Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass Manager 62 % ihrer Arbeitstage mit „Arbeit rund um die Arbeit“ vergeuden. Da Sjoerd für die betriebliche Effizienz verantwortlich war, nutzte er die technologische Kompetenz des Unternehmens, um Probleme im Management zu vermeiden, während das Unternehmen skalierte. In erster Linie benötigte das Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsweisen zu standardisieren, wenn neue Akquisitionen hinzukamen, und es musste wissen, wie es sich kontinuierlich verbessern kann, um die operative Effizienz im Laufe der Zeit zu steigern. 

„Wir haben uns für Asana entschieden, weil es den Benutzern ermöglicht, Workflows einzurichten und ihre Arbeitsauslastung zu verwalten, ohne dass sie über technische Kenntnisse verfügen müssen“, erklärt Sjoerd. „Und dank der Möglichkeit, Aufgaben zu mehreren Projekten hinzuzufügen, können wir Aufgaben aus verschiedenen Abteilungen in einer allgemeinen Projektübersicht zusammenfassen, sodass wir immer einen Überblick über alle benötigten Informationen haben.“ 

Erste Schritte mit Asana sind ganz einfach

Sjoerd nutzte die Vorteile der APIs von Asana, um die Migration zu automatisieren. Und durch Empowerment sicherte er die Akzeptanz der Veränderung im gesamten Unternehmen, damit sie nachhaltig umgesetzt werden konnte. „Wir haben zwei Wochen mit dem Kampagnenmanagement-Team verbracht, um aktive Projekte zu identifizieren, aber dank Migrator.xyz mussten wir die Arbeit nicht manuell zu Asana übertragen“, so Sjoerd. „Wir haben einen Helpdesk für den technischen Support eingerichtet, aber es den Führungskräften überlassen, zu entscheiden, wie sie ihre Teams am besten einbinden und die Einführung umsetzen wollten. Es war von Vorteil, dass Asana eine so benutzerfreundliche Oberfläche hat – das hat den Übergang wirklich einfach gemacht.“ 

Vereinfachtes Work Management sorgt für Klarheit

Größere Teams und ein höheres Arbeitsaufkommen brachten Leads.io in die Gefahr, in isolierte Arbeitsbereiche zu verfallen, was sich negativ auf das Geschäft auswirken könnte. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit versäumen 22 % der Angestellten Fristen, weil sie sich über die Prioritäten nicht im Klaren sind, während jedes Jahr 129 Stunden für doppelte Arbeit verschwendet werden.

Asana sorgte für mehr Klarheit und Transparenz darüber, woran jeder einzelne Mitarbeiter arbeitete, und bot eine zentrale Anlaufstelle, die es Leads.io ermöglichte, auch während des Wachstums die Kontrolle über das Geschäft zu behalten. Sjoerd erklärte: „Um Leads für einen Kunden zu generieren, müssen wir möglicherweise mehrere Landingpages einrichten – und jede Seite wird als eigenständiges Projekt behandelt. Die Portfolio-Optionen in Asana helfen uns, diese separaten Projekte zu strukturieren und den aktuellen Kampagnenstatus pro Kunde im Blick zu behalten.

„Wir verknüpfen Aufgaben über mehrere Projekte hinweg, sodass, wenn wir eine Aktion erledigen – zum Beispiel die Arbeit an neuen kreativen Inhalten –, der Status überall dort aktualisiert wird, wo das Projekt zu finden ist. Und dann ist „Meine Aufgaben“ eine sehr praktische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter ihre Prioritäten kennen, ihren täglichen Workflow strukturieren und Aufgaben an andere Personen zuweisen können.“

Durch die Änderungen entfällt auch die Notwendigkeit von Besprechungen zur „Arbeit rund um die Arbeit“ – eine Aktivität, bei der laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 129 Stunden pro Jahr verschwendet werden. Sjoerd erklärt: „Dank Asana gibt es bestimmte Meetings einfach nicht mehr. Unsere Manager müssen nicht mehr jeden Morgen eine Stunde damit verbringen, Prioritäten festzulegen, und wir haben keine großen Kampagnen-Status-Updates mehr – jeder kann jederzeit in Asana nachsehen. Das ist eine wesentlich effizientere Arbeitsweise.“

Indem wir lange Gruppen-E-Mails vermeiden, hat Asana unser Work Management vereinfacht.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer bei Leads.io

Intelligente Analytik ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen

Das manuelle Abrufen von Daten, um aus vergangenen Projekten zu lernen, würde Leads.io mehr kosten, als das Projekt einbrachte. Dadurch agierte das Unternehmen im Blindflug und konnte nicht erkennen, wo und wie die Leistung optimiert werden konnte. Asana schafft jedoch auch Klarheit in Bezug auf Prozesse, was laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zu einer Zeitersparnis von 257 Stunden pro Jahr führen könnte.

Da Leads.io nun in der Lage war, Daten zur operativen Leistung zu extrahieren, hatte das Unternehmen endlich Zugang zu aussagekräftigen Informationen, anhand derer sich feststellen ließ, wo kontinuierliche Verbesserungen die größte Wirkung erzielen würden. „Der größte Vorteil, den Asana uns gebracht hat, sind höhere Auslastungsraten“, erklärt Sjoerd. „Durch die Integration von Asana in unser Business-Intelligence-Tool Tableau können wir sehen, wie viel Arbeit erledigt wird, wie lange die Einrichtung und Bearbeitung dauert und wie lange jede Phase des Prozesses dauert und warum. Dadurch haben wir einen viel besseren Überblick über jede Abteilung, da wir sehen können, wie sich das Arbeitsvolumen entwickelt – Woche für Woche, Monat für Monat, Jahr für Jahr –, um Spitzenzeiten zu erkennen und zu wissen, wann wir zusätzliches Personal einstellen müssen.“

Asana hat unsere Produkt-Setup-Zeit um 35 % verkürzt – einschließlich der Genehmigung durch den Kunden.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer bei Leads.io

Standardisierte Workflows schaffen im Voraus Klarheit über Erwartungen

Obwohl eine „Buy and Build“-Strategie eine effektive Methode zur Skalierung ist, kann sie die betrieblichen Abläufe unnötig komplex machen, es sei denn, Leads.io führt eine einheitliche Arbeitsweise für alle Akquisitionen ein. Asana bot eine einfache Möglichkeit, alle schnell auf den gleichen Stand zu bringen, was laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 5,4 Stunden pro Woche einsparen kann.

„Asana hat unsere Prozesse standardisiert und sie einfach nachvollziehbar gemacht“, so Sjoerd. „Die Mitarbeiter kopieren einfach die Vorlage in ihre Kundenkampagne. Diese enthält alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, und ermöglicht es, Arbeitsvorgänge an andere zuzuweisen. Das gesamte Projekt ist übersichtlich dargestellt, und jeder weiß, was von ihm erwartet wird.

„Und da wir unsere Vorlagen als umfassende Checkliste mit den zu erledigenden Aufgaben erstellt haben, müssen wir keine Standardarbeitsanweisungen mehr verfassen – alles ist im Workflow integriert.“

Früher brauchte ein Kampagnenmanager mindestens zwei Stunden, um Produktpläne zu erstellen – Asana erledigt das in einer Sekunde.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer bei Leads.io

Beschleunigung der Wachstumskurve

Leads.io ist bereits ein bedeutender Akteur und generiert jährlich über 5 Millionen Leads für 2.600 Kunden weltweit. Aber das Unternehmen verfolgt weiterhin seine Vision, weltweit führend in der Lead-Generierung zu werden – und zwar weit über seine derzeitigen 250 Spezialisten und 11 Niederlassungen weltweit hinaus, um noch mehr Unternehmen dabei zu helfen, ihre Zielgruppen zu erreichen und den bestmöglichen ROI aus ihren Leads zu erzielen.

Die Nutzung der Funktionen von Asana ist der Schlüssel zu diesem zukünftigen Wachstum. „Wenn wir abteilungsübergreifend an der Kampagnenstrategie arbeiten, ist es zeitaufwendig, die richtigen Informationen manuell an die richtige Stelle zu bringen, um die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen“, erklärt Sjoerd. „Wenn wir jedoch die APIs von Asana in unsere bestehenden Systeme integrieren – wie unser selbst entwickeltes Tool zur Messung der Marketing-Performance BERT, das Kundenportal und Google Workspace –, vermeiden wir Doppelarbeit und verbessern die Qualität unserer Daten, da die benutzerdefinierten Felder automatisch ausgefüllt werden. 

„Wir können auch noch mehr tun, wenn wir Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verknüpfen. Zum Beispiel, wenn wir automatisierte Regeln anwenden, um sicherzustellen, dass neue Aufgaben, die zu einer Vorlage hinzugefügt werden, über das Backend extrahiert werden. Das spart nicht nur zusätzlichen manuellen Aufwand, sondern verhindert auch, dass neue Teile des Prozesses bei unserem Wachstum verloren gehen oder vergessen werden.

„Letztendlich bietet uns Asana eine bessere Möglichkeit, unsere Vision von Erfolg zu verwirklichen.“