Out of office: 4 Tipps für die Urlaubsvorbereitung mit Asana
Gibt es etwas Besseres, als einen wohlverdienten Urlaub zu nehmen? Es ist Ihre Zeit, um sich auszuruhen, zu entspannen und eine Pause von den täglichen Aufgaben Ihrer Arbeit zu machen. Aber die Vorbereitung auf einen Urlaub kann stressig sein. Sie versuchen, Aufgaben zu erledigen, Projekte zu übergeben und sicherzustellen, dass jeder weiß, an wen er sich mit Fragen wenden kann, damit nichts übersehen wird, während Sie weg sind. Mit ein wenig Planung vor dem Urlaub muss das jedoch nicht so sein.
Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie Asana nutzen können, damit Sie sich entspannen und Ihre wohlverdiente Freizeit genießen können, während Sie wissen, dass Ihre Arbeit im Büro voranschreitet:
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Steigern Sie Klarheit und Wirkung im großen Maßstab, indem Sie Ihre Arbeit mit den Unternehmenszielen verbinden.
1. Erstellen Sie ein Abwesenheitsprojekt für Ihr Team
Es ist üblich, Ihren Kalender zu blockieren, wenn Sie im Urlaub sind. Aber Ihr Kalender ist nicht immer mit den Aufgaben Ihres Teams verknüpft, sodass es leicht ist, bei der Planung von Aufgaben oder der Zuweisung von Aufgaben zu vergessen, dass Sie nicht da sind. Eine einfache Lösung? Erstellen Sie ein Abwesenheitsprojekt in Asana, auf das Sie und Ihr Team zurückgreifen können.
Indem Sie nachverfolgen, wann Teamkollegen abwesend sind, können Sie dies bei der Planung von Arbeitsvorgängen und der Zuweisung von Anfragen berücksichtigen. Da Aufgaben in mehreren Projekten in Asana existieren können, können Sie Ihre Abwesenheitsaufgaben zu wichtigen Projekten wie Kreativanfragen oder Produkteinführungen hinzufügen, an denen Sie beteiligt sind, damit alle auf dem Laufenden sind. Auf diese Weise können sie die anstehende Arbeit unter Berücksichtigung Ihres Urlaubs planen.
So erstellen Sie einen Team-Abwesenheitskalender in Asana:
Klicken Sie auf den Schnell hinzufügen -Button in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie Projekt.
Erstellen Sie ein neues Projekt für den Abwesenheitskalender Ihres Teams.
Gehen Sie zum Tab Kalender und klicken Sie auf das Filtersymbol oben rechts, um es als Standardansicht für alle zu speichern.
Fügen Sie Ihre Teamkollegen als Projektmitglieder hinzu, damit diese Aufgaben für ihre Urlaubszeit hinzufügen können.
Wenn Sie neue Aufgaben hinzufügen, verwenden Sie Start- und Fälligkeitsdaten, damit die Dauer Ihrer Abwesenheit klar ersichtlich ist.
Stellen Sie sicher, dass die Aufgabe der Person zugewiesen wird, die den Urlaub nimmt.
Fügen Sie wichtige Details in die Aufgabenbeschreibung ein, z. B. Notfallkontaktinformationen.
Fügen Sie die Aufgabe zu anderen Projekten hinzu, die von Ihrem Urlaub betroffen sein könnten, damit jeder weiß, wann Sie abwesend sind.
2. Erstellen Sie einen Abwesenheitsplan
Wenn Ihre Auszeit näher rückt, denken Sie über all die Arbeit nach, die Sie derzeit noch zu tun haben oder die während Ihrer Abwesenheit erledigt werden muss. Erstellen Sie einen Plan, der beschreibt, wer welche Aufgaben übernimmt und alle wichtigen Verantwortlichkeiten abdeckt, während Sie abwesend sind. Auf diese Weise weiß jeder, an wen er sich bei Fragen und Aktualisierungen wenden kann.
Bei Kurzurlauben können Sie Ihren Plan direkt in Ihrer Abwesenheitsaufgabe dokumentieren. Für längere Abwesenheiten, wie eine mehrwöchige Reise oder Familienurlaub, sollten Sie ein eigenes Projekt für Ihren Plan erstellen. Fügen Sie Informationen über wichtige Arbeiten hinzu, an denen Sie beteiligt sind, wer dafür verantwortlich ist, welche Dokumente Teamkollegen möglicherweise benötigen und wie Sie erreicht werden können, wenn etwas dazwischenkommt. Fügen Sie Ihre Teamkollegen und alle anderen Personen, die über Ihren Abwesenheitsplan informiert sein müssen, zur Aufgabe oder zum Projekt hinzu, damit alle auf dem Laufenden sind.
3. Weisen Sie Aufgaben neu zu, die während Ihrer Abwesenheit fällig sind
Es wird unweigerlich Arbeiten geben, die Sie nicht vor Ihrer Abreise erledigen können, wie z. B. die Veröffentlichung wöchentlicher Status-Updates oder die Überprüfung von Arbeiten, die noch nicht abgeschlossen sind. Weisen Sie diese Aufgaben basierend auf den Verantwortlichkeiten, die Sie in Ihrem Plan skizzieren, dem entsprechenden Teamkollegen zu, damit er sie erledigen kann, während Sie abwesend sind. Kommentieren Sie dann die Aufgabe, damit andere Teamkollegen wissen, wer für die Arbeit verantwortlich ist, damit sie sie während Ihrer Abwesenheit fortsetzen können.
4. Aktualisieren Sie Ihr Asana-Profil auf Abwesend
Sie haben Ihren Abwesenheitsplan erstellt und alle Ihre Aufgaben sind entweder erledigt oder neu zugewiesen. Jetzt müssen Sie nur noch Ihren Status auf „Abwesend“ setzen, bevor Sie in den Urlaub fahren. Dadurch wird Ihr Avatar als abwesend angezeigt, sodass jeder weiß, dass Sie nicht verfügbar sind. Wenn Sie Informationen leicht zugänglich machen möchten, können Sie Ihr Profil auch mit Details darüber aktualisieren, an wen Sie sich wenden können, während Sie abwesend sind, ähnlich wie bei einer herkömmlichen Abwesenheitsnachricht.
So setzen Sie Ihren Status in Asana auf „Abwesend“:
Klicken Sie auf Ihren Avatar in der rechten Ecke der oberen Leiste und wählen Sie Meine Profileinstellungen aus dem Dropdown-Menü.
Aktualisieren Sie den Abschnitt Über mich mit einem Link zu Ihrer Abwesenheitsaufgabe oder Ihrem Abwesenheitsprojekt, oder geben Sie an, an wen man sich wenden kann, während Sie abwesend sind. Vergessen Sie nicht, diese Informationen zu aktualisieren, wenn Sie zurück sind.
Schalten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein und geben Sie das Datum an, an dem Sie zurückkehren.
Klicken Sie auf Profil aktualisieren, um Ihren Status auf Abwesend zu aktualisieren.
Bonus: Mit der Inbox und Erinnerungen sofort wieder voll durchstarten
Hoffentlich sind Sie entspannt und erholt aus Ihrem Urlaub zurück. Um dieses gute Gefühl beizubehalten, gehen Sie zu Meine Profileinstellungen und dann zum Tab Hacks. Aktivieren Sie Erinnerungsaufgaben über die Inbox und Erinnerungsaufgaben im rechten Fenster, damit Sie ganz einfach Erinnerungsaufgaben erstellen können, während Sie Ihre Benachrichtigungen durchgehen.
Wenn Sie durch Ihre Inbox scrollen, können Sie Updates, die keine Nachverfolgung erfordern, archivieren, nachdem Sie sie gelesen haben, oder eine Erinnerungsaufgabe für sich selbst erstellen, indem Sie auf Erinnerungsaufgabe erstellen in der unteren linken Ecke der Benachrichtigungen klicken. Auf diese Weise können Sie alles nachholen, was Sie zuerst verpasst haben, und dann später, wenn Sie wieder im Arbeitsalltag sind, Aufgaben nachverfolgen.
Die Vorbereitung vor der Reise ist der Schlüssel für einen erholsamen Urlaub
Wenn Sie sich vor dem Urlaub etwas Zeit für die Planung nehmen, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Arbeit erledigt wird, während Sie unterwegs sind. Und falls doch einmal etwas dazwischenkommt (denn seien wir ehrlich, man kann nicht jedes Szenario vorhersehen), können Sie jederzeit über unsere mobilen Apps (verfügbar für iOS und Android) auf Ihre Arbeit zugreifen. Jetzt ist es an der Zeit, in den Urlaub zu fahren. Sie haben es sich verdient.
Wie bereiten Sie sich vor, bevor Sie das Büro verlassen? Teilen Sie Ihre Tipps in den Kommentaren unten!
