Trinny London 藉助 Asana 完美贏取新客戶

Trinny London 的奢華系列化妝品簡單易用、現代感十足、隨時隨地都能使用，已滲透到世界各地的化妝包中，在短短四年內，該公司的員工人數已擴展至 170 多名。然而，這種令人難以置信的發展軌跡，引發人們擔憂如何透過取得新客戶來長期維持這種成長水準。

在消費者產業中，社交媒體對於建立一個對品牌有親和力的社群至關重要，Trinny London 也不例外。為了創造吸引新客戶的引人入勝內容，Trinny London 需要進行高度跨職能的營運。與許多新創公司一樣，它首先使用基礎工具來管理其專案和活動。製作人 Shannon O'Hara 表示：「我們有一個龐大的試算表，我們試圖對所有內容進行分類，並在團隊之間進行連結。」「試算表為我們提供了概覽，但需要大量的手動作業才能始終保持最新狀態。」一定有更好的方法。

根據工作剖析索引，僅透過改進流程，每個人每週就能節省 6 小時 5 分鐘。Trinny London 決定實施一種新的看板式工具，立即就發現可以更容易查看任務、追蹤進度和識別功能相依性。但這造成了一個新問題：過度溝通。Shannon 解釋說：「人們的收件匣充斥著各種通知。」

Trinny London 決定評估更多工作管理工具，意識到他們需要具備強大自動化功能的工具，也要具備其所需的所有功能。Shannon 表示：「我們需要一個更複雜的系統，這個系統的功能就像試算表一樣，只需要即時檢視和自動通知，而不會讓人不知所措。」

Asana 滿足了所有需求

Asana 和 Trinny London 的團隊從單一使用案例開始實施：協助產品發佈。影片製作協調員 Jemima Childs 表示：「Asana 讓流程變得非常清晰。感覺每個人都知道自己所處位置和需要做什麼。」Shannon 繼續說道：「如果我不坐在筆記型電腦前，我也會透過 Slack 整合掌握通知。所有內容都集中在一處，這樣當我回到電腦前時，它們不會塞滿我的電子郵件信箱。」

在小範圍內證明 Asana 的功能使推出變得更加簡單。但團隊的樂趣不僅僅歸功於 Asana 改善了工作管理，還延伸到所有細節。「我很喜歡可以用表情符號向同事表達感謝。這非常鼓舞人心，而且產生了巨大的影響。」Jemima 表示。

正確的基礎

「當我們使用最初的試算表和看板式工具時，我們總是要追問各位人員來獲得更新。這導致工作負荷增加了一倍，而不是減少了一半。」Jemima 說。然而，Asana 為新廣告的簡報、組織和記錄回饋所提供的明晰度，使 Trinny London 能夠改善其員工的工作，工作剖析指數顯示，超過四分之一的員工希望他們的僱主能夠做出這項投資，支持他們實現更好的協作。「我最喜歡的功能是能夠將一個任務新增至多個看板。這樣一來，我們只需要在一個任務中進行溝通，在任何地方都能看到。這對我們來說是一種變革。」Shannon 表示。

Trinny London 使用 Asana 來改善其廣告支出。正如付費社群協調員 Demi Mistry 所解釋的那樣：「以前，要知道所有內容的位置很難，也很難將正確的圖片與正確的文案進行匹配。有了 Asana，我可以全面監控每個廣告的目的、描述、相關連結和資產，以及進度狀態和後續步驟。Asana 幫助我們將內容上傳到 Facebook 的廣告管理員，更快地進行測試。當我們知道哪些內容有效時，我們就可以更好地瞭解情況，並提高銷售回報。」

完美執行

Asana 還使 Trinny London 能夠與其跨職能團隊保持一致，隨著業務成熟，推動新客戶的取得。

集中式的共用看板提供所有任務的單一檢視，並且在需要時將清晰的狀態更新和協作者納入到專案中。「由於我們與行銷部門內的每個團隊都有交集，因此 Asana 非常適合用於管理所有任務。我們有四個看板專門用於拍攝：一個用於組織拍攝，一個用於潤飾，一個用於編輯，一個用於其他設計。」設計營運協調員 Penny Bavister 表示。「為了讓我們保持進展順利，我設定了一個規則，當任務標記為完成時，它會自動移動到下一個看板。如果缺少某些內容，另一個規則會降級其狀態，並將其傳回上一個看板，方便進行進一步的工作。」

Shannon 表示：「Asana 協助我們將回饋核准流程自動化，這無疑加快了速度，使一切都變得更加清晰。」

此外，工作剖析索引中發現，大多數員工只能將 14% 的時間花在前瞻性策略上，Trinny London 認為 Asana 為其提供了巨大的機會。Shannon 解釋說：「我以前所做的工作現在可以自行運作了。」「Asana 讓我有更多時間進行更高階的規劃，展望未來的發佈和專案」

可視化成果

影片製作團隊的核心 KPI 是增加所有網站和 YouTube 影片內容的一分鐘觀看次數。這可以鼓勵更多觀眾「點讚和訂閱」，最終帶動收入。「為了擷取新的影片簡報，我們要求編輯團隊填寫 Asana 表單，這份表單會在影片製作看板中建立一個任務。然後，我就有一份可視化的請求清單，因此在將簡報指派給設計或文案團隊之前，可以更輕鬆地評估工作負荷和不同資產的狀態。」Jemima 解釋道。

此前，傳入請求是在電子郵件中管理，而請求的數量意味著經常錯過行動或溝通不暢，根據工作剖析索引，這些是導致過勞的主要影響之一。現在，99% 的內部溝通都透過 Asana 進行。此外，人們對指派給他們的任務有責任感，可以存取他們需要的資訊，而且感覺到自己可以對工作成果產生影響，從而激勵他們承擔責任。正如 Jemima 所說：「Asana 為我們提供了一種更好地管理工作負荷的方法。」

為成功做好準備

隨著 Asana 融入業務步調，Trinny London 現在擁有了適合擴展與多元化發展的平台，從而持續滿足未來顧客的需求。Demi 表示：「在接下來的一年裡，重點是擴大我們在美國、德國和加拿大等增長市場的影響力。「Asana 將有助於組織新國家/地區的發佈，並維持業務如常。」

Trinny London 現在對其長期獲得新客戶的能力充滿信心，因為 Asana 為團隊提供了管理和執行工作所需的平台。