營造專案計劃範本

從零開始建造時,(毫不誇張地說) 往往有很多不斷變動的事情需要考慮。不妨瞭解如何在 Asana 中建立營造專案計劃範本,使您的所有專案都能井然有序、進展順利。

建立您的範本

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營造專案是目前最為複雜、要求最高的專案之一。這類專案中有許多不同的部分組合在一起,例如採購材料、建立排程以及實際建造與執行專案。雖然其結構複雜,但不意味著一定會雜亂無章。運用營造專案計劃範本,您就可以簡化營造流程,確保每個交付項目都能按部就班進行。

[產品 UI] 甘特圖專案,帶有相依性及截止日期的 Asana 時間軸檢視 (時間軸)

什麼是營造專案計劃範本?

營造專案計劃範本是一種可以重複使用的指南,用於列出營造流程中的每一個步驟。這類範本能夠為團隊提供可依循的清晰藍圖,因此無需在每一次建造時都從頭進行規劃流程。由於範本中已列出所有內容,您可以輕鬆規劃出專案時間軸,確保團隊不會錯過營造流程中的任何重大步驟。 

使用數位營造專案計劃範本有哪些好處?

專案管理軟體不僅能用於辦公室工作,也能供任何需要規劃和協調工作的團隊使用。對於營造一類的複雜事務,擁有一個靈活的工具能夠協助您在時間軸、資源或優先順序發生變更時加以調整。在數位工具中建立範本,您就不必使用可能造成混亂的 Microsoft Excel 範本或製紙文件,這類文件通常很快就會過時。相反,數位範本能讓您隨時隨地移動和指派任務,並且與團隊成員即時協作。

藉助數位營造專案計劃範本,您可以: 

  • 在一處集中位置查看完成專案所需的所有步驟。 

  • 針對每一個營造任務的狀態和期限取得即時資訊。 

  • 設定並調整期限,以利準確預估營造時間軸。

  • 在數位待辦清單中列出任務,或在無需額外作業的情況下輕鬆切換至更可視化的格式 (例如甘特圖式時間軸或工作流程看板)。 

  • 指派和委派任務給團隊中的其他人員。 

  • 在一處集中位置與專案關係人及專案團隊成員進行溝通與協調。 

  • 將相關檔案附加至任務,例如藍圖、規格或定價文件。

  • 使用 Asana 行動應用程式在作業處存取並更新您的專案計劃。   

營造專案計劃範本要納入什麼內容

營造專案計劃範本能夠在一處位置列出您專案中的交付項目,因此您可以查看每個任務的期限、指派對象和狀態。藉由這類範本,您就能針對營造專案管理流程的每一個階段建立不同區段,然後新增完成每個階段所需的全部任務。一般來說,營造專案中包含以下六個階段: 

  1. 計劃:與客戶研討以確定其需求,並展示您的團隊滿足其需求的方式。 

  2. 營造前期:組織您的團隊並定案規劃細節,例如專案預算、藍圖以及溝通計劃。 

  3. 工程執行:您、您的團隊以及所有承包商何時實際營建工程。 

  4. 調試:進行最後的示範並將最終完成的建物向客戶展示。 

  5. 移交及保固:客戶實際搬入建物後,您可能仍須依據合約對該專案負責。 

  6. 結案:舉行專案事後反思會議並正式總結尚未收尾的事項。 

建立區段後,可新增欄以便追蹤每一個交付項目的狀態,例如處於「未開始」、「進行中」或「已完成」。您還可以建立里程碑,以便確定營造流程中的關鍵轉捩點,如完成建筑物的地基或外部結構。

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 行動版。iOS 和 Android 皆可使用 Asana,因此您可在出行之際輕易查看待辦事項。審視每一則新的收件匣通知、傳送訊息並存取專案任務,從而隨時掌握最新的專案資訊。  

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產),您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著,您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期,並將其新增至專案中,使之與其他相關工作相互連結。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變為 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變為有指派對象和截止日期的任務。輕鬆擷取工作內容,以免請求和待辦事項在 Slack 中消失無蹤。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

營造專案管理範本的其他類型,以及建立方式

如同其他專案,營造計劃也有著幾個不同的部分需要組織,例如您的專案預算專案排程專案交付項目。以下是其他一些可建立的範本,以使這些關鍵部分井然有序: 

營造排程範本

營造排程範本與專案計劃基本一致,都是關於交付項目及交期的清單。您可以在專案計劃中納入您的排程,但如果您需要細緻列明任務的開始和結束時間,則獨立的營造排程範本就能派上用場。例如您的排程可能會指定管道工人需要在上午 9 點至下午 12 點之間安裝衛浴裝置,然後電工就能在下午時安裝佈線。

建立專案排程範本時,請為每個任務新增時間和日期範圍,以便明確任務何時需要完成。若要讓各項事務進展順利,您還可以為依存項加上旗標,依存項指的是需要等待上一個任務完成後才能開始的任務。

營造預算範本

營造預算範本 (也稱為預算預估範本) 有助於規劃並追蹤您在專案過程中的花費。維持預算井然有序有助於準確預估客戶成本、防止超支並且改善您的資源管理。 

若要建立營造預算範本,您需要將專案中的所有交付項目分解為子依存項,然後預估每一個依存項的成本。例如,若某個交付項目是重新粉刷房屋內部,則子依存項可能會包括購買油漆、鋪設地布以及使用膠帶黏住線腳。若您更習慣可視化,不妨嘗試建立工作細目結構 (WBS) ,這是一種能夠將工作分解為多個層次的圖表,從頂端的主要目標開始,然後擴展至下面的交付項目及子依存項。 

若要讓各項事務進展順利,請新增欄以便追蹤每個預算項目的成本,如何時截止以及是否取得客戶核准。 

營造完結清單範本

營造完結清單範本中列出了營造專案完結前需要完成的所有任務。本質上來說,這是一種核對清單,您的團隊可在最後示範時使用,以確保所完成的專案能夠滿足需求。若要建立營造完結清單範本,請為以下項目建立欄: 

  • 項目編號,用於協助團隊成員溝通其參考的完結清單相關事宜。 

  • 項目或任務的名稱。

  • 任務的一般描述。

  • 任務指派對象。

  • 任務的開始與結束日期,用於明確任務應何時完成。

  • 任務狀態。

常見問題

我是否需要使用營造專案計劃範本?

若您需要定期規劃和管理營造專案,營造專案計劃範本就能幫到您。 這類範本提供了可以重複使用的結構與管理計劃,這樣您就無需每次都從頭開始規劃流程。因此,您可以專注於更重要的專案細節,確保在營造流程中不錯過任何關鍵步驟。

哪一種營造專案管理範本類型最適合我的團隊?

每個團隊都不一樣,要使用哪一種範本類型,取決於是否最適合您的特定需求。亦即,建立營造專案計劃範本通常是最佳辦法,因為它還能作為營造排程使用。

如何一次持續追蹤多個營造專案?

如果說管理一個營造專案已讓人疲憊不堪,要一次持續追蹤多個計劃更是讓人難以負荷。不過若是有適當的安排,即便需要同時進行多個專案,您仍能讓所有專案都井然有序。您所需要做的就是為每一次新計劃複製營造專案計劃範本。然後在 Asana 專案集中儲存這些專案計劃。專案集能夠為您提供專案進度的概觀,因此您可以隨時以鳥瞰式檢視瞭解進展情況。

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