2018 年夏季， Telfer School任命了一位新的行銷與溝通總監，為部門帶來了新的願景。 同一時期，行銷團隊也有所成長，新成員加入，Carla De Ciccio 以內容策略師的身分加入，以開發以故事為導向的行銷方法。

有了全新的開始，行銷團隊迫不及待想要執行並實施他們的新願景。 然而，由於許多團隊成員都是新人，他們缺乏歷史和機構知識。 雖然有些人可能會覺得這很艱鉅，但 Telfer 行銷團隊認為這是一個令人興奮的機會，可以實施新策略並開發新流程，以幫助他們製作更具影響力的行銷活動和內容。

當他們開始建立這些新流程時，Carla 和團隊很快意識到，他們需要一個工具來集中管理每個人的工作，以便他們能夠在同一處協作，並且可以查看彼此的專案，從而實現更好的協作。

幸運的是，團隊成員在先前的職務中曾使用過工作管理工具，並且知道這將有助於他們執行他們設想的以內容為先的策略。

成為數位領導者

Carla 在轉入高等教育領域之前曾任職於科技產業，她之前曾使用過 Asana，並將其介紹給團隊，希望能簡化他們的行銷活動、內容製作和網站更新。

隨著行銷團隊精通新工具的基礎，他們也藉此機會將流程轉變為更敏捷的工作方式。 儘管他們一次實施了兩項重大變更，但團隊很快就掌握了 Asana，因為其使用者體驗和功能與他們每天使用的消費者應用程式相似。

高等教育中的敏捷專案管理

團隊推出 Asana 後不久，他們取得了第一個重大成就，他們將參與度團隊的同事帶入該工具，針對學校的年度慶祝晚會進行協作，這是一項需要數月跨職能規劃的活動。 參與度團隊之前在試算表中追蹤這個龐大的專案，這很容易導致無法追蹤詳細資料或迷失方向，但 Carla 和行銷團隊知道有更好的方法。

他們與參與度團隊合作，將行銷請求放入 Asana，使責任和期限清晰可見。 此外，團隊可以將過去的慶祝晚會範例附加到任務中，讓行銷人員更清楚了解過去的工作內容。 因此，專案進展比以往更順利，學校的所有人都能體驗到在 Asana 中管理專案的新方式，而非使用試算表。

現在，行銷團隊使用 Asana 進行所有專案，從活動傳單等小任務到網站重新設計等大型專案，且該工具已完全整合至所有工作分組。 他們最大的成就來自使用表單改進行銷請求的接收、使用時間軸進行行銷活動管理，以及使用 Asana API 進行網站更新和開發。

特別是，學校的網頁開發人員 Joey Beland-Kilbride 利用 Asana API，讓行銷團隊能夠與整個組織內外未使用 Asana 的專案關係人進行協作。 現在，當行銷人員對任務發表評論時，提出請求者 (並未使用 Asana) 會透過電子郵件收到更新。 然後，當請求者回覆電子郵件時，其訊息會自動新增至任務，作為一則評論。 藉助 Joey 的整合，所有這些溝通上的成功都使行銷團隊能夠為整所學校提供更多高品質的工作，從學生招募到校友參與度，無所不包。

我們的專案關係人現在對我們的要求更高，因此擁有 Asana 這樣的工具非常重要，這樣我們才能確保不會遺漏任何細節，並且能夠確定優先順序，且清楚瞭解我們的目標。

內容策略師 Carla De Ciccio

藉助 Asana，行銷部門的運作方式發生了變化，這使日常工作的壓力減輕，並讓團隊能夠更快速、更順暢地實現更大的目標。 現在，行銷團隊：

• 由於每個人都能看見所有執行中的專案，因此可以更妥善地安排工作的優先順序。

• 專案關係人對行銷團隊正在進行的工作有更深入的解析，並能看到他們的請求如何融入大局，從而建立對團隊及其能力的信任。

• 由於工作集中在一處，因此不會發生遺漏，從而更輕鬆地快速且簡單地完成專案。

• 自動化的請求接收流程節省了他們的時間，並大幅提升了效率，因為他們所需的所有資訊都已預先收集。

Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量，進而讓我們重新安排優先順序，並就當下執行中的工作類型重新規劃策略。

內容策略師 Carla De Ciccio

展望泰爾弗的行銷策略

展望未來，團隊專注於消除先前佔用時間的 20% 低效任務，例如工作協調和溝通，以便將時間重新投入到更具影響力的工作中。

說到底，行銷團隊的目標是成為數位轉型的佼佼者，使其成為學校和團隊的競爭優勢。 Asana 將是實現該目標的關鍵要素。