So verbessert Asana mit Work Management die Unternehmensplanung
Zusammenfassung
Rita Khayat ist Expertin für die Verwaltung komplexer, unternehmensweiter Programme. Als Head of PMO for Strategy and Operations bei Asana ist Khayat dafür verantwortlich, dass geschäftskritische Ziele nach Plan verlaufen. Sie tut dies mit klaren Prozessen, mehr als 20 Jahren Erfahrung und einem Händchen dafür, Asana optimal zu nutzen.
Das Team von Khayat ist für vier Hauptgeschäftsbereiche innerhalb der CIO-Organisation verantwortlich:
Strategische Planung und Umsetzung
Programm- und Projektmanagement
Operatives Management und Change Management
Führung und Organisationsentwicklung
Zusammen umfassen diese Verantwortlichkeiten viele verschiedene Teams und erfordern ein hohes Maß an funktionsübergreifender Koordination. Zum Beispiel hat Khayats Team kürzlich ein Update der Produktstrategie von Asana organisiert – eine Initiative, die Beiträge aus den Bereichen Engineering, Forschung und Entwicklung, Marketing, Design und mehr erforderte.
Möchten Sie wissen, wie ihr Team das geschafft hat? Hier sind Khayats Geheimnisse, um Business-Ziele zu erreichen und wichtige Arbeit auf Kurs zu halten.
Transparenz auf allen Ebenen
Khayats Rolle erfordert, dass sie sich sowohl mit einzelnen Teams als auch mit Führungskräften abstimmt. Das bedeutet, dass sie die Arbeit auf zwei verschiedene Arten sehen muss: (1) eine detaillierte Ansicht, um Teamleitern zu helfen, ihre Roadmaps und Ressourcen zu verwalten, und (2) eine Gesamtansicht, um Führungskräften zu helfen, den Fortschritt auf einen Blick zu verstehen. „Die richtige Steuerung ist entscheidend, was bedeutet, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten“, bemerkt Khayat. „Stakeholder benötigen je nach Funktion unterschiedliche Detaillierungsgrade.“
Ihr Geheimnis? Asana-Portfolios, mit denen sie verwandte Projekte (und andere Portfolios) in einem zentralen Kommandozentrum gruppieren kann. Dies hilft allen Beteiligten, den Fortschritt in Richtung Ziele zu verfolgen und den Zustand wichtiger Vorhaben an einem Ort zu überwachen. Zum Beispiel hat Khayat ein „Leadership Hub“-Portfolio erstellt, um Saket Srivastava, den CIO von Asana, über Aktivitäten innerhalb der CIO-Organisation auf dem Laufenden zu halten. Von diesem übergeordneten Hub aus kann Srivastava schnell den Fortschritt und die Auswirkungen jedes Programms auf die Unternehmensziele überwachen. „In meinen Gesprächen mit Saket ist es meine Aufgabe, ihm die nötige Transparenz zu bieten, um sicherzustellen, dass unsere Umsetzung mit unseren Plänen übereinstimmt“, erklärt Khayat. „Sollten Probleme auftreten, benötigt er sofortige Transparenz, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.“
Stakeholder, die eine detailliertere Analyse benötigen, können innerhalb des Leadership Hubs in einzelne Team-Portfolios eintauchen. Dort können sie spezifische Teaminitiativen sehen und verstehen, wie diese mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen. Sie können auch Meilensteine, Ergebnisse, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und geschäftliche Auswirkungen für jedes Projekt, an dem ihr Team arbeitet, nachverfolgen. Dadurch kann jeder das Gesamtbild der laufenden Programmaktivitäten und deren Relevanz für die übergeordneten strategischen Ziele verstehen.
Standardisierung von Best Practices
Laut Khayat sind Struktur und Organisation unerlässlich, um das Business am Laufen zu halten. Teams benötigen klare, standardisierte Prozesse, damit sie die Arbeit jedes Mal auf die richtige Weise beginnen können. Ihr bevorzugtes Tool für die Standardisierung sind Asana-Vorlagen– vorgefertigte Leitfäden, die alle Schritte beschreiben, die für die Erstellung eines neuen Projekts erforderlich sind.
„Wenn wir mit der Ausführung beginnen, verlassen wir uns auf einen strukturierten Ansatz, der auf diesen Vorlagen basiert“, erklärt Khayat. „Dies stellt sicher, dass Best Practices von Anfang an integriert werden, sodass wir den Prozess dann an die individuellen Anforderungen jedes Projekts anpassen können.“ Das Team von Khayat verwendet Vorlagen, in denen alle Ergebnisse aufgelistet sind, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind, einschließlich Abhängigkeiten und Aufgabenverantwortlichen. Dieses System hilft ihnen, die Arbeit sofort zu beginnen und Aufgaben automatisch den richtigen Personen zur richtigen Zeit zuzuweisen.
Das Team von Khayat nutzt auch die Workflow-Standardisierungsfunktionen von Asana, um konsistente Prozesse und eine einheitliche Berichterstattung im gesamten Unternehmen zu erstellen, ohne viel praktische Arbeit. Mit Asana können Führungskräfte Workflows an einem Ort erstellen, anzeigen und bearbeiten und diese dann auf viele verschiedene Projekte anwenden. Zum Beispiel können sie Projektabschnitte, benutzerdefinierte Felder, Regeln und Aufgabenvorlagen festlegen, um Konsistenz und Effizienz im Projektmanagement zu gewährleisten.
Anpassung an Veränderungen
Khayat weiß, dass Veränderungen im Business unvermeidlich sind. Deshalb baut ihr Team in jedes Projekt einen klaren Entscheidungsprozess ein. Wann immer Änderungen erforderlich sind, z. B. eine Anpassung des Projektumfangs, des Zeitplans oder der Kosten, gibt es vordefinierte Entscheidungsträger, die helfen können, einen Weg nach vorne zu finden.
„Wir haben einen Lenkungsausschuss für jedes Projekt oder Programm“, erklärt Khayat. „Sie sind für die endgültige Entscheidung verantwortlich, wenn eine Änderung vorgeschlagen wird.“ Eine kürzlich durchgeführte Asana-Produktinitiative umfasste beispielsweise ein Formular zum Sammeln von Änderungsvorschlägen. Wenn eine Entscheidung erforderlich war, wies das Formular automatisch eine Aufgabe an die richtige Person im Lenkungsausschuss zu, um diese Entscheidung zu treffen.
Projekte und Programme in Khayats Unternehmen umfassen auch einen systematischen Ansatz, um Entscheidungen zu dokumentieren und Risiken zu identifizieren. Und dank der Verwendung von Vorlagen durch das Team können sie diese Struktur im gesamten Unternehmen standardisieren, um Einheitlichkeit und Klarheit im Umgang mit Projektänderungen und Risiken zu gewährleisten.
Leistung nachverfolgen
Für die Enterprise Technology- und IT-Abteilung von Asana ist eine solide Berichterstattung unerlässlich, um sicherzustellen, dass Teams ihre Ziele erreichen. Durch die kontinuierliche Überwachung der Leistung wichtiger Business-Initiativen kann Khayat Teams dabei helfen, den Kurs zu korrigieren und Ressourcen anzupassen, um die Arbeit pünktlich zu erledigen.
Zum Beispiel verwendet Khayats Team ein Asana-Dashboard, um die Lösung von Support-Tickets zu überwachen. Mit diesem Tool können sie eine Aufschlüsselung der Vorfallberichte innerhalb eines bestimmten Zeitraums sehen, sodass Führungskräfte schnell überprüfen können, ob Projekte wie geplant voranschreiten. Und für eine detailliertere Analyse verwendet Khayats Team eine Tableau-Integration. „Diese Integration ermöglicht es uns, anspruchsvolle Dashboards in Tableau zu erstellen, die Daten direkt aus Asana extrahieren“, sagt Khayat und hebt die Möglichkeit hervor, detaillierte Auswertungen durchzuführen, um die Entscheidungsfindung und die Verfeinerung der Strategie voranzutreiben.
Teamübergreifende Ressourcenverteilung
Um Ziele zu erreichen, ist ein wichtiger Faktor erforderlich: Arbeitskräfte. Aus diesem Grund priorisiert Khayats Team die Ressourcenplanung, um Überlastung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder seine Zeit mit dem verbringt, was wichtig ist. Dazu benötigen sie einen Überblick über die Arbeitsbelastung jedes Teams, jetzt und in Zukunft.
Die Kapazitätsplanungsfunktion von Asana ist der Schlüssel für Khayat, um diese Transparenz zu erreichen. Mit der Kapazitätsplanung können Führungskräfte in die Zukunft blicken und sehen, was ihr Team zu tun hat. Anschließend können sie die Arbeit für den kommenden Monat auf der Grundlage der Gesamtkapazität jedes Einzelnen zuweisen. Sie können sogar sehen, an welchen Projekten die Mitarbeiter arbeiten, wie viel Zeit diese Projekte in Anspruch nehmen und wer überlastet ist. Und wenn eine Änderung erforderlich ist, können Führungskräfte Aufgaben einfach per Drag & Drop von einer Person zur anderen verschieben.
Khayats Team hat verschiedene Ansichten, um die Kapazität auf verschiedenen Ebenen zu sehen. Zum Beispiel haben sie eine übergreifende Ansicht über die gesamte Abteilung. „Für jemanden wie mich gibt es eine übergreifende Ansicht, die die gesamte Abteilung abdeckt und Transparenz über die gesamte CIO-Organisation bietet“, erklärt Khayat. „Darüber hinaus haben wir spezifischere Ansichten für jedes Team, sodass Führungskräfte auf eine detaillierte Aufschlüsselung der Kapazität ihres Teams und der laufenden Projekte zugreifen können.“ Wenn eine Führungskraft eine Änderung auf Teamebene vornimmt, spiegelt sich dies auch in der Gesamtansicht wider, sodass keine doppelte Arbeit erforderlich ist.
Mit Asana zum Erfolg
Durch die Erfassung aller Arbeitsvorgänge in Asana hat Khayats Team einen vollständigen Überblick über die gesamte CIO-Organisation – einschließlich Roadmaps, Workloads, Zielfortschritten und mehr. Mit dieser Analytik können sie das Business auf Kurs halten, um wichtige Ziele schneller zu erreichen.
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Erleben Sie Asana in Aktion
Mit Asana können Operations-Teams Arbeitsvorgänge verknüpfen, Prozesse standardisieren und Workflows automatisieren – an einem Ort.
