Das Marketingteam von Dow Jones hat dank Asana täglich 10 % mehr Zeit zur Verfügung

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    • Marketingteam in New York, London und Singapur
  • Marketingeinführungen
    • Jährlich werden 10 Multichannel-Marketingkampagnen durchgeführt

Asanas Wirkung

  • Keine Unterbrechungen im Workflow: Aufgrund von COVID-19 ging das Team zur vollständigen Tätigkeit im Homeoffice über.
  • Jeden Tag werden 10 % Zeit eingespart, die zuvor mit der Suche nach benötigten Informationen zu Aufgaben vergeudet wurden.
  • Das Team kann sich auf kreative Projekte und die Strategieplanung konzentrieren, da die administrative Arbeit reduziert wurde.

Dow Jones ist seit über einem Jahrhundert der Hauptpfeiler der Finanzwelt. Das Dow Jones Unternehmen wurde 1882 gegründet und steht hinter führenden Veröffentlichungen wie dem „The Wall Street Journal“. Außerdem stellt es über seine B2B-Abteilung Daten und Intelligence-Lösungen zur Verfügung.

Das B2B-Marketingteam generiert die Nachfrage nach den wichtigsten Produkten und Leistungen des Unternehmens: Factiva, Dow Jones Newswires und Risk & Compliance. Chief Marketing Officer Rossa Shanks kam 2016 zum Unternehmen und erweiterte das in New York, Singapur und London tätige Marketingteam auf 20 Mitarbeiter.

Er brachte Asana mit, um die Kampagnenplanung zu erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen den drei Markenteams und seinen Teams für Nachfragegenerierung, Content und kreative Inhalte zu fördern. Als mit COVID-19 die Notwendigkeit zum vollständig ortsunabhängigen Arbeiten bestand, war Asana neben Slack und Google Drive bereits Teil der verwendeten Technologie, was den Umstieg ins Homeoffice erleichterte.

Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams nahm – wie beim Marketingteam von Dow Jones – die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit bei fast zwei Drittel (62 %) der weltweiten Wissensarbeiter in Vollzeitanstellung aufgrund von COVID-19 zu. Diese kollaborativen Tools ermöglichten es ihnen, auch von zu Hause mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

„Die Technologie, die Teams für die Zusammenarbeit und Kommunikation zur Verfügung steht, ist von zentraler Bedeutung – und diese Bedeutung wird durch COVID-19 noch verstärkt. Dank Asana und unseren anderen Tools waren wir gut ausgerüstet und konnten beim Umstieg auf das Arbeiten von zu Hause ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Unser Workflow wurde nicht unterbrochen und unsere Leistungen blieben konstant.“
- Rossa Shanks, Chief Marketing Officer

Was das Team wirklich miteinander vernetzt

Rossa kennt Asana schon von früheren Anstellungen und ist überzeugt, dass Teams von Tools profitieren, die Übergaben koordinieren und für Transparenz sorgen. Er wusste, dass die Nutzung mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen würde. Als Rossi zum Marketingteam von Dow Jones kam, bestand es aus vier Personen!

Flexibilität war eine weitere Anforderung. Die drei Markenteams arbeiten auf unterschiedliche Weise, aber Asana ist flexibel genug und lässt sich an alle Arbeitsweisen anpassen. Gleichzeitig werden die Prozesse der Teams für Content, kreative Inhalte und Nachfragegenerierung optimiert.

„Eine Kampagne besteht aus vielen Elementen und Aufgaben und die Vernetzung der Teams ist entscheidend dafür, dass nichts davon übersehen wird. Dafür brauchen Sie Transparenz. Asana sorgt dafür, dass Teams reibungslos zusammenarbeiten können und unterstützt Unternehmen dabei, revolutionäre Ergebnisse zu erzielen.“
- Rossa Shanks, Chief Marketing Officer

Asana – oder nichts

Rossa ging mit einem Alles-oder-nichts-Ansatz an die Einführung von Asana in sein Team heran. Der Leitgedanke war: Wenn die Arbeit der Mitarbeiter nicht in Asana zu finden ist, existiert sie auch nicht.

„Meine Herangehensweise zeigt meine absolute Überzeugung von dieser neuen Plattform. Ich habe alle Zweifel über die Verwendung aus dem Weg geräumt und meinen Teams kommuniziert, dass wir ohne eine vollständige Nutzung scheitern würden.“
- Rossa Shanks, Chief Marketing Officer

Julia Lancaster, die Content-Strategin des Teams, übernahm dann die Einrichtung von Asana. Sie stellte sicher, dass alle Arbeitsabläufe, Aufgaben und technischen Details übernommen wurden. Gemeinsam mit den Teams entwickelte sie Wege, wie sie Asana verwenden würden. Dazu zählen unter anderem Kennzeichnungen, Konventionen für die Namensgebung und interne Regeln für das Zuweisen von Aufgaben.

Mittlerweile werden neue Teammitglieder gleich an ihrem ersten Tag mit Asana bekannt gemacht. Ihre Einführung findet über ein Asana-Projekt statt, dass als Vorlage angelegt wurde und alle wichtigen Schritte der Einführung beinhaltet – dasselbe wurde für alle anderen formellen Prozesse eingerichtet. Neue Angestellte erhalten eine erste Schulung für Asana und verwenden für alles Weitere das Asana-Handbuch als Ressource.

Einführungsvorlage von Dow Jones

Kreative Wunder

Asana ist der zentrale Schnittpunkt für die gesamte Marketingarbeit, von der Kampagnenplanung bis hin zu Content und kreativen Inhalten. Portfolios ermöglichen es dem Team, die Arbeit innerhalb der drei großen Produktabteilungen zu organisieren, gleichzeitig aber den Fortschritt der Kampagne an einem Ort zu sehen.

Das Führungsteam behält die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder im Blick. So kann beispielsweise der Kreativdirektor Aufgaben neu verteilen, wenn einer seiner drei Designer überlastet ist. Zudem müssen Teamkollegen einander nicht mehr nachlaufen, damit Dinge erledigt werden oder weil sie Updates zu Aufgaben benötigen.

„Dank Asana müssen Mitarbeiter nicht mehr nervös anderen Kollegen nachlaufen, weil sie befürchten, dass eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigt werden könnte. Denken Sie daran, wie viel Zeit damit vergeudet wird – man könnte wahrscheinlich 10 % des Arbeitstages einsparen. Nie wieder würde ich mich auf ein Arbeitsumfeld einlassen, in dem 20 Personen einander nachlaufen, um Arbeitsanfragen zu stellen und dann hoffen müssen, dass diese auch wirklich erledigt werden.“
- Rossa Shanks, Chief Marketing Officer

Das Team führt jährlich rund 10 große Marketingkampagnen durch und nutzt für den Start jeder dieser Kampagnen eine Vorlage. Es ordnet Aufgaben mehreren Projekten gleichzeitig zu, um die Arbeit zwischen den drei Teams für Nachfragegenerierung, Content und kreative Inhalte aufzuteilen, was die Arbeitsabläufe vereinfacht. So sieht ein Designer bei der Erstellung von Social-Media-Inhalten nur die ihm zugewiesenen Kreativaufgaben, außer er öffnet das größere Projekt, um alle Arbeitsvorgänge der verschiedenen Teams zu sehen. Während ein Asana-Projekt also alle Aufgaben der Teams für eine Kampagne miteinander verbindet, trennt es gleichzeitig die Arbeitsabläufe: Dadurch sieht ein Designer in Asana etwas ganz anderes, als zum Beispiel ein Mitarbeiter des Teams für Nachfragegenerierung. Gleichzeitig werden Projekte auch mit Farben gekennzeichnet, um zu verdeutlichen, zu welcher Marke oder welchem Produkt eine Aufgabe gehört.

Content-Vorlage von Dow Jones

Dank Vorlagen wird auch die Produktion von Content und kreativen Inhalten zum Kinderspiel. Da das Team an so vielen Inhalten gleichzeitig arbeitet, kann es schon einmal passieren, dass ein kleines, aber wichtiges technisches Detail übersehen wird, wie z. B. das Einfügen eines Code zum Nachverfolgen eines bestimmten Artikels. Julia verlässt sich bei der Content-Strategie aber auf diese Codes. Damit diese nie vergessen werden, fügt sie eine Asana-Aufgabe als Erinnerung ein und kann so überprüfen, ob sie erledigt wurde.

„Asana gibt mir einen Überblick, aber stellt auch sicher, dass meine Teamkollegen nicht mit Aufgaben für die Content-Strategie überflutet werden. So arbeiten wir zwar getrennt voneinander, sind aber auf ganz besondere Weise immer miteinander verbunden.“
- Julia Lancaster, Marketing Content Strategist

Asana ermöglicht es, den Projektstatus, erledigte Aufgaben und zukünftige Pläne zu erfassen und reduziert zudem die Zeit, die wir mit der Suche nach Informationen verbringen. Rossa schätzt, dass seine Teammitglieder dank Asana täglich bis zu 10 % ihrer Arbeitszeit einsparen. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit hat gezeigt, dass administrative Arbeit („Arbeit rund um die Arbeit“) doppelt so viel Zeit vereinnahmt wie wir annehmen – nämlich bis zu 60 % unserer Arbeitstage.

Trotz des Umstiegs auf Homeoffice-Arbeit ist Rossas Team gut vernetzt geblieben und die Teammitglieder können unerledigte Aufgaben sogar ganz einfach an Teamkollegen in anderen Zeitzonen weitergeben. Asana bietet das Gerüst für ein organisiertes und autonomes Team – jedes Mitglied weiß, woran es arbeiten muss. Daher bleibt bei virtuellen Meetings mehr Zeit für den sozialen Austausch und die Besprechung des strategischen Vorgehens.

„Der menschliche Austausch und Meetings werden wirkungsvoller, weil sich die Teilnehmenden keine Gedanken über Notizen machen müssen. Sie wissen, dass es eine Asana-Aufgabe gibt, die alle Informationen enthält. Dadurch können Sie sich auf ihre Gespräche konzentrieren und für kreative Wunder sorgen.“
- Rossa Shanks, Chief Marketing Officer

So geht es für Dow Jones B2B weiter

Da das Marketingteam die wichtigsten Aufgaben während der Ausgangsbeschränkungen aufgrund von COVID-19 unter Kontrolle hatte, kann es sich auf die Verbesserung und Ausweitung seiner Aktivitäten konzentrieren. Dazu zählen beispielsweise der Zusammenschluss mit dem Vertriebsteam, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu ermöglichen, die Entwicklung fortschrittlicher kontenbasierter Marketingkampagnen und das organische Wachstum der Webpräsenz als zentrale Drehscheibe für Nachrichten und Informationen.

Außerdem wird das Marketingteam zum Trendsetter: Andere Teams bei Dow Jones bemerken, wie das Team Asana verwendet – und entscheiden sich ebenfalls dafür.