Prozesslandkarte erstellen: Der Ablauf im Überblick!

In der heutigen Zeit spielt Qualitätsmanagement eine ungemein wichtige Rolle. Hierzu werden einzelne Aufgabenbereiche und Tätigkeiten oftmals innerhalb von Prozessen zusammengefasst, um mehr Struktur zu bieten.

Da man jedoch auch innerhalb der vielen Prozesse leicht den Gesamtüberblick verlieren kann, sollte man diese dementsprechend strukturieren. Ein mögliches Mittel dazu ist die Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte stellt ein Tool innerhalb der Prozessdokumentation dar, mit welcher auf einen Blick erkenntlich sein soll, welche Prozesse im Unternehmen vorhanden sind und wie diese im Zusammenhang zueinander stehen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Prozesslandkarte und wie Sie selbst eine solche erstellen können. Dazu zeigen wir Ihnen, wie die Prozesse innerhalb dieser Karte sortiert werden und welche Vorteile Ihnen dieses Modell bietet.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Starten wir zu Beginn mit der Definition der Prozesslandkarte. Was ist das überhaupt? Einfach ausgedrückt werden mit einer Prozesslandkarte alle Prozesse innerhalb des Unternehmens grafisch abgebildet. Im Grunde genommen ist es also die Abbildung der Ablauforganisation aus Sicht der verschiedenen Prozesse.

Bei diesem Tool werden die jeweiligen Prozesse im Unternehmen unabhängig von den Bereichen und Abteilungen integriert. Diese werden in einer logischen Reihenfolge gegliedert, sodass leicht erkenntlich ist, wie die Prozesse voneinander abhängig sind. 

Dieses Tool gibt es schon seit längerer Zeit. Zurückführen lässt sich dieses Tool auf den amerikanischen Professor Michael Porter, welcher schon in den 1980er Jahren das Instrument der Wertkette anwendete.

Die Prozesslandkarte als Teil des Prozessmanagements

Tatsächlich stellt die Prozesslandschaft die erste und oberste Ebene im Prozessmanagement dar. Dieser Bereich befasst sich allgemein mit allem rund um die Geschäftsprozesse. Dazu zählt nicht nur die Identifikation und grafische Abbildung mithilfe der Prozesslandkarte. Auch die Steuerung und Optimierung von allen Prozessen gehört in diesen Bereich.

Das Ziel im Prozessmanagement ist es dabei, ein besseres Verständnis über die Ablauforganisation eines Unternehmens zu bekommen und mittels gezielter Maßnahmen die Effizienz zu erhöhen. Dabei ist es auch wichtig, flexibel und agil reagieren zu können, damit man sich immer an den Kundenbedürfnissen orientieren kann.

Die Prozesslandkarte als Teil des Qualitätsmanagements

Auch im Bereich des Qualitätsmanagements ist die Prozesslandkarte wirklich wichtig. So können Sie damit nämlich die Wechselwirkungen zwischen Prozessen darstellen, womit Sie einen Teil der ISO 9001 erfüllen.

Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme, welche national und international sehr stark verbreitet ist. Diese Norm legt Mindestanforderungen für QMS fest, wodurch im Umkehrschluss die Transparenz erhöht und die Fehlerquote verringert wird.

Gerade in der neueren Version der ISO 9001 ist es wichtig, die Prozesse im Unternehmen richtig darzustellen. Ein hilfreiches Tool kann hierfür eben die Prozesslandkarte sein.

Warum ist eine Prozesslandkarte notwendig?

Eine Prozesslandkarte zu erstellen kann viele Vorteile für Unternehmen bieten. Die wichtigsten Punkte von der Prozessorientierung im Gegensatz zur Aufgabenorientierung möchten wir Ihnen hier kurz näher erklären:

1. Vermeidung von Silodenken

Eine Prozesslandkarte hilft uns dabei, das Gesamtbild eines Unternehmens besser betrachten zu können. Ohne dieses Tool laufen Sie Gefahr, nur innerhalb von Abteilungen zu denken. Dabei ist es wichtig, dass man die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten hängt. Damit lassen sich auch viel leichter Probleme zurückverfolgen und beheben.

2. Abbildung der Wertschöpfungskette

Gerade in großen Unternehmen kann es schwierig sein, den Gesamtprozess schnell und einfach zu erklären. Immerhin gibt es so viele Faktoren, die zur Wertschöpfung beitragen. Mit einem Prozessmodell lassen sich alle Prozess übersichtlich in Kategorien einteilen und grafisch darstellen.

Gerade bei der Nutzung von digitalen Tools wie Asana zur Abbildung kann man die Prozesse sehr übersichtlich und einfach abbilden.

3. Der Start zum Prozessmanagement

Bei der Prozesslandkarte werden alle wertschöpfenden Prozesse innerhalb eines Unternehmens identifiziert und anschließend in die verschiedensten Kategorien geordnet. Dies ist natürlich sehr vorteilhaft, da dies den Start zum Prozessmanagement bildet.

Im weiteren Verlauf lassen sich die Prozessketten eindeutig identifizieren und damit auch optimieren. Man entwickelt sich somit zu einer Prozessorganisation, in welcher man agiler auf Probleme reagieren kann, da diese schneller identifiziert werden.

Welche verschiedenen Prozesse gibt es?

Alle Teilprozesse werden innerhalb der Prozesslandkarte in eine Kategorie eingeteilt. Dabei ist allerdings zu beachten, dass es insgesamt drei verschiedene Arten von Prozesslandkarten gibt, welche entweder zwei, drei oder vier verschiedene Kategorien enthalten.

Das erste Modell von Porter beinhaltete zu der damaligen Zeit nur zwei verschiedene Stufen. Hierbei wurde unterschieden zwischen Primärprozessen und Unterstützungsprozessen. Die Definition war hier sehr einfach gestaltet:

• Primärprozesse haben einen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung in einem Unternehmen und sind meist mit der Produktion von einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden.

• Unterstützungsprozesse hingegen sind Aktivitäten und Aufgaben, die eine notwendige Voraussetzung darstellen, damit überhaupt die Primärprozesse ausgeführt werden können.

Welche 4 Kernprozesse gibt es?

In der Zeit der 80er Jahre war dieses Modell auf jeden Fall ausreichend. Es wurde jedoch mit den Jahren weiterentwickelt, um sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Heute sprechen wir daher meist von drei- bzw. vierstufigen Karten. Diese werden unterteilt in folgende Prozesse:

• Managementprozesse: Ganz oben steht bei allen heutigen Prozesslandkarten der Managementprozess. Damit ist die strategische Steuerung eines Unternehmens gemeint. Hier werden alle wichtigen Aufgabenbereiche definiert und an die entsprechenden Abteilungen und Mitarbeiter verteilt. Zudem werden hier auch die wichtigsten strategischen und operativen Planungs- und Controllingmaßnahmen durchgeführt. Die Führungsprozesse bzw. auch Hauptprozesse genannt sind langfristig ausgerichtet und konzentrieren sich darauf, die Vision und Richtung vorzugeben, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Kernprozesse: Mit einem Kernprozess ist eine Aktivität gemeint, die direkt im Zusammenhang mit der Produktion oder dem Kundenkontakt steht. Ein Prozesslandkarte Beispiel wäre etwa die Produktion verschiedener Einzelteile sein oder das Vermarkten einer Dienstleistung. Diese essentiellen Wertschöpfungsprozesse laufen oft in einer gewissen Reihenfolge ab, dies ist die sogenannte Kernprozesskette. Eine solche Prozesskette bezeichnet man auch allgemein als End to End Prozesslandkarte. Dies ist im Grunde genommen das Hauptgeschäft eines Unternehmens.

• Unterstützungsprozesse: Ähnlich wie beim Vorgängermodell von Porter sind auch hier alle jene Aktivitäten gemeint, die in einem indirekten Zusammenhang zu der Wertschöpfungskette stehen. Diese sind trotzdem sehr wichtig für den Unternehmenserfolg, das sollte man nie vergessen. Die Buchhaltung wäre ein Beispiel für eine unterstützende Abteilung. 

Dies wäre das dreistufige Modell der Prozesslandkarte. Das vierstufige Modell findet dann Anwendung, wenn sich manche Prozesse nicht genau in Kernprozesse oder Unterstützungsprozesse einteilen lassen. In diesem Fall gibt es noch eine vierte Kategorie, die “Auftragsunterstützenden Prozesse”. Dies sind Supportprozesse, die sehr stark in Verbindung mit der Kernprozesskette stehen. Das Kundenmanagement oder die Logistik wäre ein Beispiel hierfür. 

Wie macht man eine Prozesslandkarte?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten bei der Erstellung der Prozesslandkarte. Jedes Unternehmen sollte dabei die Methode wählen, die für sie am besten funktioniert. Es gibt jedoch einige grundlegende Schritte, die immer eingehalten werden sollten:

1. Identifikation der Prozesse

Im ersten Schritt ist es natürlich unabdingbar, dass die Prozesse identifiziert werden. Denn ohne eine Auflistung aller Prozesse in einem Unternehmen können Sie natürlich auch keine Prozesslandkarte erstellen.

Hierbei gibt es zwei grundlegende Varianten, nämlich die Top-Down und die Bottom-Up Methode:

• Top-Down: Bei der Top-Down Vorgehensweise wird bei der Führungsebene gestartet. In diesem Fall halten Sie Gespräche mit den wichtigsten Führungskräften und erarbeiten aus diesen Interviews die wichtigsten Haupttätigkeiten in der Organisation. Dazu können Sie sich auch das Organigramm zu Hilfe nehmen. Von diesen Haupttätigkeiten aus identifizieren Sie die einzelnen Prozesse.

• Bottom-Up: Bei der Bottom-Up Variante hingegen starten Sie bei den einzelnen Abteilungen und befragen die Abteilungsleiter bzw. die Mitarbeiter nach den einzelnen Prozessen. Während diese Möglichkeit länger dauert und wesentlich zeitaufwendiger ist, ist das Ergebnis dennoch sehr genauer und realitätsnaher. 

2. Detailbeschreibung der Prozesse

Ein genaue Prozessbeschreibung steht im nächsten Schritt an. Dazu sollten Sie idealerweise mit den entsprechenden Abteilungen und Prozessverantwortlichen Gespräche führen, um die Vorgaben dieser Prozesse zu identifizieren. Dazu kann auch die Messgröße, der Input, der Output und die Dokumentation wichtig sein.

3. Einteilung in die verschiedenen Kategorien

In diesem Schritt zählt es nun, die Prozesse in die verschiedenen Prozessarten einzuteilen. Sie müssen also alle Prozesse nun in Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse unterteilen, beim vierstufigen Modell noch einmal genauer. 

Fragen Sie sich zunächst einmal, ob der Prozess in direktem Zusammenhang mit dem Kunden steht? Wenn ja, ist dieser Prozess ein Kernprozess. Wenn nicht, ist es entweder ein unterstützender Prozess oder ein strategischer, richtungsgebender Prozess.

4. Zeichnen der Prozesslandkarte

Im nächsten Schritt gilt es, die Karte zu zeichnen. Dabei kann es für Sie als Prozessmanager sehr hilfreich sein, auf eine Prozessmanagement-Software zurückzugreifen. Ein mögliches Tool dazu wäre Asana. Mit diesem Produkt lassen sich Werketten und Workflows übersichtlich darstellen und in verschiedene Kategorien einordnen.

Für welche BPM-Software Sie sich entscheiden, bleibt aber Ihnen überlassen. Wichtig ist es aber, dass Sie ein digitales Tool nutzen, denn mit diesen können Sie die Prozesslandkarte besser abbilden und auch eventuell Analysen durchführen lassen.

5. Abbilden von “Heat Maps”

Mit dieser von Ihnen generierten Darstellung haben Sie nun eine bessere Übersicht über die wichtigsten Prozesse in Ihrer Wertschöpfungskette. Darüber hinaus können Sie diese Landkarte noch für weitere Bereiche nutzen.

Mithilfe sogenannter “Heat Maps” könnten Sie nun jene Prozesse hervorheben, die noch weiter optimiert werden müssen. Wie genau Sie das umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. In Asana beispielsweise können Sie benutzerdefinierte Tags mit eigenen Farben erstellen. Hier könnten Sie ein Ampel-System nutzen:

• Gut funktionierende Prozesse werden mit grün markiert.

• Prozesse, bei denen kleine Aspekte verbessert werden könnten, werden mit gelb markiert.

• Prozesse, die unbedingt optimiert werden müssen, werden mit rot markiert.

Dadurch ergibt sich für Sie auch eine klare Priorisierung, um die dringlichen Probleme zu lösen und mehr Effizienz in Ihrem Arbeitsalltag zu erreichen.

Mit der Prozesslandkarte Übersicht gewinnen

Am Ende haben Sie nun eine Prozesslandkarte erstellt, welche Ihnen dabei helfen kann, eine Übersicht über das Gesamtunternehmen zu gewinnen. Mit dieser Landkarte sehen Sie nun, welche Prozesse im Unternehmen anfallen, ob diese unterstützung, kundenorientiert oder strategieweisend sind und in welchem Zusammenhang die Prozesse und somit die Abteilungen zueinander stehen.

Im weiteren Verlauf können Sie das Ergebnis nun nutzen, um die Prozessoptimierung durchzuführen. Worauf warten Sie also noch?