Plantilla de notas de lanzamiento

Publicas una actualización y, de inmediato, comienzan los problemas. Los usuarios inundan el equipo de Asistencia con tickets sobre funciones que no funcionan, el equipo de Marketing se apresura a reescribir los mensajes y las partes interesadas exigen saber qué cambió realmente. Una plantilla de notas de lanzamiento proporciona un espacio estructurado para registrar actualizaciones, comunicar correcciones y garantizar que todos estén al tanto de lo que se ha enviado.

Al capturar nuevas funciones, mejoras y correcciones de errores en un flujo de trabajo, reemplazas los documentos y las hojas de cálculo con un sistema repetible. Los equipos la usan en cada fecha de lanzamiento para documentar lo más importante, ya sea un parche rápido o el lanzamiento de un producto importante. Con un formato uniforme, puedes informar a las partes interesadas, ayudar a los usuarios finales a adoptar nuevas funciones y agilizar el proceso de gestión de lanzamientos.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de notas de lanzamiento?

Una empresa de software lanzó una vez un nuevo producto sin una forma estructurada de comunicar las actualizaciones. Los desarrolladores mantuvieron los cambios en las confirmaciones de GitHub, el equipo de marketing intentó resumirlos en publicaciones de blog y los equipos de asistencia recibieron llamadas de usuarios enojados que se sentían desprevenidos. Sin notas de lanzamiento consistentes, incluso las nuevas funciones más sólidas parecían confusas en lugar de emocionantes.

Si necesitas comunicar los cambios de software, una plantilla de notas de lanzamiento te ayuda a hacerlo de manera consistente y profesional.

Jefes de Producto

Usa una plantilla de notas de lanzamiento de producto para resumir las actualizaciones para las partes interesadas, cubriendo todo, desde nuevas funciones hasta problemas conocidos. La misma plantilla también coordina a los equipos de gestión de productos, ingeniería y marketing al mantener las actualizaciones en un solo lugar.

Desarrolladores

Puedes usar una plantilla de notas de lanzamiento de software para registrar detalles técnicos como cambios en la API, números de versión o correcciones de errores. El formato estructurado mantiene la gestión de versiones sincronizada y facilita el seguimiento de las actualizaciones técnicas en todos los equipos.

Equipos de Atención al Cliente

Convierte las actualizaciones técnicas en un lenguaje sencillo para que los usuarios finales sepan qué cambió y cómo les afecta. Una plantilla de notas de lanzamiento para software te ayuda a resolver los tickets más rápido y a guiar a los usuarios a los tutoriales con un contexto preciso.

Equipos de marketing

Usa las notas de lanzamiento para resaltar las mejoras del producto, las actualizaciones de “Novedades” y las notificaciones en la aplicación. Las notas también actúan como una herramienta de marketing de productos, respaldan las campañas y ayudan a los clientes a adoptar nuevas funciones.

¿Por qué usar la plantilla de notas de lanzamiento de Asana?

Una empresa de SaaS en crecimiento reemplazó los registros de cambios y los documentos estáticos con la plantilla de notas de lanzamiento de Asana. Redujeron la confusión al instante al registrar las actualizaciones en un solo lugar y proporcionar a las partes interesadas una vista única del progreso del producto.

Con Asana, tu plantilla de notas de lanzamiento se convierte en un flujo de trabajo organizado. Configuras tareas para cada lanzamiento, incluyes encabezados o viñetas para nuevas funciones y correcciones de errores, y supervisas el progreso en tiempo real.

Estos son algunos de los beneficios de usar una plantilla de notas de lanzamiento para software:

• Documentar cada lanzamiento con un formato uniforme.

• Registrar nuevas funciones, correcciones de errores y mejoras en un solo proyecto.

• Agregar fechas de lanzamiento, propietarios y números de versión a cada entrada.

• Automatizar los recordatorios para que las notas de lanzamiento se escriban en cada sprint.

• Compartir actualizaciones al instante con las partes interesadas, los usuarios finales o los clientes.

Cómo usar esta plantilla de notas de lanzamiento

El uso de una plantilla de notas de lanzamiento te ayuda a comunicar las actualizaciones del producto de manera coherente, transparente y fácil de seguir. En lugar de tener que reunir las actualizaciones de los documentos, emails o tickets de Jira, puedes organizar todo en un flujo de trabajo estructurado.

Puedes asignar responsables, establecer fechas de entrega y asegurarte de que cada detalle llegue a la audiencia correcta a tiempo. La plantilla elimina las conjeturas al escribir notas de lanzamiento, lo que te permite dedicar menos energía a recopilar información y más energía a ofrecer optimizaciones significativas.

1. Registra la información del lanzamiento

Comienza cada ciclo ingresando la información básica: número de versión, fecha de lanzamiento y plataforma. Agrega un responsable para el proceso de documentación y marca el nivel de impacto para que todos entiendan la importancia del lanzamiento.

También es importante actualizar el estado de la documentación y los campos del canal de comentarios. Esto garantiza que tu equipo sepa si las notas están listas para compartir y que las partes interesadas sepan exactamente dónde enviar sus comentarios o preguntas.

2. Destaca las nuevas funciones

Usa esta sección para describir nuevas funciones o cambios significativos. Asigna tareas al equipo de producto o marketing para redactar las descripciones, recopilar elementos visuales y confirmar la precisión. Incluye imágenes o GIF para que los usuarios finales puedan ver los cambios antes de probarlos.

Proporcionar detalles cuidadosamente pensados aquí ayuda a los usuarios finales a comprender el valor de la actualización. Establece el tono para la adopción al presentar las nuevas funciones como soluciones para las necesidades reales de los usuarios.

3. Documenta las mejoras y optimizaciones

Registra los ajustes o las actualizaciones de usabilidad menores. Agrega el alcance de la mejora, ten en cuenta a qué plataforma afecta y asigna a alguien para confirmar que funciona como se esperaba. Las mejoras pueden incluir mejoras de velocidad, ajustes de diseño o actualizaciones de accesibilidad.

Al capturar estos cambios, demuestras a las partes interesadas que no solo estás implementando funciones importantes, sino que también estás optimizando continuamente la experiencia del usuario en el día a día. Documentar las mejoras genera confianza en el proceso de desarrollo de productos.

4. Da seguimiento a la corrección de errores

Registra las correcciones con números de versión y vincúlalas a cualquier ticket relacionado en Jira o GitHub. Asigna miembros del equipo de control de calidad o de ingeniería para que confirmen cuándo se resuelven los errores. Si una imagen ayuda a aclarar la solución, agrégala para que los usuarios puedan ver la diferencia.

Incluir las correcciones de errores en las notas de la versión ayuda a que los usuarios finales sepan que te tomas en serio sus comentarios. También cierra el ciclo de Atención al Cliente, lo que reduce los informes duplicados.

5. Anota los problemas conocidos

Sé sincero con respecto a los problemas no resueltos. Usa esta sección para explicar el alcance del problema, tener en cuenta qué plataformas se ven afectadas y documentar las soluciones alternativas disponibles. Asigna un responsable para que el progreso no se detenga.

La transparencia sobre los problemas conocidos ahorra tiempo al equipo de asistencia y genera confianza en los usuarios. Las personas aprecian que reconozcas los problemas abiertamente en lugar de dejarlos adivinar qué salió mal.

6. Comparte las instrucciones de actualización

Proporciona notas paso a paso que guíen a los usuarios finales a través de cualquier requisito de configuración o instalación. Asigna tareas a redactores técnicos o especialistas de asistencia para asegurarte de que las instrucciones sean precisas y fáciles de seguir.

Las instrucciones de actualización reducen la fricción de adoptar la última versión. Al preparar a los usuarios con anticipación, mejoras su experiencia general y reduces el riesgo de errores o confusión.

Funciones de documentación de Asana para tu plantilla

Las funciones en Asana convierten las notas de lanzamiento en un flujo de trabajo estructurado que puedes repetir en cada sprint o ciclo de lanzamiento. Explora la lista completa de funciones para obtener aún más inspiración.

Vistas del proyecto

Las vistas del proyecto te permiten cambiar entre los formatos de lista, calendario y cronograma. Puedes ver qué notas están en borrador, cuáles están en revisión y cuáles se publicaron. Cambiar de vista facilita la detección de cuellos de botella y mantiene el flujo de trabajo en movimiento.

Campos personalizados

Los campos personalizados dan seguimiento a detalles como el número de versión, el tipo de actualización, el nivel de impacto y el estado de la documentación. Puedes filtrar por estos campos para agrupar actualizaciones similares, como correcciones de errores o mejoras. Los filtros ayudan a las partes interesadas a encontrar lo que necesitan sin tener que revisar listas extensas.

Tareas recurrentes

Las tareas recurrentes te recuerdan que debes crear notas de lanzamiento en cada sprint o ciclo de lanzamiento. Ahorras tiempo y evitas olvidar actualizaciones menores que aún son importantes para los usuarios. La automatización garantiza una comunicación de lanzamiento uniforme, incluso cuando el equipo está ocupado.

Resúmenes de IA

La IA genera resúmenes de notas de lanzamiento para boletines informativos, páginas de novedades o actualizaciones internas. Convierte largas listas técnicas en información destacada fácil de entender en segundos. La IA ahorra tiempo a los jefes de producto y facilita el intercambio de actualizaciones entre canales.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo conectan cada etapa, desde la redacción hasta la publicación. Las reglas asignan tareas, notifican a los revisores y actualizan los campos automáticamente. Optimiza la colaboración para que nada se pase por alto.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de notas de lanzamiento

Las integraciones conectan tus notas de lanzamiento con las herramientas que los desarrolladores y los equipos de producto ya usan. Mantienes las actualizaciones sincronizadas en todos los sistemas, lo que reduce el trabajo manual de copiar información. Explora más opciones en la galería de aplicaciones de Asana.

Jira Cloud

Sincroniza las incidencias resueltas de Jira Cloud directamente en tu flujo de trabajo de notas de lanzamiento. Evitas la doble entrada y ofreces a los jefes de producto, desarrolladores y partes interesadas una vista compartida de lo que se envió. Las notas de lanzamiento son siempre precisas porque las correcciones técnicas fluyen directamente desde la fuente.

GitHub

Vincula las solicitudes de extracción o confirmaciones de GitHub con las entradas de las notas de lanzamiento. Registra los números de solicitudes de extracción, los resúmenes y los cambios de estado sin salir de Asana. Los desarrolladores y los jefes de producto ven el código y la comunicación en paralelo.

GitLab

Conecta las incidencias de GitLab y combina las solicitudes con las tareas de Asana. Registra el progreso en tiempo real para que las mejoras, las correcciones y las nuevas funciones aparezcan en tus notas de lanzamiento a medida que avanza el desarrollo. GitLab y Asana se mantienen sincronizados sin esfuerzo adicional.

Bitbucket

Incorpora las incidencias de Bitbucket en Asana para que tu equipo pueda dar seguimiento a las actualizaciones técnicas y a la resolución de errores dentro de la misma plantilla de notas de lanzamiento. Mantén el trabajo de ingeniería vinculado a las tareas de comunicación, lo que facilita la publicación de notas que los usuarios entienden.

Unito

Usa Unito para sincronizar Asana con GitHub, GitLab, Bitbucket o Azure DevOps. Configuras reglas para reflejar las actualizaciones automáticamente, de modo que cada cambio registrado en una herramienta de desarrollo aparezca en tu flujo de trabajo de notas de lanzamiento. La integración agiliza la colaboración entre sistemas y elimina la necesidad de actualizaciones manuales.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de notas de lanzamiento