In che modo la gestione delle conoscenze aiuta il tuo team a organizzarsi

Ogni giorno elabori nuove informazioni che alla fine si trasformano in conoscenza. Probabilmente non pensi al fatto che devi “gestire” questa conoscenza: per la maggior parte di noi, è una cosa naturale. Ma in realtà, il tuo cervello ricategorizza costantemente tutte le conoscenze che ricevi per assicurarsi che tu non dimentichi nulla. Un modo comune per assicurarsi che nessuna informazione venga dimenticata è semplicemente scrivere una lista di cose da fare o un promemoria. Questo è un modulo di gestione delle conoscenze. 

Gestire la conoscenza di un’intera azienda è un po’ più complicato. Questo perché un’azienda è composta da centinaia, a volte migliaia di persone che hanno tutte diverse aree di conoscenza e competenza. In questo articolo, daremo un’occhiata ai diversi moduli di conoscenza, a come organizzarli per soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda e alle best practice per condividere le informazioni con le persone giuste. 

Cos'è la gestione delle conoscenze?

La gestione delle conoscenze è l'atto di ottenere, organizzare, archiviare e distribuire le informazioni per renderle facilmente accessibili a un gruppo selezionato di persone. La gestione delle conoscenze è una strategia proattiva per i luoghi di lavoro, che garantisce che le informazioni di cui il tuo team ha bisogno siano condivise tra le persone e i team giusti, anche se una persona lascia l’organizzazione. Poiché ci sono molte informazioni che il tuo team (e solo il tuo team) deve conoscere, la gestione di tali conoscenze è essenziale per far funzionare i tuoi processi senza intoppi.

La gestione delle conoscenze non viene utilizzata solo sul luogo di lavoro. Le raccolte pubbliche sono un modulo di gestione delle conoscenze. Compilare la lista di cose da fare è un modulo di gestione delle conoscenze. Ogni volta che raccogli informazioni in un unico posto per accedervi di nuovo in seguito, utilizzi la gestione delle conoscenze. 

I tre moduli della conoscenza

"Conoscenza" è un termine così ampio che può sembrare opprimente. Ma per semplificare le cose, puoi dividere tutte le informazioni in queste tre categorie principali:

• Conoscenza esplicita: è il modulo più comune di conoscenza. La conoscenza esplicita è un'informazione facilmente disponibile, facile da capire e da condividere. Ad esempio, una mappa del tuo ufficio indica chiaramente dove si trovano determinate stanze e dove puoi trovare porte, uscite e sale riunioni. 

• Conoscenza implicita: è la conoscenza che ottieni applicando la conoscenza esplicita. In termini più semplici, la conoscenza implicita è l'apprendimento attraverso la pratica. Per esempio, puoi leggere informazioni esplicite su come condurre una riunione di successo. Tuttavia, non imparerai davvero come condurre una riunione se non lo fai prima tu stesso. Andare in bicicletta è un altro buon esempio di conoscenza implicita: puoi leggere tutto quello che vuoi sull’andare in bicicletta, ma non imparerai mai davvero finché non sali in bicicletta e lo fai. 

• Conoscenza tacita: la conoscenza che si acquisisce dall'esperienza personale è nota come conoscenza tacita. Questo tipo di conoscenza è spesso di natura molto personale o culturale. La conoscenza tacita è un tipo di conoscenza difficile da trasferire da una persona all'altra, perché spesso comporta competenze che devono essere praticate nel tempo. Sebbene sia simile per natura alla conoscenza implicita, la conoscenza tacita riguarda più l’applicazione di informazioni ed esperienze passate per informare il tuo comportamento. Ad esempio, essere un leader di successo è un buon esempio di conoscenza tacita. Puoi leggere tutto ciò che vuoi sulla leadership, ma questo non ti rende necessariamente un leader. Puoi avere il titolo di leader, ma questo da solo non ti rende un leader. Essere un leader richiede determinati tratti e qualità, come una forte capacità di ascolto attivo ed empatia. Non sono abilità facilmente trasferibili da una persona all'altra, ma che gli individui devono imparare e praticare da soli.

Gestione delle conoscenze e knowledge base a confronto

La gestione delle conoscenze e una base di conoscenze sono due idee strettamente correlate, ma non sono esattamente la stessa cosa. La gestione delle conoscenze è l'atto di organizzare le informazioni, mentre una knowledge base è l'effettivo database delle conoscenze stesse. Una persona utilizzerà la gestione delle conoscenze per creare una knowledge base.

I vantaggi della gestione delle conoscenze

La gestione delle conoscenze è utile per qualsiasi modulo di organizzazione. Se stai cercando di organizzare un gruppo di persone per una causa comune, la gestione della conoscenza aiuta a garantire che la tua organizzazione disponga delle informazioni giuste per avere successo. Ecco come:

Democratizzare la condivisione delle informazioni

Ogni membro del team della tua azienda ha un piccolo pezzo del puzzle della conoscenza. In un mondo perfetto, tutti dovrebbero riunire regolarmente i propri pezzi per condividere le conoscenze. Tuttavia, questo non è necessariamente scalabile e c’è molto spazio per l’errore. Man mano che le organizzazioni crescono nel tempo, i pezzi del puzzle diventano più piccoli e più sfumati. Poiché i pezzi diventano così granulari, le informazioni potrebbero non essere condivise con altre persone del team che ne hanno bisogno.

Questo tipo di informazioni è noto come conoscenza istituzionale. La conoscenza istituzionale non è scritta esplicitamente da nessuna parte, ma è un’informazione essenziale che i membri del team imparano sul lavoro. Ciò rende difficile formare nuovi membri del team o far passare le persone da un ruolo all'altro. 

Se raccogli tutte le informazioni di cui i membri del tuo team hanno bisogno in un unico posto, non devono fare affidamento su un altro essere umano per trasmetterle. Questo libera la responsabilità di sapere da un membro del team e dà agli altri la possibilità di trovarlo da soli quando ne hanno bisogno.

Standardizzare i processi

Quando la conoscenza è tenuta in compartimenti stagni all'interno di team specifici o è limitata a un singolo membro del team, gli altri dipendenti non sanno esattamente come funziona un processo. Di conseguenza, potrebbero sviluppare un proprio processo che potrebbe non essere il più efficace, semplificato o scalabile. Quando i membri del team raccolgono e condividono informazioni tramite la gestione delle conoscenze, tutti traggono vantaggio dalle competenze, dalle conoscenze e dalle lezioni apprese dagli altri. I team possono utilizzare questi apprendimenti per standardizzare i processi e migliorare i propri flussi di lavoro. Di conseguenza, ciò aiuta la tua azienda a ottenere risultati più coerenti.

Stabilire le aspettative di comunicazione

Non solo puoi standardizzare i processi per il tuo team, ma anche la comunicazione. Questo aiuta a stabilire le aspettative su come il tuo team comunica. Ad esempio, il tuo team sa dove trovare i lavori in corso? E le bozze finali? E quando hanno bisogno di fare una domanda su un determinato progetto? La gestione delle conoscenze aiuta a organizzare tutte queste informazioni in un unico posto, in modo che tutti sappiano dove cercare la comunicazione relativa a un progetto specifico.

L'altro grande vantaggio è che la gestione delle conoscenze aiuta a catalogare gli stili di comunicazione di persone specifiche. Una persona del tuo team potrebbe preferire le discussioni via email, mentre altri potrebbero volere che tu li contatti su Slack prima di fare una rapida chiamata per chattare faccia a faccia. Capire come comunicare al meglio con i singoli membri del team significa che tutti ottengono informazioni importanti nel modo che preferiscono. Un modo semplice per farlo è creare un piano di comunicazione e inserirlo nella piattaforma di gestione delle conoscenze del tuo team. 

Informazioni nei database per la gestione delle conoscenze

Decidere che tipo di informazioni includere nella tua base di conoscenza può essere difficile. Sebbene varierà da un'organizzazione all'altra, dai un'occhiata ad alcuni argomenti comuni trattati dai diversi reparti:

IT

• Domande frequenti

• Quando e come inviare una richiesta al reparto IT

• Politiche e procedure per il download di nuovi software

Risorse umane

• Manuale per i dipendenti

• Come accedere alle buste paga

• Come inviare una richiesta di permesso

Marketing

• Linee guida per il brand design

• Buone pratiche per i social media

• Chi contattare per le richieste della stampa

Vendite

• Informazioni sulla concorrenza

• Risorse di vendita come documenti di una pagina e brochure

• Informazioni sulle commissioni

Il processo per la gestione delle conoscenze

La centralizzazione della conoscenza è importante per le aziende di tutte le dimensioni. Tuttavia, è importante organizzare tali informazioni nel modo più vantaggioso per il tuo team specifico. Ecco quattro passaggi per avviare il processo:

1. Raccogli

La prima fase della gestione delle conoscenze consiste nel raccogliere quante più informazioni pertinenti possibili. Puoi farlo intervistando i membri attuali del team sui loro ruoli e responsabilità e sulla struttura del team, oppure raccogliendo la documentazione esistente.

Ad esempio, è utile sapere chi nel team è responsabile di determinate cose. In Asana, utilizziamo un sistema chiamato Aree di responsabilità (AOR). Se qualcuno ha una domanda riguardante l'area di responsabilità di un individuo, sa di dover parlare con quell'individuo specifico. Questo sistema attribuisce alle persone la responsabilità di qualcosa, ma fornisce anche un punto di contatto per coloro che hanno bisogno di maggiori informazioni.

2. Organizza e archivia

Questa è la parte più importante del lavoro. Il tuo team deve decidere che tipo di knowledge base utilizzare, come archiviare le informazioni e come organizzarle. 

Il modo migliore per capirlo è porsi alcune domande:

• Come vuoi che le persone accedano alle informazioni che stai archiviando? 

• Con quale frequenza le persone accederanno a queste informazioni? 

• Quante informazioni devi archiviare?

Queste domande aiuteranno il tuo team a decidere il modo migliore per organizzare e archiviare le informazioni. Ad esempio, le grandi organizzazioni devono archiviare una grande quantità di informazioni, quindi inserire tutto in un unico documento Google non è sostenibile. Invece, trovare uno strumento di gestione delle conoscenze che ti consenta di catalogare e cercare pagine diverse potrebbe essere più vantaggioso per il tuo team. 

3. Distribuisci

Una volta deciso come archiviare le informazioni, devi rendere le conoscenze accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. Forma adeguatamente il tuo team e comunica regolarmente quando e come utilizzare la nuova knowledge base.

Quando presenti una knowledge base ai membri del tuo team, non vuoi semplicemente condividere quelle informazioni di punto in bianco: questo può causare confusione o attrito con i processi già esistenti. Utilizza invece le best practice per la gestione del cambiamento, per assicurarti che la nuova base di conoscenza funzioni per il tuo team e sia integrata nel tuo flusso di lavoro in futuro.

4. Usa

Una volta stabilita la knowledge base e i processi di gestione delle conoscenze, puoi iniziare a raccogliere i benefici. Il tuo team dovrebbe ora avere la possibilità di accedere alle conoscenze aziendali ogni volta che ne ha bisogno.

Assicurati che il tuo team aggiorni regolarmente le informazioni per garantirne l’accuratezza. Un buon punto di partenza è assegnare a una persona di ogni team il compito di aggiornare e verificare le informazioni una volta a trimestre. Una volta che il tuo team acquisisce maggiore familiarità con il processo di gestione delle conoscenze, può iniziare ad aggiornare la knowledge base in modo coerente come parte del proprio flusso di lavoro. 

Errori comuni nella gestione delle conoscenze

La gestione delle conoscenze è uno strumento potente, ma se non viene mantenuta correttamente può causare problemi. Dai un’occhiata ad alcuni errori comuni che possono verificarsi durante il processo di gestione delle conoscenze e a come evitarli.

I membri del team nascondono le informazioni

Un membro del team può nascondere intenzionalmente informazioni per mantenere il proprio status all'interno di un'azienda, mentre altri potrebbero farlo inconsapevolmente. Indipendentemente dall’intenzione, quando le informazioni cruciali non vengono condivise con il team, possono causare problemi agli altri membri del team. Quando solo una persona sa come funziona un processo o ha informazioni essenziali, questo diventa un problema per il resto del team. Se quella persona se ne va, il resto del team deve capire le sfumature di quel processo da solo. Ciò rende più probabile che le informazioni importanti vengano trascurate.

Per evitare che ciò accada, documenta i processi in modo coerente e assicurati che più di una persona sia a conoscenza di queste informazioni. In questo modo, eviti che una persona diventi un singolo punto di vulnerabilità per il tuo team.

Informazioni imprecise o obsolete nella knowledge base

Una knowledge base è utile solo se le informazioni vengono costantemente aggiornate. Se la knowledge base non viene aggiornata, i membri del team accederanno a informazioni obsolete, che a loro volta possono interrompere i nuovi processi. 

Per evitare che ciò accada, incoraggia i membri del team ad aggiornare le informazioni sui processi di cui sono responsabili. Ecco un esempio. Poiché ognuno di noi ha aree di responsabilità specifiche qui in Asana, aggiornare la documentazione è semplice. Tutti sanno di quali processi sono responsabili e quale documentazione devono aggiornare.

La tua knowledge base è troppo difficile da usare

Se il pubblico di destinazione della tua base di conoscenza non può accedere alle informazioni di cui ha bisogno, il database potrebbe anche non esistere. Ciò può indurre le persone a deviare dai processi impostati o a utilizzare informazioni obsolete o errate per completare il proprio lavoro. 

Il modo più semplice per evitare che ciò accada è assicurarsi che la tua base di conoscenza sia estremamente facile da usare. Questo vale per entrambe le parti: trovare informazioni e aggiungere nuove informazioni. Non vuoi che il processo sia troppo complicato da usare. Meno passaggi il tuo team deve compiere per ottenere le informazioni di cui ha bisogno, meglio è.

Gestisci la tua strategia per la gestione delle conoscenze con Asana

Mentre il tuo team lavora per sviluppare una strategia di gestione delle conoscenze, è importante stabilire una forma centrale di comunicazione o una knowledge base di lavoro. L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro come Asana garantisce che l'intero team abbia una comprensione organizzata di ciò che deve essere fatto entro quando.