Operasi pemasaran Gannett menumbuhkan basis pelanggan digital dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Ketika Gannett mengambil alih produksi kampanye dari agensi luar untuk dilakukan secara internal, awalnya tim Operasi Pemasaran dapat menangani 50 hingga 70 kampanye per bulan di 200 pasar.

• Gol mereka adalah menemukan efisiensi operasi untuk meningkatkan jumlah kampanye dengan sumber daya yang sama.  Dengan informasi yang tersebar di seluruh aplikasi, sulit untuk menetapkan linimasa, menelusuri progres kampanye dari awal hingga akhir, dan mengukur cara sumber daya digunakan.

Solusi

• Operasi Pemasaran membawa pekerjaan kampanye ke Asana. 

• Alih-alih menggunakan beberapa alat berbeda yaitu email dan platform perangkat lunak, Asana memberi mereka tempat terpusat untuk berkolaborasi yang memungkinkan mereka melihat semua proyek yang sedang berjalan.

Hasil

• Meningkatkan eksekusi kampanye menjadi 120-150 per bulan melalui efisiensi operasional—2,4 kali dari kapasitas awal yang 50-70 kampanye per bulan.

• Menghemat 389 hari kerja—sepadan dengan 1,5 tahun kerja penuh waktu—dengan memusatkan komunikasi dan mengotomatiskan langkah-langkah di Asana.

• Menggunakan Pelaporan Asana untuk mengukur kinerja tim dan beban kerja individu untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi dan menginvestasikan sumber daya secara strategis.

Meningkatkan alur kerja kampanye dalam skala yang lebih besar tanpa hambatan

Tim Operasi Pemasaran Gannett sekarang mengelola 120-150 kampanye per bulan. Dengan mengelola eksekusi kampanye di Asana, tim dapat bergerak lebih cepat dengan praktik terbaik yang terstandardisasi, alur kerja yang efisien, dan akses cepat ke data kampanye penting.

Menyederhanakan dan melaksanakan kampanye sesuai kebutuhan

Saat ini, Asana adalah platform resmi yang digunakan tim pemasaran Gannett untuk keseluruhan pengelolaan kampanye.  Ini menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk semua pekerjaan kampanye, yang membantu tim mengoptimalkan alur kerja dan bergerak lebih cepat, bersama-sama.  

Proses yang jelas menjaga pekerjaan selalu sesuai rencana

• Tim Operasi Pemasaran membuat standardisasi menggunakan praktik-praktik terbaik dengan membuat templat untuk kampanye yang paling sering dijalankan. Ini memberi mereka alur kerja terverifikasi yang dapat mereka mulai dengan sekali klik. 

• Proyek Asana memetakan dependensi sehingga urutan pekerjaan menjadi jelas. Ketika tim ingin mengulangi suatu templat atau menciptakan yang baru, mereka menggunakan pembuat alur kerja untuk memberi visualisasi cara proyek akan bergerak melalui berbagai fase.

Otomatisasi membantu pemasar bergerak lebih cepat

• Tim menggunakan formulir untuk mempercepat manajemen permintaan.

• Tim juga menggunakan aturan untuk mengotomatiskan langkah-langkah seperti permintaan routing, menjadwalkan tenggat, dan menetapkan tugas.

Visibilitas yang lebih baik menyelaraskan pemangku kepentingan kampanye

• Pemangku kepentingan ditambahkan ke proyek Asana sebagai kolaborator, sehingga mereka dapat melihat rencana, status, dan diskusi kampanye. Transparansi ini telah memperkuat kemitraan antara Operasi Pemasaran dan bagian lainnya dalam organisasi.

• Untuk menyimpan informasi tentang kampanye di satu tempat, tim Operasi Pemasaran melampirkan dokumen ke tugas alih-alih mengirimkannya melalui email. Mereka juga menggunakan integrasi Asana untuk Outlook untuk melampirkan email ke tugas sebagai komentar, memastikan percakapan tidak hilang.

Tim melacak metadata tambahan terkait kampanye dengan bidang kustom—misalnya, untuk menunjukkan sub-tim mana yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.

Menemukan penghambat dan menjaga pekerjaan kampanye selalu sesuai rencana

Sekarang, informasi terpusat dapat membantu tim Operasi Pemasaran melihat gambaran yang lebih luas, melaporkan kinerja, dan menemukan peluang untuk menjadi lebih produktif. Dengan semua data berada di Asana, tim memperoleh pemahaman tentang cara beroperasi dan area mana saja yang perlu diperbaiki yang akan memberdayakan transformasi dengan meningkatkan produktivitas hingga lebih dari dua kali lipat.

Pelaporan yang efisien membantu tim menyesuaikan diri dengan cepat

• Pemimpin dan anggota tim dapat melihat tampilan pekerjaan tingkat tinggi dengan portofolio Asana, dengan mengelompokkan kampanye menurut jenis, seperti kanal. Dalam portofolio, pemasar menilai dan mengomunikasikan status kampanye secara bulanan dan triwulanan.

• Untuk memahami volume permintaan kampanye, tim Operasi Pemasaran menggunakan dasbor pelaporan dan proyek "permintaan kampanye", yang menunjukkan jumlah dan jenis permintaan yang diterima dari mitra bisnis.

• Tim dapat menjalankan laporan spesifik di semua kampanye menggunakan data bidang kustom. 

Wawasan tentang beban kerja tim meningkatkan manajemen sumber daya

• Fitur beban kerja Asana memungkinkan para pemimpin melihat kapasitas tim dan beban kerja masing-masing rekan tim secara real time.

• Ini berarti pimpinan dapat mengukur ketersediaan individu, melihat area di mana tim kekurangan sumber daya, dan memperhatikan area proyek yang macet—kemudian membuat keputusan yang diperhitungkan mengenai tempat untuk berinvestasi dalam pertumbuhan atau mengotomatiskan suatu proses.

Meningkatkan jangkauan, meningkatkan koneksi

Saat Gannett menumbuhkan basis pelanggan digitalnya dan mengoptimalkan bisnis percetakannya, tim Operasi Pemasaran akan terus menjalankan kampanye di Asana untuk membawa mereka lebih dekat ke target pelanggan triwulanan dan tahunan mereka. 

Apa yang dibangun di Asana sebelumnya tidak pernah permanen, sehingga pemasaran dapat terus mengulangi proses dan menemukan cara baru yang kuat untuk terhubung dengan pelanggan. Jangkauan Gannett sudah tak tertandingi. Dengan mentransisikan pekerjaan kampanye ke Asana, Operasi Pemasaran memastikan keberhasilan yang berkelanjutan dari misi Gannett untuk memperkuat komunitas pada skala daerah dan nasional.