Die ABC-Analyse im Detail erklärt!

In jeder Branche und bei jeder Aufgabe ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Dies gilt auch im Projektmanagement. Man muss sich auf die wichtigsten Kunden konzentrieren, die wichtigsten Produkte weiter vermarkten, etc.

In der Praxis kann es jedoch oftmals schwierig sein, herauszufinden, welche Kunden oder Produkte nun am wichtigsten sind und nach welchen Kriterien man dies überhaupt bewerten kann. Hier kann die ABC-Analyse sehr hilfreich sein. Die ABC-Analyse ist im Grunde genommen nichts anderes als eine Hilfe zur Prioritätensetzung.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zur ABC-Analyse. Wir erklären Ihnen die Analyse im Detail, wo diese idealerweise angewendet werden kann und welche Vorteile damit einhergehen.

Was ist eine ABC-Analyse?

Verlieren wir deshalb keine Zeit und starten direkt mit der Definition der ABC-Analyse. Die ABC Methode, auch XYZ-Analyse genannt, kann in Unternehmen, Teams und Projekten angewendet werden, um verschiedene Aufgaben, Ziele oder Kunden nach Ihrer Wichtigkeit einzuordnen und zu priorisieren.

Nehmen wir als Beispiel die Kunden. Unternehmen sollten immer wissen, wo ihre Zielgruppe liegt und wer die wichtigsten Kunden sind. Denn gerade diese Kunden profitieren vom Unternehmen und dem Produkt am meisten und vice versa. Auch Unternehmen machen den meisten Profit mit diesen Kunden. Es ist daher nur zu empfehlen, die ABC-Analyse durchzuführen. 

Mit dem Ergebnis lassen sich nämlich Maßnahmen und Strategien ableiten, wie man mit den verschiedenen Klassifizierungen umgeht. So kann man das Zeitmanagement und damit die Effizienz eines Unternehmens stark steigern.

Bei der klassischen Variante der ABC-Analyse gibt es drei verschiedene Kategorien: A, B und C. Man kann hierbei alle möglichen Dinge nach Ihrer Wichtigkeit einteilen, so etwa die angebotenen Produkte, die Kunden oder auch die Lieferanten.

• Klasse A: Hierbei handelt es sich um Dinge mit einer hohen Priorisierung. In Zahlen ausgedrückt macht die Klasse A nur etwa 5-15% der Gesamtmenge aus, hat aber einen Wertanteil am Umsatz von 60-80%. Bei den Kunden wären dies etwa die Schlüsselkunden, im Projektmanagement wären dies die größten Projekte.

• Klasse B: Diese Dinge haben eine mittlere Priorität. Diese Kategorie macht 20-40% der Gesamtmenge aus und hat einen Anteil von 10-25% am Gesamtwert. 

• Klasse C: Diese Dinge haben eine eher niedrige Priorität. Sie machen zwar einen prozentualen Anteil von 50-75% der Gesamtmenge aus, sind jedoch nur für 10-15% des Umsatzes verantwortlich. Wenn wir zum Beispiel die verschiedenen Aufgaben in einem Projekt kategorisieren, wären dies Aufgaben mit einem hohen Zeitaufwand, die jedoch kaum zum Gesamterfolg beitragen.

Woher kommt die ABC-Analyse?

Das Grundprinzip gibt es schon seit geraumer Zeit. Erfunden wurde die Methode von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric, erfunden. Dickie erfand das Modell 1951, nachdem er von dem Pareto-Prinzip inspiriert wurde. 

Das Pareto-Prinzip sagt im Grunde genommen aus, dass 20% des Aufwands für 80% des Erfolgs zuständig ist. Die 20% sollen hierbei die Klasse A darstellen.

Neben dem Pareto-Prinzip wurde Dickie auch von der Lorenz-Kurve inspiriert. Das Ergebnis seiner Arbeit war die ABC-Analyse, welche dabei helfen soll, sich auf das Wesentlichste zu konzentrieren.

In welchen Branchen wird die ABC-Analyse angewendet?

Die ABC-Analyse hat sehr viele Anwendungsbereiche. Immerhin lassen sich verschiedene Dinge, wie etwa Produkte, Kunden, die Produktion oder auch das Personal analysieren. Man muss nur wissen, welche Kennzahl sich dafür idealerweise eignet.

So etwa in der Materialwirtschaft. Hier kann man etwa die Lieferanten analysieren, entweder anhand der Einkaufspreise oder der Lieferdauer.

Auch in den verschiedensten Unternehmensbereichen kann die ABC-Analyse angewendet werden. Im Marketing etwa kann man die Kunden analysieren, aufgrund des Umsatzes. Im Personalmanagement kann man das Personal analysieren, beispielsweise mittels einer Kennzahl für die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Auch beim Einkauf, der Produktion und dem Qualitätsmanagement kann die ABC-Analyse sinnvoll sein.

Wie erstellt man eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse kann sehr hilfreich sein bei der Identifizierung der wirklich wichtigen Dinge. Damit Sie von den Vorteilen jedoch profitieren können, müssen Sie zunächst einmal eine solche Analyse durchführen.

In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte im Detail, damit Sie ohne Probleme selbst eine ABC-Analyse durchführen können.

1. Daten erheben

Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie alle notwendigen Daten sammeln, die Sie zur Durchführung der Analyse benötigen. Nehmen wir als Beispiel an, Sie möchten für ein erfolgreiches Customer Relationship Management Ihre Kunden in verschiedene Klassen einteilen. 

Zunächst einmal überlegen Sie sich, welche Kenngröße für die ABC-Analyse am geeignetsten wäre. Am Ende entschliessen Sie sich dazu, den Umsatz für die Analyse heranzuziehen. Immerhin haben Sie hierfür für jeden Kunden genaue Daten zur Verfügung.

Dazu müssen Sie zunächst einmal eine Liste erstellen mit all ihren Kunden und dem dazugehörigen Umsatz. Wichtig für eine objektive Betrachtung ist, dass Sie für alle Kunden den gleichen Zeitraum festlegen. Je nach Unternehmen kann dies zum Beispiel ein Monat oder ein Jahr sein.

Um das ABC-Analyse Beispiel besser zu veranschaulichen, finden Sie hier eine von uns erfundene Liste an Kunden von dem Unternehmen XY:

• Kunde 1: 40.000€

• Kunde 2: 30.000€

• Kunde 3: 10.000€

• Kunde 4: 5.000€

• Kunde 5: 5.000€

• Kunde 6: 3.000€

• Kunde 7: 2.000€

• Kunde 8: 2.000€

• Kunde 9: 2.000€

• Kunde 10: 1.000€

2. Kategorien zuordnen

Sie haben nun also eine Tabelle erstellt mit all ihren Kunden und den Umsätzen. Diese Liste sollte nach der Größe des Umsatzes sortiert sein, damit Sie in diesem Schritt die Kunden in die verschiedenen Kategorien einteilen können.

Dazu müssen Sie zunächst einmal die Prozente festlegen. Weiter oben haben wir einen ungefähren Rahmen angegeben hinsichtlich des Prozentanteils am Gesamtumsatz für die verschiedenen Kategorien. In diesem Beispiel nehmen wir einfach an, dass Kategorie A für 70%, Kategorie B für 20% und Kategorie C für 10% des Umsatzes verantwortlich ist. 

Sehen wir uns also nun an, welche Kunden in unserem Beispiel in welche Kategorie fallen:

• Kunde 1 und Kunde 2 fallen hier in die Klasse A. Sie sind für den meisten Umsatz verantwortlich, genauer gesagt fast drei Viertel. Es ist unbedingt wichtig, die Beziehung zu diesen Kunden sehr gut zu pflegen, damit diese dem Unternehmen erhalten bleiben.

• Kunde 3, 4 und 5 sind Teil der Klasse B. Sie sind für 20% des Umsatzes verantwortlich und damit auch keine unwichtigen Kunden. 

• Kunde 6, 7, 8, 9 und 10 bilden zusammen die Klasse C. Hier sind insgesamt 5 Kunden für 10% des Umsatzes verantwortlich, wodurch weitaus weniger wichtig sind als die A-Kunden und B-Kunden.

3. Strategien entwickeln

Nun haben Sie also die Kunden in die verschiedenen Klassen eingeteilt. Wichtig ist jetzt, dass Sie in diesem Schritt konkrete Maßnahmen ableiten für die einzelnen Klassen. Denn nur so hat die ABC-Analyse auch wirklich einen Sinn.

Diese Maßnahmen können Sie idealerweise im Team erledigen, entweder in einem Meeting oder einer Brainstorming-Session. Somit bekommen Sie Sichtweisen und Meinungen von Mitgliedern der verschiedenen Bereiche und können so die objektiv gesehen besten Maßnahmen bestimmen.

Kommen wir also nun zurück zu unserem Beispiel:

• A-Kunden: Die A-Kunden sind sehr wichtig für den Unternehmenserfolg. Daher haben Sie sich entschlossen, für genau diese Kunden einen Key Account Manager einzustellen. Dieser kümmert sich ausschließlich um die Schlüsselkunden und vereinbart mit diesen verschiedene Spezialangebote, ladet sie zu Events ein, etc.

• B-Kunden: Auch diese Kunden sollten nicht vernachlässigt werden, da sie einen nicht unwesentlichen Beitrag zum Gesamtumsatz leisten. Sonderaktionen, Newsletter oder Kundenkarten können dafür sorgen, dass der Umsatz mit diesen B-Kunden langfristig gesichert ist. Idealerweise werden diese in Zukunft zu A-Kunden.

• C-Kunden: Bei dieser Kundschaft sollte man zunächst eine Analyse machen. Denn wenn es möglich ist, diese zu B- oder A-Kunden zu machen, sollte man gezielte Anreize setzen, ähnlich wie bei den B-Kunden. Wenn der Zeit- und Kostenaufwand dafür jedoch zu hoch ist, sollte man die Ressourcen vermehrt für die B- und A-Kunden einsetzen.

4. Ständige Nachkontrolle

Natürlich können Sie nur dann wissen, ob sich die Strategien auch bewähren, wenn Sie sie austesten. Der letzte Schritt ist also weniger ein Schritt an sich als ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen hierbei darauf achten, wie die Kundengruppen auf die Strategien reagieren. Folgende Dinge sollten Sie hierbei immer im Hinterkopf behalten:

• Wird die Kundenbindung zu den A-Kunden gestärkt?

• Wie viele der B-Kunden werden zu A-Kunden?

• Wie viele der C-Kunden werden zu B-Kunden?

Sollte sich die ursprüngliche Ausgangslage nicht so entwickeln wie gewünscht, sollten Sie die Strategien eventuell anpassen. Wenn sich etwa das Verhältnis bei den Kategorien ändert, kann eine neue ABC-Analyse der ideale Ansatz sein.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse

Kommen wir also nun in unserem letzten Absatz zu den verschiedenen Vor- und Nachteilen, die mit der ABC-Analyse einhergehen.

Vorteile der ABC-Analyse

• Einfache Analyse: Die ABC-Analyse kann schnell und einfach durchgeführt werden. Solange Sie wissen, welche Kennzahlen Sie zur Analyse heranziehen, ist die Erstellung sehr einfach.

• Einfache Umsetzung: Auch die Umsetzung ist in der Regel mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand verbunden. Dies kommt aber natürlich auch immer auf die von Ihnen entwickelte Strategie an.

• Gute Übersicht: Durch die ABC-Analyse können Sie die Kunden leichter in verschiedene Kategorien einteilen und somit auch dementsprechend schneller die richtigen Maßnahmen umsetzen.

• Gut bewährt: Die ABC-Analyse gibt es bereits seit geraumer Zeit und gehört zu den Klassikern in der allgemeinen BWL. Sie kann in fast allen Bereichen angewendet werden, da man die verschiedensten Dinge analysieren und einteilen kann.

Nachteile der ABC-Analyse

Wenn Sie überlegen, diese Methode anzuwenden, sollten Sie jedoch auch über die Nachteile Bescheid wissen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Zunächst einmal liefert die ABC-Analyse nur eine Bestandsaufnahme. Diese kann sich jederzeit ändern, wodurch Sie die Analyse unter Umständen mehrmals durchführen müssen.

• Die Analyse an sich bietet einen sehr großen Spielraum. Auf der einen Seite ist dies natürlich vorteilhaft. Jedoch müssen Sie sich selbst die Kennzahlen aussuchen, wobei Sie dafür sorgen müssen, dass diese auch ideal für die Analyse geeignet sind.

• Auch gibt es keine klar definierten Handlungsempfehlungen für die jeweiligen Kategorien. 

• Wichtig zu berücksichtigen ist auch, dass bei der ABC-Analyse nur quantitative Kriterien verwendet werden können. Qualitative Faktoren bleiben hier völlig unberücksichtigt.

ABC-Analyse mit Asana erstellen

Wenn Sie die ABC-Analyse erstellen möchten, bietet sich hierbei Asana als Work-Management Tool an. Der Ablauf wäre hier sehr einfach:

1. Zunächst einmal erstellen Sie eine Aufgabe für die ABC-Analyse. Zu dieser Aufgabe fügen Sie alle Mitarbeiter hinzu, die wichtig für die Erstellung der Analyse sind.

2. Im nächsten Schritt erstellen Sie Unteraufgaben für alle einzelnen Schritte der Analyse. Hierzu können Sie auch Fälligkeitsdaten angeben, wann die Aufgaben erledigt werden sollten.

3. In den Unteraufgaben selbst können die Mitarbeiter Ihre Denkanstöße aufschreiben. Dabei kann jeder Mitarbeiter die Notizen der anderen Kollegen sehen und eventuell auch ergänzen.

4. Nachdem die Mitarbeiter alles aufgeschrieben haben, halten Sie ein Meeting, entweder vor Ort in Ihrem Büro oder remote über Zoom. Dort besprechen Sie die Punkte und einigen sich auf die wichtigsten Strategieansätze für die jeweiligen Klassen und auf die Kennzahlen, die Sie für die Analyse verwenden möchten.

Durch Asana können die Mitarbeiter jederzeit Ihre Gedanken zu der ABC-Analyse aufschreiben. Sie können auch jederzeit sehen, wie der Fortschritt ist und was die anderen Kollegen aufschreiben.