Das Marketingteam von Dow Jones hat dank Asana täglich 10 % mehr Zeit zur Verfügung

Dow Jones ist seit über einem Jahrhundert der Hauptpfeiler der Finanzwelt. Das Dow Jones-Unternehmen wurde 1882 gegründet und steht hinter führenden Veröffentlichungen wie dem „The Wall Street Journal“. Außerdem stellt es über seine B2B-Abteilung Daten und Intelligence-Lösungen zur Verfügung.

Das B2B-Marketingteam generiert die Nachfrage nach den wichtigsten Produkten und Leistungen des Unternehmens: Factiva, Dow Jones Newswires und Risk & Compliance. Chief Marketing Officer Rossa Shanks kam 2016 zum Unternehmen und erweiterte das in New York, Singapur und London tätige Marketingteam auf 20 Mitarbeiter.

Er brachte Asana mit, um die Kampagnenplanung zu erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen den drei Markenteams und seinen Teams für Nachfragegenerierung, Content und kreative Inhalte zu fördern. Als mit COVID-19 die Notwendigkeit zum vollständig ortsunabhängigen Arbeiten bestand, war Asana neben Slack und Google Drive bereits Teil der verwendeten Technologie, was den Umstieg ins Homeoffice erleichterte.

Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams nahm – wie beim Marketingteam von Dow Jones – die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit bei fast zwei Drittel (62 %) der weltweiten Wissensarbeiter in Vollzeitanstellung aufgrund von COVID-19 zu. Diese kollaborativen Tools ermöglichten es ihnen, auch von zu Hause mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

Was das Team wirklich miteinander vernetzt

Rossa kennt Asana schon von früheren Anstellungen und ist überzeugt, dass Teams von Tools profitieren, die Übergaben koordinieren und für Transparenz sorgen. Er wusste, dass die Nutzung mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen würde. Als Rossi zum Marketingteam von Dow Jones kam, bestand es aus vier Personen!

Flexibilität war eine weitere Anforderung. Die drei Markenteams arbeiten auf unterschiedliche Weise, aber Asana ist flexibel genug und lässt sich an alle Arbeitsweisen anpassen. Gleichzeitig werden die Prozesse der Teams für Content, kreative Inhalte und Nachfragegenerierung optimiert.

Asana – oder nichts

Rossa ging mit einem Alles-oder-nichts-Ansatz an die Einführung von Asana in sein Team heran. Der Leitgedanke war: Wenn die Arbeit der Mitarbeiter nicht in Asana zu finden ist, existiert sie auch nicht.

Julia Lancaster, die Content-Strategin des Teams, übernahm dann die Einrichtung von Asana. Sie stellte sicher, dass alle Arbeitsabläufe, Aufgaben und technischen Details übernommen wurden. Gemeinsam mit den Teams entwickelte sie Wege, wie sie Asana verwenden würden. Dazu zählen unter anderem Kennzeichnungen, Konventionen für die Namensgebung und interne Regeln für das Zuweisen von Aufgaben.

Mittlerweile werden neue Teammitglieder gleich an ihrem ersten Tag mit Asana bekannt gemacht. Ihre Einführung findet über ein Asana-Projekt statt, das als Vorlage angelegt wurde und alle wichtigen Schritte der Einführung beinhaltet – dasselbe wurde für alle anderen formellen Prozesse eingerichtet. Neue Angestellte erhalten eine erste Schulung für Asana und verwenden für alles Weitere das Asana Help Center als Ressource.

Kreative Wunder

Asana ist der zentrale Schnittpunkt für die gesamte Marketingarbeit, von der Kampagnenplanung bis hin zu Content und kreativen Inhalten.  Portfolios ermöglichen es dem Team, die Arbeit innerhalb der drei großen Produktabteilungen zu organisieren, gleichzeitig aber den Fortschritt der Kampagne an einem zentralen Ort zu sehen.

Das Führungsteam behält die Arbeitsauslastung der einzelnen Teammitglieder im Blick. So kann beispielsweise der Kreativdirektor Aufgaben neu verteilen, wenn einer seiner drei Designer überlastet ist. Zudem müssen Teamkollegen einander nicht mehr nachlaufen, damit Dinge erledigt werden oder weil sie Updates zu Aufgaben benötigen.

Das Team führt jährlich rund 10 große Marketingkampagnen durch und nutzt für den Start jeder dieser Kampagnen eine Vorlage. Es ordnet Aufgaben mehreren Projekten gleichzeitig zu, um die Arbeit zwischen den drei Teams für Nachfragegenerierung, Content und kreative Inhalte aufzuteilen, was die Arbeitsabläufe vereinfacht. So sieht ein Designer bei der Erstellung von Social-Media-Inhalten nur die ihm zugewiesenen Kreativaufgaben, außer er öffnet das größere Projekt, um alle Arbeitsvorgänge der verschiedenen Teams zu sehen. Während ein Asana-Projekt also alle Aufgaben der Teams für eine Kampagne miteinander verbindet, trennt es gleichzeitig die Arbeitsabläufe: Dadurch sieht ein Designer in Asana etwas ganz anderes, als zum Beispiel ein Mitarbeiter des Teams für Nachfragegenerierung. Gleichzeitig werden Projekte auch mit Farben gekennzeichnet, um zu verdeutlichen, zu welcher Marke oder welchem Produkt eine Aufgabe gehört.

Dank Vorlagen wird auch die Produktion von Content und kreativen Inhalten zum Kinderspiel. Da das Team an so vielen Inhalten gleichzeitig arbeitet, kann es schon einmal passieren, dass ein kleines, aber wichtiges technisches Detail übersehen wird, wie z. B. das Einfügen eines Codes zum Nachverfolgen eines bestimmten Artikels. Julia verlässt sich bei der Content-Strategie aber auf diese Codes. Damit diese nie vergessen werden, fügt sie eine Asana-Aufgabe als Erinnerung ein und kann so überprüfen, ob sie erledigt wurde.

Mit der Möglichkeit von Asana, den Projektstatus, erledigte Aufgaben und zukünftige Pläne zu erfassen und die Suche nach Informationen zu reduzieren, schätzt Rossa, dass Asana seinen Teammitgliedern jeden Tag bis zu 10 % ihrer Zeit spart. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit hat gezeigt, dass administrative Arbeit („Arbeit rund um die Arbeit“) doppelt so viel Zeit vereinnahmt wie wir annehmen – nämlich bis zu 60 % unserer Arbeitstage.

Trotz des Umstiegs auf Homeoffice-Arbeit ist Rossas Team gut vernetzt geblieben und die Teammitglieder können unerledigte Aufgaben sogar ganz einfach an Teamkollegen in anderen Zeitzonen weitergeben. Asana bietet das Gerüst für ein organisiertes und autonomes Team – jedes Mitglied weiß, woran es arbeiten muss. Daher bleibt bei virtuellen Meetings mehr Zeit für den sozialen Austausch und die Besprechung des strategischen Vorgehens.

So geht es für Dow Jones B2B weiter

Da das Marketingteam die wichtigsten Aufgaben während der Ausgangsbeschränkungen aufgrund von COVID-19 unter Kontrolle hatte, kann es sich auf die Verbesserung und Ausweitung seiner Aktivitäten konzentrieren. Dazu zählen beispielsweise der Zusammenschluss mit dem Vertriebsteam, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu ermöglichen, die Entwicklung fortschrittlicher kontenbasierter Marketingkampagnen und das organische Wachstum der Webpräsenz als zentrale Drehscheibe für Nachrichten und Informationen.

Außerdem wird das Marketingteam zum Trendsetter: Andere Teams bei Dow Jones bemerken, wie das Team Asana verwendet – und entscheiden sich ebenfalls dafür.