6 steps for operations leaders to build a better annual plan

Une formule annuelle efficace est essentielle pour que vos équipes, vos services et votre entreprise travaillent ensemble à la réalisation des mêmes objectifs. 

En tant que responsable des opérations, vous supervisez la façon dont votre organisation gère ses activités. En analysant les performances de votre entreprise au cours de l’année écoulée, vous et vos équipes des opérations pouvez identifier les stratégies qui ont fonctionné (et celles qui n’ont pas fonctionné) afin de créer une formule annuelle efficace conçue pour maximiser l’impact de chaque service.

Voici ce que vous devez savoir pour élaborer une formule annuelle efficace.

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Les formules annuelles favorisent la clarté et la responsabilisation 

La planification annuelle offre à votre entreprise une feuille de route ou un modèle pour l’année à venir. 75 % des entreprises qui réussissent disposent d’un système formel et préétabli pour éclairer et gérer leur stratégie. Ce système établit un lien entre les objectifs et le travail de vos employés, ce qui leur permet de générer plus facilement des résultats basés sur les résultats et de maximiser l’impact de leurs équipes.

Grâce à une formule annuelle, les services peuvent commencer l’année avec une solide compréhension de la vision globale et de la manière dont leur travail contribue aux objectifs généraux de l’entreprise. Sans plan global, il peut être difficile de comprendre comment un projet ou une initiative spécifique fait avancer l’entreprise. 

Des objectifs clairs établissent des points de référence pour la progression du projet

Votre formule annuelle ne doit pas être un objectif que vous définissez et que vous laissez de côté ensuite. Vérifiez plutôt périodiquement la progression des projets par rapport à votre formule annuelle afin de voir comment vos équipes opérationnelles s’en sortent. En procédant ainsi tout au long de l’année, vous aurez non seulement une idée de la progression de vos équipes par rapport à leurs objectifs généraux, mais vous pourrez également comprendre si elles sont en avance ou en retard sur le calendrier, et vous adapter en conséquence. 

Si vous constatez qu’une initiative spécifique ne sera pas en mesure d’atteindre les objectifs stratégiques définis dans la formule annuelle de votre entreprise dans les délais, vous pouvez utiliser ces données pour vous recentrer et redoubler d’efforts sur certaines initiatives, ou au contraire vous en désengager. 

Fixez-vous des objectifs concrets pour une période donnée

Plus votre objectif est précis, plus votre plan d’action sera concret. En fournissant des objectifs détaillés et spécifiques, vous permettez à vos employés de comprendre clairement le travail à prioriser et les livrables dont ils sont responsables. 

Assurez-vous également que vos objectifs sont mesurables. Des ICP et des OKR clairs montrent comment le travail concret est lié aux objectifs commerciaux à plus grande échelle. 

6 étapes pour la planification annuelle de votre business

Le processus de planification annuelle a souvent lieu vers la fin de l’année civile ou à la fin de l’exercice comptable de votre entreprise. À l’approche de la période de planification annuelle, tenez compte des six étapes suivantes du processus. 

1. Réfléchissez aux stratégies précédentes et développez-en de nouvelles

Avant de commencer à planifier l’année à venir, demandez-vous, ainsi qu’à vos parties prenantes et à vos équipes opérationnelles, dans quelle mesure vous avez atteint les objectifs fixés dans la formule annuelle de l’année dernière.

Quelle que soit la réponse, utilisez ces données récentes pour orienter votre prise de décision lors de l’élaboration de votre prochaine formule annuelle. Vous pourriez par exemple décider de redoubler d’efforts sur les grands programmes ou initiatives lancés l’année dernière, ou de prendre une direction complètement différente. 

Une formule annuelle bien construite tient compte de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné, et s’en inspire pour s’améliorer.

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2. Transformez les besoins les plus importants de votre entreprise en objectifs

Après avoir réfléchi aux performances de l’année dernière, concentrez-vous sur les opportunités de croissance et d’amélioration les plus importantes. Utilisez ces informations pour vous guider dans l’élaboration d’objectifs à l’échelle de l’entreprise et des services.

Il est utile de disposer d’un cadre cohérent pour les objectifs à l’échelle de l’entreprise, afin d’accélérer le processus de définition des objectifs et de garantir une meilleure compréhension des objectifs à tous les niveaux de l’organisation.

Le cadre d’objectifs que vous utiliserez dépendra de votre entreprise, mais voici quelques exemples : 

• La méthode des objectifs et résultats clés (OKR) : elle aide votre entreprise à définir des objectifs en utilisant le cadre « Je vais [objectif], mesuré par [résultat clé] ».

• Les indicateurs clés de performance (ICP), qui utilisent des indicateurs avancés et retardés pour suivre vos performances par rapport à vos objectifs. 

• Les objectifs SMART, qui permettent de s’assurer que les objectifs fixés par votre organisation sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

3. Élaborez un plan d’action pour maximiser l’impact

L’étape suivante consiste à créer un plan d’action pour que votre entreprise atteigne les objectifs décrits à l’étape 3. Votre plan d’action doit décrire la liste des étapes que vos équipes doivent suivre pour atteindre leurs objectifs. Considérez votre plan d’action comme une carte que vous utiliserez pour arriver à destination. 

À partir de là, déléguez le travail défini dans le plan d’action à des équipes et services spécifiques. En reliant le travail de vos équipes aux objectifs généraux de l’entreprise, vous permettez à chaque équipe de comprendre plus facilement l’impact de son travail sur l’entreprise.

4. Assurez-vous que la formule annuelle est le plan de chacun

Tout le monde ne peut pas participer à l’élaboration de la formule annuelle de votre entreprise, mais chaque membre de l’équipe doit avoir le sentiment que son travail est pris en compte dans le plan. 

Au fur et à mesure de l’élaboration de la formule annuelle, rencontrez les dirigeants et les employés de l’ensemble de l’entreprise pour vous assurer que les différents points de vue et priorités sont pris en compte dans le produit final. Cette étape est essentielle pour obtenir l’adhésion et susciter l’enthousiasme de l’ensemble de l’entreprise. 

Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous vous contentez de dire à tout le monde ce qu’est la formule annuelle : vous voulez faire participer chaque service au processus et les enthousiasmer à l’idée de ce à quoi ils travaillent pour l’année à venir. Envisagez d’organiser une présentation pour non seulement partager le plan de l’entreprise et son importance, mais aussi pour définir la chronologie et la manière dont les services l’utiliseront pour atteindre les objectifs de l’entreprise. 

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5. Exécutez votre stratégie, suivez les indicateurs et ajustez-les si nécessaire

À ce stade, la formule annuelle de votre organisation est terminée, mais rien n’est jamais gravé dans le marbre. Au fil de l’année, assurez-vous de suivre en permanence les indicateurs de réussite et les ICP. Si les résultats de vos stratégies ne sont pas à la hauteur de vos attentes, il est important de les ajuster afin que votre entreprise atteigne les objectifs définis dans votre formule annuelle. 

6. Recommencez pour l’année suivante 

À la fin de l’année, il est temps de recommencer le processus. Alignez-vous sur votre plan stratégique, passez en revue les résultats de l’année écoulée et créez un nouveau plan pour atteindre ces objectifs commerciaux. 

Quels sont les éléments à inclure dans une bonne formule annuelle ?

Pour être efficace, un plan annuel doit contenir des éléments essentiels à la réalisation du travail décrit dans le plan lui-même, ainsi que le contexte qui explique pourquoi ce plan sera efficace. Voici quelques exemples d’éléments que vous pourriez retrouver dans une formule annuelle :

• Rapports sur les performances de l’année précédente : la formule annuelle de votre entreprise pour l’année à venir doit être basée sur les données des performances de l’année précédente. Cela donne à votre équipe un aperçu de ce qu’elle est capable de faire au cours d’une année civile.

• Estimations budgétaires : le retour sur investissement (ROI) est un indicateur clé de performance (KPI) courant utilisé par les investisseurs. En sachant combien dépensent les différentes équipes, votre organisation peut plus facilement calculer le ROI et ajuster ses stratégies. Les estimations budgétaires donnent également aux services le contexte dont ils ont besoin concernant la quantité de ressources dont ils disposent pour l’année.

• Des objectifs clairs et spécifiques : les formules annuelles doivent utiliser le cadre des objectifs intelligents (SMART) afin que votre entreprise puisse facilement mesurer les progrès et en rendre compte ultérieurement. 

• Jalons importants : votre entreprise peut accomplir beaucoup de travail en un an, mais pour ce faire, chaque service doit savoir où il en est. Les jalons fonctionnent comme des points de contrôle, donnant aux équipes et aux services une orientation et une idée de leur progression par rapport aux objectifs annuels.

• Marges de projets et plans d’urgence : les imprévus sont monnaie courante, et il vaut mieux être préparé que pris au dépourvu. Élaborez un plan d’urgence pour que votre organisation puisse se remettre dans les délais en cas d’imprévu. Prévoyez également des ressources tampons, par exemple une petite partie du budget de votre entreprise, pour faire face aux dépenses imprévues.

Préparez-vous pour l’année à venir

Après une année de travail acharné, il est temps de faire le point et de planifier de nouvelles grandes choses pour l’avenir. Bien que la planification annuelle nécessite du temps, de la collaboration et une stratégie réfléchie, les efforts se traduisent par la réussite de votre entreprise. 

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D’autres questions ? Nous sommes là pour y répondre. 

À propos de la planification annuelle ?

La planification annuelle consiste à élaborer une stratégie pour l’année à venir en fonction des enseignements tirés des performances de l’année en cours. Cela permet à votre équipe des opérations de réitérer la stratégie de l’année précédente et d’intégrer ces enseignements dans vos plans à venir. 

En substance, votre formule annuelle doit contenir : 

• Les objectifs que votre entreprise doit atteindre

• Une stratégie pour atteindre ces objectifs

• Des tactiques claires sur lesquelles chaque service travaillera

• Les jalons clés qui permettent de mesurer la progression

Planification annuelle et planification stratégique : quelles différences ? 

La planification stratégique et la planification annuelle sont deux méthodes de planification importantes qui aident à définir la stratégie de votre équipe pour l’avenir. Cependant, l’échelle de ces stratégies de planification est différente.

La planification stratégique consiste à établir la stratégie à long terme de votre entreprise. Elle comprend une feuille de route de base sur la façon dont l’entreprise devrait se développer dans les trois à cinq prochaines années. Vous utiliserez votre processus de planification stratégique pour élaborer votre formule annuelle. 

La planification annuelle représente l’ensemble des objectifs et des stratégies que vous souhaitez que votre entreprise atteigne, à l’instar d’un objectif stratégique. La principale différence est qu’une formule annuelle ne couvre qu’une année civile, au lieu de plusieurs années. Si vous imaginez un gâteau, la planification annuelle n’est qu’une tranche du gâteau de la planification stratégique.

À quel moment votre équipe doit-elle commencer la planification annuelle ?

Commencez votre processus de planification annuelle au cours du quatrième trimestre, afin de pouvoir commencer le premier jour du premier trimestre avec votre plan en main. Si ce n’est pas possible, faites votre planification annuelle le plus tôt possible au début de la nouvelle année. 

Planifier plus tôt présente deux avantages. Tout d’abord, vous éviterez la pression et le stress qui accompagnent généralement la fin d’année. Ensuite, si vous mettez en place un processus de planification annuelle efficace avec votre équipe de direction, vos équipes opérationnelles seront toujours libres de travailler sur des projets à fort impact tout au long du quatrième trimestre.