Trinny London optimiert die Kundenakquise mit Asana

Mit ihrer luxuriösen, modernen Make-up-Kollektion für den Alltag hat Trinny London sich im Bereich Kosmetiktaschen auf der ganzen Welt als starker Player etabliert – und konnte in nur vier Jahren auf über 170 Mitarbeitende skalieren. Allerdings war mit diesem beeindruckenden Wachstumskurs auch die Frage verbunden, wie sich dieses Niveau langfristig bei der Neukundengewinnung aufrechterhalten lässt.

In Konsumgüterbranchen spielt Social Media eine zentrale Rolle beim Aufbau einer Community, die sich mit der Marke identifiziert – und Trinny London bildet da keine Ausnahme. Um ansprechende Inhalte zu erstellen, die neue Kundschaft gewinnen, muss Trinny London einen stark funktionsübergreifenden Betrieb führen. Wie viele Start-ups nutzte das Unternehmen zunächst einfache Tools zur Verwaltung seiner Projekte und Kampagnen. „Wir hatten eine riesige Tabelle, in der wir versucht haben, alle Inhalte zu erfassen und teamübergreifend zu verknüpfen“, sagt Shannon O’Hara, Producerin bei Trinny London. „Mit den Tabellen hatten wir zwar den Überblick – aber um sie stets aktuell zu halten, war viel manuelle Arbeit erforderlich.“ Es musste einen besseren Weg geben.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit können einzelne Mitarbeitende allein durch verbesserte Prozesse jede Woche sechs Stunden und fünf Minuten einsparen. Trinny London entschied sich für die Einführung eines neuen Tools im Kanban-Stil und konnte damit Aufgaben, Fortschritte und funktionale Abhängigkeiten sofort leichter überblicken. Doch es brachte ein neues Problem mit sich: zu viel Kommunikation. „Die Posteingänge der Mitarbeitenden wurden mit Benachrichtigungen überschwemmt“, erklärte Shannon.

Trinny London beschloss, weitere Work Management Tools zu evaluieren und erkannte, dass eine Lösung mit integrierter leistungsstarker Automatisierung und umfassenden Funktionen nötig war. „Wir brauchten ein vollumfängliches System – etwas, das wie eine Tabelle funktioniert, aber mit Echtzeitansicht, automatischen Benachrichtigungen und ohne die Mitarbeitenden zu überfordern“, sagte Shannon.

Asana erfüllte alle Anforderungen

Die Teams von Asana und Trinny London begannen die Implementierung mit einem einzigen Anwendungsfall: der Unterstützung bei Produkteinführungen. Jemima Childs, Video Production Coordinator, sagte: „Asana hat den Prozess deutlich klarer gemacht. Man hatte das Gefühl: Alle wussten, wo sie stehen – und was als Nächstes ansteht.“ „Wenn ich nicht am Laptop bin, bleibe ich dank der Slack-Integration über Benachrichtigungen auf dem Laufenden“, erklärte Shannon. Alles befindet sich an einem Ort, sodass ich nicht von E-Mails überflutet werde, sobald ich wieder am Computer bin.“

Die Einführung war einfacher, weil Asanas Leistungsfähigkeit bereits im kleinen Maßstab schnell überzeugt hat. Aber die Freude des Teams war nicht nur darauf zurückzuführen, wie Asana das Work Management verbessert hat – sondern auch auf all die kleinen Dinge. „Mir gefällt, wie man Kollegen durch Lobessticker Wertschätzung zeigen kann. Das motiviert total – und macht für mich einen echten Unterschied“, so Jemima.

Das richtige Fundament

„Mit unseren ersten Tools – einer Tabelle und einem Kanban-System – mussten wir ständig nach Updates fragen. Das hat die Arbeitsbelastung eher verdoppelt als halbiert“, so Jemima. Die Übersichtlichkeit, die Asana bei der Koordination neuer Anzeigen, der Strukturierung und dem Feedback-Prozess bietet, hat Trinny London dabei geholfen, die Arbeitsweise der Teams zu verbessern – eine Investition, die laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit über ein Viertel aller Beschäftigten auch von ihren eigenen Arbeitgebern erwarten würden, um eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. „Meine Lieblingsfunktion ist die Möglichkeit, eine Aufgabe zu mehreren Boards hinzuzufügen. Auf diese Weise müssen wir nur in einer Aufgabe kommunizieren und sie ist für alle sichtbar. Für uns war das ein echter Gamechanger“, sagte Shannon.

Trinny London nutzt Asana, um die Ausgaben für Werbung effizienter zu verwalten. Demi Mistry, Paid Social Coordinator, erklärt: „Früher war es sehr schwierig, den Überblick zu behalten und die richtigen Bilder mit dem richtigen Text abzugleichen. Asana gibt mir einen vollständigen Überblick über den Zweck, die Beschreibung, die zugehörigen Links und Inhalte jeder Anzeige sowie den Fortschritt und die nächsten Schritte. Mit Asana laden wir unsere Inhalte schneller in den Facebook Ad Manager hoch und können Tests früher starten. Wenn wir wissen, was funktioniert, können wir mehr Briefings umsetzen und den Return on Sales verbessern.“

Perfekte Umsetzung

Asana hilft Trinny London außerdem dabei, funktionsübergreifende Teams besser aufeinander abzustimmen – ein zentraler Faktor für die Neukundengewinnung, je weiter das Unternehmen wächst.

Zentralisierte, geteilte Boards bieten eine einheitliche Übersicht über alle Aufgaben mit klaren Status-Updates und Beteiligten, die bei Bedarf eingebunden werden. „Da wir mit jedem Team im Marketingbereich zusammenarbeiten, ist Asana ideal für die Verwaltung sämtlicher Aufgaben. Wir haben vier separate Boards nur für Fotoshootings: eines für die Planung, eines fürs Retuschieren, eines für die Redaktion und eines für zusätzliches Design“, erklärt Penny Bavister, Design Ops Coordinator. „Damit wir den Überblick behalten, habe ich eine Regel eingerichtet: Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, wandert sie automatisch zum nächsten Board. Wenn etwas fehlt, greift eine andere Regel: Sie stuft die Aufgabe zurück und schiebt sie zur weiteren Bearbeitung auf das vorherige Board zurück.“

Shannon kommentierte dazu: „Asana hat uns sehr geholfen, den Freigabeprozess für Feedback zu automatisieren – das hat alles deutlich beschleunigt und vereinfacht.“

Darüber hinaus ergab der Bericht zur Anatomie der Arbeit, dass die meisten Mitarbeitenden nur 14 % ihrer Zeit für zukunftsorientierte Strategien aufwenden können, und Trinny London sieht in Asana genau für diesen Bereich eine enorme Chance. „Meine früheren Aufgaben erledigen sich jetzt quasi von selbst“, erklärte Shannon. „Asana hat mir mehr Zeit gegeben, um an der strategischen Planung zu arbeiten und mich auf zukünftige Produkteinführungen und Projekte zu konzentrieren.“

Sichtbare Ergebnisse

Ein zentraler KPI des Videoproduktionsteams war es, die Wiedergabezeiten für alle Website- und YouTube-Videoinhalte auf mindestens eine Minute zu erhöhen. Das regt mehr Zuschauer dazu an, zu liken und zu abonnieren und so letztlich den Umsatz zu steigern. „Für neue Video-Briefings bitten wir das Redaktionsteam, ein Asana-Formular auszufüllen, das automatisch eine Aufgabe auf dem Produktionsboard erzeugt. So habe ich eine visuelle Liste aller Anfragen, kann das Arbeitspensum und den Status einzelner Assets besser einschätzen, bevor ich das Briefing dem Design- oder Texter-Team zuweise“, erklärt Jemima.

Früher kamen Anfragen per E-Mail – die Masse führte oft zu Missverständnissen oder verlorenen Aufgaben. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zählt genau das zu den Hauptursachen für Burnout. Heute laufen 99 % der internen Kommunikation über Asana. Außerdem übernehmen die Teams mehr Verantwortung für ihre Aufgaben, können auf die benötigten Informationen zugreifen und spüren so ihren Einfluss auf das Ergebnis. Das motiviert und stärkt das Verantwortungsbewusstsein. „Asana hat uns eine Möglichkeit gegeben, die Arbeitsbelastung besser zu steuern“, meint Jemima.

Für den Erfolg gerüstet

Da Asana fest im Unternehmensalltag verankert ist, verfügt Trinny London nun über die richtige Plattform, um zu skalieren und sich weiterzuentwickeln – und damit auch künftig für Kundinnen und Kunden relevant zu bleiben. „Im kommenden Jahr liegt unser Fokus darauf, unsere Präsenz in Wachstumsmärkten wie den USA, Deutschland und Kanada auszubauen“, so Demi. „Asana wird uns dabei helfen, neue Markteintritte zu organisieren und gleichzeitig das Tagesgeschäft reibungslos weiterzuführen.“

Trinny London ist nun zuversichtlich, langfristig neue Kundschaft gewinnen zu können, und dank Asana hat das Team die passende Plattform, um Arbeit effizient zu steuern und umzusetzen.