Modèle de plan d’allocation des ressources

Vous voilà prêt à vous lancer dans votre toute nouvelle initiative ! Mais, attendez un peu… Savez-vous exactement quelles ressources sont nécessaires à ce projet ? De quels outils, de quels membres de l’équipe et de quel budget vous aurez besoin pour le mener à bien (ainsi que ceux dont vous disposez) ? Un modèle de plan d’allocation des ressources peut vous aider à contextualiser ces ressources à la fois pour votre équipe et pour d’autres collaborateurs interfonctionnels.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’allocation des ressources ?

Un modèle de plan d’allocation des ressources constitue une structure de base que vous pouvez facilement dupliquer pour créer de nouveaux plans d’allocation des ressources. C’est un excellent outil pour améliorer la cohérence de votre processus d’allocation ou créer simultanément plusieurs plans différents.

Dans ce cadre, une ressource désigne un élément nécessaire à la réalisation d’un projet spécifique. Il peut s’agir de temps, d’une équipe individuelle, de rôles spécifiques ou d’actifs financiers.

Qu’est-ce qu’un plan d’allocation des ressources ?

Un plan d’allocation des ressources est une liste de ressources nécessaires à la réalisation d’un projet spécifique. Il indique les ressources dont vous aurez besoin, les moments où vous en aurez besoin, ainsi que le coût et la quantité de chaque ressource. Il doit également correspondre à la portée, au calendrier et au budget de votre projet.

Modèle d’allocation des ressources et modèle de gestion des ressources : quelles différences ?

Un modèle d’allocation des ressources est destiné à faciliter l’attribution des ressources disponibles à des initiatives spécifiques. Un modèle de plan de gestion des ressources est un peu plus spécifique. En effet, ce dernier permet de gérer avec précision la charge de travail de votre équipe pour que vous puissiez voir sur quoi elle travaille.

Quand utiliser un modèle de plan d’allocation des ressources ?

Il est préférable d’utiliser un modèle de plan d’allocation des ressources lors de l’étape de la création du plan ou de démarrage d’un projet. Celui-ci peut vous aider à définir la portée, le calendrier, le budget et les autres contraintes de votre projet.

Les éléments à inclure dans votre modèle de plan d’allocation des ressources

Un bon modèle de plan d’allocation des ressources doit contenir toutes les informations importantes concernant les ressources du projet, notamment :

• Le nom de la ressource : il peut s’agir d’une personne ou du type de ressource dont vous avez besoin pour un projet spécifique.

• La tâche qui y est associée : le travail ou la tâche spécifique pour lequel ou laquelle vous utiliserez cette ressource.

• Son rôle dans le projet : pour les ressources d’effectifs, il s’agit de l’ensemble des compétences spécifiques apportées par une personne au projet.

• La capacité maximale : la capacité maximale qu’une ressource peut gérer.

• La disponibilité : il s’agit de la capacité dont dispose encore une ressource avant d’atteindre sa capacité maximale.

• Les dates de début et de fin du projet : la période pendant laquelle le projet est actif.

Fonctionnalités intégrées

• Gestion des ressources : cette fonctionnalité vous donne un aperçu de la capacité de votre équipe et vous permet de visualiser aisément l’ensemble de ses activités sur tous les projets, au même endroit. Vous repérez ainsi les conflits et identifiez les risques pour éviter le moindre blocage, et réattribuez ou reprogrammez les tâches. Par ailleurs, vous pouvez également veiller à la bonne répartition des volumes de travail. L’un des membres de votre équipe est débordé ? Le cas échéant, réattribuez certaines de ses tâches ou reprogrammez les moins urgentes pour lui permettre de se concentrer sur ses activités clés.

• Portefeuilles : cette fonctionnalité facilite l’organisation du travail et vous permet de suivre tous les projets de votre équipe au même endroit. Affichez une vue d’ensemble de la progression de tous vos projets, puis accédez aux détails pour résoudre les risques éventuels. Les portefeuilles permettent également de partager des mises à jour sur différents outils et de tenir les parties prenantes informées sans avoir à planifier de réunions.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

Applications recommandées

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

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