Concevoir un processus de réception des projets hors pair

Vous êtes submergé de demandes de projet ? Vous recevez trop de demandes de dernière minute ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé. Nous avons la solution. 

Découvrez le processus de réception des projets, une méthode éprouvée pour donner la priorité aux bonnes tâches au bon moment. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour créer un processus de réception des demandes hors pair pour votre équipe. 

En quoi consiste un processus de réception des projets ? 

Un processus de réception des projets est un processus standardisé qui aide les équipes à recueillir, hiérarchiser et suivre les nouvelles demandes. Dans sa forme la plus élémentaire, le processus comprend les trois éléments suivants : 

1. Des formulaires pour recueillir les nouvelles demandes de projet, y compris toutes les informations dont les équipes ont besoin pour commencer. 

2. Une méthode de hiérarchisation pour identifier et planifier les tâches les plus importantes. 

3. Des étapes claires pour commencer à travailler sur chaque demande. 

Ce processus permet aux équipes de donner rapidement suite aux demandes de travail et de s’attaquer en premier lieu aux projets hautement prioritaires. 

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Pourquoi un processus de réception est-il important pour la gestion de projet ? 

En gestion de projet, la standardisation est la clé pour faciliter le processus des initiatives. Un processus de réception des demandes ne fait pas exception. Il transforme le processus de hiérarchisation des demandes (souvent long et déroutant) en un processus clair avec des étapes prédéfinies. Au lieu de perdre du temps à faire des allers-retours, les équipes peuvent rapidement passer en revue chaque étape du processus. Cela permet non seulement d’accélérer les délais d’achèvement, mais aussi de hiérarchiser et de traiter le travail de manière cohérente dans l’ensemble de votre organisation. 

Les défis de la gestion des demandes de projet

La gestion des demandes est délicate. Les équipes envoient leurs demandes à la dernière minute, celles-ci proviennent de différents endroits et chacun semble penser que son projet est la priorité absolue. Voici quelques défis courants en matière de gestion des demandes, qui peuvent tous être résolus grâce à un processus de réception efficace. 

Volume de demandes élevé

Un défi courant pour les entreprises : trop de demandes peuvent donner aux équipes l’impression de se noyer dans le travail, ce qui entraîne un burnout et des délais d’exécution lents. Un processus de réception des demandes résout ce problème grâce à une méthode de hiérarchisation claire, afin que les équipes puissent se concentrer sur les tâches qui ont le plus d’impact sur l’entreprise. 

Des demandes dispersées

Lorsque les demandes arrivent par e-mail, messages instantanés et réunions, les équipes doivent consacrer plus de temps à la documentation des nouveaux projets. Et encore, c’est le meilleur des cas. Dans le pire des cas, les demandes passent entre les mailles du filet et ne sont jamais terminées. Un processus de réception clair résout ce problème en centralisant toutes les demandes au même endroit. 

Les demandes n’incluent pas suffisamment de contexte

Il est difficile pour les équipes de commencer à travailler lorsqu’elles ne disposent que du strict minimum d’informations. Cela se produit souvent lorsque les entreprises ne disposent pas de formulaires de demande standardisés, qui précisent tous les détails requis pour chaque projet proposé. 

Les demandes ponctuelles retardent vos échéances

Nous sommes tous passés par là. Les projets se déroulent sans heurts jusqu’à ce qu’une demande de dernière minute hautement prioritaire arrive, monopolisant les ressources et obligeant les équipes à repousser leurs échéances. Bien que les demandes ponctuelles soient inévitables, un processus efficace de réception des projets peut les éviter en précisant à l’avance le temps nécessaire pour terminer une demande. Et si nécessaire, il comprend une méthode prédéfinie pour hiérarchiser et reprogrammer le travail du projet. 

Caractéristiques d’un processus efficace de réception des projets

Les processus de réception des projets varient en fonction des besoins uniques de votre organisation. Cela dit, voici trois fonctionnalités essentielles que chaque processus devrait inclure :  

1. Formulaires de réception des projets

Les formulaires sont la référence absolue en matière de réception des demandes. Ils offrent aux parties prenantes une méthode centralisée pour soumettre des demandes, afin que vous puissiez recueillir les nouvelles tâches au même endroit, plutôt que sur différents outils de communication. Les formulaires permettent également de standardiser les informations que les parties prenantes incluent lorsqu’elles envoient une demande. Les équipes peuvent ainsi traiter les demandes rapidement, car elles disposent de tout le contexte nécessaire pour commencer immédiatement. 

Quels sont les éléments à inclure dans votre formulaire de demande de projet ? 

Pour commencer, un formulaire de réception des projets de base doit comprendre les éléments suivants. Vous pourrez ensuite personnaliser votre formulaire en y ajoutant des questions supplémentaires en fonction des besoins de votre organisation. 

• Demandeur : qui propose le projet ? 

• Équipe à l’origine de la demande : quelle équipe ce travail soutiendra-t-il ? S’agit-il d’un projet externe ou interne ? 

• Type de projet : de quel type de travail s’agit-il ? Par exemple, il peut s’agir d’une nouvelle image, d’un texte pour une page Web ou d’une vidéo. 

• Résumé de la demande : en quelques phrases, que souhaitez-vous faire ? 

• Échéance : quand cette demande doit-elle être terminée ? 

• Priorité : est-ce essentiel ou simplement utile ? Il est souvent utile d’inclure un classement de priorité numérique, comme P1, P2, P3, etc. 

• Objectif Business associé : à quelle priorité de l’entreprise cette demande correspond-elle, le cas échéant ? 

• Informations contextuelles : quelles captures d’écran, documents ou autres pièces jointes pouvez-vous fournir pour plus de contexte ? Par exemple, un formulaire de demande de bug peut nécessiter une capture d’écran ou une vidéo du bug. 

2. Une méthode de hiérarchisation

Grâce à votre formulaire, vous disposez d’un lot de demandes claires et standardisées. Vous avez maintenant besoin d’un moyen de hiérarchiser et de planifier ces tâches afin d’effectuer le travail le plus important en premier. 

Voici comment établir une méthode de hiérarchisation efficace : 

• Demandez aux demandeurs de fournir des informations sur la hiérarchisation via les formulaires. Vous avez besoin de données pour évaluer l’importance de chaque demande, et votre formulaire est le meilleur moyen d’obtenir ces données. Au lieu de demander aux demandeurs de choisir une priorité (et de choisir P0 à chaque fois), vous pouvez également demander l’objectif Business pris en charge par la demande. De cette façon, vous pouvez clairement voir quelles tâches soutiennent clairement les priorités de l’entreprise et lesquelles ne le font pas.

• Créez un score de hiérarchisation : utilisez les informations du formulaire pour créer un score numérique qui pondère la priorité des tâches, les objectifs stratégiques associés, l’équipe demandeuse, etc. Cela permet de réduire toute subjectivité dans le processus de hiérarchisation. 

• Recueillez les demandes au même endroit. Pour établir des priorités efficacement, vous devez avoir une vue d’ensemble de toutes les demandes, y compris des détails tels que leur score de priorisation et leur calendrier. Vous pourrez ainsi repérer rapidement les demandes les plus urgentes et les transmettre immédiatement à votre équipe. 

• Suivre la charge de travail de votre équipe. Documentez les demandes sur lesquelles votre équipe travaille actuellement, afin de visualiser clairement la charge de travail de chacun. Vous pourrez ainsi attribuer des tâches prioritaires sans surcharger personne. Un logiciel de gestion du travail peut s’avérer utile, surtout s’il dispose de fonctionnalités qui vous permettent de visualiser et d’ajuster la charge de travail de l’équipe en temps réel. 

• Planifiez le travail en fonction du score de priorisation. Maintenant que vous avez une vue d’ensemble de la priorité de chaque tâche et que vous avez une idée des disponibilités de votre équipe, vous pouvez planifier le travail. Pour ce faire, il est conseillé d’utiliser un logiciel de gestion du travail qui vous permet de visualiser les tâches sur une chronologie ou un calendrier. 

3. Prochaines étapes claires

Pour commencer à travailler rapidement, les équipes ont besoin d’un plan d’action clair. C’est pourquoi les prochaines étapes prédéfinies sont un élément essentiel de tout processus de réception des projets. Elles donnent aux employés une approche standardisée pour traiter tout type de demande, des articles de blog aux fonctionnalités produit. 

Pour définir les prochaines étapes, tenez compte de chaque type de demande traité par votre équipe. Pour chacun d’entre eux, posez-vous les questions suivantes : 

• Quelles tâches doivent être effectuées pour terminer cette demande ? 

• Dans quel ordre ces tâches doivent-elles être effectuées ? 

• Existe-t-il des dépendances (tâches qui ne peuvent pas être commencées tant qu’une autre n’est pas terminée) ? 

• Combien de temps chaque tâche prendra-t-elle ? 

• Quelle est la personne la plus apte à accomplir chaque tâche ?

Ensuite, établissez un rétroplanning pour chaque type de demande, en incluant chaque tâche (dans l’ordre), sa durée et la personne à qui elle doit être attribuée. Vous établissez essentiellement une chronologie de projet prédéfinie pour chaque type de demande. Voici par exemple à quoi pourraient ressembler les prochaines étapes pour un e-book marketing. 

• Jour 1 : le rédacteur désigné fixe une date de publication pour l’e-book, en fonction de la durée de chaque étape du processus. 

• Jours 2 et 3 : le rédacteur crée un plan. 

• Jour 4 : un éditeur examine le plan et donne son avis. 

• Jours 5 à 8 : le rédacteur révise le plan et rédige une première ébauche. 

• Jour 9 : l’éditeur examine la première ébauche et donne son avis. 

• Jour 10 : le rédacteur révise la première ébauche. 

• Jour 11 : l’éditeur et un partenaire PMM examinent la version finale. 

• Jour 11 : un chef de projet soumet la version finale à l’équipe de conception.

• Jours 11 à 14 : l’équipe de conception crée des ressources visuelles pour l’e-book. 

• Jour 11 : le chef de projet demande à l’équipe Web de créer une landing page protégée pour l’e-book. 

• Jour 15 : le rédacteur et l’éditeur examinent la conception finale. 

• Jour 16 : l’équipe Web met en scène et publie la page d’accueil. 

De nombreuses étapes doivent être accomplies pour publier cet e-book. Certaines tâches doivent être effectuées dans un ordre spécifique, tandis que d’autres peuvent être réalisées en même temps. En définissant le processus de création de l’e-book à l’avance, vous aidez votre équipe à lancer les demandes immédiatement, sans perdre de temps à déterminer qui doit faire quoi. Cela aide également votre équipe à suivre le même processus standardisé pour chaque e-book, garantissant un résultat de haute qualité à chaque fois. 

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Exemple de processus de réception de projet

Voici un exemple pour vous aider à mettre ces idées en contexte. Imaginez que vous faites partie d'une équipe agile qui gère les demandes de nouvelles fonctionnalités. Voici à quoi pourrait ressembler votre processus de réception des projets : 

1. Un initiateur de projet termine un formulaire de réception des projets, détaillant ce que la fonctionnalité doit inclure, pourquoi elle doit être créée et quand elle doit être terminée. 

2. Un bureau de gestion de projet (PMO) examine les formulaires de demande de projet et effectue une évaluation initiale pour déterminer l’opportunité, la viabilité et la faisabilité de la création de la nouvelle fonctionnalité. 

3. Sur la base de son évaluation, le PMO approuve ou refuse la demande et attribue un score de priorisation. 

4. Le PMO ajoute la demande au backlog produit de l’équipe d’ingénierie, en la programmant en fonction du score de priorisation. 

5. Une réunion de lancement est organisée. 

6. Un chef de projet utilise les informations du formulaire de demande de projet et de la réunion de lancement pour terminer une proposition de projet. Il fonde cette proposition de projet sur un ensemble d’étapes de base prédéfinies pour chaque lancement de nouvelle fonctionnalité. 

7. Une partie prenante senior approuve la proposition ou la renvoie pour qu’elle soit retravaillée. 

8. Le chef de projet crée un plan de projet plus détaillé à partir de la proposition. 

9. Le chef de projet alloue les ressources, attribue les tâches et fixe une date de lancement. 

10. L’équipe projet commence à travailler. 

Créer un processus de réception des projets

Créer un processus de réception des demandes efficace à partir de zéro, ou même optimiser celui que vous utilisez déjà, peut s’avérer difficile. Voici un guide étape par étape pour vous aider à bien démarrer.

1. Définissez les rôles et les responsabilités

La première étape consiste à définir clairement les personnes impliquées dans le processus et leurs rôles. Il s’agit notamment d’identifier le propriétaire du processus, qui supervisera l’ensemble du processus de réception ; les personnes ou les équipes responsables de l’envoi des demandes ; les décideurs qui approuvent ces demandes ; et les propriétaires de projets et les membres de l’équipe chargés de trier les tâches pour s’assurer qu’elles correspondent aux priorités stratégiques. Clarifier ces rôles dès le départ évite toute confusion et garantit la responsabilisation de chacun tout au long du processus.

2. Définissez la manière dont les demandes sont approuvées et hiérarchisées

Établissez un processus d’approbations et de prise de décision pour que les principales parties prenantes puissent évaluer les demandes de projet entrantes. Par exemple, vous pouvez prendre en compte des indicateurs tels que la taille du projet, son impact, la quantité de travail requise, les ressources disponibles ou l’importance stratégique pour déterminer l’importance de chaque demande de projet. Vous pouvez également élaborer un cadre de hiérarchisation pour classer les demandes, afin que les ressources soient allouées aux initiatives qui offrent la plus grande valeur ou qui correspondent le mieux aux objectifs de l’entreprise.

3. Documenter et standardiser votre processus

Créez un processus standardisé qui décrit chaque étape du processus de réception, de la soumission à la livraison finale. Cette documentation doit inclure les rôles et responsabilités, critères d’évaluation des demandes, formulaires de demande et étapes nécessaires pour hiérarchiser et terminer un projet. Un processus de réception standardisé garantit la cohérence, réduit les erreurs et simplifie le processus.

4. Centralisez votre processus

Ensuite, centralisez l’ensemble de votre processus de réception des demandes au sein d’un système ou d’une plateforme. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil de gestion du travail pour recueillir, hiérarchiser et suivre les demandes au même endroit. Dans les grandes entreprises en particulier, la centralisation est essentielle pour gérer efficacement les demandes, suivre la progression et maintenir une visibilité sur tous les projets.

5. Identifiez les outils pour accélérer les choses

Tirez parti de la technologie pour automatiser et accélérer certaines parties du processus de réception. Vous pouvez par exemple utiliser des modèles pour les demandes de projet, des automatisations pour acheminer les demandes aux approbateurs appropriés et des formulaires pour standardiser les soumissions. Ces outils réduisent le travail manuel, augmentent l’efficacité et permettent de recueillir toutes les informations nécessaires dès le départ. 

6. Communiquez sur le processus

Enfin, assurez-vous que toutes les personnes impliquées comprennent le processus de réception des demandes, leurs rôles au sein de celui-ci et la façon d’utiliser les outils ou plateformes associés. Pour ce faire, vous pouvez par exemple organiser des séances de formation, rédiger des guides ou créer des vidéos de démonstration. Une communication claire évite les malentendus et garantit le bon déroulement du processus.

Faites passer votre processus de réception des demandes à la vitesse supérieure

Grâce à ces conseils, vous pouvez transformer votre processus de réception des projets en une machine bien huilée. Pour simplifier davantage vos processus, découvrez comment les experts utilisent Asana pour créer des processus d’entreprise plus intelligents et évolutifs. 

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