建立專案關係人參與度計劃的 5 個步驟 (含範本)

專案關係人通常會出於財務或策略原因參與專案。 根據他們的動機，他們對專案的興趣和影響程度會有所不同。 這就是瞭解如何根據專案關係人的需求調整您的溝通風格，以便優先考慮那些具有最大影響力的人的原因。

專案關係人參與度計劃範本可協助您列出專案關係人、其影響力和興趣程度，以及您的溝通策略。 您的團隊可以使用此範本來滿足專案關係人的需求，並防止溝通障礙破壞專案工作流程。 繼續閱讀，瞭解專案關係人參與度計劃如何協助您管理與客戶、投資人和高階主管的關係。

什麼是專案關係人參與度計劃？

專案關係人參與度計劃 (SEP) 記錄了專案關係人的參與度和影響力。 它還概述了您的專案關係人溝通計劃，包括您將何時聯絡每個專案關係人、您將使用哪個平台以及您將提供多少資訊。

專案關係人可以是您團隊中的個人，也可以是受您的工作影響的外部方。

• 內部專案關係人可能包括專案經理、營運團隊、部門主管和看板成員。

• 外部專案關係人可能包括客戶、顧客、投資人、供應商、公司合作夥伴或股東。

由於與專案關係人的溝通始於專案的開始，因此您將在專案規劃階段建立參與度計劃。 一旦您對專案有了想法，請確定您的專案關係人是誰，以及他們需要 (或想要) 參與的程度。 隨著專案的進展，您可以調整專案參與度計劃，以滿足他們的需求。

如何使用專案關係人參與度計劃

專案關係人參與度計劃不應提示您的團隊傾聽某些專案關係人的意見，而忽略其他人的意見。 它應該做的是引導您完成專案規劃流程，並幫助您與最渴望的人進行溝通。 

對於某些專案關係人而言，關鍵在於取得認同和教育。 對於其他人來說，他們更願意在自己的時間被動地存取材料。 在建立 SEP 時，請將專案關係人分為不同類別，以便您可以根據他們的影響力和興趣程度，以最有益的方式與他們溝通。 

SEP 的一個優點是其協作性。 當您將 SEP 整合至工作管理軟體時，您的團隊可以依據需要更新文件，並將所有權指派給不同的區段。 這也讓您可以在專案和人員之間自由分享計劃。

專案關係人參與度計劃應包含哪些內容

專案關係人參與度計劃會因團隊和專案關係人的優先順序而異。

SEP 的關鍵組成部分包括：

• 專案關係人姓名：確定您的專案關係人是誰。

• 興趣程度：根據專案關係人對專案的興趣或參與度，為其提供標籤。 請參閱以下五個層級的專案關係人參與度。

• 影響程度：根據專案關係人對專案的影響程度，從非常高到非常低為專案關係人評定標籤。 

• 溝通頻率：確定您與此專案關係人溝通的頻率。

• 溝通管道方法：確定您將使用哪種溝通工具與此專案關係人進行溝通。

• 資訊類型：確定您在溝通時將傳遞給此專案關係人的資訊類型。

建立專案關係人參與度計劃的目標是確定專案關係人的目標或動機，以及您將與他們使用的溝通方法。

建立專案關係人參與度計劃的 5 個步驟

若要建立專案關係人參與度計劃，以便以他們能夠欣賞的方式與專案關係人合作，您首先需要瞭解他們的需求以及他們如何影響您的專案。 請使用以下步驟開始。

1. 找出您的專案關係人

有些專案關係人從一開始就會更積極參與您的專案。 這種參與度通常來自於他們的動機。

例如，負責監督專案的內部主管可能會更積極參與，因為他們的工作依賴於此。 相反地，財務風險較小的外部合作夥伴可能參與度較低，且可能不需要瞭解每一個詳細資料。 

專案關係人的五個參與度層級

• 領導型：領導型專案關係人意識到專案的影響，並積極參與其中。

• 支持型：支持型專案關係人意識到專案的影響，並支持專案。

• 中立：中立的專案關係人意識到專案的影響，但既不抵制也不支持專案。

• 抵制：抵制的專案關係人意識到專案的影響，但抵制變革。

• 未知：未知的專案關係人不瞭解專案或其影響。

一旦您瞭解專案關係人的參與度，就能確定他們對專案的影響程度。 美國專案管理學會將影響力定義為專案關係人對專案的影響力。 當專案關係人具有高度影響力時，他們可以控制關鍵的專案決策，並促使其他人採取行動。

專案關係人的影響力規模

• 非常高：影響力非常高的專案關係人對關鍵專案決策有很大的控制權。

• 高：具有高度影響力的專案關係人可以促使其他人採取行動。

• 中等：具有中等影響力的專案關係人通常是決策過程的一部分。

• 低：影響力低的專案關係人可以對決策提供意見並表達其疑慮，但您可能不會總是考慮他們的想法。 

• 非常低：影響力非常低的專案關係人可以在其願意時參與專案，但他們無法控制任何決策。

2. 在影響力/利益網格上對應專案關係人

現在您已經知道專案關係人的影響力和利益關係層級，您將在影響力/利益關係網格上對應每個專案關係人。 這並非您想與專案關係人分享的內容，但它可以幫助您確定每個人的溝通風格和節奏。

這四個主要專案關係人群組為：

• 高度利益和高度影響。 這些是您「領導」或「支援」類別的專案關係人。 他們是您的關鍵參與者，也是您的專案關係人清單中最重要的人。 請務必定期與這些專案關係人聯絡，並徹底向他們說明專案的相關資訊。 這些是最重要的看板專案關係人。

• 高度利益暨低度影響。 這些專案關係人也可能來自您的「領導」或「支持」類別。 雖然他們的影響力不大，但仍應隨時掌握所有主要溝通，並根據情況鼓勵他們以其他方式參與。 當您使用專案管理工具時，您可以讓高度關注的專案關係人隨時掌握最新情況，而無需額外投入量。

• 高度影響暨低度利益。 這些專案關係人可能來自您的「中立」或「抗拒」類別，教育對於讓他們留在看板上至關重要。 如果他們對專案變更感到驚訝，他們可能會變得更具抗拒性，因此請確保他們在需要時可以存取資訊，並告知他們任何可能影響其專案工作流程的工作。

• 低度影響及低度利益。 這些是來自「未知」類別的專案關係人。 您不需要經常聯絡這些人，但應該使用專案管理工具傳送每月更新。 這樣一來，您就可以提供關鍵的專案詳細資料，而他們也會知道自己有機會更深入參與。

3. 建立溝通計劃

專案關係人圖表可為您提供一些指引，說明如何根據專案關係人的影響力和利益程度與其溝通。 使用這些網格點，您的下一步是建立自訂的溝通計劃。 

溝通計劃至關重要，因為它告知您將如何教育和更新您的專案關係人。 無論他們屬於哪個象限，都要確保專案關係人有辦法存取相關的專案資訊。 最好的方法是將所有專案資訊保留在一處，例如專案管理工具。 需要即時深入解析專案狀態或想要獲得整體專案時間軸鳥瞰檢視的專案關係人可以使用此工具隨時掌握最新資訊。 

建立溝通計劃有兩個步驟： 

1. 確定您的不同溝通管道。 您的團隊經常使用哪些溝通管道？ 每個溝通管道的用途是什麼？ 

2. 確定每個專案關係人象限需要哪種類型的溝通。 溝通並非一體適用。 確定您將如何在專案生命週期中與專案關係人溝通並對其進行教育。 

例如，對專案有很大興趣和影響力的專案關係人可能需要每週進行溝通。 您可以透過工作管理工具分享專案狀態更新來提供此資訊。

建立溝通計劃後，請與專案團隊分享。 若您變更了溝通計劃，請務必更新並傳達這些變更。 這樣，團隊成員就能隨時存取最新資訊。

4. 使用回饋依據需要修改計劃

專案關係人的行為在專案過程中經常發生變化，因此請記住，您在利益/影響力網格上對應的點並非一成不變。 

您不僅可以根據觀察到的行為變化修改計劃，還可以與專案關係人分享您的計劃，並徵求他們的回饋。 從專案關係人獲得回饋的最佳方式是明確您的要求。 

例如，向專案關係人提供您的溝通計劃，並詢問他們：「這個溝通計劃對您有用嗎？ 您是否希望變更任何領域？」

其他獲得回饋的提示：

• 徵求書面回饋或提供正式問卷調查，其中包含有關參與度流程的詳細問題

• 詢問您的內部團隊對參與度計劃的看法

• 與專案關係人和團隊成員溝通您對參與度計劃所做的任何變更

• 如果對專案關係人來說更簡單、更方便，請在視訊通話中尋求回饋 

專案關係人參與度計劃範本

以下是專案關係人參與度範本的填寫範例，其中包含一個區域，用於列出您的專案關係人、評估其興趣和影響力的程度，並概述其溝通計劃。

請在下方下載我們的免費 SEP 範本，為您的下一個專案建立經過精心規劃的參與度策略。

專案關係人參與度計劃有哪些優點？

強大的專案關係人參與度計劃有助於您的團隊告知並教育專案關係人。 SEP 的其他優點包括：

• 管理期望：確保專案關係人瞭解專案的軌跡，以及每個專案階段的預期。

• 降低專案風險：防止專案關係人做出可能危及專案成功的重大變更。

• 建立信任：在團隊成員和專案關係人之間建立更牢固的關係。

• 改善決策：更容易預測專案關係人的需求和期望，以確定後續步驟。

• 促進協同作用：當團隊進行溝通時，他們就能夠更有效地進行協作和創造。 

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專案關係人的參與度對於任何專案的成功都至關重要。 當您根據每個專案關係人的需求和願望調整溝通時，結果將是無價的。 

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