Kiawah Island Golf Resort 的 The Ocean Course 位於大西洋海岸，有著風吹拂的沙丘，對於球手和觀眾來說都是高爾夫球的天堂。 難怪美國職業高爾夫球協會 (PGA of America) 選擇了這個位於南卡羅來納州的壯觀場地，作為 2021 年第 103 屆 PGA 錦標賽的舉辦地。

現場團隊通常由 6 到 8 人組成，負責行銷、公關、營運、門票銷售和志工工作。 總部有 30 人的錦標賽部門提供支援，其中包括一個負責管理和建立數位解決方案 (如報名平台) 的技術團隊。 Kyler Rose 是第 103 屆錦標賽的行銷服務經理，他參與日常活動策劃以及門票註冊和銷售，這些工作在錦標賽前 16 個月就已經開始。

這是一項要求嚴苛的跨職能工作，需要多個團隊之間的密切協作。 然而，該組織分佈在全國各地，且錦標賽技術團隊可能同時處理多達八項活動，且所有活動都處於不同的規劃階段，這使得與 Kyler 所屬的現場團隊進行有效的溝通和協作變得困難。

過去，團隊依賴電子郵件、試算表和老派的電話來處理這些複雜的流程，但這遠非理想方式，而且引發了幾個關鍵問題：

• 溝通困難導致科技團隊和現場團隊之間的脫節。

• 規劃階段缺乏透明度阻礙了協作。由於缺乏完整的深入解析，技術團隊有時會建立短期的權宜之計，而非長期的解決方案。

• 當有人離開組織時，歷史知識就會遺失，原因很簡單，就是其他人之後無法輕鬆存取。

這種脫節情況是一個熟悉的故事。 根據工作剖析索引，只有 46% 的知識工作者瞭解他們的工作如何有助於實現組織的目標和使命。 Kyler 需要一個能將溝通內容整合在同一處的工作管理平台。

我們沒有可靠的資源可供參考，也無法追蹤專案進度… 有點雜亂無章。

Kyler Rose，第 103 屆 PGA 錦標賽行銷服務經理，基亞瓦島高爾夫度假村 The Ocean Course

選擇合適的工具，將團隊凝聚在一起

具體而言，Kyler 的團隊需要一個工具，協助他們在逐步淘汰舊系統的同時，管理新的支援單解決方案的重建。 但他們也需要更廣泛地使用它來改善協作。 更好的非同步溝通將使他們與總部的技術團隊更緊密，並提高領導層的透明度，而更高的明晰度將使所有部門都能當責。

幸運的是，美國 PGA 正在進行數位轉型，而技術團隊已經開始使用 Asana 追蹤其工程專案。 他們將 Asana 介紹給 Kyler，Kyler 立即發現 Asana 很易於使用。 他特別喜歡他們可以將任務劃除，以便繼續推進，而且由於一些隊友在先前的工作中已經熟悉 Asana，因此他們很快就能開始使用。

Asana 最棒的地方之一是它能夠建立當責。 經理可隨時查看每個人正在進行的工作。

使用 Asana 實現更清楚的溝通和更緊密的協作

Kyler 的團隊現在在 Asana 中管理眾多專案，並能夠與總部的其他團隊更緊密地合作。 例如，在重建其票務平台時，他們建立了一個 Asana 專案，其中的任務被分組到代表開發流程每個領域的區段中。 Business 版團隊可以輕鬆將其需求傳達給工程師，並且所有內容都擷取至同一處地方，每個人都可以看到自己在專案中的進度。

由於團隊現在比以往任何時候都更緊密，因此現場團隊無需透過一位技術團隊經理傳遞請求和資訊，而是透過 Asana 與個別工程師建立直接關係。 事實上，所有跨職能協作都更加順暢；例如，Kyler 可以輕鬆地將任務指派給其他部門的同事，讓他們負責，並推進專案進度。

若沒有 Asana，我們與各個部門之間的連結就無法如此緊密了。 我可以直接與工程師互動、建立工作關係，而且這種協作非常有價值。

Asana 將任務新增至多個專案的功能有助於減少重複的工作，因為只需在一處 (任務) 進行更新，所有相關專案都會自動反映更新。 現場團隊還可以使用Asana for Slack 整合取得任務的最新資訊，如果在 Slack 上出現請求，他們可以直接從訊息中快速建立新任務，絕不遺漏任何細節。 Slack 整合還可協助他們與目前未使用此工具的其他人分享 Asana。

簡而言之，Asana 協助 Kyler 的團隊保持任務進度正常，並準時完成工作。 與他們以前的工作方式形成鮮明對比的是，Asana 為領導層提供了工作和進度的全面概觀，從而提高了整體的信任度和當責。

Asana 是適用於任何大型專案的儀表板，可讓我們快速瞭解目前的狀況。 過去，我們必須回頭查看電子郵件對話，前提是我們有任何內容。

邁向未來

在 Kyler 和他的團隊規劃第 103 屆 PGA 錦標賽的同時，美國 PGA 繼續擴大對 Asana 的採用，利用 Asana 管理更多專案，並改善跨團隊的協作。

他們將使用 Asana 在未來的錦標賽中實施新的無現金支付環境 (這是 COVID-19 疫情期間的重要創新)，以便在認為安全的情況下，歡迎高爾夫球迷重返他們的世界級賽事。

伴隨著風在沙丘上飄蕩，以及高爾夫球袋中的 Asana，美國 PGA 可以期待以負責任的方式邀請球手和觀眾重返其錦標賽，並將未來的專案直接推向球道。

很高興看到組織內有更多人採用 Asana。 我很高興能繼續擴展，並希望它能觸及 PGA Business 版的所有不同部分。