Templat manajemen program TI

Mengelola program TI tidaklah mudah. Sulit untuk mendorong transformasi digital saat sumber daya terbatas, terutama saat perusahaan berfokus untuk menjaga laba.

Namun kenyataannya, proses dan alat yang lebih baik adalah kunci untuk membuka efisiensi bisnis. Dengan alur kerja yang disederhanakan dan pengelolaan program yang lebih efisien, tim TI dapat melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit upaya. Anda dapat meningkatkan keamanan, mengelola insiden dengan cepat, dan memastikan pegawai memiliki alat yang dibutuhkan - tanpa membuang-buang waktu. 

Untuk membuat proses Anda lebih efisien, mulailah dengan templat manajemen program TI. 

Apa itu templat manajemen program TI? 

Templat manajemen program TI adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang membantu tim merencanakan, memprioritaskan, dan melaksanakan proyek TI. Templat menstandarkan cara tim melakukan pendekatan alur kerja utama, seperti manajemen insiden, offboarding perangkat lunak, atau permintaan TI. Templat mendorong praktik yang konsisten di seluruh organisasi Anda sehingga pemangku kepentingan lintas fungsi memahami cara bekerja dengan TI—dan sebaliknya. 

Alih-alih memulai proyek TI baru dari awal, tim dapat menyalin templat dan mengikuti proses yang telah ditentukan sebelumnya—mencentang setiap kotak sepanjang proses ini. 

Mengapa menggunakan templat manajemen program TI digital?

Manajemen program TI adalah proses aktif dan berkelanjutan. Anda perlu memilah dan menetapkan permintaan, berkomunikasi dengan pemangku kepentingan, menghapus penghambat, dan menyelesaikan insiden secara real time. Ketika proyek dan permintaan terus-menerus berubah, spreadsheet Excel statis atau Google Spreadsheet dengan cepat menjadi sudah tidak relevan. Tetapi, dengan platform manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat melihat dan mengelola pekerjaan dengan benar saat hal itu terjadi.

Inilah yang Anda dapat lakukan dengan templat manajemen program TI digital: 

• Membuat sistem pencatatan tunggal untuk semua pekerjaan TI. 

• Melihat status setiap proyek dengan cepat, dan menghapus penghambat sesuai kebutuhan. 

• Mengotomatiskan alur kerja TI sehingga tim Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola tugas dan lebih banyak waktu pada pekerjaan yang paling penting. 

• Mengintegrasikan alat lain—seperti ServiceNow dan Jira—ke dalam alur kerja Asana sehingga Anda dapat melacak informasi di satu tempat.

• Membagikan laporan status dengan pemangku kepentingan tanpa perlu bersusah payah.

• Beralih antara tampilan proyek untuk memvisualisasikan alur kerja TI dan peta jalan dalam berbagai cara, seperti daftar tugas, diagram Gantt, kalender, atau papan Kanban. 

• Memperbarui jadwal proyek, status, dan pemilik dengan mudah saat keadaan berubah.

• Melampirkan tangkapan layar, dokumen, atau spreadsheet yang relevan. 

Jenis templat manajemen program TI

Manajemen program TI mencakup semua proyek TI Anda yang sedang berlangsung sehingga sulit untuk membuat satu templat untuk semuanya. Lihatlah beberapa kasus penggunaan spesifik yang kami gunakan di Asana - serta cara menyiapkannya.

Templat perencanaan tahunan TI

Tanpa sistem penerimaan yang terkontrol, kebutuhan mungkin tidak jelas dan informasi utama mungkin tidak ada. Untuk memberikan pengalaman lebih baik bagi pelanggan dan meningkatkan kualitas data yang dikumpulkan, kami menggunakan Formulir Asana.”

Perencanaan tahunan untuk TI melibatkan banyak pemangku kepentingan. Para pemimpin bisnis menetapkan anggaran dan tujuan perusahaan, sementara tim individu meminta alat baru dan dukungan TI—dan Anda perlu menyatukan semua masukan itu selama perencanaan. Templat perencanaan tahunan membuat alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya untuk membantu Anda menavigasi semua hubungan ini. Templat menguraikan siapa yang harus selalu diberi informasi di setiap langkah, keputusan apa yang perlu dibuat, dan bagaimana tim Anda harus melanjutkan. 

Di Asana, kami menggunakan formulir penerimaan perencanaan tahunan standar untuk mengelola permintaan proyek baru tim TI. Setelah pemangku kepentingan mengirimkan formulir, permintaan mereka secara otomatis ditambahkan ke proyek perencanaan tahunan, dan anggota tim yang sesuai akan diberi tahu dan terus diberi informasi terbaru.

Berikut beberapa bidang utama untuk disertakan di formulir Anda:  

• Nama peminta

• Departemen yang meminta

• Nama proyek

• Deskripsi proyek

• Hasil akhir proyek

• Linimasa proyek

• Kesulitan umum atau masalah yang akan diselesaikan oleh proyek ini

• Solusi yang saat ini Anda lakukan untuk mengatasi masalah ini

Setelah Anda membuat formulir, atur automasi untuk langsung menambahkan permintaan baru ke proyek perencanaan tahunan dan beri tugas lanjutan kepada pemangku kepentingan yang sesuai. Misalnya, Anda dapat memberi tugas lanjutan untuk penilaian awal, analisis biaya-manfaat, dan persetujuan. 

Templat manajemen insiden TI

Dengan menggunakan Aturan dan membuat alur kerja kustom ini, kami telah mengubah manajemen insiden dari elemen pekerjaan yang penuh tekanan dan tidak pasti menjadi sesuatu yang terkontrol, dikelola dengan cukup mudah, dan ditangani dengan cepat.”

Saat insiden itu terjadi, tekanan terus berlanjut. Alur kerja standar memberi tim Anda jalur yang jelas untuk melanjutkannya—sehingga Anda dapat mengambil tindakan dengan cepat dan tegas.

Di Asana, kami telah menyederhanakan proses manajemen insiden dengan automasi. Artinya, saat pemicu tertentu diaktifkan, serangkaian tindakan akan dilakukan secara otomatis. Misalnya, kami telah menyiapkan automasi untuk: 

• Mencatat insiden secara otomatis saat insiden terjadi

• Mengarahkan insiden ke tim dan orang yang tepat

• Memberi tahu manajer dan pimpinan dukungan berdasarkan area yang terkena dampak

• Melacak perjanjian tingkat layanan (SLA)

• Membuat tugas lanjutan untuk rapat postmortem

Templat offboarding alat

Memiliki alur kerja yang terdefinisi dengan jelas di dalam Asana memungkinkan kami mengoordinasikan pemangku kepentingan, memberi tahu pengguna, memastikan berakhirnya tanggung jawab keuangan, mengarsipkan atau menyimpan data penting bisnis, dan memastikan setiap data Asana di platform telah dihapus dengan aman.”

Tim TI berhak menentukan kapan aplikasi tidak lagi memiliki tujuan penting di perusahaan Anda, dan lalu melakukan offboard aplikasi tersebut saat diperlukan. Memiliki proses offboarding alat yang telah ditentukan sebelumnya dapat membantu tim Anda menyelesaikan masalah dan membuat transisi selancar mungkin untuk seluruh bisnis.

Di Asana, kami menggunakan beberapa strategi untuk memantau penggunaan alat dan menghapus aplikasi yang tidak membantu: 

1. Pembuatan tugas massal: Untuk offboarding alat, Anda sebaiknya tahu siapa yang menggunakannya. Di Asana, tim TI kami memberikan tugas secara massal kepada semua pengguna aplikasi untuk mengonfirmasi apakah - dan bagaimana - mereka menggunakan alat ini. Ini memberi kami pemahaman yang jelas tentang cara tim menggunakan alat yang sedang dievaluasi.

2. Automasi: Oleh karena itu kami menggunakan automasi untuk memicu tindakan di setiap tugas berdasarkan pada cara penerima tugas menanggapi. Jika kami mengidentifikasi alat tersebut tidak diperlukan lagi, kami meluncurkan proses offboarding alat. 

3. Formulir: Offboarding alat melibatkan banyak pemangku kepentingan, mulai dari bagian hukum hingga TI. Kami memulai proses dengan formulir Asana. Berdasarkan tanggapan formulir, kami dapat otomatis memberi tugas lanjutan ke orang yang tepat. 

4. Dependensi: Selama proses offboarding, kami menggunakan dependensi untuk otomatis memberi tahu pemangku kepentingan saat mereka tidak diblokir dan dapat mulai bekerja. Ini membantu memindahkan proses lebih cepat dengan mengurangi ambiguitas dan cek masuk yang memakan waktu. 

Fitur dan integrasi yang direkomendasikan

Saat Anda membuat templat manajemen program TI, sesuaikan alur kerja tim dengan fitur dan integrasi aplikasi ini.

Fitur terintegrasi

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda tidak menghabiskan banyak waktu mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Aturan dalam Asana berfungsi berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan ini akan ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara mulai bekerja, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih membuat setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika bercabang untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan pada jawaban pengguna sebelumnya. Pada akhirnya, Formulir membantu Anda mengurangi 

• Pembuat alur kerja. Visualkan alur kerja tim Anda dan rampingkan kolaborasi lintas tim dengan Pembuat Alur Kerja. Pembuat Alur Kerja adalah alat tunjuk dan klik tanpa kode untuk memvisualkan dan membangun alur kerja otomatis yang hebat. Buat proses efektif dengan mudah yang menghubungkan tim di semua level dan pilar organisasi Anda. Selain itu, rampingkan tugas dan buat rekan tim Anda tetap sinkron dengan mengintegrasikan aplikasi bisnis favorit—seperti Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, dan lainnya—langsung ke alur kerja. 

• Portofolio Portofolio memudahkan untuk mengatur dan melacak berbagai proyek tim dalam satu tampilan. Dapatkan ikhtisar umum tentang progres semua proyek, lalu telusuri detail selengkapnya untuk mengatasi risiko. Selain itu, bagikan pembaruan status di seluruh program dan jadikan pemangku kepentingan selalu tahu informasi terkini tanpa harus menjadwalkan rapat status.

Aplikasi yang direkomendasikan

• ServiceNow. Kurangi pekerjaan manual untuk tim TI yang bekerja di ServiceNow dengan mengotomatiskan pembuatan tugas di Asana dan memberikan visibilitas lintas platform terhadap status real-time dan konteks. Tim layanan internal yang menggunakan ServiceNow untuk melacak dan mengelola tiket pegawai sering menerima permintaan yang memerlukan tindakan di luar ServiceNow, misalnya, memenuhi permintaan perangkat keras atau menanggapi pertanyaan penggajian. Integrasi ini memudahkan Anda untuk menghubungkan ServiceNow ke tindakan dan pembaruan yang dilakukan di Asana.

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat tugas Asana langsung dari tiket Zendesk. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan tugas yang ada guna melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan. 

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Rampingkan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan cepat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

Pertanyaan Umum