Die Erfassung von Arbeitsvorgängen funktioniert nicht. Hier erfahren Sie, warum das so ist – und was Sie dagegen tun können
Zusammenfassung
Theoretisch sollte ein reibungsloser Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen nicht kompliziert sein: Legen Sie klare Richtlinien fest, standardisieren Sie Anfragen und verwenden Sie all diese Informationen, um Projekte effektiv zu priorisieren. Aber in der Praxis kann es schnell chaotisch werden, mit Hindernissen wie inkonsistenten Prozessen, zeitaufwändigen manuellen Aufgaben und Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung, die es schwierig machen, Informationen effektiv zu sammeln und Projekte zu starten.
Was steckt hinter diesen anhaltenden Herausforderungen – und was noch wichtiger ist, wie können Sie sie effektiv angehen? Lassen Sie uns die häufigsten Fallstricke des Prozesses für Arbeitsanfragen und deren Lösungen näher betrachten.
Standardisierung von Arbeitsanfragen
Erhalten Sie von Anfang an alle Informationen, die Sie benötigen, um Arbeitsanfragen zu erledigen. Vergeuden Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und kümmern Sie sich stattdessen um die Arbeit, mit der Sie wirklich etwas bewegen.
1. Ihre Prozesse zur Erfassung von Arbeitsanfragen sind inkonsistent
Unternehmen benötigen standardisierte Prozesse, um neue Arbeitsanfragen zu verwalten. Ohne ein solides System jonglieren Teams mit Anfragen aus allen möglichen Quellen – wie E-Mails, Direktnachrichten oder spontanen Gesprächen – und verwandeln die Erfassung und Priorisierung von Aufgaben in etwas, das eher Rätselraten als Strategie ist.
Diese Inkonsistenz bei der Erfassung von Arbeitsanfragen verlangsamt nicht nur die Workflows, sondern sorgt auch für Verwirrung. Teammitglieder fragen sich, welche Aufgaben Vorrang haben sollten, wer für was verantwortlich ist und was die nächsten Schritte sein sollten. Ohne einen standardisierten Prozess ist jede Anfrage eine Überraschung – und Teams verbringen mehr Zeit damit, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist, als es tatsächlich zu tun.
Die Lösung
Legen Sie klare Richtlinien für die Erfassung von Arbeitsvorgängen fest. Vereinfachen Sie die Arbeitsaufnahme, indem Sie einfache Richtlinien erstellen, die beschreiben, wie neue Arbeitsanfragen erstellt und bearbeitet werden sollten. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand darüber sind, welche Informationen benötigt werden, wer beteiligt sein sollte und welche Schritte zu befolgen sind. Erstellen Sie beispielsweise einen standardisierten Workflow für Arbeitsanfragen, auf den sich Teams beim Start neuer Projekte verlassen können, um Fehler zu reduzieren und die Arbeit zu beschleunigen.
Nutzen Sie standardisierte Formulare für Arbeitsanfragen. Vereinfachen Sie den Start neuer Projekte, indem Sie standardisierte Formulare verwenden, die von Anfang an nach allen wichtigen Details fragen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Teams über alle Informationen verfügen, die sie benötigen, wie die Art des Projekts, wichtige Fristen und spezifische Ressourcenanforderungen, bevor die Arbeit überhaupt beginnt.
2. Sie haben Schwierigkeiten, Projektdetails zu erfassen und Anfragen zu priorisieren
Ohne einen klaren Prozess für die Erfassung von Projektinformationen müssen Teams oft ein Wirrwarr von E-Mails, Notizen und Anfragen durchsuchen, nur um mit der Arbeit beginnen zu können. Wichtige Informationen können übersehen werden und die Priorisierung von Anfragen wird zu einer Herausforderung, insbesondere wenn jede Aufgabe dringend erscheint.
Dieser Mangel an Klarheit ist nicht nur frustrierend, sondern auch ein großes Hindernis. Es behindert die Entscheidungsfindung und bringt Projekte aus der Bahn, bevor sie überhaupt beginnen. Dieses Problem wird noch verstärkt, wenn Teams versuchen, die Arbeit an den übergeordneten Zielen des Unternehmens auszurichten. Ohne die richtigen Informationen – oder wenn Informationen fehlen – können Projekte auf wackeligen Grundlagen beginnen, wobei Teams unsicher sind, ob ihr Aufwand auf die wirkungsvollste Arbeit ausgerichtet ist.
Die Lösung
Halten Sie regelmäßige Statusmeetings ab. Sorgen Sie für eine reibungslose Projektpipeline, indem Sie regelmäßige Meetings zur Aufnahme neuer Projekte einrichten. Nutzen Sie diese Zeit, um über neue Projekte zu sprechen, Details zu klären und Prioritäten zu besprechen. Diese Meetings halten die Beteiligten während des gesamten Aufnahmeprozesses auf dem gleichen Stand, sodass jeder weiß, was ansteht und was wichtig ist. So kann Ihr Team fundierte Entscheidungen darüber treffen, worauf es sich konzentrieren sollte, und Prioritäten schnell ändern, wenn neue Chancen oder Herausforderungen auftauchen.
Fügen Sie Ihrem Formular zur Erfassung von Arbeitsanfragen Prioritätsdetails hinzu. Erweitern Sie das standardisierte Formular, das Sie erstellt haben, um Ihre Prozesse zur Erfassung von Arbeitsanfragen zu optimieren, indem Sie zusätzliche Details wie die Projektpriorität, den geschätzten Aufwand und die Ziele oder strategischen Ziele, auf die das Projekt ausgerichtet ist, erfassen. Diese vordefinierten Kriterien erleichtern die Priorisierung, Organisation und Reihenfolge von Projekten und helfen Ihrem Team, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die den größten Mehrwert bietet.
3. Ihr Team verschwendet Zeit mit manuellen Aufgaben
Bei so vielen Aufgaben im Arbeitsalltag ist es kein Wunder, dass Teams oft mit manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben beschäftigt sind. Ob es sich um den endlosen Kreislauf der Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung von Anfragen oder die Aktualisierung von Projektstatus handelt, diese sich wiederholenden Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch, ohne viel Wert zu liefern.
Die Herausforderung besteht nicht nur darin, dass Zeit verschwendet wird, sondern auch darin, dass Chancen für strategische Arbeit verpasst werden. Wenn Teams im Kreislauf sich wiederholender, manueller Arbeit feststecken, fällt es ihnen schwer, Zeit und Fokus für wirkungsvollere Projekte zu finden – und das bedeutet, dass das Unternehmen als Ganzes nicht sein volles Potenzial ausschöpft.
Die Lösung
Führen Sie ein Prozessaudit durch. Beginnen Sie damit, manuelle Aufgaben zu reduzieren, indem Sie mit einem Prozess-Audit tief in Ihre aktuellen Workflows eintauchen. Hier geht es darum, zu analysieren, wie Ihr Team Aufgaben erledigt, Aufgaben zu identifizieren, die unnötig zeitaufwändig sind, und herauszufinden, wo Sie den manuellen Aufwand reduzieren können. Indem Sie genau bestimmen, wo Ihr Team Zeit verliert, können Sie einen Plan zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen erstellen, damit sich die Teammitglieder auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Nutzen Sie Automatisierungstools, um manuelle Aufgaben zu erledigen. Oft sind die Aufgaben, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, auch die banalsten. Beseitigen Sie die Monotonie aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams und steigern Sie die Produktivität, indem Sie Technologien wie künstliche Intelligenz nutzen. Verwenden Sie diese Technologie, um mühsame Aufgaben wie die Zuweisung von Aufgaben, das Verschieben von Aufgaben in die nächste Phase des Workflows und das Aktualisieren des Status von Projekten zu automatisieren. Wenn Sie eine Work-Management-Plattform verwenden, können Sie noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie Regeln in Ihre Workflows integrieren. Auf diese Weise können Sie Aktionen (z. B. das Senden einer Erinnerungsnachricht) basierend auf vordefinierten Auslösern (z. B. wenn das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe näher rückt) automatisieren. Beide Strategien ermöglichen es Ihrem Team, weniger Zeit mit geringwertiger Arbeit und mehr Zeit mit strategischen Vorhaben zu verbringen.
Integrieren Sie andere Tools in Ihre Software. Nutzen Sie Ihr Technologie-Toolkit, indem Sie die Apps, die Sie bereits verwenden, in eine Work-Management-Plattform integrieren. Indem Sie die Tools, die Ihr Team täglich verwendet, an einem Ort verknüpfen, erleichtern Sie den Zugriff auf Informationen und Projektdetails – unabhängig davon, mit welchem Tool sie arbeiten. Dies reduziert die Notwendigkeit für Teams, manuell zwischen Apps zu wechseln und Informationen über mehrere Plattformen hinweg zu aktualisieren, sodass alle in Echtzeit ohne zusätzlichen Aufwand auf dem Laufenden bleiben.
Standardisierung von Arbeitsanfragen
Erhalten Sie von Anfang an alle Informationen, die Sie benötigen, um Arbeitsanfragen zu erledigen. Vergeuden Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und kümmern Sie sich stattdessen um die Arbeit, mit der Sie wirklich etwas bewegen.
4. Sie haben Schwierigkeiten, Ressourcen effektiv zuzuweisen
Die Ressourcenverteilung kann sich wie eine nie endende Herausforderung anfühlen, da Teams ständig Schwierigkeiten haben, den richtigen Mittelweg zwischen zu viel und zu wenig Arbeit zu finden. Die Ursache für dieses Problem liegt oft darin, dass Sie kein klares Bild von der Arbeitsbelastung Ihres Teams oder von den bevorstehenden Aufgaben haben. Dieser Mangel an Transparenz resultiert aus einem unzusammenhängenden Ansatz zur Nachverfolgung und Verwaltung von Aufgaben und führt zu überlasteten Ressourcen, verpassten Fristen und einem Rückgang der Teammoral. Und hier ist der springende Punkt: Bei der Ressourcenzuweisung geht es nicht nur darum, Zeitfenster in einem Zeitplan zu füllen. Es geht darum, Aufgaben an Talente anzupassen, um den Projekterfolg voranzutreiben und Wachstumschancen zu bieten.
Die Lösung
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams. Stellen Sie sicher, dass Sie einen genauen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams haben, einschließlich der aktuellen und zukünftigen Aufgaben. Erstellen Sie ein System zur Verwaltung von Kapazitäten oder verwenden Sie eine Work-Management-Plattform, um die Arbeitsbelastung auf einen Blick zu überwachen. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, die Arbeit gleichmäßig zu verteilen und sicherzustellen, dass niemand überlastet oder unterfordert ist, wodurch die Produktivität hoch und das Burnout-Risiko niedrig bleibt.
Verfolgen Sie, wie lange die Arbeit dauert. Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool, um zu messen, wie lange bestimmte Arbeiten, wie das Entwerfen eines Playbooks oder die Entwicklung einer Kundenfallstudie, dauern. Wenn Sie wissen, wie lange die Arbeit tatsächlich dauert – und nicht nur, wie lange Sie denken, dass sie dauert – können Sie echte Daten nutzen, um Zeitpläne zu planen und Fristen festzulegen. So stellen Sie sicher, dass Ressourcen so zugewiesen werden, dass die Projektanforderungen erfüllt werden, ohne Ihr Team zu überlasten. Darüber hinaus können Sie diese Analytik speichern und für die zukünftige Planung wiederverwenden, wodurch die Ressourcen für jedes Projekt effizienter als das letzte werden.
Ressourcenverteilung basierend auf Fähigkeiten optimieren. Weisen Sie Aufgaben nicht nur auf der Grundlage der Verfügbarkeit zu, sondern entscheiden Sie strategisch, wer was (und warum) tut, indem Sie die Arbeit an den Fähigkeiten und Interessen Ihrer Teammitglieder ausrichten. Das Ergebnis ist eine Win-Win-Situation: Indem Sie die Projektanforderungen an die individuellen Stärken und das Fachwissen anpassen, verbessern Sie die Projektqualität und halten gleichzeitig die Teammitglieder bei der Stange.
5. Es gibt immer wieder Verzögerungen beim Projektstart
Ein Projekt auf den Weg zu bringen, sollte sich nicht wie ein ständiger Kampf anfühlen, aber genau das ist es oft. Die anfängliche Hektik, alles auf die Reihe zu kriegen – von der Festlegung der notwendigen Details bis hin zur Abstimmung aller Beteiligten – kann schnell zu Engpässen führen. Und das ist keine Kleinigkeit. Es kann den gesamten Projektzeitplan durcheinander bringen und einen Dominoeffekt erzeugen, der sich auf die Dynamik und den Erfolg des Projekts auswirkt.
Was ist der Grund für die Verzögerung? Es ist oft eine Mischung aus mehreren Faktoren: die logistischen Hürden bei der Organisation und Einrichtung eines neuen Projekts, unklare Ziele, die zu Unsicherheit führen, und die Notwendigkeit von Genehmigungen durch Stakeholder in der Endphase. Fazit: Ohne einen optimierten Genehmigungs- und Projekteinrichtungsprozess befinden sich Teams in einer Warteschleife und warten auf Klarheit oder die Erlaubnis, mit der Arbeit zu beginnen.
Die Lösung
Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein. Bringen Sie alle von Anfang an an Bord. Indem Sie die Beteiligten frühzeitig einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass alle Bedenken ausgeräumt werden, bevor sie zu Hindernissen werden, und die Voraussetzungen für die Einrichtung und den Start der Arbeit schaffen. Diese frühzeitige Ausrichtung hilft, die Zustimmung zu sichern und die Ziele im Voraus zu klären, Verzögerungen zu reduzieren und eine solide Grundlage für die Projektinitialisierung zu schaffen.
Automatisieren Sie Workflows zur Projektinitialisierung. Fangen Sie nicht bei jedem Projekt bei Null an. Nutzen Sie die Vorteile einer Work-Management-Software, um Workflows für die Projektinitiierung zu automatisieren. Die Automatisierung Ihres Projektinitiierungsprozesses bedeutet, dass jeder notwendige Schritt, von der Erstellung von Projektzeitplänen bis zur Zuweisung von Ressourcen, automatisch umgesetzt wird, sobald ein Projekt grünes Licht für den Start erhält. Von der Einrichtung von Projekträumen bis hin zur Zuweisung von ersten Aufgaben – die Automatisierung erleichtert den Start neuer Projekte, sodass Sie die Dinge beschleunigen und den Prozess über alle Vorhaben hinweg konsistent halten können.
Verwenden Sie vorgefertigte Projektvorlagen. Beginnen Sie jedes Projekt mit einem guten Start, indem Sie die wichtigsten Schritte und Anforderungen im Voraus skizzieren. Wie die Automatisierung sind Vorlagen eine weitere Geheimwaffe, um Projekte schnell auf den Weg zu bringen. Mit vorgefertigten Projektvorlagen können Sie sicher sein, dass jedes Projekt mit einer klaren, definierten Struktur und den erforderlichen Projektkomponenten wie Aufgabenzuweisungen, Meilensteinen und Ergebnissen beginnt. Dieser Ansatz sorgt für Konsistenz in der Projektplanung, reduziert den Bedarf an Vorarbeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Details in der Eile übersehen werden.
6. Ihrem Team fehlt es an Klarheit
Wenn es um die Verwaltung von Projektanfragen geht, ist Klarheit nicht nur ein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit. Doch bei so vielen wichtigen Informationen, die über E-Mails, freigegebene Laufwerke und Messaging-Apps verstreut sind, ist es kein Wunder, dass Teams das Gefühl haben, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Dieser verstreute Ansatz zum Sammeln und Verarbeiten von Projektinformationen verlangsamt nicht nur die Arbeit, sondern lässt die Teammitglieder auch darüber rätseln, was wichtig ist und was wann fällig ist. Dies führt zu verpassten Chancen, Doppelarbeit und einem Team, das sich mehr darauf konzentriert, das Puzzle der Aufgaben zusammenzusetzen, als es tatsächlich zu lösen.
Die Lösung
Zentralisieren Sie Ihre Projektinformationen. Verabschieden Sie sich davon, E-Mails nach Status-Updates durchsuchen zu müssen oder Teammitglieder nach dem neuesten Projektfortschritt fragen zu müssen. Durch die Erstellung einer zentralen Anlaufstelle für Projektinformationen kann Ihr Team von Dokumenten bis hin zu Fristen auf alle wichtigen Details des Projekts an einem Ort zugreifen. Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie alle Projektanfragen, -aktualisierungen und -kommunikationen in einer Work-Management-Plattform zentralisieren. Dies erleichtert es allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben, und stellt sicher, dass aktuelle Informationen für Projektbeteiligte leicht zugänglich sind.
Verwenden Sie visuelle Projektzeitpläne. Verwandeln Sie den Zeitplan Ihres Projekts von einer komplexen Liste von Aufgaben in eine leicht verständliche visuelle Darstellung, die zeigt, was erledigt wurde, was in Bearbeitung ist und was als Nächstes kommt. Durch die Visualisierung Ihres Projekts in einer umfassenden Zeitleiste kann Ihr Team schnell erkennen, wie die Arbeit zusammenpasst, und Hindernisse erkennen, bevor sie zu großen Problemen werden. Wenn Sie Ihre Projektzeitleiste in einer Work-Management-Plattform erstellen, können Sie außerdem Funktionen wie die Möglichkeit nutzen, Zeitpläne mit einem einzigen Klick zu verschieben, sodass Sie Fristen im Handumdrehen anpassen können.
Reguläre Status-Updates teilen. Halten Sie Ihr Team mit regelmäßigen Status-Updates auf dem Laufenden. Ob es sich um einen kurzen täglichen Check-in oder eine wöchentliche Zusammenfassung des Fortschritts handelt, diese Updates geben einen Überblick über den Fortschritt des Projekts und stellen sicher, dass niemand, von einzelnen Mitarbeitern bis hin zu hochrangigen Stakeholdern, über den Status des Projekts oder die nächsten Schritte im Unklaren ist. Verbessern Sie Ihre Updates mit Technologien, mit denen Sie Echtzeitdaten nutzen können, Erinnerungen senden, dass Updates fällig sind, und Ihre Formatierung für eine konsistente Kommunikation standardisieren können.
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Optimieren Sie Ihren Prozess zur Erfassung von Arbeitsanfragen mit einer Work-Management-Plattform
Die Einrichtung eines standardisierten Prozesses zur Erfassung von Arbeitsanfragen muss nicht kompliziert sein. Erfahren Sie, wie Asana Ihren Teams helfen kann, Workflows zu optimieren, damit sie von Anfang an alle Informationen haben, die sie für erfolgreiche Projekte benötigen.
Standardisierung von Arbeitsanfragen
Erhalten Sie von Anfang an alle Informationen, die Sie benötigen, um Arbeitsanfragen zu erledigen. Vergeuden Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und kümmern Sie sich stattdessen um die Arbeit, mit der Sie wirklich etwas bewegen.
