioni per le domande frequenti: le domande frequenti possono servire a chiarire i dubbi più comuni, in modo che il tuo team non debba rispondere sempre alle stesse domande. Questo è particolarmente utile per i team IT o quei team che spesso collaborano con altri team o reparti.

• Sezione Contatti: includi i membri del team responsabili di attività specifiche, in modo da sapere chi contattare in caso di domande.

Gestione delle conoscenze con Asana

Per gestire le conoscenze serve coordinazione. È per questo motivo che molte persone usano uno strumento di gestione dei progetti per organizzare le informazioni, in modo da condividere tutto, con chiunque e in qualsiasi momento, in maniera rapida e semplice.

Di seguito elenchiamo le azioni che puoi svolgere con Asana:

• Assegnare le attività di ogni sezione alla persona responsabile delle decisioni. Per esempio, se il modello per la gestione delle conoscenze è per il team tecnico, puoi creare una sezione per l’onboarding di nuovi dipendenti nel team, e assegnare quelle attività ai relativi membri delle risorse umane, responsabili del personale e mentori per l’onboarding.

• Coordinare più team aggiungendo facilmente membri diversi a progetti e portfolio condivisi.

• Una volta definite le sezioni, puoi creare attività e relative sottoattività con processi e linee guida.

• Creare il modello una volta e usarlo tutte le volte che vuoi semplicemente cliccando sul pulsante Duplica.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione in stile griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni relative al tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire “quando accade X, fai Y”. Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un’attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell’attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi. 

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all’email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l’organizzazione.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

Domande frequenti