Wie wir ein Framework für digitale Reife entwickelt haben, um Fähigkeiten und Ergebnisse zu skalieren

Digitale Arbeit ist ein bewegliches Ziel. Ständig tauchen neue Technologien auf, Prioritäten entwickeln sich, und es ist verlockend, alles auf einmal auszuprobieren. Aber ich habe gelernt, dass man sich nicht jedem Trend anpassen sollte, denn das bringt Sie nicht näher an Ihr Ziel – es lenkt Sie nur ab.

In meiner Rolle als Head of Digital bei Asana frage ich mich ständig, wie wir den technologischen Veränderungen, die sich täglich zu beschleunigen scheinen, einen Schritt voraus bleiben können. Um dies zu bewältigen, habe ich ein Framework für digitale Reife entwickelt, das entscheidend ist, um zu bewerten, wo wir uns befinden und zu entscheiden, was unsere Zeit und Ressourcen verdient. Es ist eine Möglichkeit, zu beurteilen, wo wir uns befinden, zu bestimmen, wo wir die größte Wirkung erzielen können, und einen Weg nach vorne zu finden, den das gesamte Team verstehen und unterstützen kann.

Warum ein digitaler Nordstart wichtig ist

In einem Umfeld, in dem sich digitale Trends ständig weiterentwickeln, jede Woche neue Technologien auftauchen und Trends sich ständig ändern, ist es für Teams leicht, entweder zu erstarren oder jedem neuen Tool ohne einen kohärenten Plan hinterherzujagen. Der erste Ansatz führt zu einer Analyse-Lähmung. Der zweite kann zu fragmentierten Bemühungen und Doppelarbeit führen. Ein digitaler Nordstern löst beide Probleme, indem er Ihnen eine Linse gibt, um Chancen anhand Ihrer langfristigen Ziele zu bewerten und gleichzeitig flexibel genug zu bleiben, um wertvolle Innovationen zu integrieren.

Es löst nicht jede Herausforderung, aber es beantwortet eine wichtige Frage: „Worauf sollten wir unsere Zeit und Ressourcen jetzt konzentrieren?“

Einführung des Frameworks für digitale Reife

Für uns kam dieser Nordstern in Form eines Frameworks für digitale Reife, das eine Möglichkeit darstellt, zu beurteilen, wo wir uns befinden, wichtige Lücken zu identifizieren und realistische Ziele für Verbesserungen zu setzen. 

Das Framework hilft uns:

• Neue Ansätze mit klaren Erfolgskennzahlen zu testen

• Schnell aus Erfolgen und Fehlern zu lernen

• Ressourcen bereitzustellen, um zu skalieren, was funktioniert

• Die Fähigkeiten aufzubauen, die unser Team für zukünftige Reifegrade benötigt

• Klare Lernpfade zu erstellen, die auf unsere Ziele ausgerichtet sind

So setzen wir dieses Framework in die Praxis um:

Schritt 1: Bewerten Sie, wo Sie sich befinden

Wir begannen damit, unsere aktuellen Fähigkeiten ehrlich zu bewerten, spezifische Lücken zu identifizieren und realistische Verbesserungsziele festzulegen. Um dies zu konkretisieren, haben wir fünf Reifegrade definiert:

• Anfänger*in

• Explorer

• Player

• Transformer 

• Disruptor 

Diese Reifegrade helfen uns, unseren aktuellen Stand zu bestimmen, die wichtigsten Lücken zu identifizieren und ein realistisches Ziel für unsere Zukunft zu setzen, das auf unseren wichtigsten Zielen, Prioritäten und dem zukünftigen Zustand basiert, auf den wir hinarbeiten.

Schritt 2: Ausrichtung auf die wichtigsten Fähigkeiten

Wir haben das Framework um sechs Kerndimensionen herum strukturiert: Bereiche, die für die Entwicklung unseres Digitalteams wichtig sind. Dabei geht es nicht nur darum, was das Business braucht, sondern auch darum, wie wir Menschen helfen, neue Fähigkeiten zu entwickeln und in ihren Rollen zu wachsen. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie beides in Einklang bringen: die Kompetenz des Teams fördern und sich gleichzeitig auf die Prioritäten konzentrieren, die das Business voranbringen.

Die sechs Dimensionen, auf die wir uns konzentrieren, sind:

• Fortgeschrittene digitale Fähigkeiten: Übergang von Ad-hoc-Schulungen zu einem strukturierten Weiterbildungsprogramm mit Zertifizierungswegen für wichtige digitale Kompetenzen.

• Personalisierung: Entwicklung von einer einheitlichen Erfahrung zu einer datengesteuerten Personalisierung mit klaren Governance-Richtlinien.

• Experimentieren: Übergang von einer Kultur, in der Entscheidungen auf Bauchgefühl basieren, zu einer Kultur, in der Hypothesen getestet werden.

• KI-gestützte Automatisierung: Übergang von manuellen Workflows zu intelligenten Prozessen, die es unseren Teams ermöglichen, sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren.

• Analytik und Erkenntnisse: Übergang von isolierter Berichterstattung zu einheitlichen Erkenntnissen, die strategische Entscheidungen vorantreiben.

• Plattformleistung: Übergang von starren Systemen zu flexiblen Architekturen, die schnelle Innovationen ermöglichen.

Schritt 3: Fähigkeiten und Bewertungen zusammenführen

Nachdem wir unsere Ausgangslage bewertet und die wichtigsten Fähigkeiten identifiziert hatten, die wir aufbauen wollten, haben wir sie zusammengeführt. Das bedeutete, dass wir aufzeigen mussten, wo unser Team in die einzelnen Reifegrade passt, die Meilensteine verstehen mussten, die diese Stufen definieren, und genau bestimmen mussten, wohin wir als Nächstes wollten.

Zum Beispiel könnte ein „Digitaler Neuling“ in der KI-gestützten Automatisierung weniger als zehn Prozent der Prozesse automatisiert haben, während ein „Digitaler Disruptor“ mehr als fünfundsiebzig Prozent automatisiert hätte. Durch die Definition konkreter Meilensteine und Kennzahlen für jede Fähigkeit können Sie leicht beurteilen, wo sich das Team heute befindet, was es bedeutet, von „Anfänger“ zu „Akteur“ oder „Innovator“ zu wechseln und wo Sie als Nächstes investieren sollten.

Für uns ergaben sich daraus umsetzbare Prioritäten. Wir haben erkannt, dass wir im Bereich der Personalisierung ein „Digital Explorer“ sind, der sich hauptsächlich auf eine grundlegende Segmentierung stützt, die auf breiten Segmenten basiert. Wir müssen uns jedoch zu einem „Digital Player“ mit einheitlichen Kundenprofilen und kanalübergreifender Personalisierung entwickeln. Indem wir diese Lücken sichtbar machten, gaben wir dem Team einen klaren Weg, um sie zu schließen.

Menschen auf die Reise mitnehmen

Damit der Aufwand für die digitale Reife funktioniert, darf es sich nicht nur um eine Top-Down-Richtlinie handeln. Zu Beginn des Prozesses habe ich das Team in das Gespräch einbezogen, um zunächst einen Entwurf des Frameworks zu überprüfen und dann bei der Verfeinerung zu helfen. Das Ergebnis ist eine Roadmap, die sowohl das Fachwissen als auch die Prioritäten des Teams widerspiegelt.

Dieser kollaborative Ansatz hat einen großen Unterschied gemacht. Das bedeutet, dass das Team nicht nur versteht, wohin wir wollen, sondern auch eine Rolle bei der Gestaltung spielt. Es bietet auch eine gemeinsame Perspektive für die Priorisierung, die verdeutlicht, wie der tägliche Aufwand zum großen Ganzen beiträgt.

Ebenso wichtig ist, dass das Team eine konkrete Möglichkeit hat, sein eigenes Wachstum zu messen. Hier geht es nicht darum, zu sagen: „Lernen Sie KI“ oder „werden Sie besser im Experimentieren“. Es geht darum, den Kompetenzaufbau spezifisch, umsetzbar und nachvollziehbar zu machen. Indem wir Kompetenzen mit klaren Metriken und Meilensteinen verknüpfen, helfen wir den Menschen zu verstehen, wie sich ihre Fähigkeiten entwickeln und wie diese Entwicklung in ihre Rolle, ihre Karriere und die Zukunft, die wir gemeinsam gestalten, passt.

Umsetzbar machen – und zu unserem eigenen machen

Die besten Frameworks sind nicht nur eine Präsentation. Sie sind dort zu finden, wo die Arbeit jeden Tag stattfindet. Bei Asana bedeutet das, das Framework für digitale Reife in Asana selbst umsetzbar zu machen. Durch die Nutzung der Funktionen von Asana zur Erstellung eines vernetzten Systems, das unsere Transformation visualisiert, haben wir es jedem Teammitglied leicht gemacht, zu verstehen, wo wir stehen, wohin wir gehen und wie ihre tägliche Arbeit uns unseren langfristigen Zielen näher bringt.

Zu den wichtigsten Funktionen, die wir nutzen, gehören:

• Ziele: Wir haben klare Ziele für jede Reifegrad-Dimension definiert, mit messbaren Zielen und Fälligkeitsdaten.

• Projekte: Jedes Ziel wird durch spezifische Projekte und Aufgaben unterstützt, die die Ziele in die konkreten Schritte unterteilen, die erforderlich sind, um sie zu erreichen. So kann jedes Teammitglied leicht verstehen, wie seine tägliche Arbeit mit dem langfristigen Wachstum zusammenhängt.

• Projekt-Statusaktualisierungen: Wir überprüfen und aktualisieren den Status monatlich und bieten so einen regelmäßigen Überblick über den Fortschritt. Diese Status-Updates helfen dem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben, Erfolge hervorzuheben und schnell Bereiche zu erkennen, die Aufmerksamkeit erfordern, sodass Prioritäten leicht angepasst werden können, bevor Rückschläge auftreten.

• Benutzerdefinierte Felder: Wir verfolgen Reifegrade, Business Impact und Ressourcenanforderungen mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, die umfassende Filter- und Berichtsfunktionen ermöglichen.

• Dashboards für die Berichterstattung: Unser Führungsteam verwendet Dashboards, um den Fortschritt über alle Vorhaben hinweg zu überwachen, Hindernisse zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung zu treffen. Wir können verfolgen, wo wir die größten Fortschritte machen, z. B. beim Einsatz von KI-gestützten Assistenten oder bei der Ausrichtung auf Personalisierungsmetriken, und erkennen, wo wir ins Stocken geraten sind.

Was mir an diesem Ansatz gefällt, ist die Art und Weise, wie er die strategische Vision mit der täglichen Umsetzung verbindet. Unsere Teammitglieder können sehen, wie ihre individuellen Aufgaben direkt zu unserem Reifegrad beitragen. Fortschritte werden sichtbar und gewürdigt, während potenzielle Probleme identifiziert und behoben werden können, bevor sie unsere Dynamik beeinträchtigen.

So sieht Erfolg aus

Dieser Ansatz zeigt bereits heute Ergebnisse:

• Wir sind auf dem besten Weg, in wichtigen Dimensionen vom „Digital Explorer“ zum „Digital Player“ aufzusteigen, und in einigen Bereichen haben wir uns zum Ziel gesetzt, noch in diesem Geschäftsjahr den Status „Digital Transformer“ zu erreichen.

• Das Team hat rollenbasierte KI-Zertifizierungen eingeführt, wobei 100 % des Teams als Workflow Specialist, AI Studio Foundations und AI Skill Abzeichen zertifiziert sind.

• Wir haben fünf KI-gestützte Assistenten eingesetzt und unser Ziel auf 15 erhöht, während wir an Dynamik gewinnen.

• Das Team hat ein klareres Verständnis dafür, worauf es seinen Aufwand konzentrieren muss, wie es die täglichen Prioritäten mit dem langfristigen Aufbau von Fähigkeiten in Einklang bringen kann und wie sich seine Beiträge in das Gesamtbild einfügen.

Lektionen für andere digitale Führungskräfte

Wenn Sie eine Roadmap für die digitale Reife Ihres Teams erstellen, sollten Sie einige Dinge beachten:

• Beziehen Sie die Mitarbeiter frühzeitig ein: Gestalten Sie das Framework so, dass es sowohl Ihre Strategie als auch die Erfahrung Ihres Teams widerspiegelt.

• Machen Sie es umsetzbar: Platzieren Sie Ihr Framework dort, wo die Arbeit bereits stattfindet: in den Tools und Plattformen, die Ihr Team täglich verwendet.

• Verfolgen und messen Sie den Fortschritt offen: Machen Sie Fortschritte sichtbar, damit sich das Team auf Erfolge konzentrieren und Bereiche erkennen kann, in denen mehr Fokus erforderlich ist.

• Bleiben Sie flexibel: Ziele entwickeln sich weiter, wenn Sie mehr darüber erfahren, was möglich ist. Das Ziel ist Fortschritt, nicht Perfektion.

Gemeinsam die digitale Zukunft gestalten

Bei der digitalen Transformation geht es nie nur um Technologie. Es geht darum, Menschen, Prozesse und Tools auf eine gemeinsame Vision auszurichten. Bei Asana ist unser Framework für digitale Reife zu mehr als nur einer Roadmap geworden. Es ist eine Möglichkeit für das Team zu verstehen, wo wir stehen, wohin wir gehen und wie jede Person uns helfen kann, dorthin zu gelangen.

Indem wir das Framework in Asana umsetzbar gemacht haben, haben wir eine große, abstrakte Initiative in eine kollaborative, konkrete Praxis umgewandelt. Und das ist der Grund, warum wir fokussiert bleiben und immer einen Schritt voraus sind.