Resursfördelning

Du är redo att påbörja ditt senaste initiativ, men innan du gör det måste du förstå exakt vilka resurser som krävs. Vilka verktyg, teammedlemmar och budget behöver du för att effektivt genomföra projektet och hur mycket finns tillgängligt för dig? En mall för en resursfördelningsplan kan hjälpa dig att ge sammanhangsinformation om resurser både för ditt team och andra tvärfunktionella medarbetare.  

Vad är en mall för resursfördelningsplan?

En mall för resursfördelningsplan är en struktur för en resursfördelningsplan som du enkelt kan kopiera för att skapa en ny fördelningsplan. Det är ett bra verktyg att använda om du vill förbättra konsekvensen i hela din tilldelningsprocess eller skapa flera olika planer samtidigt.

I det här sammanhanget är en resurs något som krävs för att slutföra ett visst projekt. Det kan vara tid, ett enskilt team, specifika roller eller finanser. 

Vad är en resursfördelningsplan?

En resursfördelningsplan är en lista över resurser som behövs för att slutföra ett specifikt projekt. Den innehåller de resurser som behövs, när de behövs och kostnaden och mängden för varje resurs. Resursfördelningsplanen bör överensstämma med projektomfattning, schema och budget. 

Vad är skillnaden mellan en mall för resursfördelning och en mall för resurshantering?

En mall för resursfördelningsplan är avsedd att hjälpa till med tilldelningen av tillgängliga resurser till specifika initiativ. En mall för resurshantering är lite mer specifik – den hjälper till att specifikt hantera teamets arbetskapacitet så att du kan se vad ditt team arbetar med.

När ska man använda en mall för resursfördelningsplan?

En mall för resursfördelningsplan används bäst när du befinner dig i projektplanerings- eller projektinitieringsfasen. Den kan hjälpa till med att utveckla projektomfattning, schema, budget och andra begränsningar. 

Vad ingår i en mall för resursfördelningsplan?

En bra mall för resursfördelningsplan innehåller all information du behöver för projektresurser, inklusive: 

• Resursnamn: det kan vara en enskild person eller den typ av resurs du behöver för ett specifikt projekt.

• Tillhörande uppgifter: det specifika arbetet eller den uppgift som resursen ska användas för.

• Roll i projektet: för personalresurser är det den specifika kompetens som en enskild person tillför projektet.

• Maximal kapacitet: den maximala kapacitet som en resurs kan hantera.

• Tillgänglighet: Hur mycket kapacitet en resurs har kvar innan den når sin maximala kapacitet.

• Projektets start- och slutdatum: den tidsperiod då projektet är aktivt.

Integrerade funktioner

• Arbetsbelastning. Arbetsbelastning ger en visuell ögonblicksbild av teamkapaciteten och gör det enkelt att på ett och samma ställe se vad dina teammedlemmar arbetar med i olika projekt. Den ger information som hjälper dig att lokalisera konflikter, ta itu med risker och hålla projekt i rätt fas genom att omtilldela eller omplanera uppgifter. Kontrollera arbetsbelastningen regelbundet för att försäkra dig om att teammedlemmarna inte blir överarbetade eller har för lite att göra. Om du märker att de är det kan du enkelt omtilldela eller omplanera lågprioriterade uppgifter för att avblockera högprioriterade initiativ.

• Portfolior. Portfolior gör det enkelt att organisera och spåra teamets olika projekt i en enda vy. Få en överblick över förloppet för alla projekt, och djupdyk för mer detaljerad information för att åtgärda risker. Dessutom kan du dela statusuppdateringar mellan olika program och hålla intressenterna uppdaterade, utan att behöva boka ett statusmöte.

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Ge teamet en överblick över projektarbetet och som svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska samarbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – allt på ett och samma ställe.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till uppföljningsbara uppgifter och kommentarer i Asana. Omvandla snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och uppgifter inte försvinner i Slack. 

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort.

Vanliga frågor