So verbessert Asana mit Work Management die Ressourcenplanung

Initiativen können ohne die richtigen Ressourcen nicht erfolgreich sein. Niemand weiß das besser als Rita Khayat, Head of PMO for Strategy and Operations bei Asana. Khayat ist dafür verantwortlich, dass geschäftskritische Ziele auf Kurs bleiben. Dies tut sie, indem sie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die wichtigsten Arbeitsvorgänge bereitstellt. 

Khayats Team ist für vier Hauptgeschäftsbereiche innerhalb der CIO-Organisation verantwortlich: 

1. Strategische Planung und Umsetzung

2. Programm- und Projektmanagement

3. Operatives und Change Management

4. Führung und Organisationsentwicklung 

Ressourcenmanagement ist für jeden dieser Bereiche von entscheidender Bedeutung. „Es ist unerlässlich, dass wir unsere Verpflichtungen erfüllen“, sagt Khayat. Durch die sorgfältige Planung des Budgets und der Teamkapazität kann ihr Team Ziele konsequent erreichen und Unternehmensinitiativen umsetzen. 

So funktioniert es. 

Einblick in die Teamkapazität erhalten

Laut Khayat ist die Kapazitätsplanung eine der größten Stärken von Asana. Diese Funktion gibt ihr einen Einblick in die Teamkapazität über alle Projekte hinweg, sodass sie sicherstellen kann, dass ihr Team über genügend Budget und Personal verfügt, um die Roadmap zuverlässig umzusetzen. „Prioritäten und Zeitpläne können sich ändern, was eine Umverteilung der Ressourcen erforderlich macht“, bemerkt Khayat. „Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, die Transparenz über alle wichtigen Projekte hinweg aufrechtzuerhalten.“ 

Mit der Kapazitätsplanung können Führungskräfte in die Zukunft blicken und sehen, was ihr Team zu tun hat. Anschließend können sie die Arbeit für die kommenden Monate basierend auf der Kapazität der Rollen zuweisen. Sie können sehen, an welchen Projekten die Mitarbeiter arbeiten, wie viel Zeit diese Projekte in Anspruch nehmen und wer möglicherweise überlastet ist. Wenn eine Änderung erforderlich ist, können Führungskräfte die Arbeit leicht verschieben, Zeitpläne verlängern und Ressourcen anpassen. 

Kapazitätsplanung gibt Führungskräften wie Khayat einen Überblick über das Gesamtbild. Und gleichzeitig können spezialisierte Teamleiter immer noch ein detailliertes Bild der Kapazität ihres Teams sehen und wissen, woran jeder arbeitet.  Zum Beispiel hat Khayats Team eine übergreifende Ansicht über die gesamte Abteilung sowie spezifischere Ansichten für jedes Team.

„Jede Rolle erfordert unterschiedliche Funktionalitäten“, erklärt Khayat. „Asana erfüllt diese beiden Anforderungen effektiv.“ 

Sicherstellen, dass Projekte mit hoher Priorität über ausreichend Mitarbeiter verfügen

Priorisierung ist für Khayats Team unerlässlich. „Es gibt eine hohe Nachfrage nach zahlreichen Projekten“, beobachtet sie. „Wir bearbeiten Anfragen aus verschiedenen Business-Funktionen im gesamten Unternehmen, die alle Ebenen umfassen.“ Bei einer so großen Anzahl von Anfragen benötigt ihr Team ein datengestütztes System, um zu verstehen, was wichtig ist, in was das Unternehmen investieren sollte und was zurückgestellt werden kann. 

Ihr Team verwendet drei wichtige Funktionen, um effektiv Prioritäten zu setzen: 

1. Formulare, um Informationen über Anfragen zu sammeln und sie richtig zu dimensionieren

2. Portfolios, um Team-Roadmaps zu verfolgen und sicherzustellen, dass wichtige Vorhaben über die richtigen Ressourcen verfügen

3. Projekte, um kleinere Aufgaben innerhalb jeder Initiative zu priorisieren

Sehen wir uns jedes davon genauer an. 

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1. Dimensionierung von Anfragen mit Formulare 

Das Team von Khayat verwendet Formulare, um den Anfrageprozess zu standardisieren. „Mit einem Formular können Sie unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umwandeln“, sagt Jana Beiswenger, Head of Business Program Management bei Asana und Mitglied von Khayats Team. Auf diese Weise erhält ihr Team im Voraus alle benötigten Informationen, um neue Projekte anhand objektiver Kriterien zu bewerten und zu dimensionieren.

„Wir verlangen von den Anfragenden, dass sie ihre Anfrage begründen, die erwarteten Auswirkungen auf das Unternehmen detailliert beschreiben und erläutern, wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen wird“, sagt Khayat. Sobald ihr Team diese Informationen hat, kann es einen Bewertungsprozess starten, um jede Anfrage richtig zu bewerten. Dies hilft ihnen zu bestimmen, 1) welche Ressourcen die Anfrage benötigt und 2) welche Auswirkungen sie auf das Unternehmen haben wird, z. B. die Erzielung eines bestimmten Betrags an jährlichen wiederkehrenden Einnahmen. Auf dieser Grundlage kann das Team jede Anfrage innerhalb der größeren Roadmap priorisieren. 

2. Roadmaps mit Portfolios nachverfolgen

Khayat hat ein Roadmap-Portfolio für jedes Team, um jede wichtige Initiative zu verfolgen, an der sie arbeiten. Dies gibt ihr einen Überblick über alle Projekte, sodass sie die Informationen hat, die sie benötigt, um die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zu priorisieren. Ihr Team verwendet benutzerdefinierte Felder, um wichtige Informationen wie die Projektpriorität, den Aufwand und die Wichtigkeit einer Initiative – also ob es sich um einen wichtigen, ressourcenintensiven Eintrag im Produktfahrplan handelt – auf einen Blick zu erfassen. 

„Wenn ich mein Roadmap-Portfolio überprüfe, kann ich sofort erkennen, welche Vorhaben besonders wichtig sind, welche langfristige Projekte sind und welche unter anderem schnelle Erfolge sind“, erklärt Khayat. Diese Informationen sind unerlässlich, um Personen und Ressourcen effektiv zuzuweisen. Zum Beispiel ermöglicht es Khayats Team, zuerst mit den großen Aufgaben zu beginnen und dann schnelle Erfolge zu erzielen. „Diese Kategorisierung verdeutlicht deutlich, wie wir unsere Kapazität verwalten sollten“, sagt Khayat.

3. Priorisierung von Aufgaben innerhalb von Projekten

Innerhalb jedes Projekts müssen Führungskräfte auch einzelne Aufgaben priorisieren, um sicherzustellen, dass die Ressourcen des Teams effektiv eingesetzt werden. Jorge Zuniga, Head of Data Systems and Integrations bei Asana, verwendet ein ähnliches Tagging-System in seinem Team, um Ressourcen auf Projektebene zuzuweisen. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es ihnen, wichtige Details auf einen Blick zu sehen, wie zum Beispiel: 

• Priorität von Aufgaben

• Aufwand

• Geschätzte Zeit

• Anfragentyp

• Aufgabenstatus (zurückgestellt, in Bearbeitung, zu erledigen, Backlog usw.)

• Und weitere

Dies hilft Zunigas Team, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Außerdem können sie Tickets mit niedrigerer Priorität bearbeiten, wenn sie mehr Zeit haben. „Während der Sprint-Planung markieren wir jeden Eintrag mit einer Priorität“, sagt Zuniga. „Aufgaben mit niedrigerer Priorität werden in den Abschnitt ‚Zu erledigen‘ verschoben, und die Mitarbeiter können sie aufgreifen, wenn sie zusätzliche Kapazitäten haben.“

Zeiterfassung über alle Vorhaben hinweg

 Genaue Zeiterfassungsdaten sind unerlässlich, damit Projekte im Zeitplan bleiben. Das Team von Zuniga verfolgt genau, wie viele Stunden sie für jede Aufgabe aufwenden, damit sie diese mit den ursprünglichen Zeitschätzungen vergleichen und verstehen können, ob sie über oder unter dem Budget liegen. „Während der Sprint-Planung berechnen wir die geschätzten Stunden und dann fügt jeder seine tatsächlichen Stunden hinzu“, sagt Zuniga. Diese Zahlen werden dann automatisch in einen Kapazitätsplanungsbericht übernommen, in dem Zuniga in Echtzeit sehen kann, wie viele Stunden die Teammitglieder für die einzelnen Projekte aufwenden. Auf diese Weise kann er Teams bei der Neuzuweisung von Aufgaben helfen, um sicherzustellen, dass niemand unter- oder überlastet ist.  

„Wenn ich bemerke, dass jemand überlastet ist, muss ich verstehen, warum“, sagt Zuniga. „Mit Asana-Berichten kann ich genau sehen, wie sie ihre Zeit verbringen. Zum Beispiel kann ich alle Support-Tickets durchsehen, die ein Auftragnehmer in einem Monat abgeschlossen hat, und sehen, welches länger als erwartet gedauert hat.“ 

Diese genauen Zeiterfassungsdaten haben die Effizienz im gesamten Team von Zuniga gesteigert, von der Verwaltung der Arbeitsstunden von Auftragnehmern bis hin zur Vermeidung von Zeitverschwendung durch Kontextwechsel – also der Verlagerung der Aufmerksamkeit zwischen verschiedenen Aufgaben, was Untersuchungen zufolge bis zu 40 % der produktiven Zeit einer Person kosten kann. 

„Mit Asana ist das Team sehr effizient geworden“, sagt Zuniga. „Mit fünf Vollzeit-Angestellten können wir problemlos die Arbeit von 12 erledigen.“ 

Ressourcen richtig einsetzen

Durch die Erfassung aller Arbeitsdaten auf einer Plattform können die Operations- und PMO-Teams von Asana einen vollständigen Überblick über die Geschäftsprioritäten und die Zeitverwendung der Teams erhalten. So können Führungskräfte ihre wichtigsten Arbeitsvorgänge jederzeit adäquat besetzen. 

Erfahren Sie, wie Ihr Team sicherstellen kann, dass geschäftskritische Aufgaben auf allen Ebenen Ihres Unternehmens optimal besetzt sind. 

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