Gestione dei progetti aziendali: che cos’è?

I progetti sono come mattoncini per il successo di un’azienda. Per aiutarli a funzionare in modo fluido ed efficiente, le aziende si affidano alla gestione dei progetti. 

Per le grandi organizzazioni che hanno più progetti in corso contemporaneamente, la gestione dei progetti può essere estesa al livello di gestione dei progetti aziendali (EPM).

Un project manager aziendale supervisiona i vari progetti che si svolgono simultaneamente in diversi reparti per garantire che soddisfino le aspettative e gli obiettivi dell’azienda. 

Da un punto di vista strategico, l’applicazione di questa pratica può portare a ritorni in termini di profitto, produttività e migliori pratiche di gestione dei progetti. 

La transizione all’EPM può essere un’impresa significativa, quindi per aiutarti a comprendere meglio il processo, questa guida spiega come funziona l’EPM, i suoi vantaggi, come influisce sulle diverse fasi della gestione dei progetti e come implementarla per migliorare la collaborazione del team. 

Cos’è la gestione dei progetti aziendali?

La gestione dei progetti aziendali è la pratica di gestire più progetti su scala aziendale. Richiede lo sviluppo di processi standard per semplificare la gestione dei progetti in tutta l’azienda.  

Lo scopo dell’EPM è collegare gli obiettivi dell’azienda ai progetti in corso, per garantire che l’azienda indirizzi le proprie risorse nei posti giusti al momento giusto. 

Significa anche gestire gli elementi interdipendenti tra i progetti e assicurarsi che i progetti raggiungano il traguardo in tempo e nel rispetto del budget. 

Le gerarchie aziendali e la struttura dei team variano, ma l’EPMO (Enterprise Project Management Office) dovrebbe trovarsi al livello di pianificazione strategica. L’EPM può essere supervisionato da project manager aziendali o responsabili della consegna. L’EPMO riferisce ai dirigenti di alto livello, come il direttore operativo o il direttore di progetto. 

Oltre alla gestione dei portfolio di progetti, l’EPMO può anche:

• Fornire mentoring ai project manager

• garantire che i progetti siano allineati agli obiettivi aziendali di alto livello

• supervisionare e coordinare l’impegno dei project management office (PMO)

• risolvere o mitigare i problemi nei progetti 

• condurre revisioni periodiche dei progetti

• Stabilire linee guida e best practice per i team di gestione dei progetti 

• Migliorare la gestione delle risorse

In sostanza, lo scopo dell’EPM è migliorare la qualità e l’efficacia della gestione dei progetti su larga scala e assicurarsi che i progetti forniscano valore all’azienda.

Elementi della gestione dei progetti aziendali

Secondo il PMI, il modello EPM è composto da sette elementi. Alcuni processi derivano dalla gestione tradizionale dei progetti, ma vengono applicati su una scala più ampia, mentre altri sono specifici dell’EPMO. 

1. Analisi del rischio

L'analisi dei rischi riguarda l'identificazione e la valutazione dell'impatto qualitativo e quantitativo dei rischi per un progetto, in modo che possano essere adottate misure appropriate per mitigarli. 

L’analisi del rischio può essere complessa, poiché richiede esperienza e una conoscenza approfondita del portfolio di progetti e dell’azienda. Per rendere l'analisi dei rischi più gestibile, è possibile applicare gli standard EPM, come ad esempio:

• Chiedere al product manager aziendale di ritenere i project manager responsabili dei loro piani di mitigazione.

• Stabilire una metrica per misurare i rischi previsti, i rischi attuali e le riserve per imprevisti.

• Utilizzare una tecnica di stima del progetto che consenta la mitigazione del rischio attraverso piani di emergenza.

L’integrazione dell’analisi dei rischi con i processi EPM può dare al team di gestione un maggiore controllo al momento di decidere quanto rischio accettare quando si valutano i rendimenti del progetto. 

2. Stima strutturata

La stima del progetto è una componente chiave della gestione del progetto, che include la stima dei costi, delle risorse o della durata del progetto. L’EPM stabilisce gli standard per la stima strutturata per i project manager. Ad esempio, l’EPMO definisce il ciclo di vita standard per la consegna del progetto e fornisce esempi di progetti precedenti a cui i project manager possono fare riferimento. 

L’EPMO fornirà inoltre formazione ai PMO sulle strategie di stima, come la stima in tre punti e la tecnica Delphi. 

3. Revisioni dei progetti

Le revisioni periodiche dei progetti esaminano lo stato di avanzamento dei progetti in corso e i potenziali rischi. L’EPMO potrebbe condurre quattro tipi di revisioni: impegno del progetto, avvio, avanzamento e chiusura. Lo scopo di queste revisioni è verificare gli standard, lo stato e i problemi del progetto e se sono necessari aggiornamenti per il piano di mitigazione del rischio.

Un approccio per eseguire le revisioni dei progetti consiste nell'assegnare colori che indicano il livello di importanza (rosso/giallo/verde) a diversi aspetti del progetto, come la consegna, la gestione del cliente, il team e il budget. In questo modo, le questioni più urgenti possono essere sollevate e affrontate durante le riunioni di gestione. 

4. Coaching per la gestione dei progetti

La gestione dei progetti può essere un lavoro stressante senza una formazione e risorse adeguate. Gli EPMO investono nei PMO fornendo formazione per aiutare i project manager a sviluppare le competenze tecniche e gestionali necessarie per il lavoro. La formazione può essere fornita da esperti di gestione dei progetti interni o esterni.

Inoltre, gli EPMO forniscono mentori ai project manager per supportarli durante la pianificazione e l'esecuzione del progetto, il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.  

5. Gestione dei problemi riassegnati

L'escalation nella gestione dei progetti sposta un problema a un livello di priorità più elevato. Questi problemi potrebbero richiedere l'intervento del team esecutivo. Per migliorare il sistema di gestione dei problemi, l’EPMO è responsabile dello sviluppo di regole e processi comuni per l’escalation, che vengono applicati in tutti i reparti. 

L'EPMO esamina l'elenco dei problemi aperti nelle riunioni di gestione per identificare le cause comuni di questi problemi e proporre eventuali modifiche dipartimentali, sistemiche o organizzative necessarie. 

6. Contabilità del tempo

Il tempo può essere essenziale nel ciclo di vita del progetto. Avere un buon sistema di monitoraggio del tempo consente di misurare con precisione dove viene speso il tempo in un progetto. L’EPMO può utilizzare i dati delle schede attività di ogni team per sviluppare linee guida per la pianificazione e la stima dei progetti futuri.

7. Sistema informativo

Il sistema informativo è la spina dorsale dell’EPM. L'utilizzo di un solido software di gestione dei progetti aziendali può far risparmiare molto tempo quando si tratta di pianificazione, reportistica e monitoraggio dei progetti. 

Ad esempio, lo strumento di creazione di resoconti di Asana è comodo per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in tempo reale e offre la flessibilità necessaria per raccogliere e condividere approfondimenti tra i team di progetto e i reparti. 

I dati del progetto raccolti possono essere utilizzati in questi quattro tipi di resoconti:

1. Utilizzo delle risorse

2. Utilizzo delle risorse

3. Avanzamento del progetto

4. attività del progetto

Con gli approfondimenti di questi resoconti, sei più preparato per consentire al tuo team di lavorare meglio lungo il percorso.  

Come implementare la gestione dei progetti aziendali

Se i tuoi team hanno difficoltà a monitorare i progetti in corso e a monitorare efficacemente l'avanzamento e i risultati, l'EPM è una potenziale soluzione. 

In primo luogo, la struttura dell'azienda dovrebbe essere impostata per supportare il sistema di gestione dei progetti aziendali, che potrebbe comportare cambiamenti per l'azienda. Prima di passare all’EPM, il team di gestione deve analizzare l’attuale struttura aziendale, identificare potenziali ostacoli dal punto di vista operativo e decidere se si tratta di una buona strategia a lungo termine.

Una volta che la tua azienda è pronta per implementare l’EPM, segui questi passaggi per iniziare:

1. Definisci come verrà utilizzato l’EPM

Il primo passaggio consiste nel determinare come verrà utilizzato l’EPM attraverso la revisione dei processi attuali e l’identificazione dei problemi. Considera domande come:

• Quali sono le responsabilità dell’EPMO?

• Quali risorse sono necessarie per compiere questo passo?

• In che modo l’EPM contribuirà agli obiettivi strategici dell’azienda?  

• Chi assumerà i nuovi ruoli?

Ognuna di queste domande ti aiuterà a implementare un processo di EPM di successo.  

2. Coinvolgimento degli stakeholder

La fase successiva consiste nel trasmettere il tuo piano agli stakeholder o ai membri della bacheca. Spiega i vantaggi del passaggio all’EPM e come verrà eseguito. 

3. Implementazione dei processi EPM

Per rendere operativo l’EPM, è necessario creare un elenco di requisiti e fasi per il piano di implementazione. Questo elenco dovrebbe descrivere in dettaglio le modifiche ai team, alle tecnologie e alla formazione attuali concordate dagli stakeholder. L’implementazione può essere graduale o avere una data prestabilita.

4. Controlla l'implementazione dell'EPM

Effettua revisioni periodiche sullo stato di avanzamento dell’implementazione dell’EPM. Verifica come sta andando il nuovo EPMO, come si integra con gli altri PMO e identifica le potenziali sfide man mano che la transizione continua. Questo è anche il momento di segnalare eventuali problemi al team di gestione e apportare modifiche al piano di implementazione, se necessario. 

Man mano che i team cambiano, anche il reparto risorse umane potrebbe dover modificare i processi per supportare il nuovo modello EPM. I membri del team EPMO potrebbero anche richiedere risorse aggiuntive come attrezzature, software EPM e formazione pertinente. 

Metodologie di gestione dei progetti aziendali

Non esiste un approccio unico per l'EPM, poiché dipende dalle risorse, dai processi e dagli obiettivi della tua azienda. Ecco alcuni modi in cui l’EPM può essere integrato con gli attuali processi di gestione dei progetti.

Selezione del progetto

È il processo di valutazione delle idee progettuali e di definizione delle priorità che supportano l'obiettivo generale dell'organizzazione. I progetti devono essere approvati e contribuire al successo dell’organizzazione, altrimenti rischiano di sprecare le risorse dell’azienda. 

Pianificazione dei progetti

Prima di iniziare un progetto, è importante iniziare con un piano chiaro con le fasi pianificate. Questo è particolarmente importante per i progetti complessi che hanno tempistiche più lunghe o interagiscono con più reparti. Durante la pianificazione, potrebbe essere utile utilizzare diagrammi di Gantt o bacheche Kanban per suddividere e programmare le attività. L’EPMO dovrebbe stabilire gli standard per la creazione di piani di progetto e previsione del budget. 

Conclusione del progetto

Non tutti i progetti selezionati avranno successo o produrranno i risultati attesi. I project manager aziendali dovrebbero essere in grado di riconoscere i progetti che hanno il potenziale per fornire i rendimenti promessi e quelli sottoperformanti che dovrebbero essere terminati in anticipo. L’EPMO dovrebbe inoltre elaborare piani di chiusura sia per i progetti di successo che per quelli non riusciti.

Controlli di progetto

I controlli di progetto sono processi per la raccolta dei dati del progetto e il monitoraggio dell'avanzamento. Le attività possono includere il monitoraggio dei costi, la creazione di una struttura di scomposizione del lavoro per visualizzare i risultati finali e l'elaborazione di strategie per migliorare le prestazioni del progetto.

La standardizzazione dei processi di gestione dei progetti con l’aiuto dell’EPM semplificherà i cicli di vita dei progetti futuri, a vantaggio sia dei PMO che dell’azienda stessa. 

EPMO e PMO a confronto

La gestione dei progetti aziendali e la gestione dei progetti tradizionali hanno responsabilità sovrapposte, ma differiscono per scopo e ambito. Di seguito è riportato un confronto più dettagliato dei due sistemi.

Gestione dei progetti tradizionale

La gestione dei progetti si concentra sulla questione di come realizzare un progetto "in modo efficace ed efficiente", secondo Paul Dinsmore del Project Management Institute (PMI). 

• Come funziona: un project management office (PMO) è responsabile della pianificazione, della gestione e dell’esecuzione dei progetti per soddisfare i requisiti senza necessariamente concentrarsi sugli obiettivi di alto livello dell’azienda. I PMO operano a livello tattico e operativo e riferiscono agli EPMO. 

• Cosa richiede il ruolo: i project manager dovrebbero essere competenti nella leadership, nella comunicazione e nella risoluzione dei problemi. I project manager dovrebbero essere esperti nella definizione delle roadmap, nella pianificazione e nella gestione delle attività dei progetti. Inoltre, dovrebbero avere familiarità con diversi stili di gestione come Agile, Scrum e Waterfall.  

Gestione dei progetti aziendali (EPM)

Secondo Dinsmore, l’EPM si concentra maggiormente sulla questione di come rendere l’azienda “più adattabile, reattiva e quindi più redditizia in un ambiente multiprogetto in rapida evoluzione”.

• Come funziona: gli EPMO hanno responsabilità simili ai PMO, con l’attività aggiuntiva di allineare i portfolio di progetto con gli obiettivi a livello aziendale. Gli EPMO operano anche a livello strategico. 

• Cosa richiede il ruolo: i project manager aziendali devono prestare attenzione ai dettagli, essere in grado di bilanciare le dipendenze dei diversi progetti e avere una profonda comprensione dell’azienda e del settore. Il lavoro può richiedere una formazione specializzata per acquisire ulteriori competenze tecniche. 

Indipendentemente dalle loro differenze, PMO ed EPMO possono lavorare in tandem per portare visibilità ai progetti in corso in tutta l'azienda. 

Vantaggi della gestione dei progetti aziendali

Il più grande vantaggio di introdurre l'EPM in un'azienda è che può migliorare significativamente le attuali pratiche di gestione dei progetti per allinearsi meglio con gli obiettivi strategici dell'azienda. 

Ecco come l’EPM può aiutare te e il tuo team. 

Ti fornisce le risorse necessarie

L’EPMO si occupa dell’assegnazione delle risorse per assicurarsi che tu riceva le risorse necessarie per i tuoi progetti. L’EPMO può anche riconoscere e portare l’attenzione su progetti sottofinanziati che hanno potenziale. Al contrario, può identificare i progetti sottoperformanti e raccomandare le modifiche necessarie per ridurre le perdite.  

Fornisce ulteriore supporto al tuo team

Se dovessi riscontrare problemi che esulano dall'ambito del tuo ruolo, puoi richiedere assistenza all’EPMO. Sarà in grado di fornire indicazioni su come risolvere i problemi o chiedere al team di leadership di intervenire, se necessario. L’EPMO può anche fornire tutoraggio e formazione per supportare la tua crescita professionale.   

Migliora il tasso di successo dei progetti

Ogni settimana, i team perdono il 30% di tempo facendo due volte lo stesso lavoro. L’EPM aiuta ad affrontare questo problema e a migliorare l’efficienza analizzando i dati di cronometraggio del tuo team e identificando i modi per semplificare il flusso di lavoro del progetto, per assicurarti che il tuo tempo sia ben speso.

Migliora gli standard generali di gestione dei progetti

L’EPM comporta la creazione di un framework coerente per la creazione di resoconti, i processi per la gestione dei rischi e la centralizzazione della gestione di progetti e attività. Seguire queste linee guida ti aiuta a mantenere l'organizzazione mentre coordini i progetti e riferisci all'EPMO. 

Porta la gestione dei progetti a livello aziendale

Il passaggio all’EPM è un grande passo per un’azienda, poiché potrebbe comportare una certa ristrutturazione, ma migliorerà la gestione dei progetti su tutta la bacheca nel lungo termine. 

Quando definisci nuovi processi di gestione dei progetti, sfrutta gli strumenti EPM come i software di gestione dei progetti per una pianificazione e una rendicontazione più comode. 

Gestire i progetti a livello aziendale può essere molto impegnativo. Leggi la nostra guida alle nove strategie per gestire più progetti con successo.