Restlista

En punch list-process är ett vanligt projekthanteringsverktyg som har sitt ursprung i byggbranschen. Tanken är att en huvudentreprenör går igenom den slutliga byggnaden och ser om det finns några sista detaljer som behöver åtgärdas innan projektet avslutas. Var och en av de sista detaljerna skulle bli en "punkt på listan" och entreprenören skulle göra ett hål i ett papper för att markera punkten som slutförd.  

Nu behöver man inte använda en papperslista eller hålslagare. Att skapa en digital mall för en checklista är det bästa sättet att hålla ditt team organiserat och i fas under de sista faserna av ditt projekt. Med en digital mall för en checklista kan hela teamet få åtkomst till samma information i realtid, vilket gör det enkelt att avsluta ett projekt.

Vad är en mall för en checklista?

En mall för en checklista är ett kopierbart ramverk som gör det möjligt att lägga till alla uppgifter som behöver slutföras i projektets sista fas. Även om den ofta används inom byggprojektshantering kan en mall för en checklista användas för alla typer av projektarbetsflöden. 

En mall för en checklista hjälper ditt team att hålla sig organiserat och ser till att de sista detaljerna i ditt projekt blir gjorda med den kvalitet som ditt team förväntar sig. Skapa en modern lista med ett digitalt projekthanteringsverktyg – inte på papper – så att teammedlemmar kan uppdatera uppgifter samtidigt. Att göralistor används bäst när alla vet vem som är ansvarig för vilken punkt, och att informationen uppdateras i realtid. Det hjälper till att upprätthålla ansvarsskyldigheten för de som ansvarar för specifika uppgifter och förhindrar att intressenter och andra medarbetare av misstag hänvisar till gammal eller inaktuell information.

När ska man använda en mall för en checklista?

Mallar för restlistor är ett utmärkt verktyg för alla team – inte bara inom byggbranschen. Här är några situationer där det är en bra idé att använda en mall för en checklista:

• Som en sista checklista: en punchlist är ett bra sätt att kontrollera kvaliteten i slutet av ett projekt. Använd en mall för att säkerställa att ditt team kontrollerar alla relevanta detaljer, oavsett vilket projekt ditt team arbetar med. 

• Säkerställa konsekvens för en slutprodukt: Om ditt team skapar flera likadana produkter kan en checklistemall hjälpa till att säkerställa konsekvens. Varje produkt kommer att gå igenom samma arbetsflöde, vilket säkerställer att alla slutprodukter är likadana med liten variation. 

• För att testa nya processer eller arbetsflöden: Byggteam använder ofta en lista över resterande arbete eftersom deras slutliga genomgång av ett projekt är konsekvent varje gång. Om ditt team går igenom några ändringar i en kvalitetssäkringsprocess är det bra att använda en checklista för att börja justera arbetsflödet. Om du upptäcker att den nya processen inte fungerar kan du enkelt byta tillbaka till ditt vanliga arbetsflöde för en lista över resterande arbete.

Vilken information bör ingå i din mall för en checklista?

Mallar för restlistor hjälper till att säkerställa att rätt information delas med rätt personer. Här är den vanligaste informationen som du kan hitta i en mall för en checklista.

• Uppgiftens plats: Inom byggbranschen är det ofta ett specifikt rum eller område i byggnaden där uppgiften finns. För andra typer av projekt kan det innebära vilken del av projektet du arbetar med eller vilken fas av projektet uppgiften befinner sig i.

• Uppgiftsdetaljer eller beskrivning: Det här är en sammanfattning av vad som behöver göras för att slutföra uppgiften. En bra bästa praxis är att börja uppgiftsnamn med ett verb så att teamet vet exakt vad som behöver göras.

• Uppgiftsprioritet: Det här är hur viktig den här enskilda uppgiften är jämfört med andra uppgifter. Det är särskilt användbart om det finns uppgiftsberoenden. På så sätt slutförs rätt uppgift först. 

• Ansvarig teammedlem: det är den teammedlem som har tilldelats  uppgiften. Om någon har frågor om uppgiften är det den här personen som ska kontaktas.

• Slutdatum för uppgiften: det här är det datum (eller den deadline) då uppgiften måste vara slutförd. 

• Uppgiftens status: Den här informationen anger om uppgiften är pågående eller inte. De vanligaste statusarna är ”ej påbörjad”, ”pågående” och ”slutförd”. Även om det här är de vanligaste statusarna kan teamet använda mer detaljerade statusar för att ange en uppgifts position i arbetsflödet.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

• Uppdateringar av projektstatus. Glöm att behöva kolla igenom olika verktyg för att hitta information om projektstatus eller sitta på ett möte som lika gärna kunde ha varit ett e-postmeddelande. Uppdateringar av projektstatus i Asana är inte bara enkla att använda, de är också direkt sammankopplade till arbetet som ditt team utför. Det gör det enkelt för teammedlemmarna att få tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projektets mål, milstolpar, leveranser och mycket mer. Projektstatusrapporter minskar manuellt arbete, centraliserar information och håller alla uppdaterade.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Zendesk. Med Asanas Zendesk-integrering kan användare snabbt och enkelt skapa Asana-uppgifter direkt från Zendesk-biljetter. Lägg till sammanhang, bifoga filer och länka befintliga uppgifter för att följa det arbete som krävs för att avsluta ärendet. Integreringen erbjuder också fortlöpande insyn i båda systemen så att alla håller sig uppdaterade oavsett vilket verktyg de använder.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team. Ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt.

Vanliga frågor