New Relic unterstützt seine DevOps-Teams mit Asana

New Relic ist eine 2008 gegründete, leistungsstarke cloudbasierte Plattform, die Entwicklern weltweit hilft, die Systemleistung zu überwachen. Mehr als die Hälfte der Fortune-100-Unternehmen verlassen sich auf New Relic, um einen eindeutigen, minutengenauen Überblick über ihre komplexen Softwareumgebungen zu erhalten. Mit über 14.000 Kunden, die mehr als 200 Frameworks und acht Programmiersprachen nutzen, hilft das Unternehmen DevOps-Teams, eine bessere Leistung, Skalierung und Effizienz zu erzielen. Diese unglaubliche Marktabdeckung wird von mehr als 2.000 engagierten Mitarbeitern (liebevoll „Relics“ genannt) in 16 Niederlassungen auf der ganzen Welt ermöglicht.

Zuvor hatten sich verschiedene Teams auf Asana und weitere Work Management Tools verlassen, um Projekte und Aufgaben zu koordinieren – und auch auf Tabellenkalkulationsprogramme, E-Mails und Chats. Da es keine zentrale Nachverfolgungsmöglichkeit für Aktualisierungen oder die nächsten Schritte gab, war viel manuelle Koordination erforderlich, was den Fortschritt verlangsamte. Zu den Herausforderungen gehörten:

• Die mangelnde Transparenz des Arbeitsstatus machte es schwierig, dem Management über Fortschritte zu berichten.

• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit war eine Herausforderung, weil die Prozesse und Übergaben unklar waren und die Mitarbeiter nicht wussten, was sie erwarten sollten.

• Projekte wurden spontan durchgeführt – mit unvollständiger Planung und ganz ohne Zeitpläne, sodass Fristen für Projektabschlüsse oft verpasst wurden.

New Relic begann damit, die Arbeit von Teams in Asana zu migrieren, um das Work Management zu zentralisieren und eine bessere Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen zu erreichen.

Wir konnten alles rechtzeitig fertigstellen, aber es wurde manchmal ziemlich stressig. Asana konnte uns den Status von Projekten klar nachvollziehbar machen und zeigte uns, was passiert, wenn Meilensteine nicht rechtzeitig erreicht werden.”

Viele Arbeitsstile, eine Plattform

Für ein so großes Unternehmen wie New Relic war es wichtig, eine Plattform zu finden, die flexibel genug ist, um viele Arten von Projekten, Prozessen und Arbeitsstilen auf einmal unterbringen zu können – und um verschiedene Teams für eine bessere funktionsübergreifende Zusammenarbeit miteinander zu vernetzen. Um die Übergaben zwischen den Teams zu vereinfachen, sollten Mitarbeiter sehen, was als Nächstes ansteht und wie die Arbeit zusammenhängt. Den einzelnen Mitarbeitern fehlte es an einer einfachen Möglichkeit, Details zu ihren Aufgaben und deren Fälligkeit zu sehen; das Management benötigte einen Überblick über die laufende Arbeit.

In der Marketingabteilung verwendete das Kreativteam Asana bereits für seine Arbeit, und Marketing Program Senior Director Dustin Finkle stellte es dem Rest der Abteilung vor. Er entschied sich für Asana, weil es intuitiv und einfach zu bedienen war, sodass die Mitarbeiter sich schnell daran gewöhnen und lernen konnten, mit der Plattform umzugehen. Pounder Baehr, Dustins Kollege für den Customer Solutions Hub in den Program Management Offices (PMO) von New Relic, und Vivian Wang, Senior Program Manager für das Total Rewards & Operations Team, waren zwei weitere Führungskräfte, deren Teams ihre Arbeit mit Asana verwalteten und die Nutzung weiter vorantreiben wollten.

Asana löst das Problem vieler Tools – es ist wie ein Tabellenkalkulationsprogramm, Chat-Tool, Kalender und E-Mail-Posteingang in einem. Je mehr Funktionen Sie in einem Tool konsolidieren, desto angenehmer wird das Arbeiten.”

Eine formelle Einführung, um Mitarbeiter bei der Nutzung von Asana zu unterstützen

Um die Arbeit ihrer Abteilungen in Asana zu übertragen, erstellten Dustin, Pounder und Vivian einen formellen Implementierungsplan. So konnten sie sicherstellen, dass jeder in der Lage war, den größtmöglichen Nutzen aus der Plattform zu ziehen. Sie verwendeten eine mit Hilfe ihres Asana Customer Success Managers (CSM) entwickelte Schulungsvorlage mit Videos und Leitfäden, um den Teammitgliedern zu zeigen, wie sie ihre Arbeit auf Basis ihrer Rolle verwalten können. Governance-Richtlinien und Best Practices zeigten, wie man Asana auf konsistente Weise nutzt und die Berichtsfunktionen implementiert.

Um bei der Einführung zu helfen, haben sie zusätzlich „Change Champions“ ins Leben gerufen. Bei Customer Solutions zum Beispiel führte Pounder Asana zunächst im Instructional-Design-Team ein und nutzte dies als eine Art geschlossene Testumgebung, bevor er Asana im Rest der Abteilung einführte. Die Teams nahmen Asana sofort an und begannen, es für das Work Management zu nutzen. Pounder sagt: „Asana war das einzige Tool, das von Anfang an akzeptiert wurde. Es hat eine anschauliche Oberfläche, ist benutzerfreundlich und zeigt im Detail, welche Arbeitsvorgänge erledigt werden müssen.“

Mehr als ein Arbeitsjahr eingespart: Beseitigung unnötiger Arbeit rund um die Arbeit

Heute arbeiten Teams im ganzen Unternehmen mit Asana. Durch diesen neuen Work-Management-Ansatz hat New Relic schätzungsweise 282 Arbeitstage pro Jahr, also 56 Fünf-Tage-Wochen, eingespart – wertvolle Zeit, die zuvor für die Koordination der Arbeit aufgewendet wurde. Diese Zeitersparnis resultiert aus der Standardisierung von Prozessen, der Automatisierung von Arbeitsschritten, der Zentralisierung der Kommunikation und dem Wegfall doppelter Informationen. Mit anderen Worten: Bei New Relic reduziert Asana die „Arbeit rund um die Arbeit“ – all die Aktivitäten rund um die eigentliche Arbeit, wie die Suche nach Informationen und unnötige Meetings.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Wissensarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit. New Relic hat diese Zeit drastisch reduziert, und die Effizienz, die das Unternehmen durch den flächendeckenden Einsatz von Asana erreicht hat, ist beeindruckend: Jeden Monat erstellen die Teams von New Relic etwa 100 Projekte aus Asana-Vorlagen und geben über 6.000 Kommentare auf der Plattform ab.

Marketingteam

Das Marketing-Team verwaltet seine gesamte Arbeit in Asana, unter anderem:

• Produkteinführungen

• Marketingkampagnen

• Events

• PR

• Content-Erstellung

• Kundenmarketing

• Kreativanfragen

• Webentwicklung

Große Vorhaben wie etwa Veranstaltungen erhalten ihre eigenen Asana-Portfolios, in denen wiederum mehrere Asana-Projekte untergebracht sind, die kleinere Arbeitsabläufe darstellen – darunter Präsentationen, Meetings mit Kunden und kreative Beiträge zu der Veranstaltung.

Dustin, der ein vierköpfiges PMO-Team leitet, hat einen Hub eingerichtet, in dem Marketing-Teams eine Asana-Projektvorlage sowie andere Ressourcen für gemeinsame Prozesse abrufen können. Dank der Vorlagen kann man schnell mit der Arbeit beginnen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Alle wichtigen Schritte sind vorhanden, sodass nichts übersehen wird und man nie wieder bei Null anfangen muss. Anpassungen können ganz einfach vorgenommen werden. Vorlagen haben für Berechenbarkeit und Transparenz bei der Marketingarbeit gesorgt: Es ist klar, wann Übergaben zwischen Mitarbeitern und Teams stattfinden müssen, und anhand von Berichten lässt sich leicht erkennen, welche Fristen kurz bevorstehen beziehungsweise überfällig sind, was in Arbeit ist und wie der nächste 14-tägige Sprint voraussichtlich aussehen wird.

Jede Woche schickt Dustin den Marketingverantwortlichen einen Link zum globalen Marketingkalender in Asana, damit sie die wöchentlichen Veröffentlichungen sehen und ein Gefühl dafür bekommen, wie der nächste Sprint aussehen wird. Er sagt: „Ich veröffentliche jede Woche ein Portfolio-Update mit allen wichtigen Themen. Für die SVP-Ebene und höher ist dieses eine Update perfekt und verpackt die Informationen in einem kompakten Format.“

Customer Solutions Hub

Pounder hat diesen Ansatz von Dustin aufgegriffen und Asana bei Customer Solutions and Enablement eingeführt. Diese Teams verwenden Asana nun für ihr gesamtes Work Management, von großen Veranstaltungen wie Vertriebsstarts bis hin zu strategischen Projekten zur Steigerung der Vertriebsproduktivität. Sie nutzen Asana sogar, um neue Vertriebsmitarbeiter einzuarbeiten, ihre Geschäftsabläufe zu steuern, organisatorische Planung vorzunehmen und vierteljährliche Geschäftsberichte zu erstellen.

Vor der Einführung von Asana waren mehrere Tools erforderlich, um derartige Aufgaben zu verwalten, was das Team ausbremste und die Skalierung der Arbeit erschwerte. Jetzt sind Prozesse wie diese optimiert und effizient und bringen selbst Teams mit sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen nahtlos zusammen. Egal, welches Framework verwendet wird – ob Kanban, Scrum oder ein Wasserfall-Hybrid – zeigt Asana klar und deutlich, welche Arbeit zu erledigen ist. Pounder sagt: „Asana hilft uns auch, die Kluft zwischen Customer Solutions und dem Marketing-Team zu überbrücken. Wir wissen, was wir für Produkteinführungen tun müssen, weil Asana es uns klar aufzeigt.“

Wie das Marketing-Team hat auch Pounders Customer-Solutions-Team eine Projektvorlage erstellt, mit der die Teammitglieder neue Aufgaben mühelos und einheitlich in Angriff nehmen können. „Die Vorgänge sind leicht replizierbar“, erklärt er. „Dadurch können wir viele überflüssige Prozesse vermeiden und Zeit sparen.“

Als Informationsquelle ist Asana für uns enorm wichtig. Ich kann nicht an allen Standup-Meetings der Teams teilnehmen, aber am Ende des Tages kann ich den Status aller Projekte einsehen und meinem Chef ganz einfach eine Zusammenfassung geben. Asana hat uns geholfen, unsere Mission als PMO zu erfüllen – nämlich, für Transparenz, Kooperation und Berechenbarkeit zu sorgen.”

Total Rewards & Operations-Team

Wie die Abteilung Marketing and Customer Solutions hat auch das Total Rewards & Operations-Team von Vivian Wang die Vorteile von Projektvorlagen genutzt, um abteilungsbezogenes Wissen festzuhalten, wodurch es schneller skalieren und Teammitglieder einarbeiten kann. Die Vorlagen mit ihren vordefinierten Aufgaben und Teilaufgaben sind auch für wiederkehrende Projekte wie jährliche Leistungs- und Vergütungsprogramme sehr praktisch.

Das Total Rewards & Operations-Team nutzt Asana auch zur Verwaltung der jährlichen Roadmaps. Alle Aktivitäten für ein einzelnes Geschäftsjahr werden in ein spezielles Asana-Projekt aufgenommen, sodass man auf einen Blick sehen kann, wann die einzelnen Meilensteine passieren. Anschließend werden diese Aufgaben zu separaten, funktionsspezifischen Roadmaps hinzugefügt. Auf diese Weise kann jede Führungskraft die Arbeit ihres Teams näher unter die Lupe nehmen.

„Mit Asana können wir uns besser mit den Stakeholdern abstimmen und die Planung zielführender gestalten“, sagt Vivian. „Für unser Team ist es verlockend, sich sofort auf eine dringende Anfrage zu stürzen, ohne die möglichen Auswirkungen auf andere Prioritäten zu untersuchen. Mit Asana können wir auf die wichtigsten Informationen zugreifen und die richtigen Personen für eine effektive Entscheidungsfindung und Planung einbeziehen. So können wir die Erwartungen unserer Stakeholder managen und das Projekt zum Erfolg führen.“

Das People-Team nutzt Integrationen, um Asana zur zentralen Informationsquelle bei der Verwendung seiner alltäglichen Tools zu machen. Die Asana für Slack-Integration benachrichtigt beispielsweise Personen, wenn sie in einem Asana-Projekt erwähnt werden, und die Asana für Zendesk-Integration ermöglicht die Verwaltung von kundenseitigen Zendesk-Tickets mit Asana-Aufgaben.

Asana hat uns geholfen, Projektmanagement als Verfahren besser zu verstehen sowie Best Practices zu erlernen und zu nutzen, damit wir unsere Arbeitsweise weiter optimieren können. ”

New Relic hat nun einen besseren Einblick in die eigene Arbeit – und DevOps-Teams einen besseren Einblick in ihre Software

Dustin, Pounder und Vivian wollen ihre Prozesse in Asana weiter verbessern, um ihre Teams noch agiler zu machen. „Die Einführung von Asana geht zu Ende und ich kann es kaum erwarten, zu sehen, wie sich unser Unternehmen in Zukunft entwickelt. Wir werden unsere Fähigkeit zur Skalierung erweitern, indem wir jedem helfen, Asana einheitlich einzusetzen: von der Verwaltung von Projekten und Teams über das Onboarding von Mitarbeitern bis hin zur Durchführung von Einzelgesprächen,“ so Pounder.

Denn: Wenn sich alle Relics bei ihrer Arbeit geschätzt und unterstützt fühlen, sorgen sie dafür, dass das Gefühl der Wertschätzung und Unterstützung auch bei den Kunden ankommt.

Dank Asana können wir jetzt noch besser skalieren. Es erweckt unsere Arbeit visuell zum Leben und hilft den Führungskräften zu sehen, wo wir zu wenig Personal haben und wie schnell wir bestimmte Aufgaben erledigen müssen. Es hat uns geholfen, zu verstehen, wie wichtig das Projektmanagement ist. ”