行動紀錄範本

使用此動作紀錄範本，在同一處追蹤決策、所有者和截止日期。 它將會議後續事項和專案任務轉化為簡單、共享的行動項目清單，從而不會遺漏任何細節。 行動紀錄可將來自站立會議、專案審查和團隊成員核對的行動集中起來，以便您更快地推進工作。

誰能從行動紀錄範本中受益？

在 Asana，我們的團隊仰賴明確定義的所有者和期限，尤其是在快速推進的會議之後。 我們瞭解到，動態的行動紀錄可將模稜兩可的筆記轉化為可追蹤的工作。

行動紀錄可協助專案經理、團隊主管和營運專業人員處理跨職能任務和相依性。 如果您的日常工作包括舉辦會議、擷取行動項目和跟進阻礙，則行動紀錄範本可為您的團隊建立單一事實來源。

• 專案經理：保留一份包含決策、後續步驟和所有者的持續更新清單，並附上交付日期。 非常適合衝刺審查和回顧。

• 團隊主管：讓整個團隊都能看到當責。 您可以看到誰在何時執行什麼任務，並在風險造成延誤之前發現它們。

• 營運和參謀長：將專案會議和工作分組中的行動彙整到單一檢視中，以便領導者獲得快速、準確的狀態更新。

• 面向客戶的團隊：記錄來電中的承諾，然後追蹤每一次後續行動，以確保專案排程按時且符合範疇。

為何要使用 Asana 的行動項目範本

在每週狀態會議結束後，通常會留下幾頁筆記，但沒有明確的行動計劃。 Asana 的行動項目記錄範本將每個備註轉化為具有截止日期、情境和其他資訊的任務。

Asana 的行動項目記錄範本可協助您：

• 透過指派對象和期限，為每個行動項目建立所有權

• 使用自動化規則和提醒，實現快速跟進

• 以清單、看板或時間軸等彈性格式檢視工作，以便與您的工作流程相符

• 存取即時報告，以識別逾期或存在風險的項目

• 透過會議之間的新請求表單，簡化上線引導和接收

如何使用此行動紀錄範本

此範本很容易採用。 開始記錄動作，結構即可完成繁重的工作。 您還可以瀏覽 Asana 的專案管理範本庫，將團隊從會議到專案的更多工作標準化。

步驟 1：新增並組織新的行動項目

在「行動項目」區段中建立新任務，以記錄會議或審查期間討論的所有內容。 指派所有者、設定截止日期並標記優先順序，以便隊友瞭解下一步該做什麼。 新增提出者姓名和行動 ID ，以便輕鬆記錄後續事項。

將類似的行動項目分組，並仔細檢查每個任務是否都包含所有者和期限。 此步驟可確保沒有項目遺失，並確保您的行動項目範本是持續承諾的單一事實來源。

步驟 2：在各階段間推動工作

隨著工作推進，將任務拖曳至「進行中」區段，以顯示已指派的內容。 當您完成任務時，請將其移動至「已完成的行動」，以便每個人都能看到結果，而無需要求更新。 如果有事項停滯不前，請將其轉移至「暫停」區段，直到您可以再次處理為止。

使用這些區段將進度可視化。 工作流程中的每個步驟都會向團隊發出信號，說明接下來需要關注的地方，並在整個專案中創造動能和透明度。

步驟 3：監控並更新任務詳細資料

隨著工作進展，更新狀態和截止日期欄位。 如果優先順序發生變化，請調整「優先順序」欄位，以便您的團隊先處理關鍵路徑項目。 新增支援備註或檔案，為每個指派對象提供所需的資訊。

定期檢閱此資訊，以便讓行動紀錄範本保持最新狀態。 幾次快速更新可以避免任務所有權或期限方面的混淆。

步驟 4：審閱並報告結果

在審查或回顧期間，請按優先順序或狀態篩選，以便專注討論。 在「已完成的行動」區段中強調已完成的任務，以慶祝成功，並為下次識別阻礙。 使用這些深入解析，改善您未來規劃和委派工作的方式。

將您的行動項目記錄範本轉化為進度和結果的記錄。 透過直接在專案中擷取結果，您可以建立可搜尋的歷史紀錄，從而改善您的決策流程。

步驟 5：結案並封存已完成的工作

完成任務後，請將其指派至「已完成動作」以供參考。 如果任務變得無關緊要，請將其移動至「已取消」狀態。 類別可讓您輕鬆掃描團隊已完成的內容，以及仍需關注的內容。 在每個週期結束時封存舊的或已完成的行動，以便讓您的行動項目範本井然有序。

Asana 行動計劃功能

Asana 功能可讓您自訂行動紀錄範本，以便配合團隊的任務管理流程。 我們使用一些常用的行動計劃工具設計了這個免費範本，但請前往我們的功能庫以獲得更多靈感。

任務和指派對象

將每個行動轉化為可追蹤的任務，並為其指派所有者。 新增時間軸和開始日期，以設定期望並保持動能。

自訂欄位

按優先順序、會議來源或關鍵路徑指標標記行動，無需離開專案即可像試算表一樣進行排序和篩選。

相依性

顯示一個任務阻礙另一個任務的情況，以便團隊不會過早開始工作，並且時間範圍是切實可行的。

規則 (自動化)

自動指派任務、新增追蹤者，或在完成日期臨近時發佈提醒。

專案檢視

使用多個專案檢視 (清單、看板、時間軸、行事曆和儀表板) 來組織您的行動項目清單、將排程可視化，並從各個角度追蹤進度。

儀表板和狀態更新 即時追蹤行動項目，並輕鬆分享圖表和狀態更新。 您的行動清單範本可使所有詳細資料井然有序，且易於檢閱。

行動項目範本的推薦整合

Asana 整合可將您的行動項目追蹤工具連結至您已經在使用的工具，因此在會議、聊天和電子郵件中都能無縫接軌地擷取和關閉行動項目。 探索完整的應用程式整合資源庫，尋找團隊成員經常使用的平台和專案管理軟體。

Slack

在幾秒鐘內將聊天訊息轉換為任務，並在每個完成日期之前在頻道中發佈自動提醒。 Slack 整合非常適合在站立會議後進行快速後續追蹤。

Microsoft Teams

將聊天和通話轉化為您可以在動作紀錄範本中追蹤的任務。 與 Excel 同步以更新時間範圍、優先順序等級和任何修正行動，然後即時跟進。

Zoom

透過將 Zoom 備註和轉錄文字轉換為可在專案計劃中直接指派、追蹤和關閉的任務，即時擷取會議行動項目。

Gmail

將電子郵件轉換為行動項目或里程碑，無需離開收件匣即可管理。

Google 試算表

將您的行動項目記錄範本同步至 Google 試算表，以便排序、篩選並與專案關係人和團隊成員分享專案進度。

Jira Cloud

將您的行動追蹤工具連結至 Jira Cloud，以同步工程任務、管理相依性，並與其他專案管理工作流程一起追蹤交付項目。

關於行動紀錄範本的常見問答