Modèle de plan de transition

Lorsqu’un membre d’équipe vous quitte, vous devez reprendre le travail là où il l’a laissé. Pour éviter que les tâches s’accumulent, le transfert des savoirs et responsabilités doit se faire avant son départ afin que les projets se poursuivent en son absence.

Il est donc temps de faire appel à un modèle de plan de transition. Non seulement celui-ci vous permet d’organiser les informations, mais il fait office de plan d’action type pour votre équipe en période de transition. C’est aussi l’outil idéal pour indiquer les étapes à suivre à vos collègues avant leur départ.

Qu’est-ce qu’un plan de transition ?

Le plan de transition vous permet d’organiser les connaissances des membres d’équipe et de les transférer au moment où ils quittent leur poste. Il assure la continuité des activités en veillant à ce qu’aucune information ne se perde, de façon à ce que les projets se poursuivent normalement. Par exemple, le plan de transition d’un employé du service informatique pourra inclure la liste de ses responsabilités essentielles, les mots de passe des systèmes clés et les résultats attendus lors des projets à venir.

Ce type de plan doit faire partie d’un programme général de départ des employés. Il est conçu pour aider tout le monde, aussi bien le collègue sur le départ que son équipe, à régler les derniers détails et à se quitter en bons termes.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de transition ?

En tant que guide réutilisable, votre modèle de plan de transition vous permet de mettre un plan sur pied très rapidement, chaque fois qu’un membre d’équipe change de poste. Il vous évite d’avoir à tout recréer du début en vous donnant un plan général à suivre pour documenter les informations et responsabilités des membres d’équipe qui font l’objet du transfert. Concrètement, vous serez donc moins susceptibles d’oublier certains détails cruciaux. Quant à votre équipe, elle aura accès à toute une série d’informations standardisées.

Les avantages d’un modèle de transition numérique

Outre la liste des responsabilités de l’employé, ce type de plan vous permet de prévoir le transfert de ses projets clés à de nouveaux responsables et indique à l’équipe tout le contexte dont elle a besoin pour continuer à travailler sans encombre. Malheureusement, inclure toutes ces informations dans un document statique serait bien trop compliqué (et chronophage).

C’est là tout l’intérêt d’opter pour un plan de transition numérique : en quelques clics, vous accédez à toutes les informations de contexte et pouvez créer un planning concret pour organiser le transfert des tâches essentielles. Cette source de référence est commune à tous vos collègues et vous permet aussi de suivre la progression des transitions. Enfin, une fois ce modèle créé, vous n’aurez aucun mal à le réutiliser à chaque changement de poste.

Faire le choix d’un outil de gestion de projet et non d’un document statique pour créer votre modèle vous permet de :

• Standardiser les informations partagées par les membres de l’équipe au moment de la transition.

• Vous assurer que toutes les données essentielles sont communiquées avant leur départ.

• Suivre l’avancement des transitions en temps réel.

• Maintenir le bon fonctionnement des projets et vous assurer qu’aucune information importante ne se perd.

• Partager vos plans de transition avec les parties prenantes.

• Attribuer des responsables et des échéances pour clarifier les rôles et responsibilités de chacun.

• Associer des informations de contexte (documents, feuilles de calcul, liens…) aux projets concernés.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan de transition

Pour être aussi utile que possible, votre modèle de plan de transition devra inclure toutes les informations essentielles à votre équipe avant le départ de l’un des vôtres. En effet, le transfert d’autant d’informations demande une certaine discipline.

Pour commencer, veillez à ce que le modèle vous permette de trier et classer les responsabilités par priorité, effort attendu, délai et autres critères. Et pour clarifier le contexte au maximum, vous devez également pouvoir relier ces informations à la documentation concernée et aux projets associés. Ainsi, vous et votre équipe pourrez plus facilement vous repérer dans chaque plan de transition et retrouver les informations utiles.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

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