Asana membantu kami meningkatkan keselarasan, transparansi, dan komunikasi di seluruh perguruan tinggi. Dengan melacak OKR dan metrik utama, saya dapat mempertahankan tampilan umum yang jelas dari semua program, yang membantu kami mengatasi isu secara proaktif dan membuat keputusan tepat waktu dan berdasarkan informasi untuk mendukung gol institusi kami.

Dr. Monique Umphrey, Provost/Wakil Rektor Eksekutif Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Menyelaraskan gol dan wawasan real-time untuk mendorong kesuksesan mahasiswa

Kantor Provost mengelola berbagai tanggung jawab, mulai dari mengawasi urusan akademik dan mahasiswa hingga mendorong metrik utama, seperti tingkat pendaftaran dan kelulusan. Dengan begitu banyak bagian yang bekerja, termasuk akreditasi dan integrasi teknologi, menjaga koordinasi bisa menjadi sulit.

Dengan menggunakan Asana dan Tujuan & Hasil Utama (OKR), tim kini dapat melacak progres secara real time menuju gol mereka, yaitu tingkat penyelesaian 70% pada tahun 2030, dengan berfokus pada inisiatif yang tidak hanya membantu mahasiswa berhasil, tetapi juga merasakan rasa memiliki.

Menata proyek dan hasil di Asana untuk meningkatkan dampak bagi mahasiswa

• ACC mencatat OKR dan taktik terkaitnya di Asana, memungkinkan pelacakan yang jelas atas metrik utama, seperti pendaftaran mahasiswa, retensi, tingkat kelulusan, dan kepatuhan.

• Setiap hasil siswa dan pilar strategis ditetapkan sebagai gol, dengan proyek yang selaras dengan masing-masing gol untuk memastikan prioritas, transparansi, dan keselarasan di seluruh bagian.

• Asana secara otomatis menghitung progres gol berdasarkan pembaruan proyek atau milestone utama yang tercapai, menghemat waktu pelaporan, dan memastikan sumber daya diarahkan ke inisiatif yang berdampak.

Melacak progres dan memungkinkan intervensi proaktif melalui pelaporan gol

• Tim membuat pembaruan status dua minggu sekali untuk Provost di Asana, yang melacak progres proyek, hasil utama, dan area yang membutuhkan perhatian. Ini juga memberikan wawasan terkini tentang inisiatif yang berdampak pada metrik institusional, seperti hasil mahasiswa.

• Dasbor dan indikator status di Asana (merah, hijau, kuning) membantu menyoroti area yang memerlukan intervensi, dengan warna merah yang meminta tindakan segera dari Provost.

• Sistem pelaporan proaktif ini memungkinkan tim untuk mengidentifikasi tren dan mengatasi isu secara real time, alih-alih menunggu hingga pertengahan semester untuk bereaksi.

Asana membantu kami mengoperasionalkan dan memvisualisasikan gol ACC, menghubungkan proyek tingkat departemen dengan tujuan tingkat tinggi kami, dan memungkinkan kami melacak progres secara real time. Kejelasan ini memungkinkan kami untuk melihat cara setiap orang berkontribusi terhadap inovasi di perguruan tinggi dan mendorong hasil belajar mahasiswa.

Dr. Andrea Kehoe, Kepala Produk, Kantor Provost

Menyediakan jalur yang jelas untuk pendidikan lanjutan

Divisi Keunggulan Pengajaran dan Pembelajaran (TLED) ACC mendukung fakultas dan bagian pembelajaran, termasuk Tim Artikulasi & Hubungan Universitas, yang memainkan peran penting dalam membantu mahasiswa menavigasi transisi dari ACC ke universitas empat tahun. Dengan membuat perjanjian artikulasi dan jalur transfer, divisi memastikan kredit mata kuliah dapat dengan lancar diterapkan ke institusi mitra. 

Sebelumnya, proses yang rumit ini dilakukan secara manual, tanpa catatan digital terpusat—menunjukkan dengan jelas bahwa tim membutuhkan pendekatan yang lebih efisien. Masuklah Asana.

Menyederhanakan pengelolaan perjanjian dan jalur transfer mahasiswa

• Permintaan perjanjian artikulasi baru diajukan melalui formulir Asana yang menyimpan informasi utama sejak awal, secara otomatis membuat Tugas untuk memungkinkan pelacakan yang mulus.

• Tugas berjalan melalui berbagai tahap, dengan pelacakan visual dan komunikasi yang jelas yang dicatat dalam subtugas, termasuk korespondensi dan persetujuan dokumen dengan Wakil Rektor dan fakultas melalui integrasi Gmail dan Google Drive.

• Setelah difinalisasi, pemberitahuan otomatis dan alur kerja memberi tahu pemangku kepentingan dan memulai implementasi perjanjian melalui komunikasi pemasaran terkoordinasi.

• Untuk jalur transfer mahasiswa, Asana secara otomatis mengubah perjanjian yang sudah final menjadi proyek baru, menyimpan setiap langkah pengembangan jalur sebagai Subtugas untuk memastikan tidak ada yang luput.

Kami telah menyederhanakan proses, komunikasi, dan persetujuan kami di Asana. Ini telah memberi Provost dan pemangku kepentingan kami transparansi yang mereka butuhkan terkait progres dan linimasa perjanjian, serta memastikan kami memiliki bukti proses semua perjanjian artikulasi dan jalur transfer untuk mahasiswa.

Clare Murray, Asisten Direktur Artikulasi dan Hubungan Universitas

Menggunakan Asana untuk mendukung pengajar dan meningkatkan pembelajaran mahasiswa

Di TLED ACC juga terdapat Kantor Komunikasi Fakultas yang menghubungkan fakultas dengan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan mahasiswa. Mulai dari buletin mingguan hingga postingan LinkedIn dan kalender acara, tim ini mengelola berbagai inisiatif. 

Terakhir, Tim Teknologi Akademik mendukung pengajar dan mahasiswa dengan mengimplementasikan dan mengelola teknologi instruksional seperti sistem pembelajaran dan alat audio-visual. Tim juga memproduksi konten video dan mengelola dukungan teknis untuk acara internal, mulai dari streaming langsung hingga konferensi besar. 

Sebelum memusatkan alur kerja tim, para pegawai ini kesulitan dengan proses yang terputus-putus, koordinasi yang tidak efisien, dan transparansi yang terbatas di banyak proyek kompleks mereka.

Mengubah penerimaan dan eksekusi proyek untuk meningkatkan komunikasi fakultas

• Kantor Komunikasi Fakultas kini mengelola semua permintaan komunikasi melalui Asana, mulai dari buletin dan postingan media sosial hingga perencanaan acara dan permintaan konten, menyederhanakan permintaan yang masuk.

• Bagian mengirimkan formulir untuk kebutuhan komunikasi mereka, yang diberikan dan dilacak berdasarkan persyaratan dukungan, sementara templat dan automasi memastikan tugas berulang berjalan lancar.

• Proyek lebih besar seperti lokakarya dan acara dilacak dalam proyek Asana khusus. Pembaruan status rutin membuat pemangku kepentingan tetap selaras dan mendorong mereka untuk proaktif dalam mengatasi risiko.

Memusatkan perencanaan acara dan pelacakan anggaran untuk memberikan dukungan lebih cepat

• Untuk meningkatkan adopsi dan kemahiran platform, tim Teknologi Akademik mengadakan pelatihan Asana untuk pengajar dan staf ACC, termasuk kursus pemula dan Advanced.

• Permintaan layanan teknologi dialihkan melalui Formulir Asana ke tim yang sesuai, meningkatkan koordinasi antar bagian — seperti desain instruksional, produksi video, dan penggunaan pusat komputer dan perangkat lunak — yang sebelumnya terjadi secara terpisah.

• Acara besar, seperti konferensi di luar kampus, dikelola di Asana menggunakan templat yang menyederhanakan perencanaan dan memastikan semua logistik tercakup, mulai dari pemilihan tempat hingga detail pada hari acara.

• Pelacakan pembelian dan manajemen anggaran disederhanakan melalui Formulir Asana, menghilangkan rantai email yang membingungkan. Mereka juga melacak semua pembelian perangkat lunak dan secara otomatis menambahkannya kembali untuk Tahun Fiskal berikutnya, sehingga meningkatkan visibilitas anggaran.

Pekerjaan kami biasanya di balik layar, tetapi dengan mengelola semuanya di Asana, kami dapat memberikan dukungan lebih cepat dan memastikan dosen memiliki hal yang dibutuhkan untuk memberikan pengalaman belajar yang sukses kepada mahasiswa.

Matthew Evins, Direktur Teknologi Akademik

Mengganti komunikasi yang terfragmentasi dengan kepemilikan dan kolaborasi

Tim Komunikasi Urusan Kemahasiswaan sibuk mendukung program keterlibatan, kesuksesan, dan kesadaran untuk sekitar 70.000 mahasiswa di seluruh ACC. Mereka mengelola Komunikasi di berbagai saluran, termasuk media sosial, papan digital, email, dan buletin cetak tradisional. Namun, tanpa sistem terpusat, ketergantungan yang berlebihan pada email menyebabkan inefisiensi, yang memengaruhi kemampuan tim untuk menyampaikan komunikasi yang konsisten dan tepat waktu.

Dengan Asana, tim telah mentransformasi cara mereka mengelola produksi kreatif, meningkatkan efisiensi, penataan, dan visibilitas sembari meluangkan waktu untuk pekerjaan yang berdampak.

Alur Kerja yang mudah membuat semua orang tetap tertata dan mendapatkan informasi terkini

• Untuk memastikan pekerjaan ditinjau dan ditugaskan secara efisien, permintaan kreatif baru diajukan melalui formulir yang mencatat semua detail yang diperlukan sejak awal.

• Subtugas dan tenggat dibuat dan ditetapkan secara otomatis berdasarkan data jenis permintaan yang dicatat di bidang kustom, sehingga Alur Kerja tetap tertata dan sesuai rencana.

• Koordinator khusus ditugaskan untuk setiap permintaan, memastikan klien memiliki satu titik kontak untuk komunikasi yang lancar (sementara itu, semua pekerjaan di balik layar dikelola dan dilacak secara efisien di Asana).

• Integrasi Google Ruang Kerja Asana memusatkan file dalam tugas, sementara pemberitahuan otomatis terus memberi informasi terkini kepada pemangku kepentingan seiring progres proyek.

• Dasbor pelaporan memberikan visibilitas real-time tentang status proyek, bandwidth tim, dan risiko, memungkinkan perencanaan proaktif.

Asana membuat kami lebih efisien. Semua orang tahu bagian pekerjaan kreatif yang menjadi tanggung jawab mereka. Sedangkan dengan email, tidak ada cara untuk mengetahuinya.

Stefanie Vermillion, Direktur Muda, Komunikasi Urusan Kemahasiswaan

Melihat ke depan: Mendorong efisiensi dan kesuksesan mahasiswa dengan Asana

Berfokus pada efisiensi operasional yang mendorong inovasi dan meningkatkan hasil siswa, ACC sedang berupaya mencapai golnya, yaitu mencapai tingkat penyelesaian 70% pada tahun 2030. Dengan terus memanfaatkan Asana, Perguruan Tinggi memastikan sumber daya selaras dengan gol strategisnya, sehingga institusi dapat tetap bekerja sesuai rencana. Ke depannya, ACC akan memanfaatkan kemampuan AI Asana untuk lebih menyederhanakan proses dan menghemat waktu berharga yang dapat digunakan untuk kesuksesan siswa.