Coupa scales to support customers with Asana

重點摘要

挑戰

• 在 Asana 出現之前，整個 Value Services 組織沒有用於追蹤和管理計劃的集中式工作空間。 

• 不同的團隊使用各種工具和試算表，導致工作分散，使高階主管難以從宏觀角度瞭解進度。

• PMO 需要一套正式的接收流程，以協助他們以一致且客觀的方式組織請求並排定優先順序。

解決方案

• 領導團隊成立了一個 PMO 來開發解決方案，並選擇了 Asana 作為奠定成長穩健基礎的工具。

• 他們選擇了這個平台，以便能夠高效地報告跨團隊的專案狀態，對人、事、時有明晰（度）的掌握，並避免遺漏工作。

• PMO 成為了 Asana 的倡議者，並逐漸將 Asana 推廣到其他團隊。 

• Asana 提供了管理請求的單一管道、進行中工作的整體檢視，以及發現並整合重複工作的方法。

成果

•  3 年內節省超過 658% 的時間： Coupa 於 2020 年藉助 Asana 建立了 PMO。 截至 2023 年，他們透過消除孤島並整合跨團隊的工作，每年節省了 135 個工作天。

• 提升領導的可視度：透過使用 Asana，Coupa 的專案管理人員為即將推出的專案建立了組織藍圖，並將進行中的專案整合到一個專案集中，以便輕鬆展示相對於目標的進度。

• 客觀的專案優先順序排定：透過 Asana 表單建立數值排名系統，協助 PMO 組織排定新專案的優先順序，並為企業做出明智的決策。

Asana 可讓高階主管在一處位置瞭解組織藍圖和績效。”

Asana 如何協助 Coupa 更聰明地工作

向組織展示有了 PMO 和 Asana 所能辦到的一切

目前，Value Services 部門的即將推出和進行中的計劃都在 Asana 中進行追蹤，從 Coupa 的實施到採用，以及之後的階段，協助客戶達成他們的業務目標。 這些專案包括部署新工具，例如內容管理系統 (CMS)、學習管理系統，以及供客戶經理使用的客戶溝通平台。           

現在，Value Services 團隊可以在 Asana 中透過一套端到端的系統，從請求到藍圖再到交付，向 PMO 申請專案和計劃管理支援。

將請求標準化，以便更有效地排定優先順序

簡化的工作接收流程有助於團隊更快推進

在 Asana 出現之前，Value Services 組織內部沒有用於追蹤和管理計劃的標準化流程。 該組織需要一套正式的接收流程，以協助他們以一致且客觀的方式組織請求並排定優先順序。

現在，為了讓 PMO 能夠考慮支援請求，Value Services 團隊必須透過 Asana 表單提交其計劃，該表單會使專案經過優先順序評分系統的審核。 這個系統有助於更快速、更客觀地就資源配置方式做出決策。 Asana 表單還能幫助 PMO 團隊預先收集有關專案的重要資訊，以便他們更快地啟動工作。 

無縫的專案優先順序安排

• 團隊透過Asana 接收表單收集啟動請求所需的所有資訊，該表單需要提供業務使用案例、高階主管發起人、參與團隊、時間安排以及是否需要技術支援等詳細資料。 

• 表單還要求提交者將該計劃對應至三個組織目標中的至少一個目標，以確保新工作與業務優先事項保持一致。

• PMO 團隊使用表單回覆來建立整體優先順序編號，以便將該計劃與其他計劃進行比較排序。

• 表單提交後，系統會建立一個相應的任務，並將其放入 Asana 中的專案接收看板中，PMO 團隊會在看板中審查請求及其優先順序。

我們對處理 PMO 請求的方式進行了重大調整。 我們將優先順序評分納入了 Asana 表單中。 我們已將主觀因素從排定優先順序的流程中排除，並將最具影響力的工作整合到我們的組織藍圖中。”

提升藍圖的一致性和執行效果

提升可視度，協助領導者規劃將至工作

價值服務藍圖記錄並追蹤所有即將進行和正在進行的工作，讓領導能夠瞭解組織即將面臨的情況。 在這個啟動前階段，團隊可以讓所有專案關係人保持一致、收集專案要求，並就里程碑達成共識。

高效率地制定專案藍圖

領導者可以看到每一項即將推行的計劃，這些計劃在「價值服務藍圖」專案中以任務的形式呈現。

• 藉由自訂欄位，可以輕鬆排序、篩選和報告工作。 這些欄位會由原始表單自動填入，其中包括優先順序層級、核准狀態、交付季度，以及與之對應的策略目標。

• 對於需要技術服務 PMO 團隊支援的計劃，系統會自動將 Asana 子任務指派給技術服務團隊進行核准，從而確保藍圖優先順序在跨職能層面保持一致，並確保兩個 PMO 組織之間的可視度。

• 工作開始時，PMO 會自動將 Asana 任務轉換為 Asana 專案。 這樣做可以透過保留原始表單提交中的歷史資訊來維持連貫性。

我在 Asana 中看到的最大變化是，我們的工作環境不會各自為政，而且可視度更高。 每個人的想法都從『什麼對我的團隊最有利？』 轉變為『什麼對公司最有利？』」”

簡化專案規劃和即時進度追蹤

即時報告可確保工作進展順利

Coupa 的 PMO 需要一種有效的方式來報告跨團隊的專案狀態，使人、事、時等資訊都很明晰，並避免遺漏工作。

動態專案和進度追蹤

• 新專案會自動新增至 PMO 團隊在 Asana 中的「進行中」專案集，該專案集一目了然地顯示所有進行中的專案。 您可以輕鬆查看專案的截止日期、狀態、受影響的價值服務團隊等資訊。

• 團隊可以在 Asana 專案中進行協作並追蹤工作，而且每兩週都會發佈每個專案的深入狀態更新。

• PMO 團隊為這些更新建立了一個一致的範本，其中包含目標、前兩週已獲致成果、需要關注的阻礙，以及後續步驟。

• 為了能夠一致地報告關鍵的組織績效指標，團隊建立了一個儀表板，用於追蹤整個「進行中」專案集中的工作，例如按團隊劃分的進行中專案數目、按狀態類別劃分的專案數目，以及按時交付專案的百分比。

• 已完成的專案會在 Asana 中移動至「已完成專案」專案集。

將 Asana 用於我們的專案接收和優先順序排定流程、組織藍圖以及專案進行期間的追蹤，這一舉徹底改變了我們的工作方式。 我們能夠快速地將專案從請求階段推進到交付階段，並隨著我們的業務需求同步擴展。 ”

自從建立以 Asana 作為基礎架構的專案管理辦公室 (PMO) 以來，據估計，從 2020 年到 2023 年，Coupa 的價值服務組織總共節省的時間增加了 658%。 PMO 透過排定優先順序的藍圖和標準化的進度報告，協助其團隊進行擴展，並讓高階主管能夠瞭解整個組織的各項計劃。 將流程移至 Asana 後，PMO 與其合作團隊之間的協作更加順暢，每年約可節省 135 個工作日，這些時間原本用於工作，現在則可專注於創造更大的影響力。 

隨著 Coupa 朝著其使每一筆業務支出更有效、更公平且更永續的願景邁進，PMO 將繼續向 Coupa 的各個團隊展示 Asana 和專案管理的價值，協助他們發揮更大的影響力。